Коэффициент утилизации сотрудников: что это такое и как с этим работать

Утилизация сотрудников — это мера, которая показывает, насколько эффективно используется рабочее время. Особенно это актуально для сферы услуг, где основной расход приходится на заработную плату.

Формула расчёта утилизации выглядит следующим образом: берём время сотрудника, которое он потратил на полезную работу, и делим на общее количество рабочего времени.

Обычно предприниматели не употребляют само понятие «Утилизация персонала». Чаще запрос звучит так: «Сколько ещё человек и на каких условиях мне нужно нанять, чтобы масштабироваться?», «Как повысить выручку в бизнесе в текущих условиях?»

Если в компании встает вопрос оптимизации, тогда запрос становится другим: нужно выяснить, кто из сотрудников приносит меньше всего пользы компании. В процессе анализа бизнеса и выстраивания финмодели дело как раз и доходит до показателей утилизации сотрудников. 

Рассказываем, какие виды утилизации персонала существуют и как правильно её рассчитать.

Содержание

Что такое «утилизация персонала»

Зачем бизнесу считать полезное рабочее время

Виды утилизации персонала

Как правильно рассчитать эффективность труда

Как с помощью утилизации сотрудников повысить результативность

FAQ: отвечаем на частые вопросы

Коэффициент утилизации сотрудников: в двух словах

Вычислим целевой коэффициент утилизации для ваших сотрудников и повысим эффективность персонала

Что такое «утилизация персонала»

Процент «утилизации персонала» показывает, какая доля рабочего времени сотрудников действительно используется для выполнения оплачиваемых задач относительно общего рабочего времени. 

Особенно этот показатель важен в сфере услуг, например: в аудите, консалтинге, IT-интеграции. То есть там, где рабочее время сотрудников напрямую связано с доходом компании.

Между утилизацией персонала и производительностью — достаточно тонкая грань. Но производительность можно измерить в различных единицах в зависимости от типа деятельности. Например, в количестве выполненных задач, произведенных товаров или оказанных услуг. 

Утилизацию же измеряют в процентах от общего рабочего времени. Низкий коэффициент может указывать на проблемы в планировании, управлении проектами или на необходимость пересмотра распределения ресурсов. 

Формула расчёта выглядит так:

Утилизация = Полезное время / Общее время*100%

Зачем бизнесу считать полезное рабочее время

Утилизация помогает понять, насколько эффективно используются ресурсы — в данном случае рабочее время. Высокая утилизация указывает на то, что сотрудники загружены и выполняют значительное количество работы. Слишком низкий коэффициент говорит о недостаточной загрузке персонала.

Как показатель утилизации влияет на расходы

Одна из главных статей расходов бизнеса — это зарплата сотрудников. Предположим, оклад работника 100 000 рублей. Его коэффициент утилизации равен 50%. Получается, что 50 000 рублей компания ему платит за то, что он оказывает свои услуги, а остальные 50 000 рублей просто списывают на расходы. Половину рабочего времени сотрудник не оказывал услуг, но эти расходы также нужно покрыть выручкой. 

В такой ситуации компания вынуждена держать высокие цены. Ведь в прайс включаются не только себестоимость услуги, но и расходы на персонал.

На этом этапе предприниматель может подумать: «Понятно. Значит, чем выше коэффициент, тем лучше. Сделаем 90% или даже 100%». 

Однако этого лучше не делать, и вот почему:

• во-первых, у сотрудника не останется времени на развитие;

• во-вторых, очень быстро наступит выгорание.

Виды утилизации персонала

Выделяют три вида утилизации персонала:

• Базовая: то самое соотношение полезного рабочего времени к доступному.

• Коммерческая: в ней учитываются только трудозатраты, оплачиваемые клиентом (этот показатель может быть ниже базового).

• Оплаченная: этот вид отражает работы, которые клиент уже оплатил (позволяет увидеть реальный доход от труда сотрудника).

Наиболее часто на практике рассматриваем коммерческую утилизацию как метрику, которая может оказать существенное влияние на выручку и финансовый результат бизнеса.

Существует и такое понятие, как «целевая утилизация». Это значение, к которому компания стремится. Например, когда сотрудник «новенький», требуется время для его адаптации и обучения. Полезное время будет минимальным. В этот период показатель утилизации может составлять всего 40–50%.

Но существует и целевой показатель, к которому сотрудник должен прийти через определенное время. Целевой коэффициент обычно зависит от грейда.

Влияние грейда сотрудника на коэффициент утилизации ↓

Грейд сотрудника	Целевая утилизация	Примечание
Стажер	50%	Обучение и адаптация нового сотрудника
Менеджер	65–75%	Ввод в должность
Старший менеджер	75–85%	Максимальная выработка
Проджект-менеджер	65%	Часть рабочего времени уходит на передачу опыта и разработку внутренних процессов
Руководитель проектов	40%	Основная часть времени уходит на управление

Как видно из таблицы, от роли и грейда сотрудника зависит целевой коэффициент утилизации. На руководящих позициях коэффициент снижается, т.к. руководитель больше времени тратит на обучение других сотрудников и управление процессами. Работник всё ещё сохраняет навыки и приносит компании прибыль, однако фокус его внимания меняется.

Как правильно рассчитать эффективность труда

Целевой показатель утилизации в каждой компании свой. Одни организации много времени уделяют обучению и развитию персонала, другие делают упор на работу с клиентами. Поможет в этом процессе аналитика и выстраивание финансовой модели.

