Декабрь 2020 года: планируем сделать в следующем году плюс 50% прирост по выручке и плюс 100% прирост по чистой прибыли на тех же производственных мощностях.
Ноябрь 2021 года: сделали 93% плана по выручке и 91% плана по прибыли. А ведь есть еще декабрь.
Что тут еще говорить? Остается только рассказать, как же мы добились такой точности планирования. Но сначала немного окунемся в прошлое, чтобы посмотреть, какие бывают уровни планирования.
Первые попытки планирования и точность -9%
Ольга Тишкина — собственница стоматологии «Айсберг» — познакомилась с управленческим учетом через наши видео, статьи и курсы. В 2019 году мы начали работать вместе, тогда же Ольга впервые попробовала запланировать месяц.
«Я дошла до депрессии, составив первый свой бюджет на месяц с точностью -9%. Планировали заработать два миллиона, заработали минус двести тысяч. Ну, что называется, почти попали!»
Впрочем, со временем мышца планирования прокачивалась, и точность становилась выше. В 2020 году Ольга научилась планировать с точностью больше 80%. Это уже отличный результат, недоступный большинству компаний малого бизнеса.
Но у такого подхода есть три больших недостатка:
1. Подход основан на исторических показателях. Когда мы говорим «прокачивается мышца планирования», то имеем в виду следующее: если составляешь план в пятый раз, то он явно будет точнее, чем в первый. Появляется какое-то «чувство выручки», «чувство расходов», основанное на прошлом опыте.
Это лучше, чем ничего, но все же хочется не только доверять «чувству», но и подкреплять его логическими цепочками: почему мы планируем именно такую выручку, почему расходов будет именно столько и так далее.
2. Составлять и контролировать финансовые планы — не работа собственника. У владельца бизнеса есть еще миллион обязанностей, помимо финансов — а он целые рабочие дни посвящает составлению табличек, сравнению плана с фактом, анализу. А остальным бизнесом когда заниматься?
Поймите правильно: собственник должен заниматься стратегическим планированием, должен создать условия для точного оперативного планирования. Но если он сам же будет заниматься этим оперативным планированием, то это как будто футбольный тренер и тактику придумывает, и голы бежит забивать, и ворота защищает.
3. Собственник на самом деле не может отвечать за показатели. Представим, что собственник запланировал административных и коммерческих расходов клиники (зарплата, расходы на аренду, сервис для клиентов, рекламу, и тому подобное) на полтора миллиона рублей. А потом он неделю вообще даже не появляется в клинике, потому что занимается другими делами — и это абсолютно нормально для владельца, даже правильно.
Очевидно, что в таком случае владелец не отвечает на самом деле за эти показатели, но несет за них ответственность. Такой вот парадокс.
В конечном итоге, все это приводит к фантомной ответственности. Собственник планирует показатели, но на самом деле за них не отвечает. Допустим, план не случается. Что происходит?
«Эх, блин, ну ладно. В следующем месяце получится»
Потому что это собственник в конечном итоге со всех спрашивает, а вот с собственника спросить некому.
Поэтому мы решили, что пора прекращать ситуацию, в которой собственник стоматологии отвечает за все планы. Для этого нам нужно было назначить ответственных за показатели.
Как мы назначали ответственных за показатели
Да очень просто. Взяли и назначили 🙂
Начали с расходов. Взяли список расходных статей из отчета о прибылях и убытках — и пошли по каждой с вопросом: «Кто реально отвечает за этот показатель?» Получилось пятеро ответственных, каждый из которых намного ближе к своим показателям, чем владелец компании.
С выручкой было чуть сложнее. Сначала мы стали рассчитывать выручку исходя из количества часов работы докторов по графику на предстоящий месяц и их эффективности.
Количество часов работы докторов — это сумма рабочего времени всех наших врачей. Очень простой показатель: скажем, у нас 10 врачей на полный рабочий день (160 часов в месяц) — значит, в распоряжении клиники есть 1 600 часов, которые она может продать пациентам.
Эффективность врача — это то, сколько генерирует в час каждый конкретный доктор. Это зависит от специализации: час ортопеда всегда будет приносить клинике больше выручки, чем час терапевта. Это не значит, конечно, что нам надо выгнать терапевтов и работать только ортопедами — но показывает, куда выгоднее направлять фокус внимания.
