Воинский учет в организации: как начать вести и выбрать программу для автоматизации

Организации ведут воинский учет военнообязанных сотрудников для одной цели — отчитаться перед государством. Чтобы облегчить этот процесс, снизить количество ошибок и избежать штрафов, бизнес может использовать программы для автоматизации воинского учета.

Юлия Данилова, специалист по воинскому учету Нескучных финансов, рассказывает, кто обязан вести воинский учет в организации, как его организовать и чем отличаются программы для ведения воинского учета 1С:ЗУП и Saby.

Содержание

Воинский учет: что это, какие законы регулируют

Кто ведет воинский учет в организации

Кто подлежит воинскому учету

Как организовать воинский учет в организации: 6 шагов

Программы для воинского учета в организации: какие бывают, чем отличаются

Как выбрать программу для воинского учета, на что смотреть

Программы воинского учета кадров в компаниях: частые вопросы собственников

Программы воинского учета кадров в компаниях: в двух словах

Поможем оптимизировать расходы на ФОТ

Воинский учет: что это, какие законы регулируют

Воинский учет — система, с помощью которой государство отслеживает военнообязанных граждан. Это как перепись всех военнообязанных, которую ведут для призыва:

• на срочную службу;

• на военные сборы;

• по мобилизации.

Воинский учет регулируют несколько нормативно-правовых актов ↓

Нормативно-правовой акт	Что описывает
Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях	Как вести воинский учет в организациях — какие документы оформлять, как работать с военкоматом, что проверять у сотрудников
Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе»	Кто, как и когда подлежит призыву на срочную службу, как проходит служба в армии, кто обязан вести воинский учет, какие обязанности есть у военнообязанных и организаций
Положение о воинском учете	Как вести воинский учет военкоматам и организациям
Инструкция по воинскому учету	Как вести воинский учет в организациях. Это более детальный документ, который описывает правила оформления карточек сотрудников и других документов
Федеральный закон «Об обороне»	Как государство выстраивает оборону в мирное и военное время
Федеральный закон «О мобилизационной подготовке и мобилизации»	Как государство, организации и граждане должны готовиться и действовать во время мобилизации

Чтобы получать данные о военнообязанных, государство требует от бизнеса вести воинский учет. При этом вести его обязан почти весь бизнес ↓

Не обязаны вести воинский учет	Обязаны вести воинский учет
ИП с сотрудниками или без сотрудников	Все организации — ООО, АО, хозяйственные товарищества, производственные кооперативы

↑ Все организации обязаны вести воинский учет. Исключение — ИП. Предприниматели организациями не являются, поэтому вести воинский учет не обязаны

Кто ведет воинский учет в организации

Воинский учет в организации обязаны вести два человека:

• руководитель организации — например, гендир, управляющий партнер товарищества или председатель кооператива;

• ответственный сотрудник — один или несколько кадровиков, которых бизнес назначил вести воинский учет.

Количество сотрудников, которых нужно нанять для ведения воинского учета, зависит от того, сколько военнообязанных работает в штате ↓

Количество военнообязанных в штате	Сколько нужно специалистов, чтобы вести воинский учет
До 499 человек	Один сотрудник, который ведет воинский учет по совместительству
От 500 до 1999 человек	Один сотрудник
От 2000 до 3999 человек	Два сотрудника
Каждые следующие 3000 человек — например от 4000 до 6999, и так далее	Один дополнительный сотрудник на каждые следующие 3000 человек

Кто подлежит воинскому учету

Вести воинский учет в организации бизнес обязан в отношении двух групп сотрудников, которые работают по трудовому договору — призывников и военнообязанных ↓

Призывники. Мужчины от 18 до 30 лет, которые подлежат призыву на срочную службу. Проще говоря, это сотрудники, которые должны отслужить в армии, но еще не успели этого сделать.

Военнообязанные. Граждане, пребывающие в запасе ВС РФ:

• зачисленные в запас после срочной службы — те, кто отслужил по призыву;

• не служившие в армии — получившие освобождение от службы по категории годности «В», либо получившие справку взамен военного билета;

• выпускники военных вузов и военных кафедр;

• прошедшие альтернативную гражданскую службу;

• женщины с военно-учетными специальностями — врачи, программисты и так далее.

