Бизнес-процессы вместо задач: когда пора менять подход в управлении

Когда компания растёт, управления задачами уже не хватает — нужен более системный подход. Вы когда-нибудь задумывались, чем управление задачами отличается от управления бизнес-процессами? В статье расскажем, когда и как стоит переходить к процессному управлению, какие плюсы и минусы у него есть и как внедрить новый способ работы, чтобы бизнес стал эффективнее.

Содержание

В чём разница между управлением задачами и управлением бизнес-процессами

Пример управления задачами

Пример управления бизнес-процессами

Как понять, что пора переходить от задач к процессам

Какие есть плюсы и минусы у управления бизнес-процессами

Как внедрить процессное управление: пошаговая инструкция

Переход на бизнес-процессы: в двух словах

Поможем с переходом на бизнес-процессы

В чём разница между управлением задачами и управлением бизнес-процессами

Если коротко, то при управлении задачами главное — выполнить конкретные действия для достижения цели. А вот при управлении бизнес-процессами важно, чтобы всё шло по плану: действия повторялись, были чёткими и давали одинаковый результат.

Чтобы точно разобраться в разнице между управлением задачами и бизнес-процессами, мы подготовили таблицу. В ней — все главные отличия.

Пример управления задачами

В компании хотят увеличить продажи на 20% к концу квартала. Для этого ставят цель по SMART — к какому числу надо достигнуть, в каких продуктах и т.д. После этого команда получает задачи: маркетолог запускает рекламные кампании, продавцы работают с текущими клиентами и находят новых. Сами задачи могут варьироваться и поступать разным людям.

Здесь главное — достичь цели к конкретному сроку, и на этом всё.

Пример управления бизнес-процессами

В компании есть регламент для процесса отгрузки товара клиенту — он должен происходить в течение двух дней после оплаты. В этом процессе прописаны все этапы: бухгалтер проверяет оплату, передаёт информацию на склад, а логист организует доставку. 

Здесь главное — чтобы каждый шаг выполнялся одинаково и без отклонений. Тогда товар всегда будет доставляться клиенту вовремя.

Как понять, что пора переходить от задач к процессам

Начнём с простого утверждения: не все компании управляют бизнес-процессами, и это нормально, так как далеко не всем это надо. Но тогда возникают вопросы: для каких компаний бизнес-процессы актуальны и от чего это зависит? Чтобы ответить, разделим компании на три типа:

• Тип 1. «Новички» — управляют задачами, бизнес-процессов нет. Когда компания начинает бизнес, она только ищет свою бизнес-модель. Всё решается через цели и задачи для их достижения, и этого вполне хватает, так как сотрудников не так много, и до всех можно «дотянуться рукой». Бизнес-процессы по большому счёту и не нужны, потому что компания маленькая и всё под контролем.

• Тип 2. «Между двух огней» — поняли, что управление задачами больше не работает, и начали переход к процессам. Когда приходит время масштабировать бизнес, управление задачами уже не работает. Как только появляется команда, появляется необходимость в процессе, а не просто в задачах. Компания начинает строить бизнес-процессы так, чтобы каждый знал свои обязанности и что ему делать. Это переходный этап, когда задачи заменяют на процессы.

• Тип 3. «На опыте» — управляют бизнес-процессами. В компании уже выстроены бизнес-процессы, но их нужно регулярно пересматривать и улучшать. Здесь на помощь приходит аудит бизнес-процессов. Он помогает повысить эффективность бизнеса — через оптимизацию процессов или даже избавление от тех, что уже не работают.

Итак, когда начинать заниматься бизнес-процессами? Как только почувствовали потерю контроля и не понимаете, кто что делает, — пора переходить к управлению процессами. А когда перешли к процессам — тогда уже можно говорить и об их аудите.

Какие есть плюсы и минусы у управления бизнес-процессами

Рассмотрим плюсы и минусы перехода от управления задачами к управлению процессами.

Плюсы управления бизнес-процессами:

• Эффективность и предсказуемость результатов. Бизнес-процессы позволяют действовать чётко и стабильно. Каждый шаг закреплён, ненужные действия исключены, — в итоге команда работает быстрее, а результаты становятся предсказуемыми.

