Аудит бизнес-процессов: как провести с пользой для компании

Аудит бизнес-процессов — мощный инструмент, чтобы повысить эффективность бизнеса, выявить и устранить его слабые места. По сути, это анализ рабочих процессов компании. Его главная цель — найти и исправить неэффективные моменты. 

В статье расскажем, как провести аудит бизнес-процессов и что для этого нужно. С нашими инструкциями вы быстро выявите проблемные области и улучшите бизнес-процессы.

Содержание

Что такое аудит бизнес-процессов

Зачем нужен аудит бизнес-процессов

Когда и как проводить аудит бизнес-процессов

Советы компаниям при аудите бизнес-процессов

Пример аудита бизнес-процессов

Какие есть риски при аудите бизнес-процессов

Как оценить эффективность аудита

Аудит бизнес-процессов: частые вопросы собственников

Аудит бизнес-процессов: в двух словах

Поможем наладить финансовые процессы в бизнесе

Что такое аудит бизнес-процессов

Аудит бизнес-процессов — это анализ всех регулярных действий компании с целью настроить их так, чтобы они работали лучше. Главный вопрос, который задаём: как организовать процессы быстрее, проще и эффективнее?

Что касается самих бизнес-процессов, которые нужно проверять, то в каждой компании есть основные, которые обеспечивают её работу. Это, например:

• продажи;

• наём сотрудников;

• предоставление услуг;

• отгрузка товаров;

• финансовое управление и учёт;

• управление качеством.

Все эти процессы можно и нужно оценивать, улучшать и корректировать. Аудит помогает выявить задачи, которые больше не приносят пользы и только отнимают время, — их можно убрать. А те, которые важны, можно улучшить, упростить или ускорить. Это позволяет освободить время сотрудников для более важных дел и повысить продуктивность всей команды.

Зачем нужен аудит бизнес-процессов

Предназначение аудита будет разным на двух этапах: когда компания ещё растёт и когда процессы уже настроены. В первой ситуации компания только внедряет бизнес-процессы, а во второй — уже проводит полноценный аудит.

На первом этапе, когда компания переходит от стартапа к масштабированию, основная задача — сохранить качество при росте. Например, один маляр может красить стену как ему хочется, но результат будет непредсказуемым. Второй маляр, который работает по чёткой технологии, получит одинаково качественный результат. 

Так, внедрение бизнес-процессов и их аудит на первом этапе помогают стандартизировать действия и поддерживать качество при росте объёмов.

На втором этапе, когда количество сотрудников и процессов растёт, могут возникать проблемы с эффективностью. Если выручка или прибыль в расчёте на одного сотрудника долгое время не растёт, это сигнал, что процессы нужно пересмотреть.

Когда и как проводить аудит бизнес-процессов

Когда проводить аудит бизнес-процессов, зависит от ваших целей. Но есть несколько ситуаций, когда такой аудит особенно полезен:

• Когда есть желание улучшить отдельные бизнес-процессы. Например, можно сосредоточиться на обслуживании клиентов и проанализировать все этапы — от первого контакта до послепродажной поддержки. Или провести аудит только финансовых процессов. Цель здесь — улучшить процессы и внедрить эти улучшения как новый стандарт.

• Когда нужно почистить бизнес-процессы. Со временем количество бизнес-процессов в компании растёт, и может появиться путаница: какие из них действительно важны, а какие можно исключить. Аудит по всем процессам в компании помогает выявить лишнее и оставить только самое эффективное.

• После очищения процессов: для поддержания эффективности. После первичной оптимизации процессов важно проводить регулярные проверки. Это поможет понять, какие процессы остаются актуальными, а какие требуют изменений. Проверки не должны быть слишком частыми, но их стоит планировать, например, раз в 3 года.

Теперь перечислим главные шаги, чтобы провести аудит: от создания реестра бизнес-процессов до анализа результатов.

Шаг 1. Составить реестр бизнес-процессов компании

Первое, с чего стоит начать, — записать все процессы, которые есть в компании. Так вы получите полную картину того, что происходит. 

