Среднесписочная численность работников: как рассчитать и сдавать в 2025 году

Показатель среднесписочной численности сотрудников считают, чтобы определить систему налогообложения и понять, как бизнес будет сдавать отчетность. А еще — чтобы отчитаться перед налоговой и Социальным фондом. Рассказываем, как его посчитать и кого из сотрудников не нужно учитывать.

Содержание

Среднесписочная численность работников: что это

В чем разница между средней и среднесписочной численностью работников

Кто не входит в среднесписочную численность работников

Кто сдает сведения о среднесписочной численности

Как рассчитать среднесписочную численность работников: формула и пример расчета

Отчетность по среднесписочной численности: куда и когда сдавать за 2025 год

Среднесписочная численность: частые вопросы собственников

Среднесписочная численность: в двух словах

Поможем разобраться с налогами

Среднесписочная численность работников: что это

Среднесписочная численность работников (ССЧ) — среднее число всех сотрудников компании, которые работают по трудовым договорам. Показатель считают, чтобы отчитаться перед государством, — от него зависят два момента ↓

→ Формат отчетности перед налоговой. Как придется сдавать отчетность — в электронном виде или на бумаге. Например, если среднесписочная численность работников перевалит за 10 человек, то отправлять отчет по форме РСВ нужно будет электронно.

→ На какой системе налогообложения можно работать. Показатель среднесписочной численности отражает масштаб бизнеса — это одно из требований для перехода на другой налоговый режим или его сохранения. Например, если среднесписочная численность сотрудников превысит 130 человек, то компания слетит с упрощенки на общий налоговый режим.

В чем разница между средней и среднесписочной численностью работников

Среднесписочную численность работников легко спутать со средней численностью, но это два разных показателя. Вот чем они отличаются ↓

↑ Ключевая разница между показателями в целях подсчета: среднюю численность считают для внутренних нужд бизнеса, а среднесписочную численность — чтобы отчитаться перед государством. 

Кто не входит в среднесписочную численность работников

Список тех, кто входит и не входит в среднесписочную численность, ежегодно определяет Росстат. В 2025 году эти нормы регулирует Приказ Росстата от 16.12.2024 N 647, согласно которому в среднесписочную численность не включают:

• работающих по совместительству в других организациях;

• внештатников по ГПХ;

• заключенных, которые работают по специальному договору и отбывают наказание;

• тех, кого компания отправила на обучение с отрывом от работы, кому выплачивает стипендию, а также тех, с кем заключила ученический договор на получение образования с выплатой стипендии;

• сотрудников, которые уволились, не отработав положенный срок после предупреждения об увольнении, или просто перестали выходить на работу;

• собственников компании, которые не получают зарплату;

• членов кооператива без трудового договора;

• сотрудников, которых направили работать за границу, — например, в филиал компании в другой стране;

• адвокатов;

• военнослужащих и мобилизованных.

Кто сдает сведения о среднесписочной численности

Сведения о среднесписочной численности сдают все компании, которые зарегистрированы как работодатели, получили регистрационный номер в СФР и регулярно начисляют заработную плату ↓

Юридические лица — ООО. Обязаны отчитываться о среднесписочной численности, даже если работают без сотрудников. Например, если у юридического лица один учредитель на позиции генерального директора и нет работников, — отчитываться о среднесписочной численности все равно придется.

Предприниматели — ИП. Отчитываются в случае, если наняли хотя бы одного сотрудника. Если предприниматель работает один, то отчитываться о среднесписочной численности не нужно.

Новые организации. Отчитываются в первый отчетный период по форме РСВ, даже если у них нет сотрудников.

Организации при закрытии или реорганизации. Отчитываются по форме РСВ на момент закрытия или реорганизации, даже если сотрудников нет.

Как рассчитать среднесписочную численность работников: формула и пример расчета

Рассчитать среднесписочную численность за месяц можно по этой формуле ↓

Разберем составляющие формулы:

• Сотрудники в штате — все работники компании с трудовым договором.

• Сотрудники, которые не входят в среднесписочную численность, — все те, кого бизнес не учитывает по приказу Росстата.

• Количество рабочих дней в неделе — сколько рабочих дней работали сотрудники.

