Средний и крупный бизнес обязаны сдавать наличные в банк, а малый и микро могут делать это по желанию. Обычно компании предпочитают не держать у себя много наличных: это рискованно, а еще деньги на счете нужны для всевозможных платежей.
Содержание
Инкассация в управленческом учете
Инкассация денег и их учет: частые вопросы собственников
Инкассация денег и их учет: в двух словах
Что такое инкассация
Инкассация денег — это специализированная безопасная перевозка с целью сохранности наличных. Обычно деньги перевозят из офиса компании и торговых точек в банк, но если нужно, то и между подразделениями компании.
Инкассацией пользуется бизнес, который продает товары или услуги за наличные, то есть работает в основном с физлицами. Например, продуктовый магазин или салон красоты заказывает инкассацию, к ним приезжают вооруженные люди, которые обеспечивают охрану, забирают деньги и отвозят в банк.
Инкассация помогает:
-
обезопасить выручку — хранить наличные рискованно, поэтому большинство компаний перевозят деньги в банк, чтобы зачислить их на расчетный счет;
-
пополнить счет — почти все платежи компании совершают с помощью банковских переводов, например, закупают товар и перечисляют зарплату, а для этого нужны деньги на расчетном счете. Также компании открывают депозиты и пользуются ночными овернайтами;
-
отладить управленческий и бухгалтерский учет — когда деньги хранятся на расчетном счете, их легче учитывать;
-
соблюсти закон — для ряда компаний есть ограничения по хранению наличных в кассе. Об этом подробнее расскажем дальше.
Инкассация — это не обязательная для бизнеса процедура, хотя и тут есть нюансы. Прежде всего, по закону существует лимит остатка наличных денег в кассе — предельная сумма, которую компании могут оставить у себя в кассе в конце рабочего дня. Требование с лимитом распространяется не на всех.
|
Есть лимит по кассе |
Нет лимита по кассе |
|
Средний и крупный бизнес |
ИП и компании из реестра СМП со статусом малого или микропредприятия |
Малый и микробизнес могут установить лимит добровольно и придерживаться его. В этом случае они обязаны соблюдать его наравне со всеми.
Средний и крупный работает с лимитом в обязательном порядке. Этот лимит рассчитывается по формуле в зависимости от объема поступлений наличных или объема выдачи. Если компания не установила лимит, по умолчанию он становится нулевым — то есть всю выручку такой бизнес обязан сдавать в банк.
И у ИП, и у ООО лимиты устанавливаются и отменяются внутренними приказами.
Если в кассе компании хранятся сверхлимитные деньги, налоговые инспекторы могут выписать штраф: от 40 000 ₽ до 50 000 ₽ для организаций и от 4000 ₽ до 5000 ₽ для должностных лиц. Но не всегда сверхлимитные деньги — это штраф. Например, если компания выдавала зарплату, служба инкассации не приехала или банк не работал, в такой день денег может быть больше.
Как провести инкассацию
Чтобы провести инкассацию, нужно заключить договор на услугу с банком или специализированной фирмой с лицензией. Обычно компании работают с инкассаторами банка, в котором открыт расчетный счет, — так выгоднее и быстрее.
В рамках договора прописывается график: как часто инкассаторы будут приезжать за деньгами и в какое время.
Обычно со стороны компании инкассацией занимается бухгалтер или другое ответственное лицо. Вот как это происходит на практике.
Бухгалтер пересчитывает наличные, складывает их по номиналу не больше 100 купюр в одной пачке. Затем пачки упаковывает в мешок или конверт, которые выдает банк.
↓
Бухгалтер готовит препроводительную ведомость к сумке по ОКУД 0402300 в трех экземплярах.
↓
Инкассаторы приезжают в компанию, бухгалтер проверяет паспорта и доверенность от банка у каждого инкассатора.
↓
Инкассаторы забирают деньги и два экземпляра ведомости. В этот момент они подписывают квитанцию о получении денег, которая остается у бухгалтера.
↓
Инкассаторы везут сумку с деньгами в банк и передают кассиру. Тот пересчитывает деньги, проверяет их и зачисляет на расчетный счет.
Обычно деньги поступают на счет в тот же день или на следующий, если инкассация была поздно вечером.
Инкассация работает и в обратную сторону: если нужно, инкассаторы привезут из банка банкноты нужного номинала и монеты.