Например, если мы хотим провести аудит найма, начинаем с того, что фиксируем все шаги, которые происходят при поиске и трудоустройстве сотрудников. Что происходит с момента, когда нам нужно кого-то нанять: как ищем кандидатов, как проводим собеседования, как принимаем решения и что происходит, после того как кандидата выбрали. 

Шаг 2. Определить, что даёт каждый бизнес-процесс

После того как мы составили реестр процессов, нужно разобраться, какой результат каждый из них приносит. Для этого мы создаём таблицу, в которой прописываем, какие конкретно результаты каждый процесс должен давать. 

Например, для найма новых сотрудников — результатом процесса будет количество успешно нанятых специалистов, которые соответствуют требованиям. Плюс сокращение времени на закрытие вакансий.

Шаг 3. Зафиксировать ресурсы, которые нужны для бизнес-процесса

Далее важно понять, кто из сотрудников или какие ресурсы задействованы в каждом процессе. Кто на каком этапе участвует: может быть, это HR-менеджер, руководитель отдела или кто-то ещё. Эта информация поможет понять, кто из участников оказывает наибольшее влияние на процесс и где можно оптимизировать затраты.

Шаг 4. Оценить стоимость бизнес-процесса

Важно понимать, в какую сумму каждый процесс обходится компании. Тут можно прикинуть затраты, например, сколько человек тратит времени на выполнение каждого шага. Считаем, сколько денег уходит на зарплаты, время сотрудников и другие расходы, чтобы понять, сколько стоит выполнение одного цикла процесса. 

Шаг 5. Придумать, как улучшить бизнес-процесс

Теперь самое интересное — начинаем думать, как можно улучшить бизнес-процессы. Здесь как раз и начинается основная работа: возможно, часть процессов можно автоматизировать или, наоборот, исключить какие-то ненужные этапы, которые не влияют на результат. Рекомендуем задать себе и команде такие вопросы:

• Какие показатели можно улучшить? 

• Можем ли мы сделать бизнес-процесс быстрее или дешевле? 

• Можно ли улучшить конверсии и как это сделать?

• Можно ли снизить затраты на ресурсы и как? 

Каждый показатель в бизнесе связан с каким-то процессом. Например, если хотим повысить конверсию в продажах, нужно проанализировать процесс продаж и подумать, что в нём можно изменить. Если задача — повысить средний чек, то стоит заняться процессом ценообразования. 

Важно понимать, что все метрики связаны с конкретными процессами, и улучшение показателей — это всегда результат улучшения процесса.

Шаг 6. Определить, как будете измерять результаты

У каждого процесса должны быть измеримые результаты. Например, в процессе передачи клиента из отдела продаж в отдел оказания услуг ключевым показателем может быть скорость: как быстро клиент пройдёт все этапы, начиная с момента, когда сделка закрыта, и заканчивая началом работы с ним. 

Без измеримого результата — вы не сможете потом оценить эффективность аудита бизнес-процессов.

Советы компаниям при аудите бизнес-процессов

1. Определите, кто является потребителем результата бизнес-процесса — например, это может быть внешний клиент или внутренний отдел. Понимание ожиданий потребителя поможет настроить процессы. Например, если есть доставка товаров со склада, то важно, чтобы скорость и точность отгрузки соответствовали запросам клиентов.

2. Постоянно исследуйте альтернативные способы достижения того же результата. Можно ли сделать это быстрее, дешевле или эффективнее? Иногда достаточно упростить или автоматизировать процесс, чтобы достичь того же результата с меньшими затратами или быстрее.

3. Регулярно пересматривайте бизнес-процессы. Постоянная переоценка процессов помогает поддерживать гибкость и адаптивность бизнеса.

Пример аудита бизнес-процессов

Рассмотрим кейс компании, которая на старте включила юриста в процесс продаж. Юрист проверял каждый договор, что занимало у него около 30 минут на один документ. Это, конечно, увеличивало стоимость процесса. В итоге компания посчитала, что только на оплату труда юриста тратится около 20 тысяч рублей за каждый процесс продажи.

