Платежный календарь: что это такое и как правильно составить

Мечта любого предпринимателя — знать финансовую ситуацию на неделю, месяц, квартал вперед. Хорошая новость: это легко осуществить. Платежный календарь поможет спланировать, когда и сколько денег придет на счета и уйдет с них. С ним не будет неожиданностей в день зарплаты или уплаты налогов.

Берите и делайте.

Содержание

Что такое платежный календарь и зачем он нужен бизнесу

Платежный календарь или «табличка в голове»: в чем разница

Что будет, если игнорировать платежный календарь

Структура платежного календаря: 4 главных блока

Как составить платежный календарь: 5 шагов

Как часто обновлять платежный календарь

Как внедрить привычку вести календарь постоянно

Платежный календарь в Excel: пример простой таблицы

Как с помощью календаря избежать кассовых разрывов

Платежный календарь: частые вопросы собственников

Платежный календарь: в двух словах

Поможем составить и вести платежный календарь

Шаблон платежного календаря

Скачайте шаблон для использования в гугл таблицах.
Если будет трудно, мы в письмо положили видеоинструкцию

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

Что такое платежный календарь и зачем нужен бизнесу

Платежный календарь — таблица с ожидаемыми поступлениями и платежами, привязанными к конкретным датам. Не просто список расходов в голове или заметки в телефоне, а структурированный финансовый инструмент планирования.

«Календарь помогает собственнику и финансовому директору планировать денежные потоки и выполнять обязательства в срок. Это ваш барометр, который предупредит о шторме задолго до его начала».

Основные функции платежного календаря:

Прогнозирование денежных потоков
Видите, какие расходы ожидаются и как они соотносятся с доходами. Можете составить реалистичный план платежей на неделю, месяц или квартал.

Контроль задолженности
Календарь позволяет отслеживать кредиторскую и дебиторскую задолженность. Если у компании есть долги перед поставщиками, в календаре можно установить приоритеты по их погашению.

Предотвращение кассовых разрывов
Платежный календарь покажет, что в определенный период будет нехватка средств. Компания сможет заранее подготовиться: договориться об отсрочке с поставщиком, открыть кредитную линию или перенести платеж.

Планирование финансовых операций
На основе данных из календаря можно планировать инвестиции, открывать депозитные счета или переводить средства между счетами.

Платежный календарь или «табличка в голове»: в чем разница

Многие собственники уверены, что помнят все важные платежи. Но память — ненадежный инструмент для финансового планирования.

Полнота информации

В голове: хранится только то, что кажется важным прямо сейчас — например, крупный платеж завтра. Мелкие, но частые расходы (топливо, подписки, коммунальные платежи) выпадают.

В календаре: все запланированные операции заносятся в единую систему по датам. Ничего не теряется. Вы видите полную картину, а не ее обрывки.

Точность расчетов

В голове: «Примерно 50 тысяч должно прийти на днях», «Надо заплатить тысяч 30 за аренду где-то в середине месяца».

В календаре: конкретные суммы и точные даты. «75 430 рублей от ООО “Клиент” по договору №123 — 15 апреля», «Аренда офиса — 28 500 рублей — 10 апреля». Это позволяет рассчитывать остатки до копейки.

Визуализация денежных потоков

В голове: невозможно одновременно «увидеть» всю неделю или месяц. Анализ причин кассовых разрывов сводится к догадкам.

В календаре: визуальная лента времени — таблица или график. Сразу видите «дырки» (когда расходы превышают доходы) и «пики» (когда денег много).

Объективность решений

В голове: легко поддаться оптимизму («деньги точно придут раньше») или панике («кажется, я ничего не смогу оплатить»).

В календаре: объективные данные. Принимаете решения на основе фактов, а не эмоций.

Делегирование и командная работа

В голове: информация доступна только одному человеку. Если он заболел или уволился, процесс останавливается.

В календаре: инструмент для командной работы. Бухгалтер, финансист могут видеть картину, вносить данные, планировать платежи.

Читайте в Нескучной газете: Краткосрочные и долгосрочные обязательства

Что будет, если игнорировать платежный календарь

Отсутствие календаря платежей — не просто дефицит информации, а серьезные риски для бизнеса.

Кассовые разрывы
Ситуация, когда нужно оплатить счета, а денег на расчетных счетах недостаточно. Приходится срочно искать заемные средства под высокий процент.

