Как поддерживать мотивацию персонала в условиях экономической нестабильности

Мотивацию надо поднять! И поддерживать, даже если обстоятельства не самые лучшие. Тогда получится сохранить командный дух и вовлеченность команды.

Как не допустить потерю мотивации сотрудников при экономической нестабильности — рассказываем в статье. Но можем сразу сказать, что глобально принцип одинаковый независимо от экономической ситуации.

Содержание

Почему люди теряют мотивацию на работе

Признаки демотивации сотрудников

Нематериальная мотивация в условиях нестабильности

Когда нужно менять систему мотивации

Как внедрить новую систему мотивации в компании

Потеря мотивации: частые вопросы собственников

Потеря мотивации сотрудников: в двух словах

Поможем построить и оценить эффективность системы мотивации

Почему люди теряют мотивацию на работе

Всего есть пять причин, почему сотрудники работают менее продуктивно:

1. Не умеют что-то делать — это относится не только к новичкам, но и к тем сотрудникам, которым поручили новые задачи. Если раньше они не выполняли подобные функции, то не смогут сразу давать максимальный результат. Следует помочь сотрудникам силами компании или отправить их на обучение.

2. Перегружены — за ними закрепили слишком много задач. В таких ситуациях лучше разгрузить команду: перераспределить функции, чтобы у каждого сотрудника была своя зона ответственности, или расширить штат.

3. Нет нужных ресурсов — сотрудник может хорошо справляться со своей работой, но для выполнения некоторых задач ему могут не выделять дополнительное время, программное обеспечение или деньги. Соответственно, выполнять работу и приносить максимум пользы он не сможет.

4. Человек не на своем месте — тут два варианта: компания изначально взяла человека для одних задач, хотя он ожидал работу в другом направлении, либо сотрудник достиг потолка и привычные задачи стали для него гнетущей рутиной.

5. Не хочет — если все причины выше не подходят, то, возможно, сотрудник просто ленится и стоит с ним расстаться.

Признаки демотивации сотрудников

Понять, что команда потеряла мотивацию, можно по личным наблюдениям и по отчетности без прямого общения с коллективом:

По личным наблюдениям. В команде снизился рабочий дух: сотрудники чаще опаздывают, допускают ошибки, совершают меньше сделок, конфликтуют.

По отчетам. Если в компании есть операционные отчеты сотрудников, которые показывают объем выполненной работы, то признаком демотивации будет снижение показателей.

• Например, сотрудник раньше закрывал 10–15 сделок, а сейчас не больше 10 при том же количестве звонков или встреч.

• Либо сотрудники на производстве стали совершать больше ошибок, из-за чего отчеты показывают высокий процент брака.

Потеря мотивации — одна, но не единственная причина неудовлетворительных результатов. Однако такие симптомы — в любом случае повод обратить внимание на ситуацию и разобраться в причинах. Делать это может как собственник, так и руководитель направления.

Нематериальная мотивация в условиях нестабильности

Нематериальная мотивация бывает особенно эффективной, когда привычные процессы в компании нарушаются. Например, поставщики прерывают сотрудничество, а в других странах не удается заказывать сырье из-за проблем с оплатой.

Простой разговор с командой — одно из самых важных, что нужно сделать собственнику и руководителям в непростые времена. Сотрудникам стоит объяснить, что происходит в компании, честно сказать, если что-то идет не по плану, и поддержать коллектив.

Без общения сотрудники будут обсуждать сложности только между собой и могут доверять сомнительным источникам, что только сильнее снизит желание работать. Чтобы такого не было, руководителю необходимо стать источником проверенной информации, иначе команда станет опираться на слухи.

Бывает и такое, что собственник каждый день думает, как быстро адаптироваться к новым условиям, но при этом ничего не говорит команде. И хоть он старается во благо, полезно просто поговорить с командой, у которой уже мог появиться огромный снежный ком из неопределенностей

В остальном варианты нематериальной мотивации, как и в спокойные времена, сводятся к тому, что активных сотрудников нужно поощрять. Вот как можно награждать за заслуги:

• вручать эффективным сотрудникам почетную грамоту или небольшой ценный подарок;

• давать дополнительный выходной;

• добавить соревновательный дух и раз в день, неделю или месяц публиковать список самых эффективных сотрудников.