А еще есть те, кто не подлежит воинскому учету в организациях. К таким сотрудникам относят:

• проходящих военную службу — кого призвали на срочную службу, по мобилизации; 

• проходящих альтернативную гражданскую службу;

• женщин без военно-учетных специальностей;

• достигших предельного возраста пребывания в запасе — кого отправили в отставку из-за возраста;

• работающих за пределами РФ больше полугода;

• признанных негодными для военной службы — получившие категорию годности «Д».

Как организовать воинский учет в организации: 6 шагов

Организовать воинский учет в организации помогут Методические рекомендации Минобороны — весь путь займет шесть шагов ↓

Шаг 1. Издать приказ об организации воинского учета граждан, пребывающих в запасе. В приказе зафиксировать:

• ответственного сотрудника, который будет вести воинский учет;

• сотрудника, который будет подменять ответственного, когда тот будет отсутствовать на работе.

Вот как выглядит шаблон такого приказа ↓

↑ Шаблон приказа об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе

Шаг 2. Подготовить формы документов и журналов. Для ведения воинского учета нужны самые разные документы, среди которых:

• журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе ВС РФ;

• план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе, и другие формы.

Шаг 3. Поставить организацию на учет в военкомате. Для этого сотрудник, который ведет воинский учет:

1. Идет за регистрационным номером для постановки на воинский учет организации в администрацию муниципалитета, на территории которого зарегистрирована компания. Например, если бизнес зарегистрирован в Центральном районе города Челябинска, идти за номером нужно в администрацию этого района.

2. Идет в военкомат, в который подает такой пакет документов: копии учредительных документов организации, карточку организации — по форме №18, приказ об организации воинского учета и план работы по воинскому учету.

Шаг 4. Завести карточки воинского учета по форме 10 на каждого военнообязанного сотрудника. В карточку вносят:

• личные данные сотрудника — ФИО, дату рождения, адрес места жительства, состав семьи и т.д.;

• сведения о воинском учёте — категорию запаса, воинское звание и т.д.;

• сведения о приеме на работу, увольнении и переводе — должность на которую принят или переведен, дата приказа и т.д.

Шаг 5. Организовать картотеку. Для этого распределить карточки сотрудников на четыре раздела:

• Раздел 1. Личные карточки на офицеров запаса.

• Раздел 2. Личные карточки на солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса.

• Раздел 3. Личные карточки на военнообязанных запаса женского пола.

• Раздел 4. Личные карточки на призывников.

Когда все карточки распределили по разделам, далее их сортируют уже внутри — по алфавиту.

Шаг 6. Обновлять данные, сообщать об изменении данных военкомату. Для этого:

→ Проводить сверки данных не реже раза в год. Военкомат назначит дату и время, к которым нужно обновить данные и принести карточки для сверки.

→ Вносить в карточку изменения, если данные сотрудника изменились. Сообщать о таких изменениях в военкомат нужно не позднее 5 календарных дней. Например, если военнообязанный работник поменял адрес регистрации — организация обязана сообщить об этом в военкомат.

→ Сообщать в военкомат о новых и уволенных сотрудниках, которые подлежат воинскому учету. Общий срок — в течение 5 дней после приема на работу или увольнения, используя приложение N 9 Методических рекомендаций.

Программы для воинского учета в организации: какие бывают, чем отличаются

Обычно для ведения воинского учета бизнес выбирает программы, в которых уже ведет учет кадров. Самые популярные из них — 1С:ЗУП и Saby. 

1С:ЗУП

1С:Зарплата и управление персоналом — популярная программа для кадрового учета, которая включает множество отчетов и форм для ведения воинского учета. Среди плюсов и минусов программы выделяют такие ↓

Плюсы:

• Простой интерфейс — поля для заполнения данных подписаны, понятно, что в них вносить.

• Доступность форм воинского учета — заполнять и редактировать формы можно прямо в программе — как онлайн, так и оффлайн.

Минусы:

• Сложно обновлять формы документов — чтобы подгрузить в программу новые формы, нужно привлекать специалиста по 1С.

