Чтобы понимать, почему покупатели возвращают товар и требуют свои денежки обратно, а еще — видеть, сколько реально есть денег в бизнесе, нужно вести учет возвратов в отчете о движении денежных средств (ДДС). Как это делать правильно, рассказываем в статье
Содержание
Что такое возвраты, выбытия и поступления
Учет возвратов в ДДС: как отразить
Почему учет возвратов ведут в ДДС
Бизнес возвращает деньги покупателям или клиентам: как отразить в ДДС
Бизнес возвращает товар поставщикам и получает обратно деньги: как отразить в ДДС
Учет возвратов в ДДС: в двух словах
Поможем с денежными движениями
Что такое возвраты, выбытия и поступления
Перед тем как перейти к учету возвратов в ДДС, разберемся с основными терминами ↓
Возвраты — это финансовые операции, при которых покупатель отказывается от отгруженного товара и просит вернуть за него деньги.
Возвраты товаров случаются по разным причинам, например, когда не устроили:
- качество товара — срок годности истек или товар повредился во время доставки;
- количество — товара пришло больше или меньше, чем заказывали;
- номенклатура — заказали один вид товара, а поставщик прислал другой: не тот цвет, артикул, размер и так далее.
Дальше понадобится еще щепотка терминов: поступления, выбытия, виды деятельности и статьи. Все они связаны с отчетом ДДС.
Поступления в ДДС — это все деньги, которые приходят на счет бизнеса, например, доходы от продаж, услуг или начисления процентов по вкладу в банке.
Выбытия в ДДС — это все деньги, которые уходят со счета бизнеса, например, покупка сырья, оплата налогов или выплата зарплат.
Виды деятельности в ДДС — это разделы отчета с разбивкой поступлений и выбытий по трем категориям:
- Операционная деятельность — все, что связано с основной деятельностью бизнеса: поступления от клиентов, закупка товара, аренда склада, зарплаты, налоги и так далее. Это то, что бизнес делает ежедневно, чтобы зарабатывать.
- Финансовая деятельность — это все кредиты, полученные займы, вклады и выплата дивидендов собственнику.
- Инвестиционная деятельность — это вложения денег, которые могут принести прибыль: выдача займов, покупка оборудования, недвижимости или акций других компаний.
Разбивка по видам деятельности в ДДС нужна, чтобы видеть, откуда приходят деньги и на что бизнес их тратит. Например, если операционная деятельность в плюсе, то у компании есть деньги, чтобы платить по счетам и развиваться.
Статьи в ДДС — это более детализированная разбивка операций, с указанием причины поступлений или выбытий. Например, для операции «Оплаты транспортным компаниям и курьерским службам за перевозку товаров до точек и документов поставщикам» подойдет статья «Транспортные услуги».
Теперь, когда разобрались со всеми терминами, можем показать, как именно возвраты отражаются в ДДС ↓
Учет возвратов в ДДС: как отразить
Все возвраты заносят в отчет о движении денежных средств, или ДДС, который выглядит так ↓
Скачать бесплатный шаблон ДДС можно здесь ↓
Почему учет возвратов ведут в ДДС
Возвраты учитывают в ДДС по двум причинам: чтобы увидеть реальную картину по движению денег и анализировать возвраты ↓
✔️ Причина 1. Увидеть реальную картину по движению денег в бизнесе. Чтобы понимать, когда бизнес возвращает деньги, например, покупателям, и когда бизнесу возвращают деньги, например, поставщики. И уже на основании этого принимать более взвешенные управленческие решения о расходах и финансировании.
✔️ Причина 2. Анализировать возвраты. Чтобы следить, почему идут возвраты, какова их доля от всех продаж и как эту долю уменьшить. Например, вовремя поменять ассортимент или поставщика, внедрить контроль качества и так далее.
Если же забить на учет возвратов и не отражать их в ДДС, это приведет к трем последствиям:
- ❌ ДДС будет показывать один остаток денег, а выписка из банка — другую сумму. В итоге легко будет ошибиться с планированием, бюджетированием и пониманием, а сколько вообще денег у нас есть?
- ❌ При сверке с контрагентами могут быть расхождения: бизнесу говорят, что он должен вернуть 50 000 ₽, а он не вел учет и думает, что должен 25 000 ₽, — кому верить? Тут легко поссориться с контрагентами и получить кассовые разрывы.
