Финансы — это нервная система бизнеса. Без понимания, откуда приходят деньги, на что они уходят и где зарабатывать больше, компания рискует работать в убыток, даже если кажется, что всё идёт хорошо. Управленческий учет помогает владельцам малого бизнеса не гадать, а видеть реальную картину дел и принимать осознанные решения.
Разберём, как внедрить учет и на какие отчеты стоит опираться.
Содержание
Что такое управленческий учет и зачем он нужен
Документы и отчеты управленческого учета
Как внедрить и автоматизировать управленческий учет
Что такое управленческий учет и зачем он нужен
Управленческий учет — это инструмент для управления бизнесом на основе цифр. Он помогает собственникам компаний принимать решения и рулить делом, основываясь на показателях, а не интуитивно.
Например, владелец производства видит на расчетном счете 5 млн рублей. Он покупает новое оборудование, а затем бизнес резко влетает в кассовый разрыв. Оказывается, эти деньги производству клиент перевел авансом, а затем передумал и расторг сделку. Если бы на производстве вели управленческий учет, собственник знал бы, что эти деньги компании пока не принадлежат.
Управленческий учет отличается от бухгалтерского — это два разных вида учета, которые не заменяют друг друга.
-
Бухгалтерский учет — обязателен для юрлиц, ведется в строго регламентированной форме и нужен, прежде всего, чтобы отчитаться перед государством.
-
Управленческий учет — не обязателен и ведется по желанию, используются разные формы отчетности.
Например, в бухгалтерской отчетности никогда не будут отражены серые зарплаты, которые могут быть важной статьей расходов. Чтобы скрыть расчеты наличными, их маскируют под другие расходы и тем самым искажают реальную ситуацию с тратами компании. В управленческой отчетности серые зарплаты будут серыми зарплатами.
Обобщим, зачем же нужен управленческий учет:
-
принимать решения на основе цифр, а не догадок;
-
организовывать работу компании без хаотичных решений, заранее;
-
видеть реальные доходы и расходы, а не нарисованные для бухотчетности;
-
понимать, что делать дальше.
Документы и отчеты управленческого учета
Если для бухгалтерского учета формы документов стандартизированы, то управленческий учет каждая компания ведет по-своему. При этом нет ни типовых, ни обязательных документов.
| Бухгалтерский учет | Управленческий учет |
|
Формы документов унифицированы государством |
Формы документов могут быть любыми |
|
Требуются подтверждающие документы по всем операциям |
Данные можно внести без подтверждающих документов |
|
Виды отчетности и периоды подготовки регламентированы |
Формы отчетов и периоды, за которые их собирают, могут быть любыми |
В Нескучных финансах есть свои основные документы управленческого учета. Это отчеты, которые помогают охватить все стороны бизнеса.
Они помогут принять взвешенные управленческие решения и привести дела в порядок. Шаблоны бесплатны и сопровождаются инструкцией ― она находится на последней странице каждого документа. Эти инструменты готовы к работе, вы можете начать пользоваться таблицами уже сегодня.
Всего таких отчетов пятнадцать, но основных — четыре.
Отчет о движении денежных средств. Это документ, с которого начинается внедрение финучета в компании. Из этого отчета видно, откуда пришли деньги и куда ушли. Так или иначе его ведут многие собственники ― в блокноте, таблицах или голове, а вот анализируют не все. Однако нужно сравнивать суммы за разные периоды и по одинаковым статьям. Например, в этом месяце мы тратим на содержание офиса больше, чем в том.
Собирать фактический материал необходимо для анализа дел в компании. Отчет о движении денежных средств ― удобный инструмент для этого.
Баланс. Самый важный отчет для собственника. Он показывает, сколько денег владельца компании работает в бизнесе. Собственный капитал увеличивается за счет получаемых прибылей и уменьшается за счет полученных убытков, выплаты дивидендов.
Баланс состоит из активов и пассивов. В активах показывается, что есть у компании, а в пассивах ― кому это принадлежит.
В балансе детализируются активы и пассивы. В примере видно, что запасы могут состоять из сырья и материалов, незавершенного производства, готовой продукции, резервного склада готовой продукции.
