Цветочные магазины: как вести учет

Учет в цветочном магазине — это важный фактор для ведения и развития бизнеса. С его помощью выявляют потребности клиентов, составляют финансовые прогнозы и контролируют продажи.

Содержание

Особенности цветочного бизнеса

Учет цветов в цветочном магазине

Как эффективно управлять запасами цветов

Финансовое планирование в цветочном магазине

Автоматизация учета в цветочном магазине

Учет в цветочном магазине: частые вопросы собственников

Учет в цветочном магазине: в двух словах

Поможем с финансовой отчетностью вашей компании

Особенности цветочного бизнеса

Открытие цветочного магазина может привлекать начинающих предпринимателей: не нужно большое пространство для аренды и достаточно двух флористов для работы. Но, как и у любого бизнеса, в цветочном есть своя специфика.

Нужно понимать, что зарабатывать в цветочном бизнесе владелец будет в основном на продаже цветов, сопутствующих товаров и оказании дополнительных услуг. Основная потребность в них возникает в праздничные дни, свадьбы и памятные даты.

Успешность работы цветочного магазина зависит во многом от:

• местоположения;

• качества товара;

• рекламы;

• оптимизации закупок;

• ассортимента.

Окупается цветочный магазин за полтора-два года. Средний чек варьируется в разных городах — в крупных и средних составляет около 3000 ₽ в зависимости от целевой аудитории и типа магазина.

В цветочном бизнесе будьте готовы к следующим особенностям и рискам.

Сезонность товара. Флору покупают круглогодично, однако ажиотаж на цветы появляется в период крупных праздников: 14 февраля, 8 Марта, 1 Сентября, День учителя и так далее. Прибыль носит стихийный характер, а чтобы обеспечить стабильный поток клиентов, придется придумывать фишки для их привлечения.

Скоропортящийся товар. Цветочные магазины чаще других проводят операции по списаниям, уценке или назначению скидок. Прибыль напрямую зависит от того, как долго сохраняется товарный вид цветов. А списания можно снизить, если грамотно ухаживать за продукцией и правильно ее хранить.

Высокая конкуренция. Если в вашем городе или районе уже есть крупные точки цветочных магазинов, нужно продумать, чем вы можете выделиться и что делать, чтобы оставаться на плаву. Например, включать в ассортимент горшечные растения, оформленные букеты, предметы интерьера, воздушные шары, сувениры, подарки, новогодние украшения, открытки.

Оборудование. Для работы необходимы холодильник для цветов или кондиционер. Условия должны быть комфортны не только для сотрудников, но и для цветов, чтобы они дольше хранились. 

Учет цветов в цветочном магазине

Цветочный бизнес нуждается в непрерывном учете: что из товаров приехало раньше, что — самое свежее, а что уже пора выставлять на сейл. Сложности товарного учета заключаются в следующем:

• товар учитывается партиями, а продается поштучно;

• цветы со временем теряют товарный вид и ежедневно приходится проводить уценку части товара;

• постоянно приходится планировать время заказа новой партии;

• при формировании букетов учитывается не только цена самих цветов, но и стоимость услуг флориста, упаковки, декора.

Есть три основных способа, как вести учет продукции в цветочном бизнесе:

1. Программное обеспечение и инструменты анализа. Используйте программы 1С, Excel, CRM-системы для цветочных магазинов: они помогают вести учет в электронном виде, быстро обновлять данные, ускорять процессы оформления поступлений и торговли, снижать риск человеческого фактора.

2. Документооборот и учет. Документооборот ведется на каждом этапе движения товара: от поступления до продажи или списания. Это включает в себя накладные, акты приемки и акты списания растений, которые потеряли товарный вид или испортились. 

3. Регулярная инвентаризация. Срезанные цветы портятся за одну-две недели, поэтому в цветочном салоне должно быть налажено списание скоропорта. При этом нужно учитывать, что списываются не только увядшие цветы и готовые композиции, но и брак — сломанные цветы, бутоны с дефектами.

Чтобы уменьшить процент списания, нужно:

• постоянно проверять наличие и состояние товара на складе: товары с высоким оборотом — ежедневно, товары среднего оборота — еженедельно, товары с низким оборотом — ежемесячно;

• использовать сломанные цветки в композициях: их товарный вид не позволяет продавать по отдельности, но флористы часто помещают их в корзинки;

• отправить рекламацию и возвращать деньги, если поставка пришла с большим количеством брака.

Важно: если нарушать условия списания, можно прийти к финансовым потерям, налоговым штрафам, проблемам с поставщиками. 

