06 апреля 2023
Кейсы

Накопительная смета:
как мы взяли сроки проектов
под контроль

Компания по ремонту квартир «Как на картинке» жила вроде неплохо: создавала дизайн-проекты, потом претворяла их в жизнь, что-то зарабатывала и даже выводила дивиденды. Правда, собственников смущало, что прибыль вроде есть, а как надо расплачиваться с подрядчиками — денег нет. Почему так происходит и как выйти из регулярных кассовых разрывов, руководители компании не понимали.

На помощь пришли Нескучные и приняли нестандартное для владельцев решение — закрывать работы ежемесячно. Даже если покрасили стены не во всей квартире, а только в одной комнате — ну-с, вот акт, будьте добры, подпишите.

Чтобы реализовать задумку, финдир разработал и внедрил специальный отчет — накопительную смету. Рассказываем, что это за зверь и как благодаря новому подходу удалось уменьшить кассовые разрывы, узнать чистую прибыль компании и принять решения по развитию бизнеса.

Слово — финдиру.

«Как на картинке» — выдуманное название. Мы его используем, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. А вот история — реальная.

Объяснили, что аванс ≠ выручка…

Когда собственники «Как на картинке» обратились в Нескучные, они даже не представляли, сколько прибыли приносит их бизнес. Я собрала экспресс-баланс и увидела, что обязательств у компании больше, чем активов. А всё потому, что владельцы распоряжались авансами клиентов, как будто деньги уже их. Вот как они размышляли ↓

Мы подписали договор с клиентом на ремонт двушки. Стоимость работы для заказчика — 4 млн ₽, из них бригаде нужно заплатить 3 млн ₽, а оставшийся 1 млн ₽ — прибыль компании.

В начале ремонта клиент внес аванс — 20% от стоимости договора, или 800 тыс. ₽. Так как большую часть денег мы получим от него позднее, то нам будет чем расплатиться с бригадой, а значит, аванс можно с чистой совестью тратить.

Важно помнить, что аванс — это еще не выручка и не деньги компании. Пока клиент не подписал акт, он может в любой момент вернуть деньги за еще не выполненные работы. Например, если решит приостановить ремонт, поменять бригаду или потребовать скидку за плохо положенную плитку.

Пс-с… У нас есть статья на эту тему: Бизнес живет за счет авансов. Как выйти из этого порочного круга?

… и почему нельзя растягивать сроки проектов

Еще одной ошибкой собственников было не следить за сроками проектов. Если бригада работает по плану и подписывает акты вовремя — всё хорошо. Но бывает и по-другому: что нужно было сделать за 1,5 месяца, растягивается на все 3, а значит, новые деньги поступят на счет компании позже. При этом «Как на картинке» нужно каждый месяц оплачивать постоянные административные и коммерческие расходы: аренду, зарплату сотрудникам, рекламу и маркетинг.

Когда проектов в компании много и новые авансы поступают регулярно — проблему можно и не заметить. А вот во время кризисов и снижения продаж такая ситуация становится критичной: деньги не поступают, платить нечем — в результате кассовый разрыв.

Наглядная иллюстрация, как прибыль зависит от срока проекта. Чем он дольше длится, тем меньше компания заработает

Приняли решение закрывать работы ежемесячно

Сложность в том, что в строительстве выручку обычно признают нерегулярно, по мере завершения работ по каждому этапу. В результате в один месяц компания может сдать сразу несколько этапов проектов и заработать 10 млн ₽, а в другой — не подписать ни один акт и ничего не заработать. 

Получается, что «Как на картинке» жили в постоянной неопределенности: то ли будет прибыль, то ли нет — не угадаешь. Более того, сколько в принципе прибыли приносит бизнес — тайна за семью печатями.

Чтобы разобраться, что происходит в компании, мы приняли нестандартное для собственников решение — закрывать работы и признавать выручку ежемесячно. Это значит, что каждый месяц подрядчики оценивают, что сделали, и подписывают с клиентами соответствующие акты. Так выручка стала более равномерная и прогнозируемая.

Стали использовать накопительную смету

Разобравшись с выручкой, мы задумались, как оптимально отслеживать работы по проектам. И тут нам на помощь пришла накопительная смета. В ней видно:

  • какие работы бригада уже закончила, а что планирует сделать в следующем месяце; 
  • какую часть аванса клиента мы уже отработали;
  • сколько должны заплатить подрядчику. 

Все разложено по полочкам. 

