Как сдать декларацию по УСН самостоятельно и не поседеть

Лидочка — предприниматель и продает полезные зерна. В марте она героически садится заполнять декларацию. Доходы есть, расходы вроде тоже. Все заполнила, нажала «отправить декларацию» через личный кабинет.

А в июле звонок из налоговой.

— Лида, а где у вас маркетплейсы в декларации?

И тут она понимает, что часть доходов просто не попала в отчетность, и хватается за голову.

Чтобы вы не оказались на месте Лидочки, разберемся, как устроена декларация по УСН, как проходит сдача, где чаще всего ошибаются и как спокойно сдать декларацию без бухгалтера.

Содержание

Что такое отчетность по УСН и зачем нужна декларация

Кто и когда должен сдавать декларацию по УСН

С чего начинается подготовка отчетности по УСН

КУДиР — основа всей отчетности и главная зона ошибок

Как правильно сверить доходы перед заполнением декларации

Особенности учета для маркетплейсов (Ozon, WB)

Как рассчитать налог по УСН и уменьшить его на страховые взносы

Какие разделы декларации вызывают сложности

Способы сдачи декларации по УСН

Как работает личный кабинет и электронная сдача

Чек-лист: как проверить декларацию перед отправкой

Кейс: как ошибка в декларации приводит к кассовому разрыву

Как сдать декларацию по УСН самостоятельно: частые вопросы собственников

Как сдать декларацию по УСН самостоятельно: в двух словах

Поможем разобраться с отчетами и налогами

Базовые отчеты для наведения порядка в бизнесе

Топ-23 бесплатных отчетов. Уже более 10 000 предпринимателей пользуются нашими шаблонами

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

Что такое отчетность по УСН и зачем нужна декларация

Отчетность по УСН — это способ официально показать налоговой инспекции:

• сколько вы заработали;

• с какой базы считаете налог;

• какую сумму налога должны заплатить.

Главный документ — налоговая декларация по УСН. По Налоговому кодексу для УСН налоговый период — календарный год, а годовая отчетность сдается в виде налоговой декларации по УСН.

Фактически декларация — это ваш отчет перед ФНС: «Вот мои доходы, вот расходы, вот расчет — все честно». И на этой основе ФНС понимает, что налог посчитан корректно.

Читайте в Нескучной Газете: Налоговая декларация: что это такое, виды и сроки подачи

Кто и когда должен сдавать декларацию по УСН

Декларацию по УСН обязаны сдавать налогоплательщики, которые применяют упрощенную систему налогообложения: и ООО, и ИП.

Декларация подается в налоговую по месту нахождения организации или по месту жительства ИП.

Сроки сдачи декларации:

• ИП — до 25 апреля;

• ООО — до 25 марта.

Если закрылись — сдача декларации за последний налоговый период должна быть до 25 числа месяца, следующего за закрытием. Если потеряли право на УСН — до 25 числа после квартала.

С чего начинается подготовка отчетности по УСН

Перед тем как начинать заполнение декларации, важно не открыть бланк, а проверить цифры.

Первый шаг — понять:

• все ли доходы учтены;

• нет ли дублей.

И только потом — расчет налога и заполнение декларации.

КУДиР — основа всей отчетности и главная зона ошибок

КУДиР (книга учета доходов и расходов) — это база всей отчетности по УСН, потому что именно в ней налогоплательщик обязан вести учет доходов и расходов для расчета налоговой базы. Где чаще всего ошибаются?

1. Путают кассовый метод. Доход признается, когда деньги поступили, а не когда выставлен счет.
2. Берут все подряд из банковской выписки. Например, переводы между счетами, займы, личные внесения.
3. Не сверяют данные. Банк, касса, эквайринг — все должно совпадать.

Например, наличная выручка сначала попадает в кассу, а потом ее повторно ошибочно считают доходом при сдаче денег на расчетный счет. Это одна из типовых практических ошибок при подготовке декларации. Вытекает она из того, что доходы на УСН нужно отслеживать именно по факту поступления, а не по движению денег внутри бизнеса.

Как правильно сверить доходы перед заполнением декларации

Правильная сверка доходов на УСН начинается с главного правила: смотрите на факт поступления денег, а не на счет, акт или отгрузку.

Алгоритм простой:

1. выгрузить банк и кассу;

2. разметить поступления;

3. убрать неналоговые суммы;

4. проверить авансы и возвраты;

5. сверить с КУДиР.

Обычно расхождения появляются из-за четырех причин:

1) забытый аванс;

2) задвоение налички;

3) включенный в доход внутренний перевод;

4) неучтенный возврат.

Особенно внимательно стоит относиться к авансам. На УСН они тоже входят в доход в день поступления денег, даже если товар или услуга будут позже.