↑ Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету, в 1С

Saby

Saby — система для автоматизации бизнеса, которая позволяет вести как кадровый, так и воинский учет. По функционалу система схожа с 1С:ЗУП, но имеет свои плюсы и минусы ↓

Плюсы:

• Формы документов обновляются автоматически — не нужно следить за актуальностью форм воинского учета.

Минусы:

• Сложный интерфейс — не всегда интуитивно понятно, какую часть формы нужно заполнять.

↑ Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету, в Saby

Как выбрать программу для воинского учета, на что смотреть

Выбирая программу для ведения воинского учета в организации, бизнес может оценить решения по двум параметрам ↓

Простота внесения данных. Чем проще и понятнее интерфейс программы, тем меньше ошибок совершит специалист по ведению воинского учета.

База форм и отчетов. Программа для ведения воинского учета должна включать все формы отчетов, которые военкомат может потребовать от организации. А еще эти формы должны регулярно обновлять — чтобы бизнес смог отчитаться перед военкоматом, учесть последние требования закона.

Программы воинского учета кадров в компаниях: частые вопросы собственников

Кто контролирует ведение воинского учета в организациях?

Фактически, это руководитель организации и военкомат:

• руководитель организации — контролирует воинский учет внутри. Проверяет, заполнены ли журналы и формы, отправлены ли отчеты в военкомат;

• военный комиссариат— контролирует воинский учет снаружи. Следит за тем, как организация ведет учет и вовремя ли сдает необходимые отчеты.

Какие есть штрафы за нарушение правил воинского учета?

Бизнес может получить штраф за нарушение правил воинского учета по пяти административным статьям ↓

Статья 19.38 КоАП. Неоказание содействия военным комиссариатам в их мобилизационной работе при объявлении мобилизации. Ответственных за ведение воинского учета могут оштрафовать от 60 000 до 80 000 ₽, а юридических лиц — от 400 000 до 500 000 ₽.

Статья 19.7 КоАП. Непредставление сведений (информации). Наказание для ответственного за ведение воинского учета — штраф от 300 до 500 ₽, а для юридических лиц — от 3000 до 5000 ₽.

Статья 21.1 КоАП. Непредставление в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет. За это организацию могут оштрафовать на сумму от 350 000 до 400 000 ₽, а ответственного за ведение воинского учета — на сумму от 40 000 до 50 000 ₽.

Статья 21.2 КоАП. Неоповещение граждан о вызове их по повестке военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учет. Ответственные за ведение воинского учета могут получить штраф от 40 000 до 50 000 ₽, а юридические лица — от 350 000 до 400 000 ₽.

Статья 21.4 КоАП. Непредставление сведений, необходимых для ведения воинского учета. В этом случае ответственного за ведение воинского учета могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 ₽.

Программы воинского учета кадров в компаниях: в двух словах

• Воинский учет — система учета, с помощью которой государство отслеживает военнообязанных граждан. Воинский учет обязаны вести все организации, кроме индивидуальных предпринимателей.

• Организации должны вести воинский учет всех военнообязанных и призывников, которые работают по трудовому договору.

•  Организовать воинский учет можно за шесть шагов. Для этого нужно издать приказ об организации воинского учета, подготовить формы документов, поставить организацию на учет в военкомат, завести карточки воинского учета по форме 10, организовать картотеку и время от времени обновлять данные военнообязанных сотрудников.

• Облегчить ведение воинского учета в организации могут помочь программы вроде 1С:ЗУП и Saby — в них можно вести личные карточки военнообязанных и формировать отчеты для военкоматов.

Поможем оптимизировать расходы на ФОТ

Финдиры Нескучных не ведут кадровый или воинский учет, но помогут рассчитать, сколько денег бизнес тратит на фонд оплаты труда, подскажут, можно ли его оптимизировать, а также просчитают на финмодели, какая система мотивации поможет увеличить эффективность сотрудников. Вот как финдиры уже это делали: 

• Как мы исправили просадку по прибыли в 6,5 млн рублей

• Наладили финучет в IT-компании и увеличили прибыль в 2 раза

• Финдир расколдовал проклятую должность — менеджера по закупкам

• Вычислили снабженца-вора, который стоил компании 9,9 млн ₽ в месяц

• Из-за бонусов сотрудники зарабатывали больше гендира. Разобрались!

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы.

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