Отчет о прибылях и убытках: как составить и анализировать

Отчет о прибылях и убытках, он же ОПиУ, он же отчет о финансовых результатах, он же Pnl, он же Profit and Loss statement, — один из главных управленческих отчетов, который помогает увидеть структуру доходов и расходов компании и оценить эффективность работы.

Содержание

Для чего нужен ОПиУ

Как составить отчет о прибылях и убытках

Анализ отчета о прибылях и убытках

Где вести отчет ОПиУ

ОПиУ: частые вопросы собственников

ОПиУ: в двух словах

Поможем собрать ОПиУ и наладить управленческий учет в целом

Для чего нужен ОПиУ

ОПиУ, или отчет о прибылях и убытках, — это отчет, который показывает финансовый результат компании за период. Другими словами, сколько бизнес заработал и потратил. ОПиУ помогает узнать:

• сколько компания заработала на самом деле;

• какие расходы преобладают;

• какая рентабельность у бизнеса в целом и у разных направлений;

• когда бизнес выйдет на точку безубыточности и какой есть запас прочности;

• хватит ли прибыли, чтобы выплатить дивиденды и отложить на развитие.
  

Отчет о прибылях и убытках нужен, чтобы найти рычаги для управления прибылью: например, понять, куда утекают деньги, и пересмотреть структуру расходов. Или разобраться, почему компания работает-работает, а денег нет. 

→ Читать в Газете Нескучных:

• Как внедрить управленческий учет

• Финансовое управление: как выстроить бизнес-процессы в учете
  

Как составить отчет о прибылях и убытках

Теперь разберем, как составить ОПиУ. Сначала нам понадобится шаблон — его можно скачать бесплатно из барсетки Нескучных.

[FORM PRESET="H" - "Барсетка шаблонов" /]

Вам нужен шаблон отчета о прибылях и убытках. Но и другие тоже пригодятся

Теперь важное правило: ОПиУ собирается без НДС, то есть выручка и расходы полностью очищаются от НДС.

Дальше рассказываем по шагам, что нужно делать. 

Шаг 1. Определить выручку. Здесь нужно знать главное правило: выручка и деньги в кассе — это разные вещи. Выручку считают по выполненным обязательствам. Разберем на примере:

• Получили на счет оплату за поставку товара → это не выручка.

• Отгрузили товар и получили акт приемки-передачи → это выручка. При этом деньги могут как поступить на счет, как и быть дебиторкой.
  

То есть чтобы внести данные в раздел с выручкой, нужно, чтобы компания выполнила свои обязательства и получила подтверждающие документы. Цифры из этих документов и переносят в ОПиУ. 

Подробнее о методах признания доходов (и расходов) — в отдельной статье.

Шаг 2. Указать выручку по направлениям и точкам. Выручка в ОПиУ разбивается по направлениям или торговым точкам — например, выручка от продажи джинсовой одежды и выручка от школьной формы. Или выручка кофейни № 1 и кофейни № 2. 

В нашем примере выручка разделяется по направлениям и торговым точкам:

Если формат бизнеса предполагает возвраты от клиентов, их также важно указать в разделе «Выручка». Это нужно, чтобы не исказить финансовый результат, потому что возвраты могут сильно уменьшать итоговую сумму выручки. 

Плюс так удобно отслеживать, у каких товаров и по каким направлениям какой процент возврата — и влиять на него.

Шаг 3. Определить статьи расходов и вид их группировки. После блока с выручкой в ОПиУ идет большой раздел с расходами. У каждой компании эти расходы свои, поэтому, прежде чем заполнять этот раздел, нужно составить справочник статей и сгруппировать расходы. Для этого в отдельной вкладке расписывают: 

• какие у компании есть расходы — например, аренда офиса, зарплата бухгалтера. Статьи должны прописываться под вашу компанию, а не быть общими, из интернета. Также нужно учитывать, что статьи могут дублироваться по наименованию, но относиться к разным направлениям; 

• к какому виду эти расходы относятся — прямые и косвенные, переменные и постоянные, а еще производственные, административные и коммерческие. Подробнее о видах группировки расходов — в статье «Переменные и постоянные затраты: в чём разница и как считать»;

• источник информации — откуда взять цифры по этой статье. Источниками информации для управленческого ОПиУ могут быть зарплатная ведомость, отчет «Доходы и расходы» из 1C, отчеты по учету основных средств, сделок и финансовой деятельности, ДДС, учет налогов и прочие операционные отчеты конкретно вашего бизнеса;

• описание статьи — что именно в нее входит. Например, в фонд оплаты труда производственного персонала входят зарплаты технолога, мастера, помощника мастера, НДФЛ и отчисления в соцфонды.
  