Читайте в Нескучной Газете: Дивиденды ООО при УСН

Особенности учета для маркетплейсов (Ozon, WB)

Вот где Лидочка и попалась :)

У селлеров Ozon и WB главный нюанс такой: доход по УСН считается с полной суммы, которую заплатил покупатель, а не с той суммы, которую маркетплейс перевел вам после удержаний.

Первое правило: доход для целей УСН считается с полной суммы, которую заплатил покупатель, независимо от удержаний маркетплейса.

Ситуация	Сумма
Покупатель заплатил	10 000 ₽
Комиссия маркетплейса	1 500 ₽
Пришло на счёт	8 500 ₽
Доход для УСН	10 000 ₽

Второй важный момент — дата дохода

ФНС указывает, что для УСН выручка при торговле через маркетплейс признается на дату получения оплаты маркетплейсом или на дату, когда у продавца возникает право распоряжаться этими деньгами. Поэтому ориентироваться только на дату фактического перечисления остатка на ваш расчетный счет рискованно.

Третий нюанс — возвраты

Если покупатель вернул товар, доход уменьшается в периоде фактического возврата, а не через пересчет старой продажи задним числом. Для селлеров это критично, потому что возвраты на маркетплейсах часто происходят позже даты продажи и позже выплаты.

Четвертый нюанс — взаимозачеты удержаний

Маркетплейс часто удерживает из выручки не только комиссию, но и логистику, хранение, штрафы и другие услуги. Если на счет приходит уже «очищенная» сумма, то банк не всегда видит полный доход.

Как рассчитать налог по УСН и уменьшить его на страховые взносы

Для УСН «Доходы» расчет делается в два этапа: сначала считаем налог до уменьшения, потом уменьшаем его на страховые взносы. Ключевые правила здесь зависят от того, есть ли у ИП работники. ФНС прямо напоминает: ИП на УСН «Доходы» с работниками может уменьшить налог и авансы на взносы не более чем на 50%, а ИП без работников — вплоть до нуля.

Шаг 1. Считаем налог

Налог = Доходы × ставка УСН

Обычно ставка — 6%, но может отличаться по региону.

Для авансовых платежей считаем нарастающим итогом:

• за 1 квартал;

• за полугодие;

• за 9 месяцев;

• за год.

Шаг 2. Определяем сумму страховых взносов, уплаченных в отчетном году

С 2023 года больше нет необходимости уплачивать взносы в том же периоде, за который считаете авансовый платеж. Можно даже заплатить всю сумму в конце года — главное, успеть это сделать до 28 декабря.

Шаг 3. Получаем сумму к уплате

Доходы − Уплаченные страховые взносы = Сумма к уплате

Важно: на УСН «доходы минус расходы» вы не вычитаете страховые взносы из налога, а учитываете их как обычный расход.

Читайте в Нескучной Газете: Упрощенная система налогообложения: самый легкий налоговый режим (или нет)

Какие разделы декларации вызывают сложности

Раздел 2.1.1 — самый частый источник ошибок

Именно здесь ИП на объекте «Доходы» считает налоговую базу, авансовые платежи и уменьшение налога на страховые взносы. На практике ошибки возникают потому, что предприниматель:

• неверно считает доходы по кварталам;

• путает, какие взносы можно уменьшать;

• ошибается в распределении сумм по периодам.

Раздел 1.1 — сложен не формально, а из-за связи с расчетом

В этом разделе отражаются суммы авансовых платежей и налога к доплате или уменьшению. Сам по себе он не самый трудный, но в нем часто появляются ошибки как следствие неверно заполненного Раздела 2.1.1. То есть предприниматель неправильно посчитал базу или взносы в расчете, а потом в Раздел 1.1 попадает уже искаженный итог. Поэтому на практике Раздел 1.1 часто вызывает вопросы именно на этапе сверки итоговых сумм. Порядок заполнения для действующей формы размещен на сайте ФНС.

Раздел 2.1.2 — проблемный для тех, кто платит торговый сбор или менял место учета

Этот раздел нужен не всем, но если он возникает, ошибок обычно становится больше. ФНС отдельно указала, что по новой форме изменен порядок применения налоговых ставок при смене места жительства или места нахождения: в таком случае в соответствующих строках нужно указывать ставку по новому месту постановки на учет. Именно этот нюанс часто упускают, особенно если ИП переехал в другой регион и там действует иная ставка УСН.

Титульный лист тоже иногда создает проблемы, хотя кажется простым. 

С отчетности за 2025 год ФНС обновила коды способов подачи декларации: добавлен код для подачи через Личный кабинет ИП. Из-за этого при использовании старых шаблонов или старого ПО предприниматели могут ошибиться уже на титульной части.

Способы сдачи декларации по УСН

1. На бумаге лично в налоговую — можно подать самому или через представителя.

2. На бумаге по почте — заказным письмом с описью вложения. Это тоже прямо указано ФНС как допустимый способ подачи декларации.