Как эффективно управлять запасами цветов

Анализируйте спрос. Используйте архивные данные и аналитические инструменты, чтобы спрогнозировать спрос. Это поможет грамотно планировать закупки и минимизировать излишки.

Составьте ассортиментную матрицу. Матрица — это каталог позиций, который составляют на основе спроса. Она помогает избежать интуитивных закупок, экономит деньги (меньше списаний) и время (уже не нужно долго анализировать, что закупить).

В базовую матрицу входят:

Цветы первого плана: пионы, ранункулюсы, амариллисы	20%
Базовые цветы: розы, хризантемы, гвоздики, альстромерии, герберы	60%
Детали, зелень	10%

Далее сформируйте сезонную матрицу за две-три недели до закупки. В сезонной матрице всегда остаются базовые цветы, которые поставляют круглый год, но при этом может меняться их оттенок. Заменяют в основном цветы первого плана и детали — в зависимости от времени года.

Рекомендации по ассортиментной матрице: Онлайн-магазинам: составить каталог так, чтобы одни и те же позиции использовались в максимальном количестве букетов. Офлайн-магазинам: постоянно измерять спрос и фактический расход цветов. Сравнивать эти цифры каждые неделю, месяц, год и на основе анализа составлять заказ.

Внедрите принципы FIFO. Организуйте склад так, чтобы старые поступления использовались первыми по принципу First In — First Out. Так, более ранние поставки должны распродавать раньше. Неликвидные запасы можно использовать с акциями и скидками.

Финансовое планирование в цветочном магазине

Прогнозировать продажи можно с учетом сезонности, но в каждом цветочном магазине могут по-разному обстоять дела — часто прибыль отличается даже у разных филиалов одной сети. 

Составьте сезонную финмодель. Чтобы спрогнозировать прибыль на весь год, нужно выстроить свой индивидуальный финансовый план. Он может быть в виде таблицы, которая связывает экономические показатели бизнеса:

• выручку;

• точку безубыточности;

• чистую прибыль;

• деньги на конец месяца.

Финмодель — это основной инструмент финансового менеджера, который помогает оценить перспективы бизнеса

В цветочном бизнесе финмодель помогает оценить:

• на какую чистую прибыль можно рассчитывать в сезон;

• какой убыток ожидать в несезон;

• получается ли у бизнеса выйти в плюс за год или нет.

Для этого нужно заложить в финмодель колебания спроса по месяцам и по этим данным спрогнозировать чистую прибыль. А после предприниматель может решить, как минимизировать влияние сезонных колебаний. Например:

• оптимизировать расходы и экономить в месяцы низкого спроса на цветы;

• добавить услуги: упаковку подарков, воздушные шары или оформление свадеб.

Заведите платежный календарь. Это таблица, куда вы запишете будущие поступления и расходы. Так вы сможете следить за денежным потоком и вовремя реагировать на непредвиденные обстоятельства.

Розничный магазин не может точно прогнозировать поступления, но может взять за основу прогноз отчета ДДС и посчитать среднее значение выручки за день.

Проводите АBC-анализ. Объектами АВС-анализа могут быть отдельные товары или группы товаров. Он помогает из ассортимента выделить те позиции, которые приносят больше всего денег.

Читать в Газете Нескучных АВС-анализ: как узнать, на чем бизнес больше всего зарабатывает

Автоматизация учета в цветочном магазине

Некоторые магазины до сих пор пренебрегают специальными программами для учета и считают продажи в тетрадках или просто таблицах. Но точнее и эффективнее использовать автоматизированные CRM-программы, которые:

• минимизируют человеческий фактор;

• ускоряют процесс подсчета товаров, убирают необходимость в длительных проверках;

• можно легко интегрировать с другими системами управления бизнесом для полной картины бизнеса в реальном времени.

Необходимые функции CRM-систем для цветочного магазина:

• идентификация продуктов по штрихкоду, артикулу или названию;

• автоматизированный расчет конечной стоимости на базе заданной наценки;

• оформление технологических карт с учетом расходов наличествующего материала;

• полный комплект CRM-сервиса для ведения клиентской базы;

• таблицы с указаниями отличающихся наценок на разные позиции;

• интеграция с любым другим профильным софтом;

• создание системы дисконта для будущих потребителей;

• планирование поставок в зависимости от текущей динамики продаж;

• формирование достоверных и точных отчетов по всем аспектам;

• алгоритмы маркетингового и коммерческого анализа;

• взаимодействие с несколькими точками одновременно;

• выгрузка ассортимента на сайт, с прикрепленными фото и описаниями;

• проведение операций по списанию или оценочной реализации.