Кассовый разрыв. Наглядный результат отсутствия планирования платежей. Компания становится финансово уязвимой в момент, когда обязательства требуют исполнения, а заказчик задерживает оплату. 

Просрочки и штрафы
Пропущенная дата платежа по налогам или аренде оборачивается пенями и испорченной репутацией.

Постоянный стресс
Собственник живет в режиме «тушения пожаров», не может спланировать отпуск или стратегическое развитие.

Упущенные возможности
Выгодное предложение от поставщика, но нет понимания, хватит ли денег через неделю. Возможность теряется.

Невозможность роста
Бизнес застревает в режиме «одним днем», потому что нет четкого понимания финансовых потоков.

Структура платежного календаря: 4 главных блока

Чтобы календарь работал эффективно, он должен содержать четыре основных блока.

1. Блок поступлений

Что должно быть внутри:

• ожидаемые доходы с точными датами;

• источники поступлений (клиенты, контрагенты);

• статус платежа (подтвержденный / ожидаемый);

• вероятность оплаты (особенно важно для нестабильных клиентов).

Пример:

• «ООО “Партнер” — 150 000 руб. — 20.12.2025 — подтверждено» 

• «ИП Иванов — 75 000 руб. — 22.12.2025 — вероятность 70%».

2. Блок выплат

Что должно быть внутри:

• все планируемые платежи с датами;

• приоритет платежа (критический / важный / обычный);

• контрагент и назначение платежа;

• реестр платежей с отметками о фактическом исполнении.

Критические платежи (приоритет 1): зарплата, налоги, аренда, погашение кредитов — то, что нельзя отложить.

Важные платежи (приоритет 2): оплата поставщикам сырья, материалов, услуг.

Необязательные платежи (приоритет 3): инвестиции, покупка оборудования, дивиденды.

3. Блок остатков

Что должно быть внутри:

• начальный остаток (сальдо на начало периода);

• прогноз остатка на каждый день;

• фактические остатки с отметкой о расхождениях;

• минимальный безопасный остаток (финансовая подушка).

4. Блок примечаний

Что должно быть внутри:

• важные условия платежей;

• договоренности с контрагентами об отсрочке;

• заявки на изменение дат платежей;

• комментарии бухгалтера или финансиста.

Четыре блока — минимум для работающего календаря. Можно добавлять дополнительные столбцы под специфику бизнеса: номера договоров, счета учета, ответственных менеджеров. Но начинать лучше с базовой структуры, а потом дорабатывать под свои задачи.

Шаблон ДДС

Шаблон отчета о движении дережных средств — с настроенными формулами и видеоинструкцией

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

Как составить платежный календарь: 5 шагов

Рекомендуем начинать с месячного периода — оптимальный срок для первого опыта ведения платёжного календаря.

Шаг 1. Соберите данные по всем входящим и исходящим платежам

Пройдитесь по всем отделам:

• отдел продаж. Какие счета выставлены, когда ожидаются оплаты.

• бухгалтерия. Какие обязательные платежи предстоят (налоги, зарплата);

• закупки. Когда нужно оплатить поставщикам;

• управление. Какие инвестиционные или разовые расходы запланированы.

Шаг 2. Зафиксируйте начальный остаток

Начальный остаток должен включать все «кошельки» бизнеса:

• расчетные счета во всех банках;

• касса;

• депозиты (если можно снять деньги быстро).

Если у вас несколько счетов в разных банках и касса, консолидируйте информацию в одну таблицу, чтобы видеть общую картину.

Шаг 3. Внесите все обязательные платежи с точными датами

Начните с критических платежей:

• зарплата (обычно два раза в месяц);

• налоги (проверьте календарь ФНС);

• аренда (обычно фиксированная дата);

• кредиты и займы (дату платежа нельзя сдвинуть).

Затем добавьте плановые расходы: поставщикам, на логистику, коммунальные платежи.

Шаг 4. Добавьте ожидаемые поступления с указанием вероятности

Разделите все ожидаемые платежи по категориям. Это самое важное действие.

Категория A (95-100%): деньги уже в пути (выставлен акт, подписан, отправлен, срок оплаты 1-3 дня). 

Категория B (70-90%): работа сдана, акты согласованы, оплата ожидается в текущем месяце по договору. Клиент надежный, но возможны задержки на 5-7 дней.

Категория C (40-60%): обещана оплата «в этом месяце», но документы в процессе подписания. Или новый, неопробованный клиент.