В нашем примере это выглядит так:

Шаг 4. Заполнить расходы. Теперь, когда собрали статьи расходов и сгруппировали их, осталось заполнить цифры — их берем из источников информации, которые мы также определили выше. В нашем примере расходы разделили следующим образом.

Производственные расходы, в которые входят:

• Прямые переменные — напрямую связаны с процессом производства. Например, расходы на сырье.

• Прямые постоянные — относятся к производству и реализации товаров или оказанию услуг, но не меняются в зависимости от объемов. Например, оклад продавцов торговых точек. 
  

Общепроизводственные — связаны с обслуживанием основной деятельности компании. Например, аренда производственного помещения.

Коммерческие расходы, в которые входят:

• Административные — не связаны с производством напрямую, а нужны для обслуживания компании в целом и управления ей. Например, зарплата административного персонала.

• Коммерческие — связаны с продажей и маркетингом товаров и услуг. Например, оплата подписки на сервисы рекламной аналитики.
  

Подробнее о расходах в ОПиУ в статье «Как лучше делить расходы в ОПиУ и почему?»

В раздел с расходами ОПиУ не вносят инвестиционные расходы — покупку автомобиля, станков и оборудования, склада и офиса и даже мебели. Всем этим компания будет пользоваться долгое время, поэтому разовым расходом такие покупки не считаются. Станки станут основными средствами бизнеса и пойдут в раздел «Амортизация».

Кроме этого, в расходах не должно быть дивидендов собственнику. Эти деньги выплачиваются из чистой прибыли и к операционной деятельности компании не относятся.

Шаг 5. Указать доходы и расходы ниже EBITDA. Чтобы узнать размер чистой прибыли, нужно указать дополнительные доходы и расходы, которые в ОПиУ идут ниже операционной прибыли, или EBITDA. 

К таким доходам обычно относятся пересчет разницы курса и прочие поступления — проценты по депозитам, деньги от сдачи в аренду помещения и всё то, что не связано с основной деятельностью.

К расходам ниже EBITDA относятся:

• налог на прибыль — по вашей системе налогообложения;

• амортизация — для ее расчета стоимость оборудования делят на период использования и вносят в каждый месяц. Подробнее мы рассказали в статье «Почему считать амортизацию — это обязательно»;

• пересчет разницы курса валюты;

• прочие расходы. 
  

После этого можно увидеть размер чистой прибыли компании и принять решение, как ее распределить, например, направить в разные накопительные фонды и выплатить дивиденды.

Шаг 6. Назначить ответственных за ОПиУ. Отчет о прибылях и убытках составляют каждый месяц в определенную дату, а затем группируют в сводный годовой отчет. Чтобы всё работало, нужно назначить дату  готовности всех данных по операционным отчетам, которые используют для ОПиУ,  сотрудника, который будет это делать. 

Также важно утвердить регламент — инструкцию, как работать с ОПиУ, откуда брать информацию, по каким принципам заполнять. Кроме этого, важно наладить взаимодействие между отделами для сбора информации — например, если часть данных поступает из 1С, нужно договориться с бухгалтерией, чтобы они их предоставляли, а также вовремя собирали документы с контрагентов для корректного закрытия периода. 

Анализ отчета о прибылях и убытках

В отчете о прибылях и убытках по шаблону НФ между разными видами расходов автоматически рассчитываются виды прибыли:

→ Маржинальный доход и рентабельность по маржинальному доходу — разница между выручкой и переменными расходами. Маржинальная прибыль показывает, сколько денег остается у компании после расходов на производство. 

Показатель также оценивают в динамике: смотрят, растет ли от месяца к месяцу, остается на одном уровне или падает. В идеале маржинальный доход должен расти, если он падает, значит, нужно искать причину. Она может быть, например, в слишком высоких переменных расходах или низкой цене на товар. 

