Как подготовить отчетность в ИФНС: руководство для предпринимателей

Каждый третий предприниматель сталкивается с проблемами при сдаче отчётности. Одна маленькая неточность в налоговой декларации может обернуться штрафами и проверками.

В статье разберёмся, как не запутаться в видах отчётов и избежать ошибок при их подаче. Финансовый директор Виктория Бабенко рассказывает, как сдавать налоговую отчётность вовремя и без стресса.

Содержание

Виды налоговой отчётности

Сроки подачи отчётности

Как правильно сформировать отчётность: требования к форматам

Как проверить правильность заполнения отчётности

Способы предоставления отчётности в ИФНС

Как понять, что отчётность принята

Что делать в случае отказа: как исправить ошибки

Штрафы за несвоевременную сдачу отчётности

Как подготовить отчётность в ИФНС: частые вопросы собственников

Как подготовить отчетность в ИФНС: в двух словах

Поможем наладить грамотный финучёт и избежать ошибок в отчётности

Виды налоговой отчётности

Налоговая отчётность делится на несколько категорий:

Декларации и расчёты

Основа взаимодействия с ФНС — это декларации и расчёты. В эту категорию входят:

• Декларация по НДС — ключевой документ для плательщиков НДС, который отражает все операции с налогом за квартал.

• Декларация по налогу на прибыль — обязательный отчёт для организаций на общей системе налогообложения.

• Декларация по УСН — основной отчёт, содержащий информацию о доходах и расходах.

• Имущественные налоги: налог на имущество организаций, транспортный налог, земельный налог.

• Расчёты авансовых платежей — документы, отражающие предварительные налоговые начисления.

Отчётность по страховым взносам и НДФЛ

Социальный блок отчётности включает:

• Расчёт по страховым взносам (РСВ) — документ, содержащий информацию о начислениях и взносах на сотрудников.

• 6-НДФЛ — отчёт налогового агента по удержанным и перечисленным суммам НДФЛ.

Бухгалтерская отчётность

Финансовый блок требует особого внимания:

• Бухгалтерский баланс — основной документ, отражающий финансовое положение организации. В баланс входит отчёт о финансовых результатах, который показывает доходы, расходы и финансовый итог деятельности.

• Дополнительные формы отчётности, которые зависят от специфики деятельности компании.

Вся бухгалтерская отчётность подаётся в электронном формате через XML-документы. Сроки подачи строго регламентированы. Несвоевременная подача или ошибки в отчётности могут привести к штрафам.

Для удобства контроля стоит использовать специализированные сервисы и программы, которые помогают автоматизировать процесс подготовки документов и избежать ошибок.

При работе с отчётностью важно следить за актуальными изменениями в законодательстве, так как формы и требования к заполнению могут обновляться.

[FORM PRESET="P" /]

Сроки подачи отчётности

Сроки подачи отчётности устанавливаются согласно ст. 6.1 НК РФ.

Если последний день срока приходится на выходной или праздничный день, днём окончания срока считается следующий за ним рабочий день

Ежемесячная отчётность

Уведомления по НДФЛ стали неотъемлемой частью ежемесячной работы бухгалтера. Сейчас работодатели обязаны подавать их дважды в месяц:

• за период с 1 по 22 число месяца;

• за период с 23 по последнее число месяца.

В зависимости от системы налогообложения и специфики деятельности, могут потребоваться и другие ежемесячные отчёты.

Ежеквартальная отчётность

Рассмотрим основные документы, которые предпринимателю нужно предоставлять раз в квартал.

Декларация по НДС — подаётся до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом. Например, за 1 квартал — до 25 апреля. При выпадении срока на выходной день действует правило переноса.

Налог на прибыль — авансовые платежи и декларации сдаются после окончания квартала. Точные сроки определяются статьей 289 НК РФ

Расчёт по страховым взносам (РСВ) — сдаётся ежеквартально врок — до 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. Включает данные за 1 квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Расчёт 6-НДФЛ — подаётся по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года. Сроки привязаны к 25–30 числам месяца после отчётного периода

Годовая отчётность

Годовой цикл включает ключевые декларации:

Налог на прибыль — подается декларация за год, до конца марта следующего года. Конкретные даты: 28–30 марта (уточнять по НК РФ).