Хоть это и прозвучит грубо, но слово — бесплатное. И несмотря на это, его ценность может быть очень высокой. Пример из практики Нескучных ↓

Внутри компании было два отдела продаж в разных регионах. В одном постоянно были ошибки и проблемы, на которые руководитель отдела жаловался собственнику. Во втором отделе проблемы тоже случались, но там их решали на большем позитиве и без жалоб.

Когда подводили итоги за квартал, мы предложили собственнику не ругать руководителя первого отдела, зато прилюдно похвалить руководителя второго. Обычно собственник не так часто хвалил команду.

В итоге руководитель, которого похвалили, после этого чуть ли не вприпрыжку пошел дальше работать. А если руководитель такой заряженный, то он и на подчиненных сможет повлиять. При этом и руководитель первого отдела может сделать выводы — как нужно работать, чтобы твои заслуги отметили.

Когда нужно менять систему мотивации

Все, о чем мы говорили выше, помогает поддерживать моральное равновесие коллектива. Но если финансовое положение компании начинает штормить, то сотрудников может беспокоить доход: вдруг зарплата станет меньше или ее вообще не смогут выплачивать. Поэтому нужно учитывать и систему мотивации.

При экономической нестабильности система мотивации резко может потерять актуальность. Из-за этого сотрудники не могут влиять на свою зарплату, как прежде. Рассмотрим на примере производственной компании ↓

• На производстве отделу закупок отправляют заявки на сырье, которое нужно для работы, а отдел заказывает по ним поставки. KPI отдела закупок — выполнять 90% полученных заявок. От выполнения плана зависит, сколько в итоге заработают специалисты по закупке. На рынке много поставщиков, некоторые из них уже проверенные, поэтому выполнять план реально.

• Но вот ввели санкции, и часть поставщиков больше не может работать с производством. Купить сырье не у кого, а новые поставщики находятся в странах, с которыми компания ранее не работала. Нагрузка на отдел растет, но выполнять план теперь в разы сложнее, потому что сотрудники не могут изменить санкционные ограничения.

Если оставить прежний KPI, отдел просядет в зарплате, а из-за невозможности повлиять на результат сотрудники начнут терять и мотивацию.

Задача руководителя — поддержать команду и сказать, что он видит проблему. И после этого уже подстроить систему мотивации под новые требования. Например, снизить процент обработанных заявок или сделать упор на удовлетворенность внутренних клиентов. А если происходят временные колебания и они сильно влияют на прибыль, то можно поговорить с сотрудниками и договориться с ними о меньшей выплате на некоторый срок.

Как внедрить новую систему мотивации в компании

Самый простой способ — проложить путь от точки А до точки В и прописать действия, которые помогут добраться от одной точки к другой.

• Точка А — в каком положении сейчас находится компания, какие KPI используют для оценки сотрудников, какие есть плюсы и минусы в текущей системе мотивации.

• Точка В — куда компания хочет прийти и чем компания в точке Б отличается от компании в точке А.

• Действия — что нужно изменить в системе мотивации, чтобы добраться к точке B.

Когда собственник видит цель и четко понимает текущую ситуацию, спланировать действия намного проще

Кроме планирования новых показателей, нужно учесть еще несколько пунктов:

• Сотрудники — кто отвечает за внедрение системы мотивации, на кого она распространяется и кто контролирует результат.

• Время — сколько времени займет тестирование и внедрение системы мотивации.

• Изменения в учете — иногда вместе с системой мотивации нужно поменять операционные отчеты сотрудников. Например, внести в них новые показатели, по которым будут оценивать эффективность. Этим занимается руководитель направления. 

• Последовательность — если необходимы глобальные изменения, то за раз внедрить систему может быть сложно, поэтому будет лучше разбить весь процесс на этапы с разным приоритетом.

• Допустимость корректировок — можно прописать в документе с изменениями, что систему пересмотрят, если этого требуют экономические тенденции.

Еще не всегда нужно полностью переделывать систему мотивации. В текущей системе могут быть и плюсы, поэтому полезные KPI необязательно трогать.

Предварительно рассчитать выгоду от новой системы мотивации получится с помощью финансовой модели. Это таблица с основными показателями бизнеса, которая позволяет проигрывать разные сценарии и смотреть, как они сказываются на прибыли, расходах и производственных ресурсах компании.