Причем если показатель падает в пределах 1–2%, это нормально. Другое дело — если маржинальный доход качает туда-сюда, например на 10% или 15%. В этом случае нужно разбираться: возможно, в компании плохо организован учет, косячат сотрудники или бизнес вообще вышел из-под контроля. 

Также маржинальная прибыль поможет понять, эффективно ли работают отделы закупок, производства и продаж.

Рентабельность же по маржинальному доходу показывает эффективность переменных расходов: чем выше процент, тем лучше. 

Анализ маржинальности: какие товары приносят больше денег

* * *

→ Валовая прибыль и рентабельность валовой прибыли — это выручка минус прямые расходы на производство. Валовая прибыль показывает эффективность работы разных направлений. Дело в том, что у каждого направления свои прямые расходы и своя выручка. Может оказаться, что строительная компания зарабатывает вовсе не на строительстве, а на проектировании, и основное направление уже давно убыточное.

Виды прибыли в бизнесе и их рентабельность

* * *

→ Операционная прибыль, или EBITDA, и рентабельность по операционной прибыли — это выручка минус постоянные и переменные расходы компании. EBITDA показывает, может ли бизнес зарабатывать: если показатель положительный, дела идут хорошо, а если нулевой или отрицательный, компания работает в минус. EBITDA принято смотреть в динамике: растет или не растет. Но в любом случае чем больше EBITDA — тем лучше. 

Что такое EBITDA и зачем она предпринимателю

* * *

→ Чистая прибыль и рентабельность по чистой прибыли —  это выручка минус все расходы компании. Чистая прибыль — это финальный результат работы компании. Если чистая прибыль и рентабельность по ней минусовые — компания ничего не заработала. Но это не означает, что собственник ничего не получил, — если он работает в операционке, у него есть своя зарплата.

Как правильно считать прибыль бизнеса

* * *

Где вести отчет ОПиУ

Если вы только начинаете собирать отчет о прибылях и убытках, удобнее всего пользоваться гугл- или эксель-таблицами. Они более гибкие, чем финансовые сервисы: таблицы можно настраивать и адаптировать под бизнес как угодно. 

Мы любим наш шаблон ОПиУ — он удобный, понятный, и им пользуются наши финдиры в своей работе. А еще — он бесплатный. Скачать можно тут:

[FORM PRESET="H" - "Барсетка шаблонов" /]

Отчет о прибыли и убытках: частые вопросы собственников 

Чем отличается бухгалтерский и управленческий отчет о прибылях и убытках?

Бухгалтерский ОПиУ собирают, чтобы, прежде всего, отчитаться перед контролирующими органами, поэтому форма отчетности строго регламентируется законом. Управленческий ОПиУ компании собирают по желанию и могут адаптировать его под себя и свои потребности.

Управленческий отчет о прибылях и убытках помогает увидеть реальную картину по финансам в компании: сколько бизнес заработал, потратил и какие проблемы у него есть. ОПиУ показывает ключевые финансовые показатели как они есть.

Кто должен вести ОПиУ?

Обычно ОПиУ ведет финансовый менеджер или финансовый директор, но это может делать собственник бизнеса, операционный директор или бухгалтер. 

Отчет о прибыли и убытках: в двух словах

• ОПиУ, или отчет о прибылях и убытках, — это отчет, который показывает финансовый результат компании за период: сколько бизнес заработал и потратил.

• ОПиУ помогает узнать, сколько компания заработала на самом деле, какие у нее расходы, какая рентабельность у разных направлений, есть ли чистая прибыль. 

• Отчет о прибылях и убытках нужен, чтобы найти рычаги для управления прибылью: например, понять, куда утекают деньги, и пересмотреть структуру расходов. 
  

Поможем собрать ОПиУ и наладить управленческий учет в целом

Финдиректора НФ собирают ОПиУ не ради цифр, а чтобы разобраться, куда утекают деньги компании, как выбраться из кассовых разрывов, как зарабатывать больше и наконец-то получать чистую прибыль. 

Вот как обычно работают наши финдиры:

• Как мы вывели компанию из дыры в −5,5 млн ₽

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Избавились от кассовых разрывов и накопили 3 млн ₽

• Навели порядок в запасах и подняли прибыль на 145% за год
  

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