Отчётность по УСН — для организаций, подаётся до конца марта, для ИП — до конца апреля. Точные сроки указаны в главе 26.2 НК РФ

Бухгалтерская отчётность — годовой комплект сдаётся в ИФНС до конца марта/апреля. Форматы определяются приказами ФНС.

Как правильно сформировать отчётность: требования к форматам

Для каждого налога и отчётного периода существует своя действующая форма декларации или расчёта, утверждённая приказом ФНС. Эти формы и их электронные форматы доступны на сайте Федеральной налоговой службы и в справочных системах, таких как КонсультантПлюс.

Электронные форматы

Для электронной подачи отчётности используются XML-форматы, утверждённые ФНС.

Требования к файловому формату и структуре, включая элементы XML, кодировки и наименования файлов, подробно описаны в документах «Форматы представления налоговой и бухгалтерской отчётности в электронном виде» и соответствующих приложениях.

«Для подготовки отчётности используйте обновлённые версии программ, таких как 1С, Контур или СБИС, которые автоматически соблюдают действующие XML-форматы и версии форм. Избегайте ручного редактирования XML.

При сдаче отчётности в бумажном виде используйте актуальные бланки, доступные через ФНС, КонсультантПлюс или Гарант».

Как проверить правильность заполнения отчётности

Для проверки правильности заполнения декларации или расчёта необходимо провести внутренний контроль, который включает:

• сверку с бухгалтерским и налоговым учётом, включая оборотные ведомости, регистры и карточки счетов;

• сравнение с банковскими выписками;

• проверку соответствия учётной политике и налоговой базе, особенно в части расходов.

Форматно-логический контроль (ФЛК)

Для выявления ошибок в отчётности предпринимателям стоит использовать форматно-логический контроль (ФЛК):

Использование «Тестера». Федеральная налоговая служба рекомендовала программу «Тестер» для проверки расчётов по страховым взносам и другим формам отчётности. Программа распространялась бесплатно через сайт ФНС в разделе «Программные средства».

Скачать программу Тестер можно на сайте ФНС

Интеграция в сервисы. В настоящее время аналогичный ФЛК встроен в сервисы электронного документооборота, такие как 1С-Отчетность, что упрощает процесс проверки.

ФЛК при отправке через интернет. При сдаче отчётности через телекоммуникационные каналы связи (ТКС) или сервисы ФНС происходит автоматический форматно-логический контроль. 

Если формат или логика нарушены, декларация не принимается, и формируется протокол ошибок. До исправления ошибок отчётность считается непредставленной.

Способы предоставления отчётности в ФНС

Бумажная форма

Отчётность в бумажной форме может быть представлена следующими способами:

• Лично в инспекцию. Подача через окно приёма в налоговой инспекции.

• По почте. Отправка заказным письмом с описью вложения. Датой представления считается дата отправки, указанная на почтовом штемпеле.

Важно отметить, что не все налогоплательщики могут использовать бумажную форму. Некоторые обязаны сдавать отчётность только в электронном виде.

Электронная форма

Подать отчёты в электронном виде можно через несколько каналов:

1. Через ТКС (оператор ЭДО). Отчётность формируется в учётной системе (например, 1С), подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляется через оператора электронного документооборота в ФНС. 

Обязанность сдачи в электронной форме установлена ст. 80 НК РФ для следующих категорий:

• Налогоплательщики со среднесписочной численностью более 100 человек.

• Крупнейшие налогоплательщики.

• Плательщики НДС и некоторые другие.

2. Через Личный кабинет или сервис ФНС. Сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчётности в электронной форме» на сайте ФНС позволяет сдавать отчётность напрямую через интернет с использованием квалифицированной электронной подписи.

Если налогоплательщик обязан сдавать отчётность в электронной форме, подача на бумаге считается нарушением установленного способа подачи и может быть квалифицирована по ст. 119.1 НК РФ. Это повлечёт за собой штраф в размере 200 рублей за нарушение способа.