Специализированные CRM для цветочных магазинов	Posiflora FloraPoint FloraPOS Торговля цветами
Другие CRM, которые также удобны для цветочных бизнесов	Bitrix24 МойСклад СБИС

С автоматизированными процессами владельцу не нужно постоянно находиться в магазине, чтобы увидеть продажи: он может делать это онлайн. А все расчеты — сколько цветов закупили, какие товары списали, когда делать следующую закупку и что заказывать — проводить автоматически.

Помимо CRM, для контроля и автоматизации процессов в каждом цветочном магазине должны быть:

• онлайн-касса;

• фискальный накопитель;

• компьютер;

• денежный ящик;

• эквайринг;

• камера над кассой.

Читать в Газете Нескучных БДР и БДДС: что это, в чем разница и для чего нужны бизнесу

Учет в цветочном магазине: частые вопросы собственников

Что делать, чтобы продавать цветы выгодно?

1. Создавать композиции заранее. Часто клиенты покупают уже существующий букет — например, когда они торопятся. Цена на букет формируется из цветов, декоративных элементов и упаковки. А в композиции можно включать те цветы, срок свежести которых стремительно истекает.

2. Вести учет покупателей. Если вы храните всю возможную информацию о своем покупателе, то сможете выявлять его потребности и делать подходящие предложения. Также можно создавать персональные и накопительные скидки, чтобы повышать продажи.

Как выявить правильную мотивацию для сотрудников?

Выявите их личную мотивацию, поставьте для каждого план продаж и KPI, который можно контролировать, а затем назначьте вознаграждение за тот или иной показатель, который нужно поднять.

Выгодно ли включать доставку цветов в бизнес?

Зависит от модели бизнеса.

Онлайн-магазины цветов работают только на доставку и в этом случае имеют своих курьеров в штате компании.

Некоторые цветочные магазины работают офлайн в том числе и на доставку и при необходимости пользуются услугами служб по доставке. Если магазин находится в проходном месте, то в доставке нет большой необходимости. 

Спрос на доставку цветов растет в периоды праздников, и многим магазинам зачастую выгоднее нанять курьера с автомобилем на этот период, чем пользоваться услугами служб по доставке.

Нужно ли цветочному магазину работать 24 часа?

Многие магазины цветов работают круглосуточно. Это связано с тем, что цветы — хрупкий товар, который нужно быстро продать, чтобы они не завяли. Кроме того, некоторые люди предпочитают покупать цветы ночью, особенно если у них нет времени в течение дня. Также магазины цветов могут работать круглосуточно во время праздников, когда спрос на цветы высокий.

Что можете посоветовать начинающим предпринимателям в сфере цветочного бизнеса?

Сразу просчитать финмодель. Не стоит полагаться на удачу и сезонные пики продаж: любой бизнес должен быть под контролем.

Что продавать кроме цветов?

Подарки, открытки, упаковки, воздушные шарики, игрушки, вазы, свечи. Или, например, комнатные растения — они еще дополнят интерьер магазина. В праздники можно добавлять елочные игрушки, пасхальные яйца.

Что может застопорить развитие цветочного бизнеса?

Однообразие. Советуем отойти от консервативных взглядов и продавать не только розы, тюльпаны и прочее. Когда наработана база клиентов, можно пробовать экспериментировать с товаром.

Учет в цветочном магазине: в двух словах

• Сезонность и скоропортящийся товар — две большие проблемы цветочного бизнеса.

• Составляйте ассортиментную матрицу и при необходимости обновляйте ее.

• Инвентаризация должна проходить не реже чем раз в неделю. По сравнению с другими бизнесами, это считается часто.

• Финмодель поможет прогнозировать будущую выручку и прибыль, ABC-анализ — понять, на продаже каких товаров и услуг бизнес больше всего зарабатывает.

• CRM-программы делают анализ продаж точным и простым.

Поможем с финансовой отчетностью вашей компании

Финансовая отчетность отражает реальное положение дел в компании. Если правильно выстроить учет и собрать нужные отчеты, можно понять, как оптимизировать расходы, увеличить выручку и прибыль, наладить стабильные продажи и масштабироваться.

Вот как это делают наши финдиры:

• Вышли из миллионного убытка на 700 000 ₽ чистой прибыли на госзакупках

• Из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Увеличили чистую прибыль строителей в 14 раз и сократили возврат дебиторки

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