Как оформить возврат товара поставщику

Заказали товар от поставщика, а он оказался бракованным или просто не подошёл? Такая ситуация может вызвать неудобства, особенно если товар уже был частично использован или если не успели вернуть его вовремя. 

В статье разберёмся, как избежать ошибок при возврате товара поставщику, какие документы понадобятся, что делать, если поставщик отказывается принять товар обратно, и как несвоевременное выявление брака может ударить по бизнесу.

Содержание

В каких случаях можно оформить возврат товара поставщику

Какие документы понадобятся для возврата товара

Пошаговая процедура по возвращению товара

Что делать, если поставщик отказывается принимать обратно товар

Как несвоевременное выявление брака повлияет на бизнес-процессы и показатели

Возврат товара поставщику: частые вопросы собственников

Возврат товара поставщику: в двух словах

Поможем учесть все риски при работе с поставщиками

В каких случаях можно оформить возврат товара поставщику

Рассмотрим статьи законов, которые регулируют возврат товаров ↓

450 ГК РФ, 523 ГК РФ. Односторонний отказ от исполнения договора поставки при существенном нарушении договора. Существенным признаётся нарушение, когда одна из сторон настолько нарушает обязательства, что другая сторона теряет то, что рассчитывала получить по договору (неоднократно нарушенные сроки оплаты товаров или периодическая невыборка товаров).

464 ГК РФ. Документы и принадлежности к товару не переданы (товарная накладная или универсальный передаточный документ (УПД)).

466 ГК РФ, 521 ГК РФ. Произошла поставка не в полном объёме. Обязательно нужно прописывать в договоре размер штрафа.

468 ГК РФ. Нарушение условий об ассортименте товаров в договоре.

480 ГК РФ, 519 ГК РФ. Произведена поставка некомплектного товара и не выполнено требование покупателя о доукомплектовании (если условия договора предусматривают полную комплектацию). 

502 ГК РФ. Обмен товара. Покупатель может вернуть непродовольственный товар в течение 14 дней, если продавец не указал другой срок, например, 30 дней.

503 ГК РФ. Товар ненадлежащего качества (дефекты, он работает неправильно или отличается от заявленных характеристик).

↑ Закон о защите прав потребителей

Какие документы понадобятся для возврата товара

УКД (универсальный корректировочный документ) объединяет в себе корректировочный счёт-фактуру и первичный документ, подтверждающий согласие или уведомление покупателя об изменении стоимости отгрузки. Этот документ используется для внесения исправлений в уже оформленные документы по взаимному согласию.

↑ Форма УКД

УПД (универсальный передаточный документ) — это документ, который совмещает в себе функции накладной и счёта-фактуры. Он используется для подтверждения факта передачи товаров или услуг и для учёта НДС.

↑ Форма УПД

Торг-2 — это документ, который используется для учёта товарных операций между двумя сторонами. Обычно он применяется для подтверждения передачи товара и его отгрузки. 

 ↑ Форма Торг-2

Торг-12 — это акт приёма-передачи товара, который подтверждает факт отгрузки товара покупателю. В нём указывается, какие товары были переданы, их количество и стоимость. Этот документ часто используется при передаче товаров по договорам поставки.

↑ Форма Торг-12

Корректировочная счёт-фактура — это документ, который используется для исправления ошибок в ранее выставленных счёт-фактурах, например, если товар был возвращён, изменены стоимость или количество товара. В налоговом учёте она позволяет скорректировать данные по НДС.

↑ Форма КСФ

Пошаговая процедура возврата товара

Возврат в присутствии экспедитора

Шаг 1. При приёмке товара проверяется соответствие фактического количества и качества указанному в ТОРГ-12 или УПД.

Шаг 2. Если обнаруживаются несоответствия, в ТОРГ-12 или УПД вносятся исправления.

Шаг 3. Исправления делаются в присутствии экспедитора или представителя поставщика.

Шаг 4. Представитель поставщика подписывает исправления в документе.

Шаг 5. При необходимости корректировки документов оформляется корректировочная счет-фактура или корректировочный УПД.

У клиента и поставщика формируются два комплекта документов:

• УПД или ТОРГ-12, отражающие фактическое количество товаров.

• Корректировочные документы, в которых указаны позиции ненадлежащего качества и то, что другая сторона их не принимает.

Шаг 6. Все документы проверяются и подписываются обеими сторонами.

Возврат товара после оформления претензии

Брак может быть обнаружен во время приёмки, но товар доставила транспортная компания, которая не забирает несоответствующий товар обратно. 

В таком случае:

Шаг 1. Клиент принимает товар по накладной ТОРГ-12 или УПД.

Шаг 2. Составляется акт о расхождении по количеству и качеству (ТОРГ-2).

Шаг 3. Оформляется претензия поставщику.

Шаг 4. Бракованный товар размещается на складе клиента.

Шаг 5. Клиент ожидает урегулирования спора с поставщиком.

Возврат некачественного товара через обратную реализацию

Например, в условиях договора прописано, что если товар не реализуется в течение 30 дней, то клиент вправе вернуть этот товар. 

Тогда процедура возврата будет выглядеть так:

Шаг 1. Когда товар не реализован, клиент уведомляет поставщика о намерении вернуть его.

