Дебиторская задолженность: что это и как управлять

Клиенты должны 5 миллионов рублей. В отчетах — прибыль и рост. На счете — пусто, зарплату платить нечем, поставщики требуют предоплату. Это классический пример раздутой дебиторской задолженности, которая душит бизнес изнутри. Разбираемся, как превратить дебиторку из источника кассовых разрывов в управляемый инструмент роста.

Содержание

Что такое дебиторская задолженность

Виды дебиторской задолженности: классификация

Дебиторская и кредиторская: в чем отличия

Дебиторка — актив или проблема

Как дебиторка влияет на финансовое здоровье

Управление дебиторской задолженностью: работа на опережение

Что делать с просроченным долгом

Списание дебиторской задолженности

Дебиторка в бухгалтерском учете

Дебиторская задолженность: частые вопросы собственников

Дебиторская задолженность: в двух словах

Поможем разобраться с дебиторкой и финансами

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — сумма денежных обязательств контрагентов перед компанией. Она возникает, когда вы выполнили свою часть сделки, а деньги ещё не получили.

Простыми словами:

• отгрузили товар, выполнили работу или оказали услугу;

• клиент получил результат, но ещё не заплатил;

• или перечислили аванс поставщику, а товар/услугу ещё не получили;

• до момента оплаты или поставки это — дебиторская задолженность.

Дебиторка — это не деньги, а ожидание денег. Чем дольше это ожидание, тем выше финансовый риск.

Шаблон платежного календаря

Скачайте шаблон для использования в гугл таблицах.
Если будет трудно, мы в письмо положили видеоинструкцию

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

Виды дебиторской задолженности: классификация

Классификация помогает понять, какие долги реально будут оплачены, а где бизнес уже несет риск потерь.

По сроку погашения ↓

Краткосрочная дебиторская задолженность — ожидается оплата в течение 12 месяцев. Основная рабочая дебиторка: счета покупателям, авансы поставщикам на ближайшие поставки.

Долгосрочная — срок погашения превышает год. Встречается реже: займы сотрудникам, рассрочки на крупные суммы, долгосрочные авансы.

По состоянию оплаты ↓

Текущая (нормальная) — срок оплаты ещё не наступил. Рабочая дебиторка, заложенная в бизнес-модель.

Просроченная — срок оплаты истёк, деньги не поступили. Требует немедленного внимания: звонки, письма, выяснение причин.

По надёжности взыскания ↓

Надежная дебиторская задолженность — риск невозврата минимален. Клиент платит регулярно, финансово устойчив, есть договор с четкими условиями.

Сомнительная — есть вероятность задержки или неплатежа. Признаки: просрочка 30+ дней, отсутствие обеспечения, финансовые проблемы у должника.

Безнадежная — взыскание практически невозможно. Причины: истек срок исковой давности (3 года), ликвидация должника, банкротство без активов.

По типу контрагента ↓

Коммерческая — долги клиентов и партнёров за товары или услуги. Основная доля дебиторки в большинстве компаний.

Финансовая — займы сотрудникам, авансы подотчетным лицам, долги дочерних компаний.

Прочая — расчеты с бюджетом (переплата налогов), страховыми компаниями, претензии к поставщикам.

Простым языком про наведение порядка в бизнесе

8 бесплатных уроков о финансах, написанные понятным языком

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

Дебиторская и кредиторская: в чем отличия

Часто путают эти понятия. Разница принципиальная:

Параметр	Дебиторская задолженность	Кредиторская задолженность
Суть	Должны вам	Должны вы
В балансе	Актив	Обязательство (пассив)
Кто	Дебитор (должник перед вами)	Кредитор (тот, кому вы должны)
Риск	Не получить деньги	Не выполнить обязательства
Пример	Клиент не заплатил за товар	Вы не оплатили поставщику

Простыми словами:

• дебиторская — вам должны покупатели, партнеры;

• кредиторская — вы должны поставщикам, банкам, сотрудникам.

Оба вида задолженности нужно балансировать. Идеальная ситуация —  кредиторская задолженность покрывает дебиторскую по срокам. То есть клиенты платят быстрее, чем вы должны заплатить поставщикам.

Дебиторка — актив или проблема

Почему дебиторка считается активом

В балансе дебиторская задолженность:

• отражается как оборотный актив;

• представляет юридически подтвержденное право требования;

• считается источником будущего денежного потока.

