Олеся Портнягина — собственник туристической компании Asia Go. У Олеси 14-летний опыт работы в сфере туризма. Свой бизнес она решила открыть 8 лет назад. С самого начала Олеся делала большой акцент на маркетинг и рекламу. При этом, управление финансами она отодвигала на второй план — ей казалось, что это не так важно, как продвижение компании.
В итоге, компания росла, но в цифрах царил хаос. Планы продаж не выполнялись и стало ясно, нужно менять стиль управления бизнесом и повышать финансовую грамотность.
Олеся начала работать с финдиректором «Нескучных финансов» и сегодня готова поделиться первыми выводами о том, почему без учета компания не может гармонично развиваться, как определить убыточное направление бизнеса и правильно поставить планы продаж менеджерам.
Предоставляем слово нашей героине!
В чем разница между работой на чужой бизнес и на себя
Я с самого начала знала, что не хочу быть менеджером по продажам. Поэтому после выпуска из института искала руководящую позицию. Однако студентов на работу берут неохотно, поэтому наступил момент, когда я почти опустила руки.
Я согласилась выйти менеджером в одну туристическую компанию. Вскоре после этого оттуда уволился директор, и меня спросили, хочу ли я занять его место. Я ответила «да». Так что я начала карьеру с управленческих позиций.
Свое дело я решила открыть в 2011 году. Не могу сказать, что есть кардинальная разница между работой на позиции гендира в чужой и своей компании. Я всегда руководствуюсь принципом: делай или хорошо, или никак. Поэтому в чужую компанию вкладывалась, как в свою.
Я решила, что моя компания будет специализироваться на турах в Азию. Это одно из самых популярных туристических направлений и, кажется, проблем с заработком тут быть не должно. Однако из-за кризиса в последние годы появились определенные сложности.
Если раньше туры покупали сразу, то сейчас в основном стараются оформлять все в рассрочку или в кредит. Кроме того, люди стали скромнее в пожеланиях: например, если раньше наши постоянные клиенты могли потратить на тур полмиллиона, то сейчас стараются уложиться в 200–300 тысяч.
Сделала акцент на маркетинг, а про учет забыла
Мы начинали с маленького офиса в подвальном помещении в Благовещенске, где работало всего два человека: я и моя сотрудница. Сейчас у нас работает уже четыре офиса продаж. Головной — Москве, еще два в Благовещенске, и один — в Тынде. В команде работает примерно 22 человека. С каждым годом мы наращиваем обороты.
Но, несмотря на это, в компании были определенные проблемы. С самого начала я делала основной акцент на маркетинг и продажи, вкладывала в это направление много денег.
Я думала, это топовый сегмент. При этом я не делала ставку на финансовый учет и цифры, а зря.
Я поняла свою ошибку, когда переехала в Москву год назад. Мы вышли на другой уровень и стало ясно, что без четких финансовых показателей бизнес развиваться не может: у нас возникали кассовые разрывы, а один офис «кормил» другой, потому что второй не вытягивал планы продаж и не окупал себя.
В декабре 2018 года я попала на выступление Александра Афанасьева. После него я задумалась: «Что я упустила и как же сразу не поняла, что самое главное в компании — грамотный финансовый учет?»
Провели аудит и поняли, что отчасти работали в минус
После Нового года я обратилась в «Нескучные финансы». Ребята предложили помощь, я согласилась. Мы начали работать с финдиректором Дмитрием Фурье. Мы начали с аудита и разделили бизнес на направления: туроператорская деятельность, турагентская деятельность, бронирование отелей, продажа авиа- и ЖД билетов, авторские туры и оформление виз.
Мы посчитали, сколько прибыли приносит каждое из направлений и поняли, что выгодно будет перестать заниматься оформлением виз. У этого направления была очень низкая маржинальность.
Мы не только не получали с него прибыль, но и еще, как выяснилось, работали в минус. Когда мы отказались от оформления виз, мы только выиграли, потому что перестали вкладывать в это свои силы и деньги.
Почему мы раньше не поняли, что это направление убыточное? Могу по своему опыту сказать, что руководители не всегда понимают, что приносит прибыль, а что — убыток. Для этого им и нужен грамотный управленческий учет.
Научились признавать выручку и изменили план продаж
Помимо аудита направлений, мы начали заполнять ДДС, недавно собрали ОПиУ и уже перешли к Балансу. С помощью отчетов мы увидели одну важную проблему, которая давно существовала в компании. Мы неправильно признавали выручку.
Бывает так, что в кассе у собственника много денег — а компания, на самом деле, убыточная или работает в ноль. Почему это происходит? Все просто: в кассу поступает предоплата за определенные услуги (например, люди заранее оплачивают путевки на летний отдых), а сами услуги еще не были оказаны.
И вот тут собственников поджидает ловушка: можно решить, что, раз деньги заплачены, их нужно пустить в оборот. Это и есть неправильное признание выручки. Подсказка: деньги станут вашими только тогда, когда услуга, за которую заплатил клиент, оказана в полном объеме. До этого момента вы просто храните на своем счету предоплату — и не можете на нее рассчитывать.
У нас до введения учета правильно признавать выручку не получалось. И я поняла, почему. Мы абсолютно неправильно ставили планы продаж менеджерам и, кроме того, неправильно считали прибыль. В туризме это работает так: люди покупают путевки в апреле, а улетают, скажем, в июле. Мы раньше сразу записывали всю выручку в апрель, выделяли из нее прибыль, тратили ее и вроде как были молодцами. Естественно, у нас случались кассовые разрывы.
Поняла, что тратила деньги нерационально
Спустя четыре месяца работы я поняла, какой была транжирой. Наверное, это мой огромный минус, как руководителя. Я поняла, что нужно уметь ужимать свои «хотелки» и относиться к тратам рациональнее. Вкладывать деньги нужно только в то, что принесет в дальнейшем прибыль.
Также я осознала, что нужно относиться к цифрам с должным вниманием и правильно вести отчетность — а не просто записывать все данные время от времени в Excel.
Кстати, лично я сама отчетами не занимаюсь. Я делегировала эту обязанность более опытным сотрудникам, а сама время от времени просматриваю цифры.
Теперь, когда я начала относиться к бизнесу более осознанно, я вижу точки роста компании и знаю, откуда могу получить дополнительных клиентов и прибыль. С тех пор, как мы начали работать с «Нескучными», вся работа нашей компании перевернулась — в хорошем смысле — с ног на голову.