• Количество дней в месяце — по календарю.

Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников на выдуманном примере компании, в которой за январь устроено 10 человек по трудовому договору, две сотрудницы ушли в декретный отпуск, а также двух новых сотрудников устроили в последнюю неделю января ↓

Среднесписочная численность за январь = ((10 - 2) * 13) + (10 - 1 - 2) * 13 + (9 + 2 - 2)*5) / 31 = (104 + 91 + 45) / 31 = 7,7

↑ Данные среднесписочной численности сотрудников нужно округлять, поэтому итоговое значение — 8 человек в январе.

Рассчитать среднесписочную численность можно и автоматически. Например, с помощью программы «Зарплата и управление персоналом» от 1С ↓

↑ В 1С ЗУП достаточно занести данные о сотрудниках, после чего программа подсчитает как среднесписочную численность сотрудников, так и списочную численность, и выдаст результат — готовый отчет для сдачи в налоговую или СФР

Отчетность по среднесписочной численности: куда и когда сдавать за 2025 год

Отчеты по среднесписочной численности нужно сдавать раз в квартал не позднее 25 числа после закрытия отчетного периода. Календарь сдачи данных в 2025 году выглядит так ↓

Среднесписочную отчетность сдают в три места — налоговую, СФР и Росстат ↓

Федеральная налоговая служба. В налоговую отчетность по среднесписочной численности сотрудников сдают по форме РСВ.

Социальный фонд России. В СФР отчетность по среднесписочной численности сдают по форме ЕФС-1. 

Вот как выглядит форма РСВ и ЕФС-1 ↓

↑ Расчет по страховым взносам сдают в налоговую, а ЕФС-1 — в Социальный фонд России

Росстат. Отчитываться по статистическим формам нужно не всем. Кому именно отчитаться — ведомство решает выборочно. Узнать, нужно ли отчитываться в этом году, можно через специальную форму Росстата ↓

Среднесписочная численность: частые вопросы собственников

Эксперт Екатерина Кудряшова

Бухгалтер НФ

Что будет, если не подать сведения о среднесписочной численности или подать позже?

Бизнес получит штраф за несдачу отчетности согласно пункту 1 Налогового кодекса РФ в размере 5% неуплаченной суммы налога по РСВ за каждый месяц просрочки, но не меньше 1000 ₽. Здесь же установлен предел такого штрафа — не больше 30% от суммы недоимки за каждый месяц просрочки.

Чем штатная численность отличается от среднесписочной?

Штатная численность — количество должностей, которые прописаны в штатном расписании. Среднесписочная численность — количество сотрудников, которые работали в компании за определенный период.

Разница здесь простая — штатная численность показывает необходимое количество работников для стабильной работы организации, а среднесписочная — сколько их трудится в среднем на самом деле.

Среднесписочная численность: в двух словах

• Среднесписочная численность — среднее число всех сотрудников компании, которые работают по трудовым договорам. Показатель влияет на два момента: в какой форме будет отчитываться бизнес и на какой системе налогообложения сможет работать.

• Данные по среднесписочной численности сотрудников сдают все юридические лица, предприниматели — если наняли хотя бы одного сотрудника, а также новые организации и бизнес при реорганизации или закрытии.

• Рассчитать среднесписочную численность можно по специальным формулам, которые подробно описывает Росстат в своих ежегодных приказах. Например, в 2025 году процедуру регулирует Приказ Росстата № 647.

• Отчетность по среднесписочной численности нужно сдавать в налоговую и Социальный фонд. Чтобы проверить, нужно ли компании отчитываться и перед Росстатом, можно заполнить специальную форму на сайте ведомства.

Поможем разобраться с налогами

Финдиры Нескучных помогут просчитать, выгодно ли переходить на другую систему налогообложения, сколько бизнес сэкономит при оптимизации зарплатных налогов, а также как налоги влияют на прибыль бизнеса. Вот как финдиры уже это делали:

• Заткнули дыру, в которую 6 лет утекало до 150 000 ₽ в месяц

• Короткая история: когда лучше не спорить с налоговой

• Кейс: Как финдир Нескучных помог компании разобраться с долгом за налоги в 2,4 млн

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до IT- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов. 

Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