Как провести самоинкассацию
Микробизнес и ИП могут не заказывать услуги инкассаторов, а провести самоинкассацию. По сути просто сдать наличные в кассу банка: обычно это делает бухгалтер, финменеджер или предприниматель. Как и при обычной инкассации, деньги считают, складывают по номиналу и готовят ведомость. Если деньги везет владелец бизнеса, ведомость не потребуется.
Если сумма совсем небольшая, ее можно положить через банкомат. У многих банков к расчетному счету прилагается корпоративная карта, а ИП могут класть деньги на счет физлица.
Сколько стоит инкассация
Стоимость инкассации зависит от тарифов конкретного банка или инкассаторской компании. Если у бизнеса открыт счет в банке, то для него, как для клиента, инкассация может быть по сниженному тарифу.
Общая стоимость инкассации зависит от суммы денег, которую перевозят: чем больше сумма, тем выгоднее получается. В среднем инкассация стоит от 0,1 до 2% от выручки. Отдельно компании платят за вызов.
Обычно банки работают с суммами от 200 000 ₽, но, возможно, в вашем банке другие условия. По опыту, если сумма небольшая, можно обойтись своими силами.
Инкассация в управленческом учете
В управленческом учете инкассация как таковая нигде не присутствует, но всё равно учитывается. Вот как это делают:
Отчет о движении денежных средств. В ДДС инкассацию можно увидеть как обычный перевод между кошельками.
Отчет о прибылях и убытках. Расходы на услуги инкассации зашиваются в строку «Расчетно-кассовое обслуживание» в административных расходах ОПиУ.
Если вы не работали с ДДС и ОПиУ, держите несколько статей, которые помогут разобраться:
Читать в Газете Нескучных
Финансовая отчетность компании: что в нее входит, как читать и проверять
Учет движения денежных средств — организация процесса в 6 шагов
Инкассация денег и их учет: частые вопросы собственников
Эксперт Вера Саркисян
Финдир НФ
Кассовая инкассация: право или обязанность?
Средний и крупный бизнес обязаны сдавать наличные в банк, но могут оставлять в кассе небольшую часть выручки в пределах установленного лимита. Малый и микробизнес делают это добровольно: они могут ввести для себя лимит, но это необязательно.
Что будет, если вовремя не провести инкассацию?
По опыту, если в один день не провели инкассацию, достаточно в следующий раз положить два пакета с деньгами и, скорее всего, никаких проблем не будет. Но нельзя забывать, что у налоговых инспекторов есть право штрафовать за превышение лимитов по кассе — об этом мы говорили в статье. Привлечь к ответственности они могут в течение двух месяцев с момента нарушения.
Что произойдет, если порядок проведения инкассации будет нарушен?
Всё зависит от конкретной ситуации. Если инкассаторы приехали, а деньги и документы не готовы, они уедут. В некоторых случаях банк выпишет штраф за ложный вызов, в других — просто придется оплатить повторный вызов инкассаторов. Если окажется, что с документами, деньгами или их упаковкой что-то не так, инкассаторы просто не возьмут деньги к перевозке.
Инкассация денег и их учет: в двух словах
-
Инкассация денег — это специализированная перевозка наличных из офиса компании и торговых точек в банк.
-
Инкассацией пользуется бизнес, который продает товары или услуги за наличные, то есть работает в основном с физлицами.
-
Инкассация помогает обезопасить выручку, пополнить счет для дальнейших платежей и депозитов, отладить управленческий и бухгалтерский учет и соблюсти закон по хранению наличных в кассе.
-
По закону существует лимит остатка наличных денег в кассе — предельная сумма, которую компании могут оставить у себя в кассе в конце рабочего дня. Это касается среднего и крупного бизнеса.
-
Чтобы провести инкассацию, нужно заключить договор на услугу с банком или специализированной фирмой с лицензией.
-
В среднем инкассация стоит от 0,1 до 2% от выручки. Отдельно компании платят за вызов.
Поможем наладить учет денег
Финдиры Нескучных знают, как правильно вести учет в самых разных ситуациях, например, когда компании работают с наличными. А еще они умеют разбираться с проблемами, оптимизировать расходы, увеличивать выручку и прибыль, выстраивать стабильные продажи. Вот как обычно это бывает.
Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.
А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓
Комментарии