Благодаря накопительной смете ни одно, даже маленькое, действие, например по расшивке швов между перегородками, не останется неучтенным. Можете воспользоваться нашим шаблоном

Вот как это работает.

Шаг 1. Составляем смету проекта. Как только мы подписали договор с клиентом, сметчик вносит в документ все работы: что мы должны сделать и в каком объеме, сколько нам заплатит за это клиент и сколько мы должны отдать подрядчику.

Шаг 2. Составляем план. Подрядчик, он же руководитель проекта, расписывает, что будет делать в ближайшие 1–2 месяца. На этом этапе мы можем оценить, какую выручку в конце месяца получим и какие у нас будут расходы.

Шаг 3. Заполняем факт. В конце каждой недели руководитель проекта указывает в смете выполненные работы. А в конце месяца мы видим, что из запланированного удалось сделать. На этом этапе легко заметить, если мы где-то отстаем — и принять необходимые меры. Например, если задерживаемся, потому что заказчик вовремя не купил материалы, можем заранее продлить договор, чтобы не попасть под штрафы.

Шаг 4. Подписываем акт выполненных работ и признаём выручку. Дальше сметчик составляет два акта: один для заказчика, который принимает работы, другой — для подрядчика, который сдает нам работы. Компания признаёт выручку и расплачивается с бригадой.

Признаюсь, начать работать по новым правилам было непросто: руководители проектов иногда забывали заполнить сметы, им приходилось следить за сроками и вовремя подписывать акты с клиентами. Поэтому мы взяли в команду руководителя отдела производства, который помогает обновлять сметы, контролирует дедлайны и анализирует отчеты.

Чтобы увидеть картину всего бизнеса, мы соединили информацию из всех смет в одном документе — плане производства. Теперь собственники точно знают, сколько денег приносит компания.

Поняли, как собственникам развивать бизнес

Когда мы начали признавать выручку ежемесячно, поток денег увеличился и кассовые разрывы стали случаться реже.

Но что еще важно: мы увидели реальный результат «Как на картинке», и собственники сделали для себя несколько открытий — не все из них были приятными.

Открытие 1. В компании есть проекты, которые не приносят прибыль. Оказалось, что из 30 ремонтов 10 уже почти завершены, и прибыль они практически не генерируют. При этом у собственников было ощущение, что проектов много, команда загружена и новые договоры заключать нельзя. Ан нет, можно и нужно.

Открытие 2. В направлении ремонтов рентабельность чистой прибыли — 5%. То есть с каждых полученных от клиента 100 рублей собственникам остается только 5 рублей прибыли. Это мало. 

Мы обсудили два возможных пути повысить рентабельность: сократить расходы или увеличить доходы. В результате собственники решили сосредоточиться на втором варианте за счет большего количества проектов.

Открытие 3. Чтобы увеличить количество проектов, нужно эффективнее предлагать услуги дизайнеров. Собственники посчитали, что 9 клиентов из 10, которые заказывали дизайн, остаются делать с ними и ремонт. Поэтому «Как на картинке» наняли в команду еще двух дизайнеров и теперь стараются заключать больше договоров на эту услугу. 

Поможем с признанием выручки и кассовыми разрывами

В этой истории финдиректор Нескучных помог строительной компании уменьшить кассовые разрывы, настроить ежемесячное признание выручки и контроль за сроками проектов. Поможем мы и другим бизнесам: торговым компаниям, производствам, онлайн-школам и стоматологиям. Вот что мы уже делали:

Со всеми компаниями работаем удаленно, онлайн, поэтому город не важен. 

Везде финдиректор наводит порядок в финансах бизнеса, внедряет отчеты и финансовое планирование, а если нужно — помогает навести порядок в запасах и придумать, как автоматизировать закупки, в общем, делает всё, чтобы вместе с собственником увеличивать прибыль бизнеса.

Вы можете подробнее узнать о работе финансового директора и о том, как он может помочь именно вашей компании: на аутсорсе или попроектно. Для этого запишитесь к нам на онлайн-консультацию ↓

Экскурсия по аутсорсу финучета
Онлайн-встреча о технологии «Нескучных» для вашей компании. Чем мы можем помочь, в какие сроки и сколько это будет стоить.
#выручка #кассовый разрыв #планирование #планирование выручки #строительство
Опубликовано: 06.04.23 Просмотров: 990
Бесплатно
Барсетка: 16 шаблонов для финучета
Бесплатно
Управленка: курс по финансам
Бесплатно
Деньги под контролем: курс по ДДС
Бесплатно
Мини-книга: ДДС, ОПиУ, Баланс