Внедрение финучета не всегда проходит просто и гладко, иногда за порядок в финансах приходится бороться. В этом материале мы собрали 7 монстров, с которыми сражается финдир, чтобы наладить учет в компании.
Монстр 1. «Давайте без меня»
― Ты уже заплатил, они сами справятся без тебя, ― шепчет этот монстр собственнику и подливает в утренний кофе равнодушие к финучету. Он забивает операционными задачами все расписание владельца компании, и на финучет не остается времени.
Владельцу необходимо участвовать составлении статей расходов, форм документов, презентации отчетности. Допустим, в самом начале собственник делегировал разработку статей отчета о движении денежных средств сотрудникам. Работники выдали шаблонные решения из интернета или каждую рубрику разбили на множество подрубрик. Например, вместо содержания офиса указали отдельно воду в офис, канцтовары и вкуснятки. Такой отчет будет малоинформативен, придется переделывать его форму позже ― это затянет внедрение финучета.
Вовлеченный руководитель держит руку на пульсе, понимает, что происходит в компании, влияет на результат и дает обратную связь. Если собственник не вовлечен в управленческий учет, ему трудно вникать в жизнь компании, отслеживать результат и принимать решения, которые повлияют на него.
Монстр 2. «Хочу волшебную кнопку»
Необычный монстр: все хотят его найти и внедрить учет с помощью одного отчета, который тут же сделает лучше жизнь компании. Волшебная кнопка везде мерещится, и внедрение учета превращается в поиск одного универсального отчета или инструмента.
Так не работает. Конечно, есть основные отчеты, которые нужны для учета, но зачастую приходится внедрять и другие, не такие заметные ― лист учета сделок, зарплатную ведомость, учет логистики. Все это нужно, чтобы систематизировать все те данные, которые есть в компании, отслеживать их, навести порядок и сделать жизнь компании лучше.
Монстр 3. «Поскорей бы»
С этим монстром вы знакомы и в обычной жизни: он замедляет мир вокруг и кажется, что всё делается ужасно медленно. Хочется пошевелить всех или даже дать ускорительного пенделя.
К сожалению, финучет нельзя внедрить за неделю. Даже за две. В лучшем случае потребуется 2―3 месяца, а для крупных компаний с несколькими направлениями еще больше.
Это только кажется, что есть бухгалтерская программа, достаешь оттуда данные — и отчет готов. Скорее всего, при таком подходе это будут просто цифры, а не информация. Чтобы финансовый учет был по-настоящему информативным, придется набраться терпения.
Монстр 4. «И так все нормально»
Четвертый монстр не любит перемены и другим не советует. Консерватор действует хитро: надевает собственнику специальные очки, в них все старое выглядит классным, а все новое ― пугающим и сложным.
Бывает, что после анализа отчетности становится очевидно, что в компании нужны перемены. Но собственник тянет с изменениями, чем только усугубляет проблему.
Победить монстра-консерватора можно с помощью финмодели. Для этого нужно составить гипотезу управленческого решения, а потом проверить ее можно с помощью финансовой модели. Так же можно взвесить риски от изменений и их отсутствия и, по возможности, подстелить соломки.
Монстр 5. «Да пофиг»
Она устраивает бардак в планах — и уже нет времени и сил на то, чтобы выслушать презентацию отчетности, проанализировать ее. Необязательность ― опасная штучка, потому что из кабинета директора она убегает в кабинеты остальных сотрудников и воюет «на местах»: работники видят, что руководитель относится к учету спустя рукава, и сами забивают на сбор точных цифр.
Дисциплина поможет собирать данные каждый месяц, еженедельно выделять время для анализа информации и встреч с финансовым директором.
Есть разные способы победить «да пофига»: для одних эффективны чек-листы сбора и анализа отчетов, для других ― повторяющиеся в одно и тоже время действия, для третьих ― общее информационное поле, например, чат собственника, финдира, финансового менеджера и сотрудников, ответственных за предоставление данных.
Монстр 6. «Какие-то вы мутные»
Этот монстр никому не доверяет. Он может не только надолго затянуть внедрение финучета, но сделать еще хуже ― собрать неточные отчеты. Этот монстр действует разнообразно.
Прячет цифры. Некоторые показатели для отчетности он попросту прячет от финменеджера и других сотрудников, потому что не доверяет им. Нередко этим грешат бухгалтеры — многие из них боятся за цифры еще больше, чем собственники.
Подсовывает неточные показатели. Чтобы сотрудники не знали точных показателей. А заодно не могли собрать нормальную отчетность. Прибыль? Примерно 200 тысяч. Точно? Ну напишите 220.
Заставляет сомневаться в готовых отчетах. Даже если цифры говорят, что пора волноваться и что-то делать, монстр недоверия вылезает из кипы бумаг с гипнотизирующим вопросом: «Может, отчет еще разок перепроверить?» И на перепроверку цифр тратятся силы и время, которые могли бы пойти на что-то нужное.
Как бороться с этим монстром? Можно подписать с сотрудниками соглашение о неразглашении коммерческой тайны, дать доступы только к тем отчетам, которые непосредственно связаны с их работой или сделать локальные отчеты, а данные из них вносить в один общий отчет.
Монстр 7. «Будет по-моему»
Если он представил, как должно быть, то так и должно быть. Обычно Капитан «Будет по-моему» играет на стороне добра, но при внедрении финучета может перейти на темную сторону и отвоевывать свое видение, не слушая специалиста.
Например, у собственника большая компания с несколькими подразделениями: торговое, производственное, консультационное. И он хочет, чтобы отчетность была в одном конкретном сервисе. Желание понятное, но сервис подобрали такой, что это не реализуется в нем полностью.
Капитан «Будет по-моему» настроен решительно и отметает все компромиссные решения ― никаких дополнительных отчетов в гугл-таблицах, экселях и вот этого всего. Чтобы сделать задачу полно и хорошо, все равно будут нужны другие решения, но финдир потратит время и силы на борьбу с этим монстром.
***
Вы только не подумайте, что мы тут сидим злые и пишем статьи поглумиться ради. Ни в коем случае!
Мы пишем о тех ошибках из практики, которые мешали процессу внедрения или ведения финансового учета. Когда от них избавлялись, становилось только лучше.
Если вы начинаете разбираться в финансовом учете, то имейте в виду эти ошибки и постарайтесь их не допускать. А если хотите, чтобы наш финансовый директор занялся управленческим учетом в вашей компании, то мы будем только рады.