Итак, из этих двух факторов у нас получались планы по выручке на каждый месяц, основанные на реальности, а не просто опыте и интуиции. Но составить план — это полдела. Если просто составить план и дальше работать как работается, то в конце месяца рискуем столкнуться с ситуацией: «Ой, не получилось, ну ладно, в следующий раз получится».
Поэтому мы стали замерять факт по выручке каждую неделю.
Видим, что все хорошо? Тогда радуемся жизни, спокойно живем месяц.
Видим, что такими темпами план по выручке не выполним? На этот случай у нас есть список возможных действий: загрузить недозагруженных врачей, обзвонить лист ожидания, прозвонить постоянных клиентов и предложить профилактические процедуры, сделать упор на допуслуги и тому подобное. Всего в списке больше 50 действий.
Итак, с февраля 2021 года вместо Ольги, формально ответственной за все планы, у нас появилось шесть сотрудников, которые отвечают за свои области. Это дало результаты: посмотрите, какая у нас точность планирования выручки и прибыли по году.
Особенности русской ответственности
Нельзя просто так взять завхоза и сказать ему: «Теперь ты отвечаешь за вот этот, этот и еще этот расход». Это сразу же вызовет отторжение.
Во-первых, человек раньше этого не делал и явно пока не умеет планировать. Нет смысла вешать на человека обязанности, потому что вероятность, что он сходу с ними справится, стремится к нулю.
Во-вторых, есть такая черта в русском менталитете, из-за которой ответственность ассоциируется с тем, что «Ну вот, теперь будут ругать». Поэтому возлагая эту самую ответственность без психологической подготовки, рискуем столкнуться с отторжением.
Мы проделали большую работу, чтобы научить ответственных планировать и контролировать показатели. Не все и не у всех пока получается идеально, но мы создали правильное отношение: тебя не будут ругать, с тебя не будут «спрашивать» в плохом смысле этого слова — наоборот, мы хотим, чтобы у тебя получалось и потому будем поддерживать. И дальше точно будет лучше!
Итоги 2021 года
Итак, давайте еще раз пройдемся по тому, как делается годовое планирование.
1. Собственница стоматологии хотела сделать в 2021 году на 50% больше выручки и на 100% больше прибыли, чем в 2020-м. Это амбициозная цель, при этом, реалистичная: мы проверили по финансовой модели, увидели, что это реально — и только тогда утвердили план.
2. Эти цели мы разложили в бюджете: расписали, как будем делать годовую цель на протяжении каждого месяца. Появились бюджеты на январь, февраль, март и так далее.
3. Бюджеты на месяц в годовом плане не финальные. Скажем, в годовом бюджете на август прописано 5 млн рублей выручки, но на горизонте месячного планирования мы понимаем: состав врачей и количество их часов такие, что меньше 7 млн рублей точно не будет. Не ограничивать же нам самих себя — поэтому и в план ставим 7 млн рублей.
Нельзя менять план на год, а вот внутри месяца могут быть корректировки.
4. Когда месячный бюджет утвержден, ответственные начинают следить за выручкой и расходами, чтобы держать их в целевых коридорах. Если что-то идет не по плану, сразу же принимаются меры.
Вот и весь подход. Никакой высшей математики, просто дисциплинированная работа и мощная команда. Это то, как растут по-настоящему зрелые компании. Минимум хаоса и много кропотливой работы, направленной на то, чтобы управлять прибылью.
Как начать работать с нашим финдиректором
Это был кейс о системе планирования в медицинском бизнесе. Такое же (со своими особенностями) мы делаем в любой другой сфере: ИТ, строительство, услуги, торговля и так далее.
К бизнесу подключается финансовый директор из нашей команды, который сначала наводит порядок в финансах и внедряет отчеты, а потом вместе с собственником начинает работать над достижением финансовых целей компании.
Бизнес становится полностью оцифрованным, а собственник приобретает ценную информацию для управления бизнесом на основе объективных показателей.
Записывайтесь к нам на бесплатную онлайн-экскурсию. Мы покажем, как выглядит идеальная система управления финансами бизнеса, и как мы можем помочь конкретно в случае вашей компании.
Увидите, где вы теряете до 40% прибыли
Бесплатная онлайн-встреча с финансовым директором для предпринимателей
✔️ Готово: ваша заявка на онлайн-встречу с финдиром принята!
В течение рабочего дня позвоним вам, чтобы уточнить детали и подобрать удобное для встречи время. Если не дозвонимся, то напишем в мессенджеры и на почту.