Пока клиент платит в срок и риск невозврата минимален, дебиторка — нормальный элемент бизнеса. Это не потеря денег, а временный разрыв между продажей и оплатой.

Когда дебиторка — рабочий инструмент ↓

Дебиторская задолженность работает на рост бизнеса, если:

• сроки оплаты короткие и понятные;

• клиенты платят вовремя без напоминаний;

• рост дебиторки соразмерен росту выручки;

• задолженность заложена в финансовую модель и прогноз движения денежных средств.

В этом случае дебиторка:

• поддерживает продажи (отсрочка платежа — конкурентное преимущество);

• повышает лояльность клиентов;

• не создает угрозы ликвидности.

Когда дебиторка — проблема ↓

Проблемы начинаются, когда:

• сроки оплаты регулярно сдвигаются;

• доля просрочки растет;

• нет чёткого контроля и прогноза поступлений;

• дебиторка растёт быстрее выручки;

• значительная часть просрочена на 60–90+ дней.

Помните: зарплаты, аренда и налоги оплачиваются не прибылью из отчетов, а деньгами. Поставщики не принимают «обещания оплатить позже».

Классическая ситуация, когда компания прибыльная по отчётам, но постоянно испытывает дефицит оборотных средств. Корень проблемы — раздутая дебиторская задолженность.

↑ Прибыль есть, а денег нет. Кассовый разрыв из-за неконтролируемой дебиторки.

↑ Деньги поступают своевременно. Прибыль = свободные денежные средства.

Как дебиторка влияет на финансовое здоровье

Дебиторская задолженность напрямую влияет на ликвидность, прибыль и устойчивость бизнеса.

Кассовые потоки и ликвидность ↓

Если клиенты задерживают оплату, у компании меньше свободных денег для закупки материалов, выплаты зарплат и инвестиций. Даже при высокой выручке бизнес может испытывать кассовый разрыв — ситуацию, когда обязательства наступили, а денег на счете нет.

Последствия:

• приходится брать краткосрочные кредиты;

• задерживать выплаты поставщикам и сотрудникам;

• нести дополнительные расходы на проценты и штрафы.

Рентабельность и операционные решения ↓

Проблемная дебиторка требует резервов под возможные списания, что снижает чистую прибыль. Неоплаченные счета ограничивают возможности расширения и запуска новых проектов.

Финансовые риски ↓

Долги сомнительных клиентов повышают финансовый риск. Увеличение доли проблемной дебиторки снижает устойчивость к внешним факторам. Без системного контроля просрочки могут перерасти в безнадежную задолженность.

Влияние на показатели:

• снижается ROE, ROA;

• падает оборачиваемость дебиторской задолженности;

• увеличивается период оборота капитала.

Ограничение развития ↓

Недостаток оборотных средств блокирует закупки, расширение производства или запуск новых проектов. Компания теряет гибкость и конкурентоспособность.

Репутационные риски ↓

• поставщики могут перейти на предоплату;

• банки повышают ставки или отказывают в финансировании;

• инвесторы снижают оценку компании.

Упущенная выгода ↓

Замороженные в дебиторке деньги могли бы работать на бизнес или инвестироваться.

10 млн ₽ на 60 дней при альтернативной доходности 15% годовых — упущенный доход 247 тыс. ₽.

Управление дебиторской задолженностью: работа на опережение

Эффективное управление дебиторской задолженностью начинается ещё до первой отгрузки. Основная цель — предотвратить образование просрочек и снизить риски кассовых разрывов.

1. Проверять контрагентов до сделки

Прежде чем согласовать продажу:

• проверьте финансовую устойчивость клиента (отчетность, кредитная история, судебные споры);

• анализируйте деловую репутацию через базы данных (СПАРК, Контур.Фокус);

• установите кредитные лимиты исходя из объема выручки клиента.

Зачем: ограничивает риск работы с ненадежными контрагентами.

2. Четко прописанные условия оплаты

В договоре фиксируйте:

• сроки платежей;

• пени или штрафы за просрочку;

• возможность удержания товара при наличии задолженности;

• механизмы частичных оплат, авансов.

Формулировка: «Оплата производится в течение 30 календарных дней с даты отгрузки. За просрочку начисляется пеня 0,1% от суммы долга за каждый день».

Зачем: прозрачные правила сокращают споры и создают дисциплину оплаты.

3. Регулярный мониторинг задолженности

• Ежедневный или еженедельный контроль по каждому клиенту.