При расчете эффективности KPI в финмодель переносят показатели при прежней системе мотивации и рассчитывают, как все изменится после внедрения новой. Например, сократится ли доля фонда оплаты труда, увеличится ли выручка и прибыль на сотрудника.

[FORM PRESET="I" - "Шаблон финмодели"/]

Потеря мотивации: частые вопросы собственников

Кто занимается мотивацией персонала?

HR-директор. Он работает как с сотрудниками своего направления, так и с командами других подразделений: помогает разобраться в целях каждого человека, соотнести с тем, что важно для компании, и на основе этого создать систему мотивации.

В разработке системы помогает финансовый директор. Он как раз перекладывает новые KPI на финмодель и рассчитывает, как изменения скажутся на показателях компании.

Что должно лежать в основе системы мотивации?

В основе должен лежать принцип справедливости. Это значит, что KPI должны быть те, на которые человек действительно может повлиять. Тогда сотрудникам будет интереснее работать, и они своими усилиями смогут влиять на свой доход. А если KPI никак не связан с реальными задачами сотрудника, то это его демотивирует. 

Например, если доставщику одежды будут платить за количество принятых заказов, то это будет не совсем справедливо. Покупатель мог отказаться, потому что ему не подошел размер или потому что упаковщик положил не те товары. Но это не зона ответственности курьера, поэтому не должно влиять на доход. А вот скорость доставки и количество перевезенных заказов — уже другое дело.

Как действовать на опережение и постоянно поддерживать мотивацию сотрудников?

Если мы говорим в контексте санкций, то перед их введением обычно публикуют, что может войти в новый пакет. Поэтому собственники могут мониторить ситуацию в новостях, чтобы отслеживать риск возможных ограничений и понимать, как они скажутся на работе и, соответственно, на мотивации сотрудников.

Когда есть риск ограничений, на изменения нужно быстро среагировать. Тут преимущество на стороне малого и среднего бизнеса. Пока крупные корпорации согласуют меры работы, остальные смогут их уже внедрить и быстрее адаптироваться. Например, быстрее переключиться на новых поставщиков сырья, поговорить с командой и при необходимости доработать систему мотивации.

Чтобы на время адаптации сохранить зарплату сотрудникам, компании создают фонд, деньги которого позволяют покрывать расходы еще 2–6 месяцев. Но наличие этого фонда не зависит от экономической стабильности, он должен быть всегда. Вдруг оборудование внезапно сломается или из-за стихийных бедствий помещения для работы станут недоступны. Фонд как раз помогает удержать штат, при необходимости заменить технику и своевременно оплачивать аренду.

Потеря мотивации сотрудников: в двух словах

• При экономической нестабильности сотрудники могут переживать о своем будущем — будут ли им платить и есть ли перспективы в этой компании. Переживания могут сказываться на эффективности: чаще случаются ошибки и опоздания, а также снижается объем выполненной работы.

• Чтобы поддерживать командный дух, собственнику или руководителю направления стоит прямо рассказывать о текущей ситуации в компании и поддерживать коллектив.

• Тенденции на рынке могут влиять на доход сотрудников, поэтому прежние KPI могут стать для них недостижимыми. Задача собственника — переработать систему мотивации и привязать KPI к актуальным задачам. Обновленную систему мотивации можно внедрить на время, пока все не придет в норму.

• Для внедрения новой системы мотивации нужно описать, в каком положении компания находится сейчас и в чем плюсы и минусы текущей системы. Затем описать, к чему компания стремится прийти. На основе этого можно прописать изменения в системе мотивации, которые помогут компании дойти до нужной точки.

Поможем построить и оценить эффективность системы мотивации

Финдиры Нескучных могут оценить выручку на сотрудника и разработать эффективные KPI, которые будут соответствовать задачам работников и положительно влиять на показатели бизнеса выручке — выручку и прибыль.

Вот лишь некоторые примеры нашей работы: 

• Построили новую систему мотивации для менеджеров и сократили убытки с 14 млн ₽ до 3 млн ₽

• Разработали систему мотивации для сотрудников магазина на маркетплейсе

• Нашли способ уменьшить отдел продаж в три раза и зарабатывать больше

• Стоматология: из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, Казахстана, Белоруссии и Европы.

Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