Как перейти на КЭДО — пошаговая инструкция

Диагностика бизнеса от Нескучных

Обсудим текущее положение дел в вашем бизнесе и актуальные задачи. Найдем эффективные точки роста и составим план действий

Записаться

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

4. Согласие работника. Требуется от тех, кто трудился в компании до 31.12.2021 или имел стаж на эту дату. Оформляется письменно.

Для новичков, принятых после 31.12.2021 без трудового стажа, согласие не нужно — условие о КЭДО включают в трудовой договор.

5. Соглашение об электронной подписи. Определяет правила работы с ЭП. Исключение: если сотрудник пользуется «Госключом» или УКЭП, отдельное соглашение не требуется.

6. Изменения в трудовые договоры и ПВТР. В трудовой договор для новых сотрудников или допсоглашение для действующих вносят: право отказаться от КЭДО, порядок выдачи бумажных копий, ссылки на локальные акты.

В Правила внутреннего трудового распорядка добавляют раздел о КЭДО: сроки ознакомления с документами, порядок ответов на уведомления, последствия игнорирования.

7. Согласие на обработку персональных данных. Если система КЭДО размещена в облаке, нужно письменное разрешение сотрудников на передачу их данных третьему лицу (провайдеру).

8. Дополнительные материалы. Могут понадобиться: инструкции для сотрудников по работе с КЭДО; программа обучения и инструктажа; отдельный регламент по электронным подписям.

Шаг 4. Техническое внедрение

Важно выстроить рабочие процессы так, чтобы КЭДО стал удобным инструментом для всех участников. Разберём ключевые этапы.

1. Заключение договора с оператором ЭДО

Оператор ЭДО — провайдер, который предоставляет платформу для обмена электронными документами. Выбор зависит от задач бизнеса.

Государственные решения, например, «Работа в России» — подходят для базового функционала и минимальных затрат.

Коммерческие сервисы, такие как «Контур.КЭДО», «1С:Кабинет сотрудника», «СБИС», «Битрикс24» — предлагают расширенные возможности: интеграцию, мобильные приложения, шаблоны документов.

Стоит уточнить перед подписанием договора:

• перечень включенных услуг;

• стоимость абонентской платы;

• сроки внедрения и условия тестирования;

• порядок резервного копирования и хранения данных;

• гарантии безопасности;

• механизм взаимодействия при технических сбоях.

2. Настройка интеграции с кадровой и бухгалтерской системой

Цель — чтобы данные из КЭДО автоматически попадали в учётную систему.

Выберите способ интеграции:

• Готовые модули — например, для «1С» есть официальные расширения под популярные ЭДО‑сервисы.

• API‑интеграция — если нужна тонкая настройка или используется нестандартная система. Потребует участия IT‑специалистов.

• Ручной обмен файлами через выгрузку/загрузку CSV, XML — временное решение для небольших компаний.

Протестируйте обмен данными. Создайте тестовые документы, проверьте корректно ли передаются реквизиты, сохраняются ли даты и подписи, нет ли потерь информации при конвертации.

3. Настройка маршрутов согласования

Один из главных плюсов КЭДО — автоматизация согласования документов. Вместо бумажной беготни сотрудники получают уведомления в системе, а процесс идёт по заранее заданным правилам.

Как настроить маршруты

Составьте схему процессов. Для каждого типа документа определите:

• кто инициирует — например, HR‑менеджер создаёт приказ;

• кто согласует — например, руководитель подразделения, юрист, бухгалтер;

• кто подписывает — например, руководитель компании;

• сроки этапов — например, на согласование есть 2 рабочих дня.

Занесите маршруты в систему КЭДО. Большинство платформ позволяют задавать последовательность шагов. Также можно настраивать параллельное согласование, если нужно одобрение нескольких лиц одновременно. Есть возможность добавлять условия. Например, если сумма премии > 100 000 рублей, требуется подпись финдиректора.

Пропишите исключения. Например, что делать, если согласующий не ответил в срок и как оформлять срочные документы.

Шаг 5. Пилотный запуск

Пилотный запуск помогает выявить узкие места, отработать процессы и снизить сопротивление сотрудников перед массовым внедрением.

Как выбрать пилотную группу

Важно найти тех, кто хорошо знаком с текущими кадровыми процессами, технически грамотен и готов экспериментировать, а также сможет дать конструктивную обратную связь.