• Меньше зависимости от человеческого фактора. Когда процесс прописан, успех уже не так сильно зависит от отдельных людей. Всё идёт по регламенту, и даже при смене сотрудников рабочий ритм сохраняется.

• Лёгкость масштабирования. Стандартизированные процессы делают рост компании более управляемым. Например, новым сотрудникам не нужно каждый раз объяснять, как и что делать, ведь все действия уже описаны и систематизированы.

Минусы управления бизнес-процессами:

• Снижение гибкости. Строгие процессы могут мешать, когда нужно быстро адаптироваться к изменениям или проявить нестандартный подход. Гибкость при этом снижается, что может замедлить работу компании в неожиданных ситуациях.

• Дополнительные затраты на внедрение. Чтобы организовать процессы с нуля, нужны время, ресурсы и обучение для команды. В результате всё это может стать существенной статьёй расходов для компании.

• Проблемы при взаимодействии отделов. Процессы часто создаются внутри отделов, что иногда приводит к барьерам при взаимодействии между командами. Это может замедлить реализацию межфункциональных задач.

Как внедрить процессное управление: пошаговая инструкция

Распишем пошаговый алгоритм, как перейти от управления задачами к процессному управлению.

Шаг 1. Провести аудит текущих задач

Посмотрите, какие из текущих задач можно сгруппировать в бизнес-процессы. В первую очередь сосредоточьтесь на задачах, которые оказывают наибольшее влияние на ваш бизнес. Это могут быть продажи, обслуживание клиентов, логистика и любые другие направления, критичные для бизнеса.

Шаг 2. Описать новые бизнес-процессы

Зафиксируйте шаги для каждого бизнес-процесса, укажите порядок действий и роли сотрудников. Подумайте, какие процессы можно автоматизировать, чтобы ускорить работу и уменьшить ручной труд. Затем обучите сотрудников, чтобы они точно знали свои задачи и понимали, почему важно следовать новому подходу, — это поможет избежать сопротивления и повысит их вовлечённость.

Пример правильного описания бизнес-процессов вы можете посмотреть в нашей статье.

Шаг 3. Проводить регулярный аудит бизнес-процессов

Следите за тем, как работают бизнес-процессы, чтобы понимать, где всё идёт хорошо, а где нужно что-то улучшить. Регулярно проводите их аудит, чтобы процессное управление оставалось эффективным и могло подстраиваться под изменения в бизнесе. 

На первом этапе аудита вам нужно составить реестр всех бизнес-процессов компании. Это та база, к которой вы будете возвращаться, чтобы понять, что можно улучшить и как сделать работу эффективнее. Подробнее об остальных этапах аудита бизнес-процессов читайте в отдельной статье.

Переход на бизнес-процессы: в двух словах

• На старте многие компании управляют задачами, а не бизнес-процессами, и это нормально — пока всё под контролем. Но когда бизнес начинает масштабироваться, возникает необходимость перейти к управлению бизнес-процессами.

• В управлении задачами акцент делается на выполнении конкретных задач для достижения цели. А в управлении бизнес-процессами — на стабильности, повторяемости и чёткости действий, чтобы результат процесса был всегда одинаковым.

• Любой бизнес, который растёт, рано или поздно приходит к моменту, когда приходится переходить от задач к процессам. Без этого бизнес не сможет нормально развиваться.

Поможем с переходом на бизнес-процессы

Финдиры Нескучных помогут вам легко перейти на управление бизнес-процессами, особенно в сфере финансов. Они настроят финансовые процессы, чтобы вы всегда знали точные данные о доходах, расходах и прибыли. А также создадут систему учёта, которая поможет легко отслеживать денежные потоки и принимать обоснованные решения.

Вот несколько кейсов, как наши финдиры помогли другим компаниям:

• Нашли способ уменьшить отдел продаж в 3 раза и зарабатывать больше

• Каждый месяц транспортная компания недополучала €30 000 и работала в убыток

• Чем больше постоянных клиентов — тем больше убытков. Стоп, что?

• Нашли ошибки в расчете себестоимости и закрыли убытки в 500 000 ₽

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир Нескучных финансов решает задачи компаний, — это онлайн-экскурсия ↓