Задача компании в ходе аудита была — снизить эту стоимость. Они решили изменить процесс: исключили юриста из стандартной процедуры. Вместо проверки юристом каждого договора компания создала типовые договоры, которые они рассылали клиентам. Юрист теперь вмешивался только в случае разногласий.

Результат: юрист стал тратить не 30 минут на каждый договор, а всего 5 минут, так как только 1 из 10 клиентов присылал протокол разногласий. Таким образом, стоимость процесса снизилась, потому что часть работы по проверке договоров перешла на клиента.

Этот пример наглядно показывает, как можно уменьшить затраты с помощью перераспределения работы внутри бизнес-процесса. 

Какие есть риски при аудите бизнес-процессов 

Аудит бизнес-процессов часто встречает сопротивление сотрудников, ведь за ним обычно следуют изменения. Люди боятся не самого аудита, а того, что им придётся менять привычный порядок работы. Вот причины, по которым сотрудники могут противиться аудиту и переменам:

• Непонимание цели. Если сотрудники не видят смысла в аудите, они могут сопротивляться, считая, что всё и так работает как надо. А зачем менять то, что и так работает?

• Опасения за свою компетентность. Во время аудита могут возникать вопросы к текущим методам работы. У сотрудников это может вызывать страх показаться некомпетентными и потерять свою работу.

• Трудности в управлении изменениями. Руководители отделов также переживают: им нужно будет объяснить нововведения подчинённым и справиться с их сопротивлением. Многие не уверены, что смогут убедить свою команду следовать новым правилам.

• Опасения по поводу потери дохода или статуса. Сотрудники могут бояться, что после оптимизации процессов их работа станет менее значимой или даже сократится зарплата, так как теперь многие задачи автоматизируют или упростят.

• Страх потери стабильности. Многие думают, что аудит затронет все аспекты их работы. Хотя в реальности это, скорее всего, будет не так. 

Алгоритм, чтобы снизить сопротивление сотрудников

Прозрачно объяснить цели аудита. Покажите, зачем это нужно компании и сотрудникам, какие задачи стоят и какую выгоду это принесёт каждому.

Гарантировать стабильность и поддержку. Важно, чтобы сотрудники чувствовали уверенность в том, что компания поддержит их в процессе адаптации к изменениям. А также обеспечит стабильность и защиту от финансовых потерь.

Вовлечь сотрудников в процесс. Вместе с командой обсудите, как будет проходить внедрение изменений, чтобы они чувствовали себя частью процесса.

Показать личную выгоду. Объясните, какие конкретные бонусы или улучшения ждут команду в случае успеха проекта.

Как оценить эффективность аудита

Оценка эффективности аудита зависит от того, проводите вы аудит конкретного бизнес-процесса или же делаете полный аудит процессов в компании. Но в любом случае ключевым моментом будет выбор правильных метрик, по которым можно измерить улучшения.

Эффективность аудита конкретного бизнес-процесса

Главное — заранее выбрать показатель, по которому будете оценивать успех аудита. И он должен улучшиться, если всё пойдет как надо.

Эффективность полного аудита бизнес-процессов в компании

Если вы проводите полный аудит, то целью будет улучшить общие показатели производительности, выручку или прибыль на одного сотрудника. Чтобы оценить эффективность по выручке, используйте такую формулу:

Теперь рассмотрим, как работать с этим показателем, на примере.

Аудит бизнес-процессов: частые вопросы собственников

Какие документы требуются для проведения аудита бизнес-процессов?

Для аудита бизнес-процессов нет требований к документам — каждый может составить нужный набор под свою компанию. И вообще, главное здесь — не количество или форма документов, а умение управлять проектами и командой. Без этих навыков аудит вряд ли даст результаты.

Если вы всё же хотите создать базовый набор документов, можно начать с программы действий. Этот документ выполняет роль плана проекта: он описывает, какие процессы вы будете исследовать, какие этапы и задачи нужно выполнить, а также какие ресурсы потребуются. И в целом этого документа будет достаточно.