Оптимальный состав пилотной группы (5–10 человек):

• сотрудники HR‑отдела, так как они чаще всего работают с кадровыми документами;

• представители IT‑службы помогут решать технические вопросы;

• лояльные сотрудники из разных подразделений — например, те, кто уже пользовался электронными сервисами в работе.

Получение согласий

Даже для пилотного запуска необходимо оформить документы.

1. Письменное согласие на участие в тестировании — для действующих сотрудников). В нём укажите:

• цель пилотного проекта — «тестирование системы КЭДО»;

• сроки эксперимента;

• перечень документов, которые будут оформляться электронно;

• право выйти из пилотной группы до завершения тестирования.

2. Соглашение об использовании электронной подписи, если участники ещё не подписывали его.

3. Ознакомление с Порядком пилотного запуска — внутренний документ, где прописаны этапы, роли и ответственности.

Проведите короткую встречу, где объясните, зачем нужен пилотный проект и как он поможет улучшить систему для всех сотрудников.

Выпуск электронных подписей

Участникам пилотной группы необходимы электронные подписи. УКЭП получают в аккредитованном удостоверяющем центре. УНЭП, как правило, выпускает сам оператор КЭДО. Настройте генерацию ПЭП внутри системы КЭДО, например, через SMS‑коды.

Далее нужно провести инструктаж по работе с подписями. Важно объяснить сотрудниками, как устанавливать сертификат, где хранить пароль или токен и что делать при утере подписи.

Обучение и тестирование процессов

Очно или онлайн проведите 1–2 тренинга по работе в системе КЭДО. Раздайте краткие чек‑листы по основным сценариям: «Как подписать приказ», «Как отправить заявление» и т. д. Создайте чат поддержки, где участники могут задавать вопросы.

Запустите 3–5 ключевых процесса. Например, приказ об отпуске, заявление на материальную помощь, ознакомление с ПВТР. Проследите, как проходят маршруты согласования. Проверьте, приходят ли уведомления всем участникам. Зафиксируйте время, затраченное на каждый этап.

Что тестировать:

• удобство интерфейса — легко ли найти нужный документ;

• скорость подписания — нет ли задержек;

• корректность данных — сохраняются ли все реквизиты;

• работу мобильных приложений, если используются.

Сбор обратной связи

После 2–4 недель тестирования проведите анонимный или открытый опрос. Выясните: какие шаги показались сложными; были ли технические сбои; что можно улучшить в интерфейсе, достаточно ли было инструкций.

Организуйте фокус‑группу с участниками пилотного проекта. Обсудите реальные кейсы, где возникли трудности. Выслушайте предложения по изменению маршрутов согласования и идеи для дополнительных функций. Составьте отчёт о результатах.

Шаг 6. Массовое внедрение

После успешного тестирования на пилотной группе наступает ключевой этап — масштабное развёртывание КЭДО. Важно сделать переход плавным, минимизировать сопротивление и обеспечить готовность сотрудников работать по‑новому.

1. Информирование всего коллектива. Цель — объяснить, зачем нужен КЭДО, развеять страхи и показать выгоды. Используйте многоканальный подход.

Разместите на корпоративном портале и разошлите по e‑mail официальное письмо от руководства. В тексте кратко расскажите о целях внедрения, укажите даты перехода. Перечислите преимущества для сотрудников. Например, «не нужно идти в отдел кадров за справкой». Дайте контакты ответственных за вопросы.

Организуйте онлайн‑встречи с демонстрацией системы. Выделите 15–20 минут на ответы на вопросы. Подготовьте инфографику, короткие видео‑инструкции, памятки‑чек‑листы для скачивания.

Проведите мини‑лекции с раздачей печатных инструкций, если в компании есть производственные площадки или удалённые офисы.

Ключевое сообщение: «КЭДО — это не усложнение, а удобство. Вы сможете решать кадровые вопросы из дома или в дороге, а компания сократит бюрократию».

2. Массовый сбор согласий. Переход на КЭДО возможен только с письменного согласия сотрудника. Чтобы его получить подготовьте шаблон согласия. Включите:

• ФИО и должность работника;

• перечень документов, переводимых в электронный вид;

• дату начала применения КЭДО;

• ссылку на ЛНА (Положение о КЭДО);

• поле для подписи и даты.

Собирать согласия можно двумя способами. Электронно — если сотрудник уже прошёл пилотный этап и имеет ЭП. Отправьте документ через систему КЭДО, запросите подпись. На бумаге — для тех, кто пока не подключён к системе. Распечатайте бланки, раздайте через руководителей подразделений.