Шаг 2. Поставщик подтверждает возможность возврата.

Шаг 3. Клиент оформляет обратную накладную ТОРГ-12 или УПД, указывая количество возвращаемого товара.

Шаг 4. Клиент возвращает товар поставщику с накладной ТОРГ-12 или УПД.

Шаг 5. Поставщик принимает товар и подписывает документы, подтверждая возврат.

Что делать, если поставщик отказывается принимать обратно товар

Поставщик вправе не принимать возврат, если:

• истёк срок возврата;

• неправильно оформлены первичные документы;

• дефект возник по причине клиента.

Если поставщик поступает неправомерно, необходимо сделать следующее:

1. Проанализировать текущий договор поставки:

• условия возврата (сроки, причины, порядок);

• гарантийные обязательства поставщика;

• ответственность сторон;

• процедуру разрешения споров.

2. Проверить корректность первичных документов (ТОРГ-12/УПД, ТОРГ-2, претензии).

3. Собрать всю переписку с поставщиком, акты осмотра, экспертные заключения, видео или фото.

4. Определить сумму возврата, выйти на переговоры или обратиться в суд.

Как несвоевременное выявление брака повлияет на бизнес-процессы и показатели

Дополнительные затраты при замене:

• Проблема. Поставщик прислал 80% брака, и компании нечем торговать. Приходится срочно закупать замену у другого поставщика, зачастую по завышенным ценам или с дорогостоящей доставкой.

• Итог. Возрастают прямые издержки, что отрицательно сказывается на рентабельности.

Увеличение затрат на логистику возврата:

• Проблема. Компания получает партию бракованных товаров и вынуждена отправлять их обратно поставщику. Возникают дополнительные расходы на транспортировку, что увеличивает общие затраты.

• Итог. Снижается маржа, растут операционные издержки, а чистая прибыль уменьшается.

Потеря клиентов:

• Проблема. Постоянные клиенты начинают замечать проблемы с качеством и уходят к конкурентам. Доверие к компании падает.

• Итог. Уменьшаются объёмы продаж, выручка падает.

Снижение лояльности клиента:

• Проблема. Клиенты получают товары с дефектами и оставляют негативные отзывы. Это портит репутацию компании, даже если впоследствии проблемы устраняются.

• Итог. Привлечение и удержание клиентов становится сложнее, увеличиваются затраты на удержание клиентской базы.

Судебные издержки:

• Проблема. Компания вынуждена подать в суд на поставщика за поставку некачественных товаров. Это приводит к дополнительным расходам на госпошлины, оплату юридических услуг и другие издержки.

• Итог. Эти затраты уменьшают общий доход компании.

Непредвиденные траты:

• Проблема. Из-за постоянного брака компании приходится искать нового поставщика, что требует времени, дополнительных проверок качества и заключения новых договоров.

• Итог. Замедляются производственные процессы, увеличиваются административные издержки, а сроки поставок могут срываться.

Дополнительные затраты на привлечение новых клиентов:

• Проблема. После поставки брака компании приходится вкладываться в дорогостоящие маркетинговые акции, чтобы вернуть утраченных клиентов.

• Итог. Резкое увеличение маркетинговых расходов снижает общую рентабельность бизнеса.

Возврат товара поставщику: частые вопросы собственников

На какие законы ссылаться при оформлении возврата товара поставщику? 

ГК РФ и Закон о защите прав потребителей.

Можно ли ускорить возврат некачественного товара поставщику и как?

Чтобы быстрее вернуть некачественный товар, важно иметь налаженную систему приемки и прописанную в договоре процедуру возврата. Быстрое уведомление и общение с поставщиком тоже помогут ускорить процесс.

Какие проблемы могут возникнуть с налогом на прибыль и НДС при возврате некачественного товара?

Если документооборот оформлен неправильно, могут возникнуть проблемы с непринятием к вычету НДС.

Если несвоевременно отражены операции, могут возникнуть риски начисления штрафов и пени.

Чем отличается возврат поставщику некачественного товара от возврата качественного?

Возврат качественного товара должен быть предусмотрен договором поставки. При возврате некачественного товара спор регулируется ГК РФ.

Возврат товара поставщику: в двух словах

• Возврат товара поставщику можно оформить в случае, если товар не соответствует условиям договора, имеет дефекты, поставлен в неполном объёме или не соответствует заявленным характеристикам.

• Для возврата товаров поставщику понадобятся следующие документы: УПД + УКД или ТОРГ-12, сч/ф + КСФ.

• Если брак не выявлен вовремя, компания сталкивается с дополнительными расходами на замену товара, возврат, потерю клиентов, судебные разбирательства, поиск нового поставщика и расходы на маркетинг для привлечения потерянных клиентов, что заметно снижает прибыль.

Поможем учесть все риски при работе с поставщиками

И не потерять прибыль. Наши финдиры знают, как выстроить стратегию работы с поставщиками и минимизировать риски. Вот так мы помогли клиентам Нескучных:

• Ошибки с валютой, из-за которых селлер маркетплейса работал в убыток. И как мы их исправили

• Вычислили снабженца-вора, который стоил компании 9,9 млн ₽ в месяц

• Нашли 8 млн ₽ на выполнение крупного заказа. Без кредита!

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу — это онлайн-экскурсия ↓