Категория D (10-30%): перспективные переговоры, оплата возможна, но сроки очень туманны.

Это поможет принимать взвешенные решения. Например, крупную закупку стоит планировать только тогда, когда в консервативном сценарии (с учётом только категорий A и B) на нужную дату есть положительный остаток.

Шаг 5. Проанализируйте получившуюся картину и отметьте рискованные периоды

Посмотрите на календарь и найдите:

• дни с отрицательным остатком — кассовые разрывы;

• дни с минимальным остатком — зона риска;

• периоды с большим запасом — возможность для инвестиций или досрочного погашения кредита.

Если обнаружили разрыв, примените антикризисные меры:

• перенесите необязательные платежи;

• договоритесь об отсрочке платежа с поставщиками;

• ускорьте получение оплаты от дебиторов (предложите скидку за досрочную оплату);

• подготовьте краткосрочный займ или овердрафт.

Как часто обновлять платежный календарь

Ежедневно — в компаниях, где сложно планировать поступления (например, розничная торговля, услуги населению). Корректируйте по факту поступлений и списаний.

Еженедельно — плановое обновление прогнозов на ближайший период. Оптимальная частота для большинства бизнесов.

В момент изменения условий — при поступлении новой информации от клиентов или контрагентов немедленно вносите правки.

Минимум 2 раза в неделю — для поддержания актуальности данных.

«В платежном календаре должна быть актуальная информация — тогда он действительно будет полезен, а не превратится в очередную “табличку”».

Как внедрить привычку вести календарь постоянно

Начните с малого

Первые две недели уделяйте календарю 10-15 минут в день. Затем это войдет в привычку, и будете тратить не больше 30 минут в неделю.

Используйте технологии

Автоматизируйте рутинные операции:

• Excel или Google Таблицы — для микро-бизнеса и стартапов;

• 1С, Финтабло, ПланФакт — для малого и среднего бизнеса;

• специализированные ERP-системы — для крупных компаний.

Пример интерфейса платежного календаря в Финтабло. Рассчитывается автоматически с учетом всех плановых операций. 

Современные сервисы финансового учета умеют подключать несколько расчетных счетов и автоматически импортировать операции.

Делегирование: кто должен вести календарь?

Для микро-бизнеса и ИП: сначала ведите сами, чтобы понять процессы. Затем можно делегировать бухгалтеру.

↑ Платежный календарь в бухгалтерской программе. Все предстоящие операции (поступления и списания) сведены в единый план.

Для малого и среднего бизнеса: финансовый менеджер или бухгалтер ведет ежедневную работу с календарем.

Идеальная модель:

• собственник определяет стратегические приоритеты;

• финансист или бухгалтер ведет оперативную работу;

• еженедельно финансист предоставляет сводку с анализом и рекомендациями.

«Даже при делегировании собственник должен регулярно просматривать платёжный календарь и понимать финансовую ситуацию».

Платежный календарь в Excel: пример простой таблицы

Для начала работы с платежным календарем не нужны сложные программы. Можно составить таблицу в Excel за 15 минут.

Основные столбцы:

1. Дата.

2. Операция (описание).

3. Поступление (доход).

4. Выплата (расход).

5. Остаток (сальдо).

6. Приоритет платежа (1/2/3).

7. Контрагент.

8. Статус (план/факт).

9. Примечание.

Используйте условное форматирование: 

• выделяйте красным цветом дни с отрицательным остатком (кассовые разрывы); 

• желтым — дни с остатком ниже минимально безопасного уровня.

Многие предприниматели начинают с простой таблицы в Excel, а затем переходят на специализированные сервисы, когда бизнес растет.

Как с помощью календаря избежать кассовых разрывов

Кассовый разрыв — ситуация, когда деньги на счетах заканчиваются раньше, чем поступает новая выручка. Не банкротство, но серьезная проблема.

Признаки приближающегося кассового разрыва:

• остаток денежных средств падает ниже минимального уровня;

• несколько крупных платежей приходятся на один день;

• задержка поступлений от ключевых клиентов;

• внеплановые расходы (поломка оборудования, штрафы).

Как предотвратить разрыв:

1. Разделять платежи по приоритетам
Всегда оплачивайте сначала критические платежи (зарплата, налоги, аренда), затем важные (поставщики), и только потом — необязательные.

2. Создавать финансовую подушку
Держите на счетах сумму, достаточную для покрытия месячных критических расходов.