Установите сроки. Например: «Согласие необходимо предоставить до ХХ.ХХ.2026». Фиксируйте результаты. Создайте таблицу учёта согласий и отказов.

3. Поэтапное подключение сотрудников. Не подключайте всех одновременно — это создаст нагрузку на IT‑поддержку и вызовет хаос. Используйте волновой метод.

Первая волна, 1–2 недели: отделы с высокой цифровой грамотностью (IT, маркетинг, бухгалтерия); сотрудники, участвовавшие в пилотном запуске.

Вторая волна, 2–3 недели: HR, административный персонал, менеджеры среднего звена.

Третья волна, 3–4 недели: производственные подразделения; удалённые сотрудники.

4. Обучение в различных форматах

Чтобы каждый сотрудник мог работать в системе без стресса, используйте комбинированные методы.

Для самостоятельного изучения подойдут онлайн‑курсы. Разместите видеоуроки на корпоративном портале. Добавьте интерактивные тесты «Проверь себя».

Для сложных процессов больше подходят очные тренинги. Проведите 2–3 занятия по 1–1,5 часа. Разделите группы по уровню подготовки.

Создайте чат‑бот или FAQ для оперативной помощи в корпоративном мессенджере. Он будет отвечать на типовые вопросы. Создайте раздел «Частые вопросы» на портале с пошаговыми инструкциями.

Выделите 1–2 сотрудников IT/HR для консультаций на местах. Организуйте горячую линию для срочных вопросов.

Базовые отчеты для наведения порядка в бизнесе

Топ-23 бесплатных отчетов. Уже более 10 000 предпринимателей пользуются нашими шаблонами

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

Шаг 7. Поддержка и масштабирование

После массового подключения сотрудников важно выстроить постоянную работу с КЭДО: поддерживать пользователей, отслеживать эффективность и постепенно расширять функционал.

Создайте многоуровневую систему помощи, чтобы сотрудники всегда могли получить ответ. Регулярно обновляйте базу знаний, создавайте инструкции, видео, шаблоны ответов.

Проводите ежемесячные короткие онлайн‑сессии для разбора проблем. Собирайте обратную связь через анонимные опросы раз в квартал.

Оценивайте, насколько КЭДО оправдывает ожидания по скорости обработки документов. Подсчитайте, сколько бумаги, времени и денег удалось сэкономить, например, на печати и доставке документов.

После стабилизации процессов постепенно расширяйте перечень электронных документов. Выберите приоритетные категории — например, дополнительные соглашения к трудовым договорам или акты о выполнении работ. Ориентируйтесь на частоту использования, сложность бумажного согласования и запросы сотрудников.

Ответственность и дальнейшее сопровождение

Хотя специальных штрафов за ошибки в КЭДО законодательство не предусматривает, нарушения могут повлечь санкции по общим нормам КоАП РФ.

Штрафы за нарушение ТК РФ. Например, если из‑за сбоя системы работник не был своевременно ознакомлен с приказом, не получил расчёт или уведомление.

Размеры:

• для должностных лиц — до 20 000 рублей;

• для ИП — до 10 000 рублей;

• для юрлиц — до 100 000 рублей.

Штраф за нарушение в области персональных данных. Наступает при ненадлежащей защите электронного архива кадровых документов. Штраф для юрлиц — до 300 000 рублей.

Кроме административных санкций, ошибки могут привести к утрате юридической силы документов в суде или при проверке надзорных органов.

Проверки и взаимодействие с контролирующими органами

Инспекция по труду может проверить кадровые документы, даже если они ведутся в электронном виде. Работодатель обязан предоставить демонстрационный доступ к системе КЭДО или отправить запрошенные материалы в одном из форматов:

• заверенная электронная копия — файл из системы с отметкой оператора ЭДО;

• распечатанная копия с отметкой о соответствии оригиналу, подписью и печатью;

• доступ в тестовый режим системы под контролем сотрудника компании.

Современные операторы ЭДО предоставляют инструменты для оперативной выгрузки документов и подготовки ответов на запросы проверяющих.

Как зафиксировать отказ сотрудника от КЭДО

Чтобы юридически корректно оформить отказ, следуйте алгоритму.