Отчет о прибылях и убытках. Он помогает увидеть, сколько на самом деле заработала компания. Этот отчет очищает выручку от расходов. Здесь можно забрать его шаблон.
Такой отчет еще называют ОПиУ, P&L (profit and loss) или ОФР ― отчет о финансовых результатах.
Финансовая модель. В финмодели можно запланировать чистую прибыль и выручку, проанализировать ключевые показатели, которые влияют на финансовый результат бизнеса. Ее можно составить как для планируемых направлений бизнеса и компаний, так и для уже существующих. С помощью финмодели можно проверить, как то или иное управленческое решение повлияет на финансовый результат компании. Шаблон финмодели можно забрать по этой ссылке.
Если сложно разобраться самостоятельно, поможет книга «Управленка» — скачайте бесплатно по этой ссылке.
Как внедрить и автоматизировать управленческий учет
Чтобы внедрить управленческий учет, нужно начать с предварительного аудита:
-
посмотреть, какие отчеты ведутся в компании;
-
оценить точность текущей отчетности;
-
прикинуть, с какими отчетами и показателями нужно начать работать прежде всего.
По опыту, практически всегда управленческий учет начинается с отчета о движении денежных средств. Этот отчет собирают по текущему периоду и ведут ежедневно.
Шаг 1. Выписать, какие расчетные счета есть в компании, за что на них приходят деньги и куда уходят.
Шаг 2. Сгруппировать статьи поступлений и трат и тем самым сформировать справочник статей. В этом справочнике должны быть статьи под вашу компанию, а не общие, например, из интернета. Так, у производства в нем будет статья «Сырье», а у онлайн-школы такой статьи не будет.
Шаг 3. Собрать все поступления и траты. Это можно сделать в целом по всей компании, по видам деятельности, направлениям работы и даже отдельным товарам.
Главное, что нужно запомнить по отчету ДДС: остатки на расчетных счетах и в таблице должны сходиться. Подробнее о том, как собрать отчет ДДС, мы рассказали в статьях «Учет движения денежных средств — организация процесса в 6 шагов» и «Как начать вести учет денег в бизнесе».
После отчета ДДС обычно собирают отчет о прибылях и убытках, или ОПиУ. Это делают раз в месяц. Для этого подбивают выручку и расходы по статьям:
-
переменные;
-
общепроизводственные;
-
косвенные.
Кроме этого, в ОПиУ учитывают налоги, проценты по кредитам и амортизацию. Подробнее об ОПиУ — в статье «Как правильно считать прибыль бизнеса».
И ДДС, и ОПиУ собирают по текущему периоду, и уже когда управленческий учет в компании настроен, можно собрать эти отчеты в качестве ретроспективы.
После ОПиУ собирают управленческий баланс — его также ведут раз в месяц, в отличие от годового бухгалтерского баланса. Баланс имеет классическую структуру из активов и пассивов, которые затем разбиваются по критериям. Подробнее о балансе мы рассказали в статье «Почему именно баланс — главный отчет собственника».
Для всех отчетов нужно выбрать программное обеспечение, в котором они будут вестись. Можно пользоваться Эксель-таблицей или подобрать софт под себя, но нужно учитывать, что универсальных программ нет — под различные сферы бизнеса подходят разные.
Например, в Финтабло появилась функция, которая позволяет закрывать длительные сделки этапами, что важно для строительного бизнеса. А в Финоко можно формировать отчеты по международным стандартам гостиничного бизнеса.
Но ни одна программа не будет вести управленческий учет сама по себе: чтобы всё работало, потребуются умелые руки. Если нужна помощь — обращайтесь в Нескучные финансы!
Полезные ссылки
Шаблоны 15 главных документов управленческого учета можно забрать по этой ссылке.
Здесь лежит лучшая книга для бизнеса, которая поможет вам разобраться в финансах без лишней болтовни, — «Управленка».
А чтобы своевременно получать всю важную информацию о финансах бизнеса, подписывайтесь на наши соцсети:
Комментарии