«Эффективный сотрудник должен быть максимально утилизирован в комфортных для него условиях»

Анна Соколова, финансовый директор «Нескучных финансов»

Если составлена финансовая модель компании, значит, мы понимаем, какую прибыль должен приносить каждый сотрудник. Но здесь стоит учитывать и другие факторы. 

Пример того, как при прочих равных условиях, управляя коэффициентом утилизации, можно влиять на выручку и финансовый результат:

Внешняя ставка	5000	5000	5000	5000
Ставка с/с сотрудника	2500	2500	2500	2500
Доступное оплачиваемое время сотрудника в месяц, часов	164	164	164	164
Расходы на ЗП	410 000	410 000	410 000	410 000
Коэффициент утилизации	25%	50%	75%	100%
Выручка сотрудника в мес.	205 000	410 000	615 000	820 000
Прибыль/убыток	- 205 000	0	205 000	410 000

Основа для расчёта коэффициента утилизации — это учет рабочего времени в виде таблицы (Timesheet). Например, его можно вести на базе Google-таблиц, адаптируя под свою специфику. Есть и специальные программы (CrocoTime, Bitcop, Time Доктор), которые автоматически учитывают рабочее время сотрудников.

Например, так выглядит учет рабочего времени в программе CrocoTime:

Сотрудники могут фиксировать свое время самостоятельно. В этом случае таблица будет выглядеть примерно так:

Учёт рабочего времени позволяет корректировать показатели в течение периода. Например, если сотрудник загружен недостаточно, задач можно добавить. Если же нагрузка слишком высокая — можно сбавить темп.

Как с помощью утилизации сотрудников повысить результативность

Если в компании соблюдается баланс между доступным и полезным временем сотрудников, будет повышаться и результативность. Что поможет повысить показатели:

Ключевые области работы и приоритеты

Прежде всего, стоит определить задачи, требующие особого внимания, и расставить приоритеты. После чего распределить ресурсы и задачи между сотрудниками, учитывая их навыки и опыт.

Ясные цели и инструкции

Точные указания и определённые цели — это залог успешной работы. Каждый сотрудник должен понимать свои задачи и ожидаемые от него результаты.

Доступ к необходимым ресурсам и информации

Стоит убедиться, что у сотрудников есть необходимые инструменты, программы и данные для эффективного выполнения задач. 

Контроль, поддержка и обратная связь

Регулярная обратная связь помогает сотрудникам осознать свои сильные и слабые стороны и улучшить эффективность. Полезным инструментом на этом этапе будут оффлайн- или онлайн-встречи с сотрудниками. В диалоге во время обсуждения будет возможность предоставить необходимую помощь и рекомендации.

Мотивация

Значительно влияет на утилизацию сотрудников и их производительность — позитивная и поддерживающая атмосфера на рабочем месте. Можно поощрять достижения, отмечать успешные проекты и создавать возможности для профессионального роста.

FAQ: отвечаем на частые вопросы

Какие показатели утилизации считать правильными?

Выведение процента целевой утилизации для каждой компании рассчитывается индивидуально. В расчёт включается время, которое работодатель планирует отвести на обучение сотрудника, присутствие на внутренних мероприятиях компании. Кроме этого, учитываются профессионализм работника и его должностные обязанности.

Как вести учет рабочего времени?

Учёт рабочего времени можно вести в виде таблицы (Timesheet). Многие компании (особенно в малом бизнесе) для этих целей используют Google-таблицы. Кроме этого, существуют специальные программы для учета рабочего времени.

Что такое доступное время сотрудника и как его рассчитать?

Это время, которое мы оплачиваем сотруднику за его работу. Есть несколько вариантов расчета. Например, можно использовать рабочее время сотрудника по договору или табель учета рабочего времени. Понимание доступного времени сотрудника важно для планирования его загрузки и выручки.

Что такое таймшит и как он поможет помочь при учете рабочего времени сотрудников?

Timesheet — это таблица учета рабочего времени сотрудника. Она позволяет отслеживать загрузку работника, высчитывать коэффициент его утилизации и эффективности.

Коэффициент утилизации сотрудников: в двух словах

• Утилизация сотрудников показывает соотношение полезного и доступного рабочего времени.

• С помощью этой метрики можно рассчитать реальную стоимость работы сотрудника.

• Слишком высокий или низкий коэффициент одинаково плохо сказывается на бизнесе. В первом случае сотрудник быстро выгорает, во втором — обходится компании неоправданно дорого.

Вычислим целевой коэффициент утилизации для ваших сотрудников и повысим эффективность персонала

Наши финдиры знают всё не только про деньги, но и про эффективную работу с персоналом. У нас обширный опыт выстраивания HR-процессов для развития бизнеса. Поможем вычислить целевые показатели, а ещё разработаем эффективные KPI и стратегии достижения планов по выручке. 

Вот какие результаты получили наши клиенты:

• Стали платить менеджерам автосалона меньше и при этом избавились от текучки.

• Думали, свой транспорт — выгодно, а оказалось — убыточно на 4,5 млн ₽.

• Увеличили чистую прибыль в 14 раз и сократили возврат дебиторки.

• Вычислили снабженца-вора, который стоил компании 9,9 млн ₽ в месяц.

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Узнайте прямо сейчас, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