Калькулятор найма: расширить
штат и снизить долю ФОТ в выручке 💪 

Компания «Куба» занимается оптово-розничной торговлей. Компания сотрудничает с Нескучными финансами полтора года: за это время в «Кубе» полностью наладили управленческий учет.

Компания быстро растет, поэтому в какой-то момент собственник бизнеса решил существенно расширить штат. А наем новых сотрудников — это всегда рост расходов на фонд оплаты труда: зарплаты, премии и страховые выплаты. Чтобы не нажить себе финансовых сложностей, компания подключила к найму финдиректора НФ. 

«Куба» — это выдуманное название. Придумали его, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. А вот сама история — чистая правда.

Задача: хочется больше сотрудников, а вот сильно тратиться не хочется

Итак, дела у компании «Куба» идут хорошо, и собственник бизнеса решил расширить штат сотрудников. Дело это хлопотное и финансово затратное:

• вырастут расходы на оплату труда;

• повысится финансовая нагрузка по зарплатным налогам — так называют отчисления, которые делают компании в страховые фонды;

• возможен риск текучки кадров: новые люди пришли, что-то не понравилось, ушли, а компания уже на них потратилась, получается — впустую.

Собственник «Кубы» попросил финдира Нескучных подключиться к процессу:

• спланировать расходы на наем;

• сократить налоговую нагрузку, которая после прихода новых людей в компанию резко возрастет. 

Такими задачами финдира НФ не напугать. Дальше расскажем, как удалось с этим разобраться ↓

Шаг 1. Тщательно продумали, как лучше использовать разные формы занятости

Чтобы спланировать расходы на наем и оптимизировать налоговую нагрузку, решили использовать разные формы занятости. Но просто так взять и начать нанимать людей нельзя — нужно продумать финансовую и юридическую сторону. Для этого привлекли команду компании:

😎 С бухгалтерией — обсудили возможные варианты найма и как их можно использовать. Выбрали такие варианты:

• в штат;

• в штат с премией наличными;

• вся зарплата наличными;

• ИП на разных формах налогообложения — упрощенке и патенте;

• самозанятые;

• по договору гражданско-правового характера.

😎 С юристом — проработали правовую базу: какие есть риски при тех или иных вариантах, какой документооборот потребуется, какие налоговые обязательства возникнут. 

😎 С финансовой службой — разработали калькулятор расчета экономической выгоды при выборе разных вариантов.

😎 С директором по персоналу — продумали, какая должность под какой вид занятости подходит больше, и создали матрицу должностей. Например, дизайнер может быть ИП и работать на аутсорсе, курьер — самозанятым, а секретарь на ресепшене — уже в штат. 

Навскидку сложно сказать, какой вариант занятости лучше, потому что везде нужно соотносить финансовую сторону и юридические риски. И чтобы соотнести, мы придумали калькулятор. Честно скажем, это что-то божественное:

Дальше разберем, что есть что в этом калькуляторе и как с ним можно работать ↓

Шаг 2. Разработали калькулятор найма

Калькулятор найма — это эксель-таблица, в которой собрали возможные формы занятости и условия по ним. Допустим, нужно посчитать, как выгоднее нанять дизайнера с зарплатой в 100 000 ₽. Вписываем зарплату в верхней части калькулятора:

Дальше собираем условия найма:

В условиях прописываем:

• компенсация налогов — если по виду занятости компания компенсирует налог, ставится галочка;

• отпуск и количество дней — в нашем случае стоит 28 дней и также отмечено галочкой. Количество дней нужно, чтобы посчитать расходы;

• страховые взносы до МРОТ и свыше МРОТ — есть только при официальном трудоустройстве и сотрудничестве по договору ГПХ;

• взносы от несчастных случаев — всего 0,2%, но за год набегает, поэтому их тоже нужно учесть при оформлении в штат;

• страховые взносы ИП за себя — для сотрудничества с ИП на упрощенке и патенте;

• налог на УСН и стоимость патента — снова для ИП;

• НДФЛ — для сотрудников в штате и по договору ГПХ. 

Дальше цифры по каждому пункту собираются в общую таблицу:

А затем цифры по каждому виду занятости суммируются, и мы получаем расходы компании на сотрудника за месяц и год. 

Компания «Куба» работает на общей системе налогообложения, поэтому может уменьшать налогооблагаемую базу на часть расходов по фонду оплаты труды. Этот факт меняет итоговые суммы:

В нашем примере с дизайнером получается, что выгоднее всего работать с самозанятыми, ИП на упрощенке и патенте. Затем — нанимать специалистов по договору ГПХ. И дороже всех обходятся сотрудники в штате. 

«Тоже мне новость», — можете подумать вы. Но не всё так просто. Эти цифры важны, чтобы запланировать точные расходы: так мы можем посчитать, во сколько обойдется каждый сотрудник с конкретной зарплатой и своими условиями найма.

Дальше эти результаты нужно соотнести с юридическими рисками ↓

Шаг 3. Соотнести финансовую выгоду с юридическими рисками 

Риски по каждой форме занятости собрали на отдельной вкладке в калькуляторе:

Например, самозанятый не может зарабатывать больше 2,4 млн ₽ в год, а значит, эта форма не подходит для высокооплачиваемых должностей. А если сотрудник работает за наличные, то не несет материальной ответственности, а это уже не подходит, например, для работников склада. 

Подводные камни везде разные, поэтому каждую должность, на которую нужен человек, нужно соотнести с финансовыми условиями и рисками и получить результат:

Так, в качестве самозанятых и ИП больше всего подходят менеджеры по продажам, административный персонал на удаленке, курьеры и новые сотрудники. Все остальные сотрудники — в штат. 

Во многом это связано с юридическими рисками: компанию оштрафуют, если человек будет сидеть в офисе, работать восьмичасовой день и по всем признакам соответствовать штатному сотруднику, но работать как ИП.

Итоги: удалось увеличить штат и снизить долю расходов на команду в выручке

А теперь к результатам. Благодаря калькулятору найма в компании «Куба» смогли оптимизировать расходы на фонд оплаты труда: часть специалистов привлекли в качестве самозанятых и ИП, часть — наняли в штат на разных условиях, например, с премией и без нее. 

В итоге доля сотрудников с постоянной зарплатой выросла до 42 человек, а доля расходов на ФОТ в выручке не просто осталась прежней, она снизилась! И это при том, что сама выручка почти что не менялась, — это значит, что сработала оптимизация расходов на сотрудников. 

Кроме этого, даже удалось высвободить часть денег — 300 000 ₽ к чистой прибыли. Компания не просто сэкономила, но еще и ушла в плюс. Неплохо!

Поможем разобраться с финансовыми вопросами 

Финдиры Нескучных решают для бизнеса самые разные задачи, но главное — любое решение подкрепляют цифрами. Если нужно оптимизировать расходы на фонд оплаты труда, как в нашей истории, финдиректор придумает для этого отдельный инструмент. Для другой задачи решение будет другим, но всегда таким же эффективным. Это подтверждают наши кейсы:

• Вычислили снабженца-вора, который стоил компании 9,9 млн ₽ в месяц

• Помогли строителям вырасти с 50 до 98 млн ₽ чистой прибыли в год

• Сделали х2 по прибыли и повысили точность планирования до 100%

• Вывели компанию из дыры в -5,5 млн ₽

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