Электронные трудовые книжки уже не нововведение, а зона реальных штрафов, конфликтов с сотрудниками и рисков для бизнеса.
В статье разберемся, зачем государство перешло на ЭТК и как собственникам бизнеса грамотно выстроить с ними работу без лишних потерь, слез и нервов.
Содержание
В чем принципиальная разница между бумажной трудовой и ЭТК для работодателя
Почему форма ЕФС-1 стала ключевым документом при работе с ЭТК
Где работодатели чаще всего путают сроки и ловят штрафы
Какие штрафы и последствия реально наступают за ошибки по ЭТК
С какими техническими сложностями сталкиваются компании
Как выстроить уведомление сотрудников и хранение документов без претензий
Как работать с электронными трудовыми книжками: частые вопросы собственников
Как работать с электронными трудовыми книжками: в двух словах
Поможем разобраться с документами, отчетами и финансами
В чем принципиальная разница между бумажной трудовой и ЭТК для работодателя
Государство отказалось от бумажных трудовых книжек и перешло к формату в электронном виде ради прозрачности и цифровизации всей трудовой истории граждан.
Электронная трудовая книжка — это ↓
-
Единый цифровой след трудовой деятельности человека
-
База для корректного расчёта пенсий и стажа
-
Инструмент, который видят сразу несколько ведомств: пенсионный фонд, налоговая, контролирующие органы.
Бумажную книжку можно потерять, испортить, или просто забыть внести в нее «запись». В случае с ЭТК все иначе: любое кадровое событие теперь фиксируется здесь и сейчас, и государство это видит.
А если вам потребуется выписка из трудовой книжки, то ее можно получить у работодателя, в управлении Пенсионного фонда России либо в любом центре госуслуг.
Ключевая разница — в ответственности и сроках. Если раньше запись можно было внести позже и отложить до лучших времен, то теперь любое кадровое событие должно быть отражено в момент его наступления. За каждый день просрочки — штраф, так как ошибки видны сразу и фиксируются автоматически.
Электронная трудовая книжка — это прямая ответственность работодателя перед государством, без отсрочек.
Плюс появляется еще один обязательный элемент: техническая инфраструктура. Компьютер, программы, криптозащита, электронная подпись, операторы ЭДО, лицензии, обученные сотрудники.
Читайте в Нескучной Газете: Трудовой договор от А до Я: виды, оформление и важные нюансы
Почему форма ЕФС-1 стала ключевым документом при работе с ЭТК
Раньше была СЗВ-ТД, которая существовала до 1 января 2023 года. Теперь форма называется ЕФС-1 и объединяет в себе ряд прежних документов. Это единая форма, через которую государство получает информацию о всех ключевых кадровых событиях ↓
-
Прием на работу
-
Увольнение
-
Переводы
-
Изменения трудовой функции
-
Неполная ставка
-
Совместительство
-
Основания записей (приказы, даты, номера).
Форма стандартизирована так, чтобы ее одинаково читали пенсионный фонд, налоговая и другие органы, ошибки выявлялись автоматически, а данные складывались в единую трудовую историю работника.
Хорошая новость: переданные данные можно редактировать. Плохая — придется объясняться за измененные сведения.
Где работодатели чаще всего путают сроки и ловят штрафы
В самых обычных кадровых ситуациях ↓ ↓ ↓
Прием на работу
Данные нужно подать в день приема, максимум на следующий день. Откладывать на потом — не самая удачная идея.
Увольнение
Здесь правила жестче: документы подаются строго в последний рабочий день сотрудника.
Переводы и изменения условий труда
Можно подумать: «Ну сотрудник же не уволился, просто должность поменялась». А для ЭТК это обязательное кадровое событие, которое нужно отразить.
Совместительство
Если человек работает в нескольких компаниях, каждый работодатель обязан внести запись. И здесь тоже часто возникают пробелы.
Читайте в Нескучной Газете: Трудовые отношения, ГПД, ИП и самозанятые: в чём разница и что выгоднее для бизнеса
Какие штрафы и последствия реально наступают за ошибки по ЭТК
За ошибки и просрочки применяется административная ответственность ↓
-
На должностное лицо — от 1 000 до 5 000 ₽
-
На юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 ₽ за каждый факт нарушения
Важно: не «за отчет», а за каждого сотрудника. Один человек — 30 тысяч. Десять — уже 300 тысяч.