• Автоматические уведомления о приближении срока оплаты.

• Сверка задолженности не реже раза в месяц (для крупных клиентов — чаще).

Зачем: раннее обнаружение отклонений позволяет реагировать, пока задолженность еще небольшая.

4. Разделение клиентов по уровню риска

Надежные клиенты — стандартные условия, отсрочка платежа по договору.

Сомнительные клиенты — предоплата, короткие сроки оплаты, дополнительное обеспечение (залог, поручительство, банковская гарантия).

Зачем: концентрирует ресурсы контроля там, где риск максимальный.

5. Быстрая реакция на первые задержки

• Звонки, письма, уточнение причин.

• Предложение частичной оплаты или рассрочки.

• Документирование договоренностей.

Принцип «чем раньше — тем дешевле»: небольшие задержки проще согласовать, предотвращение просрочек снижает кассовые разрывы и экономит расходы на взыскание.

6. Фиксация всех договоренностей документально

• Письма, соглашения, изменения к договору.

• Акты сверки.

• Внутренние инструкции для бухгалтерии и отдела продаж.

Зачем: защищает компанию юридически и позволяет строить управленческую аналитику по клиентам.

Если вы планируете серьезные изменения в работе с дебиторкой, рекомендуем заказать восстановление бухгалтерского учета за год, чтобы начать с чистого листа.

Что делать с просроченным долгом

Работа с просроченной задолженностью — последовательный процесс, а не разовое действие.

Алгоритм взыскания дебиторской задолженности ↓

Этап 1. Ранний контакт (1-7 дней просрочки)

• Напоминания по email и SMS.

• Звонки, уточнение причин задержки.

• Возможно, техническая проблема — помогите её решить.

Этап 2. Поиск решений (7-30 дней)

• Предложите частичную оплату.

• Обсудите рассрочку или реструктуризацию долга.

• Зафиксируйте новые договоренности письменно.

Этап 3. Досудебная стадия (30-60 дней)

• Официальные претензии с описанием долга и требованием.

• Юридическая оценка шансов на взыскание.

• Предупреждение о судебных процедурах.

Этап 4. Судебное взыскание (60+ дней)

• Подача иска в суд

• Получение исполнительного листа

• Принудительное взыскание через приставов

Этап 5. Анализ причин

• Корректировка условий работы с этим клиентом

• Пересмотр кредитной политики

• Выводы для предотвращения повторения

Когда стоит простить часть долга ↓

Иногда это оправданная управленческая стратегия, если:

• стратегическая ценность клиента превышает размер долга;

• у клиента временные финансовые трудности;

• риск потери клиента выше потери части дохода.

Как оформить юридически:

1. Заключите соглашение о прощении долга или его части.

2. Зафиксируйте сумму списания, условия, дату.

3. Оформите протокол совета директоров или приказ руководителя.

Списания должны быть редкими и стратегически оправданными, иначе формируется привычка у клиентов не платить вовремя.

Списание дебиторской задолженности

Когда долг становится безнадежным ↓

Дебиторская задолженность признается безнадежной при:

• истечении срока исковой давности (3 года);

• ликвидации должника;

• банкротстве без активов для погашения;

• судебном решении о невозможности взыскания.

Как списать задолженность ↓

Бухгалтерский учет:

• списание оформляется через прочие внереализационные расходы;

• при наличии резерва по сомнительным долгам — за счет резерва;

• без резерва — уменьшает прибыль текущего периода.

Налоговый учет:

• в случае списания дебиторской задолженности по предоплате, НДС, ранее принятый к вычету, необходимо восстановить;

• списание влияет на налогооблагаемую базу.

Документы для списания:

• приказ руководителя;

• акт инвентаризации дебиторской задолженности;

• документы, подтверждающие безнадежность (выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации, судебное решение);

• бухгалтерская справка.

Резерв по сомнительным долгам ↓

Компании создают резерв под сомнительные долги, чтобы заранее учесть возможные убытки. Резерв формируется на основании инвентаризации и оценки вероятности взыскания по каждому должнику.

Плюсы резерва:

• сглаживает финансовые результаты;

• повышает достоверность отчетности;

• упрощает процедуру списания.

Дебиторка в бухгалтерском учете

Отражение в балансе

Дебиторская задолженность отражается в разделе «Оборотные активы» баланса (обычно строка 1230).

