Как менеджерить себя

Финансовому директору, да и не только ему, важно уметь организовывать себя и других, переключаться между разными задачами и встречами, управлять временем и вниманием, расставлять приоритеты и при этом не выгореть через неделю.

Как оценить, эффективен ли руководитель 

Личная эффективность — это способность человека достигать результат за единицу времени. Соответственно, с повышением эффективности единица времени не меняется, а результатов становится больше. 

Этот результат можно получать своей работой — если вы специалист — или руками команды — если руководитель. В статье будем говорить о личной эффективности топ-менеджмента: руководителей отделов, направлений, директоров, в том числе финансовых. 

Итак, у руководителей есть набор инструментов, который позволяет им повышать личную эффективность — делать больше за то же время. Причем интересно, что, если руководитель неэффективен, команда будет расти и расширяться, но новых результатов не будет. 

И наоборот, свою эффективность руководитель может сам оценить по количеству событий или вещей, которые он создал. Если таких событий много, он работает эффективно, и наоборот: если все, что происходит в зоне его ответственности, чаще случается само, к эффективности руководителя есть вопросы.

Общее правило такое: человек эффективен, если сейчас, в течение дня, он переживает события, которые сам какое-то время назад создал. Например, неделю или год назад он начал осуществлять шаги, которые привели его к этим событиям. 

Чтобы быть эффективными, нужна причина

Люди становятся эффективными не потому что это нужно сделать для галочки, а потому что так они смогут прийти к некому образу жизни и работы, который им нравится.

Получается, прежде чем повышать эффективность, нужно сформировать причину: а зачем мне все это? Может, и так нормально?

Причина может быть любой: например, я хочу быть эффективным, чтобы не задерживаться на работе и уделять больше времени семье. Эта причина актуальна, допустим, для руководителя, который только что перешел на новую должность. Вот какие еще причины могут быть:

• вырасти по карьерной лестнице;
• уделить внимание здоровью;
• получить новые навыки;
• уделить время личной жизни и важным хобби.

Сложнее, когда внутренней причины быть эффективнее нет, а компания и руководство требуют. В этом случае только на морально-волевых выехать не получится, всё же нужно искать причину внутри себя. Когда она найдется, развить навык эффективности будет несложно. Как это сделать — расскажем дальше.

Можно научиться быть эффективным

Теперь разберем, какие проблемы и инструменты повышения эффективности есть у руководителя.

❌ Желание постоянно быть в курсе, что происходит. Само по себе желание быть в курсе, что происходит в компании, — нормально. Другое дело, когда из-за этого у человека не остается времени заниматься своими задачами, появляются проблемы с делегированием и постоянный страх, что все пойдет не туда. 

👉 Решение. Здесь поможет система координаций — встреч, на которых руководитель получает всю нужную информацию. Координаций достаточно, чтобы быть в курсе дел и не тревожиться все остальное время. 

Если между координациями возникают вопросы, их можно записывать, а потом задавать на встречах и не дергать сотрудников в процессе работы, за исключением срочных форс-мажорных ситуаций. Это помогает сберечь свое время и время команды.

❌ Желание контролировать задачи сотрудников. Многие компании оцифровывают работу персонала в Трелло, Битриксе, Джире и других программах, в которых можно ставить и вести задачи. Но все программы — это цифровые копии реальных дел и сиюминутно не отражают статусы по ним. 

Руководитель может тратить много времени, отслеживая задачи сотрудников и дергая команду, если не видит актуальный статус по ним, хотя на самом деле задача может уже выполняться. В итоге руководитель и команда тратят время на выяснение статусов дел, а еще сотрудники чувствуют, что им не доверяют.

👉 Решение. Доверять сотрудникам и не пытаться контролировать ход выполнения каждой задачи. 

❌ Боязнь упустить важные решения и задачи. Если руководитель не дергает постоянно сотрудников, может появиться опасение, что он теряет важные задачи, которые хотелось бы им поставить, или вопросы, которые нужно им задать.

👉 Решение. Вести заметки и записывать задачи, идеи и темы для обсуждений. Это помогает не надеяться на память, но и не дергать команду каждый раз, когда что-то придет в голову.

❌ Желание участвовать во всех делах компании. Нередко руководители хотят участвовать во всех делах или набирают на себя много операционных задач. В итоге получается расфокусировка внимания: везде и нигде.

👉 Решение. Поставить на экран телефона надпись «Чем ты сейчас занимаешься?» Каждый раз, когда человек берет в руки телефон — можно даже специально поставить звуковое напоминание — он возвращает фокус внимания. Отвечая самому себе на этот вопрос, он может понять, что занимается совсем не тем, чем должен. Этот инструмент помогает удерживать внимание, тренирует навык не прыгать с задачи на задачу и не отвлекаться.

❌ Нежелание команды повышать эффективность. Бывает, что руководитель начинает внедрять разные инструменты и всячески работать над повышением эффективности, а команда в это не включается.

👉 Решение. Продолжать делать то, что делаете. Если, например, руководитель сам не отвлекается от одной задачи, чтобы быстрее заняться другой, команда со временем привыкнет, что влетать в кабинет и просить срочно помочь бесполезно. А вскоре и сама начнет работать как их руководитель.

Станьте частью команды НФ

Приходите к нам, чтобы быть эффективными, а вместо рутины и работы над отчетами для налоговой делать реальные дела: 

• помогать малому и среднему бизнесу становиться круче и увеличивать прибыль;
• обеспечивать сбор управленческой отчетности;
• повышать финансовую грамотность собственников;
• чувствовать свою полезность и причастность к большим целям.

У нас есть: готовая технология работы, возможность влиять на свой доход, профессиональный и карьерный рост, крутая команда, удаленка. 

Узнать подробности