3. В электронной форме — по ТКС через оператора ЭДО, через сайт ФНС в рамках сервиса сдачи отчетности, а также через личный кабинет налогоплательщика. Для электронной сдачи ФНС указывает использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Есть важный нюанс: в ряде случаев декларацию нужно сдавать только электронно. В соответствии со статьей 80 НК РФ, это обязательно, например, если среднесписочная численность работников за прошлый год превышает 100 человек, либо если такая обязанность установлена для конкретного налога.

Как работает личный кабинет и электронная сдача

Схема простая ↓

1. зайти в личный кабинет ИП;

2. открыть вкладку «Жизненные ситуации»;

3. загрузить или заполнить декларацию;

4. подписать КЭП;

5. отправить декларацию.

После отправки можно отслеживать статус.

Чек-лист: как проверить декларацию перед отправкой

1. Проверьте правильность указания доходов, расходов, налоговых ставок и вычетов.

2. Убедитесь, что суммы в декларации совпадают с данными из счетов, накладных и других подтверждающих документов.

3. Подайте декларацию в срок, не опаздывайте — иначе штрафы.

4. Используйте рекомендованные формы и программное обеспечение, чтобы избежать ошибок форматирования.

5. В случае сомнений — лучше проконсультироваться с бухгалтером или специалистом.

Кейс: как ошибка в декларации приводит к кассовому разрыву

Предприниматель на УСН (доходы) с розницей подключил маркетплейс. Сдал декларацию, а через несколько месяцев — звонок из ФНС.

Оказалось (как и в случае Лидочки): маркетплейс не учли, доход занижен.

Решение:

• подали уточненную декларацию;

• доплатили налог + пени.

Итог — неожиданный платеж и кассовый разрыв.

Один неправильный расчет в декларации может стоить дороже, чем помощь специалистов. Чтобы избежать рисков, изучите наши услуги: восстановление учета, постановка управленческого учета, автоматизация бюджетирования, разработка бизнес-плана.

Как сдать декларацию по УСН самостоятельно: частые вопросы собственников

Можно ли сдать декларацию без бухгалтера и не получить штраф?

Можно, но осторожно. Сейчас есть различные ПО, которые помогают собственникам разобраться с суммами начислений и оплат по налогам. Но все таки лучше иметь бухгалтера :)

Что будет, если сдать отчетность с ошибкой?

Возможные последствия: штрафы, пени, проверки со стороны налоговой и скорее всего точно что-то найдут (особенно если бизнес работает без бухгалтера). Лучше стараться делать отчетность правильно и своевременно, чтобы избежать лишних проблем. А в случае ошибок — исправить их как можно скорее, чтобы снизить возможные последствия.

Нужно ли сдавать нулевую декларацию, если не было деятельности?

Да, так бывает, если собственник, например, зарегистрировал компанию в конце года и еще не начал работать или если ИП приостановил работу, но с учета сниматься не стал.

Еще сдавать нулевую декларацию обязаны ИП, которые ведут деятельность на патенте, УСН у них как вторая система налогообложения — для подстраховки.

Как сдать декларацию по УСН самостоятельно: в двух словах

• Отчетность по УСН — это способ официально показать налоговой инспекции: сколько вы заработали, с какой базы считаете налог, какую сумму налога должны заплатить.

• Декларацию по УСН обязаны сдавать налогоплательщики, которые применяют упрощенную систему налогообложения: и ООО, и ИП.

• Перед тем как начинать заполнение декларации, важно не открыть бланк, а проверить цифры.

• КУДиР (книга учета доходов и расходов) — это база всей отчетности по УСН, потому что именно в ней налогоплательщик обязан вести учет доходов и расходов для расчета налоговой базы.

• Правильная сверка доходов на УСН начинается с главного правила: смотрите на факт поступления денег, а не на счет, акт или отгрузку.

• Для УСН «Доходы» расчет делается в два этапа: сначала считаем налог до уменьшения, потом уменьшаем его на страховые взносы. Ключевые правила здесь зависят от того, есть ли у ИП работники.

• В ряде случаев декларацию нужно сдавать только электронно. В соответствии со статьей 80 НК РФ, это обязательно, например, если среднесписочная численность работников за прошлый год превышает 100 человек, либо если такая обязанность установлена для конкретного налога.

Поможем разобраться с отчетами и налогами

Нескучные финдиры работают с разными задачами: помогают выстроить работу бизнеса, избегать рисков и кассовых разрывов и научиться грамотно выводить дивиденды. Только посмотрите, что они творят:

• Как финдир Нескучных финансов вытащил бизнес из долговой спирали за 3 месяца: кейс торговой компании

• Из убытков и кассовых разрывов — в светлое будущее

• Сказ о том, как финдир помогла стоматологии выйти из убытка по чистой прибыли и выйти на 5 млн рублей

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с предпринимателями из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