Структура:

• покупатели и заказчики — основная доля;

• авансы выданные поставщикам;

• прочая дебиторская задолженность (займы, расчеты с персоналом, бюджетом).

Ключевые показатели анализа дебиторской задолженности

1. Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности

Показывает, сколько раз за период дебиторская задолженность превращается в деньги. Чем выше — тем лучше.

2. Период оборачиваемости дебиторской задолженности (DSO)

Показывает среднее количество дней, которое требуется для получения оплаты от покупателей.

3. Доля дебиторской задолженности в активах

Оценивает зависимость компании от кредитования покупателей. Высокая доля (более 30-40%) — сигнал риска.

4. Доля просроченной дебиторской задолженности

Критический показатель. Если более 20% — срочно нужна работа с должниками.

Дебиторская задолженность: частые вопросы собственников

Клиент задерживает оплату на 1-2 дня постоянно. Это нормально?

Разовая задержка допустима — технические или банковские особенности.

Систематическая задержка — сигнал для внимания. Постоянные 1–2 дня означают:

• клиент получает бесплатный кредит за счет вашего бизнеса;

• возможные проблемы с ликвидностью у клиента;

• риск ухудшения ситуации: задержки могут увеличиваться.

Что делать:

1. Зафиксируйте регулярность (ведите отчет по срокам оплаты).

2. Обсудите с клиентом спокойно, без обвинений.

3. Измените условия договора или график платежей.

4. Определите правила: 1–2 дня — предупреждение, 3–5 дней — звонок, 7+ дней — санкции.

Молчание воспринимается как согласие. Реагировать нужно системно и заранее.

Работаем по предоплате, но дебиторка есть. Откуда?

Даже при полной предоплате дебиторская задолженность может появляться.

Основные причины:

• Частичная предоплата — клиент оплатил только часть, остаток формирует дебиторку.

• Разделение платежей и отгрузки — отгрузили больше, чем получили предоплату. 

• Возвраты, корректировки и скидки — создают временные остатки.

• Внутренние задержки — несвоевременное проведение платежа.

Как работать:

• регулярный анализ и сверки (минимум раз в месяц);

• документирование причин дебиторки;

• разбор «старых хвостов» раз в квартал;

• автоматизация через CRM или интеграцию с бухгалтерией.

Чем факторинг отличается от цессии?

Факторинг:

• передаете счета фактору, получаете 80–90% сразу;

• сохраняете контроль за отношениями с клиентом;

• инструмент управления оборотными средствами.

Когда выгоден: нужно ускорить оборот денежных средств, сохранить отношения с клиентом.

Цессия:

• продаете право требования полностью;

• риск неплатежа переходит покупателю;

• разовое избавление от долга.

Когда выгодна: нужно полностью избавиться от проблемного долга, долгосрочные отношения не важны.

Дебиторская задолженность: в двух словах

• Дебиторка — это не деньги, а ожидание денег. Чем дольше ожидание, тем выше риск.

• Классификация помогает управлять: краткосрочная/долгосрочная, текущая/просроченная, надежная/сомнительная/безнадежная.

• Дебиторка влияет на всё: кассовые потоки, ликвидность, прибыль, возможности развития.

• Управление начинается до отгрузки: проверка контрагентов, четкие условия в договоре, мониторинг, быстрая реакция на задержки.

• С просрочками работайте системно: ранний контакт → поиск решений → досудебное взыскание → суд → анализ причин.

• Списывайте безнадежные долги правильно: с документальным оформлением, через резервы, с учетом налоговых последствий.

Поможем разобраться с дебиторкой и финансами

Управление дебиторской задолженностью — базовое условие финансовой стабильности. Нескучные финдиры знают, как превратить дебиторку из проблемы в управляемый актив:

Наши кейсы:

• Как прозрачность в учёте вытащила компанию из финансового болота и оградила от недобросовестных сотрудников

• Как торговая компания увеличила выручку оптового направления в 1,5 раза за месяц. Все секреты в нашем кейсе

• Кейс: за квартал повысили рентабельность активов стоматологии на 19%, а ROE на 11%

Нужна помощь?

• Восстановление бухгалтерского учета — приведем учет в порядок, настроим контроль дебиторки

• Финансовая модель агентства недвижимости — прогнозируем денежные потоки с учетом дебиторки

• Автоматизация управленческого учета — учитываем специфику бизнеса

Работаем онлайн с бизнесом из России, СНГ и Европы. Первая встреча бесплатно ↓