1. Направьте работнику официальное уведомление о внедрении КЭДО с предложением дать согласие. В уведомлении предусмотрите две графы для отметки:

   • «Согласен на ведение кадрового электронного документооборота» — с полями для даты и подписи;

   • «Отказываюсь от ведения кадрового электронного документооборота» — также с датой и подписью.

   Если сотрудник ставит отметку об отказе, документ становится юридическим доказательством.

Ведите журнал или внутренний реестр сотрудников, не перешедших на КЭДО. Это позволит отслеживать количество отказавшихся, оперативно предоставлять данные при проверках, а также соблюдать требования по хранению бумажных документов для этой категории работников.

Рекомендации по сопровождению КЭДО

Для минимизации рисков:

• регулярно проверяйте работоспособность системы и сохранность данных;

• обновляйте локальные акты при изменениях законодательства;

• проводите периодическое обучение сотрудников работе с системой;

• храните резервные копии электронных документов в соответствии с требованиями закона;

• назначьте ответственного за мониторинг изменений в нормативной базе.

Как перейти на КЭДО: частые вопросы собственников

Может ли работник отказаться от перехода на КЭДО и что делать в этом случае?

Да, работник имеет полное право отказаться. По закону, обмен кадровыми документами в электронном виде идет исключительно с письменного согласия работника. Отказ не может быть основанием для каких-либо дисциплинарных взысканий или ущемления прав.

Компании нужно продолжать вести документооборот с этим сотрудником на бумаге. Важно зафиксировать его отказ в письменной форме. Стоит вести раздельный учет: часть сотрудников — в КЭДО, часть — на бумаге.

Что делать, если у сотрудника нет устройства для работы с электронной подписью?

В такой ситуации работодатель обязан обеспечить сотруднику доступ к техническим средствам. Это прямо вытекает из ст. 22.1 ТК РФ, где закреплено требование создавать условия для исполнения трудовых обязанностей. Решение зависит от формата работы сотрудника.

Если работник трудится в офисе, ему должен быть предоставлен доступ к рабочему компьютеру с настроенной системой КЭДО.

Для удалённых сотрудников компания вправе выдать корпоративное устройство (смартфон или планшет), необходимое для подписания документов.

Дополнительно можно использовать альтернативные механизмы — например, простую электронную подпись (ПЭП) через SMS. Однако важно помнить: ПЭП применима только для тех документов, которые прямо разрешены внутренним соглашением с сотрудником, и не подходит для ключевых кадровых документов вроде трудового договора.

Как перейти на КЭДО: в двух словах

• Перевод кадровых документов в электронный формат помогает бизнесу упростить процессы взаимодействия с сотрудниками.

• Выбор платформы КЭДО — баланс между функционалом, стоимостью и удобством. Важно, чтобы сервис закрывал ключевые задачи бизнеса и не создавал лишних сложностей для сотрудников.

• Пилотный запуск позволяет отладить процессы без риска для всей компании, обучить первых пользователей, которые затем станут наставниками для коллег, а также собрать реальные данные для доработки системы.

• Чтобы массово внедрить электронный документооборот, нужно выстроить коммуникацию с сотрудниками. Они должны понимать, зачем это нужно.

• Успешное сопровождение КЭДО требует системного контроля за соблюдением правовых норм. Это позволит избежать санкций и обеспечить юридическую защищённость кадровых процессов.

Поможем навести порядок в финансовых документах

Команда Нескучных возьмёт на себя комплексную работу с финансовой отчётностью вашей компании. Наш финдир проведет консультацию по бухгалтерскому и налоговому учёту — разберёт специфику бизнеса, ответит на вопросы и предложит оптимальные решения для ведения учёта. 

Экспертиза инвестиционных проектов поможет оценить финансовую модель, просчитать риски и доходность, принять взвешенное решение о вложении средств.

Вот кому мы уже помогли:

• Помогли строителям вырасти с 50 до 98 млн ₽ чистой прибыли в год

• Нашли 5 млн ₽ просроченной дебиторки, из-за которой бизнес почти залез в кредит

• Практика роста: увеличили ROE до 30% за квартал в европейской детейлинговой компании

• Нашли ошибки в расчете себестоимости и закрыли убытки в 500 000

• Кейс: за квартал повысили рентабельность активов стоматологии на 19%, а ROE на 11%

Вы тоже можете сотрудничать с нами. Страна и город не важны. Финдиры Нескучных работают онлайн со всеми городами России, СНГ, Европы. Лучший способ познакомиться с нами — бесплатная онлайн-экскурсия.