Кто выступает инициатором аудита бизнес-процессов?

Обычно запрос на аудит исходит от владельцев или генерального директора, когда их не устраивают текущие результаты. Они ставят перед менеджментом цель — улучшить определённые показатели, — и менеджмент запускает аудит бизнес-процессов, чтобы понять, где и как можно сделать лучше.

В компаниях, где владелец не участвует в ежедневном управлении, он задаёт общие стратегические цели. А генеральный директор следит за эффективностью работы и качеством продукта. 

При этом на практике генеральный директор и команда часто работают в режиме постоянных улучшений. Они регулярно проверяют, насколько результативен каждый процесс. А если нужно глубокое изменение, они запускают полноценный аудит бизнес-процессов. 

Какие есть плюсы и минусы у внешнего аудита бизнес-процессов?

Плюсы внешнего аудита:

• Независимость и объективность. Внешний аудитор смотрит на процессы компании со стороны, без привязанности к старым методам и внутренним интересам. Он может задать вопросы, которые могли быть упущены, и оценить процессы объективно. Подробнее о важности аудиторской проверки читайте в отдельной статье.

• Профессиональный опыт. Внешние эксперты часто обладают богатым опытом и могут предложить методы и решения, которые внутри компании могут быть неизвестны, но доказали свою эффективность в других организациях.

Минусы внешнего аудита:

• Долгий процесс вхождения и отсутствие «внутреннего контекста». Внешнему специалисту нужно время для знакомства с компанией, её процессами и корпоративной культурой. Это может привести к тому, что он не учтёт все нюансы, которые для внутренних сотрудников очевидны. А это может повлиять на качество работы.

• Доступ к конфиденциальной информации. В процессе аудита внешний специалист может получить доступ к чувствительной или конфиденциальной информации компании. Это несёт риски утечки данных или нарушения безопасности.

• Высокие затраты. Привлечение внешних экспертов чаще всего обходится бизнесу дороже, чем использование внутренних ресурсов компании.

Аудит бизнес-процессов: в двух словах

• Необходимость аудита бизнес-процессов возникает, когда компания хочет повысить эффективность. За этим может стоять как улучшение процессов, так и избавление от ненужных должностей, отказ от бесполезной работы или перераспределение функций внутри компании. Всё, что принесёт положительный результат для бизнеса.

• Чтобы провести аудит, нужно составить реестр всех бизнес-процессов, понять, что каждый из них даёт, и оценить их стоимость для компании. Далее — самое главное — придумать, как улучшить эти процессы. И не забудьте определить, как будете измерять успешность аудита.

• Одно из препятствий при аудите — сопротивление сотрудников. Чтобы его снизить, объясните, зачем нужен аудит, какие изменения он принесёт и как это поможет команде. Важно вовлечь сотрудников и показать,чем изменения будут выгодны им.

• Если аудит охватывает все бизнес-процессы в компании, то фокусируйтесь на общих результатах. Отслеживайте такой показатель, как выручка/прибыль на одного сотрудника. Если показатель растёт — значит, аудит эффективный.

Поможем наладить финансовые процессы в бизнесе

Финдиры Нескучных настроят управленческий учёт, оптимизируют финансовое управление и сделают так, чтобы вы могли принимать обоснованные решения на основе точных данных. 

Только посмотрите, что они умеют:

• Увеличили прибыль направления в 2 раза благодаря новому тарифу

• Автоковрики: вышли из убытков и планируем прибыль с точностью в 89%

• Увеличили прибыль стоматологии на 3,4 млн ₽. И поняли, как сделать х5 с теми же ресурсами

• Сделали х3 по выручке и х6 по прибыли после полугода стагнации

• Риелторское агентство: из убытков до чистой прибыли в 8 млн ₽ за 5 месяцев

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир Нескучных финансов решает задачи компаний, — это онлайн-экскурсия ↓