- ❌ Неправильный подсчет налоговой базы по упрощенке. Есть риск не учесть возвраты и неправильно заплатить налоги: больше или меньше.
Дальше разберем подробно, как отражать возвраты в ДДС: в случаях, когда бизнес возвращает деньги покупателям и когда деньги возвращают ему, например, поставщики.
Бизнес возвращает деньги покупателям или клиентам: как отразить в ДДС
Возврат денег покупателю отражают в ДДС по операционной деятельности, потому что продажа товаров или оказание услуг — это основная деятельность бизнеса.
Возврат проводят по статье «Возвраты покупателям» или «Возвраты клиентам» и отмечают операцию знаком «минус» — как выбытие, потому что деньги уходят со счета. Вот как это выглядит:
↑ Такой учет используют, если покупка и возврат были как в одном периоде, так и в разных отчетных периодах.
Три частые причины возврата товаров
— Изменились условия договора. Например, покупатель заказал партию плюшевых мишек и заплатил 1 млн ₽. Но понял, что столько — перебор. Договор переподписали: мишек нужно уже на 700 000 ₽, а значит, 300 000 ₽ нужно вернуть обратно.
— Покупатель оплатил товар по ошибке. Например, купил одну бочку, а заплатил как за две. А когда увидел, что все напутал, попросил вернуть часть денег.
— Гарантийный случай. Например, пылесос сгорел через три дня после покупки, или натяжной потолок провис через неделю после монтажа.
Здесь смотрят, является ли ситуация гарантийным случаем. Если да, предлагается два решения: ремонт за счет продавца либо возврат денег.
Бизнес возвращает товар поставщикам и получает обратно деньги: как отразить в ДДС
Возвраты от поставщиков в ДДС — это операции, которые появляются, когда компания возвращает поставщику товары или материалы и получает обратно свои деньги. Например, когда:
- Условия договора изменились. Допустим, аванс перечислили, но передумали брать товар или решили не работать с поставщиком, — тот возвращает аванс.
- Перевод ушел из-за ошибки. Например, случайно заплатили два раза за одну и ту же партию товара. Тогда ошибочный платеж возвращают.
- Гарантийные обязательства. В этом случае бизнес может выбрать: гарантийный ремонт или возврат денег.
Когда бизнес возвращает товары, материалы или оборудование поставщикам и получает обратно свои деньги, операцию отражают в ДДС. Параметры такие:
| Возврат денег от поставщика | |
| Тип операции | Поступление, потому что деньги приходят на счет |
| Вид деятельности | Операционная, потому что такие возвраты напрямую влияют на работу бизнеса и денежный поток |
| Статья | «Возврат от поставщиков» |
В ДДС операция будет выглядеть так ↓
Учет возвратов в ДДС: в двух словах
- Учет возвратов ведут в ДДС, чтобы знать, сколько реально денег есть в бизнесе. А еще — чтобы анализировать причины возвратов и вовремя принимать правильные решения: менять ассортимент, поставщиков, внедрять контроль качества и так далее.
- Если не вести учет возвратов, есть риск запутаться. например, остаток денег по отчетам не будет совпадать с деньгами на расчетном счету; сверки с контрагентами могут не сходиться, а в подсчет налоговой базы закрадутся ошибки.
- Возвраты покупателям — это когда бизнес возвращает деньги — их оформляют как выбытие по операционному виду деятельности и по статье «Возвраты покупателям» или «Возвраты клиентам». А сумму выбытия указывают со знаком «минус».
- Возвраты от поставщиков — это когда бизнесу возвращают деньги, например, поставщики — оформляют как поступление по операционному виду деятельности и по статье «Возврат от поставщиков» в операционной деятельности. Сумму поступления указывают со знаком «плюс».
Поможем с денежными движениями
Финдиры НФ знают, как настроить финансовый учет в компании, найти, где лежат деньги и как разобраться с долгами. Вот лишь некоторые примеры их работы:
Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологий до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.
Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓
Увидите, где вы теряете до 40% прибыли
Бесплатная онлайн-встреча с финансовым директором для предпринимателей
✔️ Готово: ваша заявка на онлайн-встречу с финдиром принята!
В течение рабочего дня позвоним вам, чтобы уточнить детали и подобрать удобное для встречи время. Если не дозвонимся, то напишем в мессенджеры и на почту.