«В начале внедрения компании просто не успевали разобраться: программы, формы, подписи, сроки. История с просрочками при переходе на ЭТК были очень частыми. Но тогда это могло закончиться предупреждением, а сегодня — крупными штрафами»
Но деньги — не единственное последствие.
Риски для сотрудников
-
Неправильный расчет стажа
-
Проблемы с пенсией
-
Сложности при оформлении кредита
-
Необходимость разбираться, писать заявления, ждать корректировок
Риски для компании
-
Конфликты и претензии
-
Репутация недобросовестного работодателя
-
Повышенное внимание проверяющих органов
-
Риск повторных, более жёстких санкций
С какими техническими сложностями сталкиваются компании
Переход на ЭТК — история не только про кадры, но и про IT. Самые частые проблемы ↓
-
Некорректная интеграция 1С или другой учётной системы с операторами ЭДО (СБИС, Контур)
-
Ошибки при формировании ЕФС-1
-
Отсутствие резервного копирования
-
Сбои при обмене с пенсионным фондом
-
Неподготовленные сотрудники
-
Проблемы с электронной подписью
С подписью свои «тараканы»:
-
Она должна быть квалифицированной, выданной по правилам, с криптозащитой.
-
Срок действия. Ее получают и забывают. А в день отчета оказывается, что она просрочена.
-
Программное обеспечение и хранение ключей. Это система, за которой нужно следить.
Хотите управлять компанией на основе цифр и предотвратить кассовые разрывы?
Проведите «Волшебный час» с нашим финансовым директором. Это бесплатная экспресс-консультация, на которой вы получите:
✔ Конкретные шаги для роста прибыли и снижения расходов.
✔ Анализ вашего бизнеса и скрытые резервы, которые можно использовать.
✔ Персонализированный план действий, который можно внедрить сразу.
Запишитесь на «Волшебный час» и взгляните на свой бизнес глазами профессионала.
Как выстроить уведомление сотрудников и хранение документов без претензий
Полностью отказаться от бумаги в кадрах в России пока невозможно и небезопасно.
Что важно ↓
-
Уведомить сотрудников о переходе на ЭТК письменно
-
Собрать подписи
-
Получить заявления о выборе формата
-
Хранить все документы отдельно и системно
-
Вести журналы учета уведомлений, приказов, заявлений
-
Дублировать электронные документы на бумаге
Срок хранения по трудовым документам — до 75 лет. Это не та сфера, где можно надеяться на сервер.
Мы каждый день помогаем компаниям с документами, отчетностями и цифрами. Если самим разобраться сложно, изучите услуги: финансовая модель агентства недвижимости, консультация по финансам.
Как работать с электронными трудовыми книжками: частые вопросы собственников
Эксперт Наталья Смусяк
Финдир НФ
Можно ли полностью отказаться от бумажных документов по кадрам, если используется ЭТК?
К сожалению, нет, так как это технически и юридически небезопасно. Бумага все еще остается страховкой от сбоев, ошибок и человеческого фактора.
Кто несет ответственность за ошибки в ЭТК — кадровик, бухгалтер или руководитель?
-
Кадровик или бухгалтер — за заполнение и своевременную подачу.
-
Руководитель — за организацию процесса в целом.
-
Компания — как юридическое лицо перед государством.
Ответственность делегировать можно, а вот последствия — нет.
Как работать с электронными трудовыми книжками: в двух словах
-
Государство отказалось от бумажных трудовых книжек и перешло к электронному формату ради прозрачности и цифровизации всей трудовой истории граждан.
-
Бумажную книжку можно потерять, испортить, или просто забыть внести в нее запись. В случае с ЭТК все иначе: любое кадровое событие теперь фиксируется здесь и сейчас, и государство это видит.
-
Ключевая разница — в ответственности и сроках. Если раньше запись можно было внести позже и отложить до лучших времен, то теперь любое кадровое событие должно быть отражено в момент его наступления. За каждый день просрочки — штраф, так как ошибки видны сразу и фиксируются автоматически.
-
За ошибки и просрочки применяется административная ответственность: на должностное лицо — от 1 000 до 5 000 ₽, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 ₽ за каждый факт нарушения.
-
Полностью отказаться от бумаги в кадрах в России пока невозможно и небезопасно. Бумага все еще остается страховкой от сбоев, ошибок и человеческого фактора.
Поможем разобраться с документами, отчетами и финансами
Нескучные финдиры работают с разными задачами: помогают выстроить работу с сотрудниками, оптимизировать процессы и получать прибыль.
Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с предпринимателями из любого города России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-встреча ↓