3. Договариваться об отсрочке
Если видите надвигающийся разрыв за неделю-две, свяжитесь с контрагентами и попросите отсрочку платежа на 5-10 дней.

4. Ускорять поступления
Предложите клиентам скидку 2-3% за оплату в течение 3 дней вместо 14.

5. Использовать краткосрочное финансирование
Овердрафт, факторинг или краткосрочный займ помогут закрыть временный дефицит.

Платежный календарь показывает разрыв заранее, когда еще есть время принять меры.

Финансовая модель от профессионала

Поймете в каком состоянии бизнес, какие показатели влияют на рост чистой прибыли: выясним рентабельность и окупаемость

Записаться

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

Платежный календарь: частые вопросы собственников 

Есть несколько расчетных счетов в разных банках и еще касса. Как консолидировать в один календарь?

Если в компании несколько расчетных счетов и касса (одна или несколько), рекомендуем автоматизировать ведение платежного календаря с помощью:

Сервисов финансового учета (Финтабло, ПланФакт и аналоги) — в них есть встроенная функция подключения нескольких счетов и ввода кассовых операций.

Бухгалтерских программ (1С, «Бухсофт» и др.) — дают максимальную детализацию по каждому счету и кассе.

В Excel тоже можно создать консолидированный календарь: заведите отдельные листы для каждого счета и кассы, а на главном листе сводите все данные формулами.

Планируем взять кредит для пополнения оборотных средств. Как определить точную сумму и срок?

Здесь платежный календарь становится главным финансовым аргументом и позволяет рассчитать потребность не «на глаз», а с точностью до дня и рубля.

Алгоритм прост:

1. Найдите в календаре период кассового разрыва. Определите: когда остаток уходит в минус, какова максимальная сумма дефицита и когда средства снова появятся.

• Пример: разрыв длится с 20 мая по 30 июня, а пик дефицита (–500 000 ₽) приходится на 5 июня.

• Вывод: кредит нужен до 20 мая, и он должен покрывать расходы как минимум до 30 июня.

2. Рассчитайте сумму. К максимальному дефициту (–500 000 ₽) добавьте финансовую подушку (10-20%, например, +75 000 ₽). 

Итог: 575 000 ₽.

3. Определите срок. К продолжительности «рискованного» периода (40 дней в примере) добавьте минимум месяц буфера на случай задержек от клиентов. Оптимальный срок: 2-3 месяца.

Платежный календарь: в двух словах

• Платежный календарь — главный инструмент для ежедневного контроля денежных потоков. Показывает все будущие поступления и списания по датам.

• Основа — четыре блока: поступления, выплаты, остатки и примечания. Вместе дают полный контроль над движением денег.

• Календарь решает задачи: прогнозирует потоки, контролирует задолженность, предотвращает кассовые разрывы и помогает планировать важные финансовые операции.

• Начинайте с простой таблицы в Excel или Google Таблицах. Обновляйте данные минимум дважды в неделю. 

• Оперативное ведение можно делегировать бухгалтеру или финансисту, но стратегический контроль всегда оставляйте за собой.

Поможем составить и вести платежный календарь

Вести платежный календарь самостоятельно — реально. Но когда бизнес растет, появляется множество счетов, кассовые разрывы становятся чаще, а на финансовый анализ не хватает времени, на помощь приходит профессиональный финансовый директор.

Нескучные финдиры каждый день помогают собственникам. Вот как мы уже помогли предпринимателям:

• Как финдир помог увеличить выручку на 22% за 10 месяцев: кейс по оптимизации бизнес-процессов в общепите

• Как компания оказалась на грани банкротства и что можно было сделать по-другому. История от Нескучного финдира

• Из убытков и кассовых разрывов — в светлое будущее

Не знаете, нужны ли вам финансовый аудит, консультация по финансам или составление бизнес-плана? Финдир Нескучных на первой встрече оценит текущую ситуацию и предложит индивидуальные решения.

Начать работать с нами может любой предприниматель — независимо от ниши, города и даже страны. Финдиры Нескучных работают онлайн и сотрудничают с компаниями из любых городов России, СНГ, Европы.

Самый простой способ узнать, как именно финдир может помочь бизнесу — бесплатная онлайн-встреча. Её польза бесценна, а стоимость — ноль рублей.

Запишитесь на встречу — разберем вашу ситуацию и найдем точки роста прибыли ↓