[FORM PRESET="Q"-"Шаблон ДДС"/]

Как понять, что отчётность принята

При подаче отчётности в электронном виде важно следить за получением следующих документов:

• Квитанция № 1 подтверждает, что отчёт доставлен в ФНС и получен сервером.

• Квитанция № 2 или Протокол приёма указывает, что отчёт принят или отклонён по результатам форматно-логического контроля.

В сервисе ФНС «Сдача налоговой и бухгалтерской отчётности» или у оператора ЭДО статус отчёта изменяется на «Принят», и одновременно возвращается протокол приёма. До получения положительного протокола или квитанции № 2 отчётность считается непринятой.

При подаче отчётности в бумажной форме подтверждением её принятия служат:

• Штамп на экземпляре налогоплательщика — инспектор ставит штамп с датой приёма и своей подписью, что подтверждает представление отчётности.

• Квитанция и опись вложения при отправке почтой — эти документы с отметкой о приёме на почте служат подтверждением отправки и приёма отчётности.

Что делать в случае отказа: как исправить ошибки

При отказе на этапе форматно-логического контроля (ФЛК) в протоколе приёма/отказа будут указаны следующие ошибки:

• неверный формат файла (например, XML);

• ошибки структуры, например, неправильные теги или длина полей;

• логические ошибки, например, несоответствие сумм или неверные ИНН/КПП.

Для исправления необходимо:

1. Настроить программу или форму правильно.

2. Прогнать отчётность через «Тестер» или ФЛК ещё раз.

3. Повторно отправить отчётность до истечения установленного срока.

Камеральная проверка

После принятия отчётность проходит камеральную проверку, которая обычно длится до 3 месяцев (по НДС — 2 месяца). Если ФНС обнаружит несоответствия, предпринимателю придёт требование о пояснениях или о внесении исправлений. 

Что делать, если выявилась ошибка при камеральной проверке:

1. Если ошибка в вашу пользу или против вас, и вы согласны, подайте уточнённую декларацию.

2. Если вы не согласны с выявленными ошибками, подготовьте пояснения с подтверждающими документами.

Если срок уже нарушен

Даже если срок подачи отчётности уже нарушен, её всё равно нужно сдать как можно быстрее, чтобы ограничить количество месяцев просрочки для расчёта штрафа. При необходимости подготовьте пояснения и запросите рассрочку или отсрочку по уплате доначисленных сумм.

[FORM PRESET="M"-"Скачать шаблон баланса"/]

Штрафы за несвоевременную сдачу отчётности

Если предприниматель не успел вовремя сдать отчётность, налоговая может начислить штрафы и санкции, установленные Налоговым кодексом РФ и Кодексом об административных правонарушениях РФ.

Штрафы за непредставление налоговой декларации

Размер штрафа: 5% от суммы налога, подлежащей уплате по декларации, за каждый полный или неполный месяц просрочки.

Максимальный штраф: 30% от суммы налога.

Минимальный штраф: 1000 рублей.

Возможна пеня за просрочку уплаты налога.

Если декларация не представлена в течение 10 рабочих дней после установленного срока, ФНС вправе приостановить операции по банковским счетам.

Штрафы за непредставление расчётов 

Размер штрафа: 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Штрафы за нарушение установленного способа подачи

Если отчётность должна быть сдана в электронной форме, но подана на бумаге — компания получит штраф 200 рублей за каждую декларацию или расчёт, сданные не в той форме.

Ответственность должностных лиц 

Директор и главный бухгалтер могут получить штраф от 300 до 500 рублей за нарушение сроков представления сведений (форм, деклараций).

Ответственность должностных лиц прописана в статье 15.6 КоАП РФ

Как подготовить отчётность в ИФНС: частые вопросы собственников

Как проверить задолженность перед ФНС?

Существует несколько удобных способов проверить налоговую задолженность:

• Личный кабинет на сайте ФНС — войдите через Госуслуги или с помощью ИНН и пароля. На главной странице отображается баланс ЕНС .

• Портал Госуслуг — после авторизации задолженность отображается на главной странице. Можно также воспользоваться поиском по запросу «Налоговая задолженность».

• Мобильное приложение «Налоги ФЛ» — бесплатный сервис для проверки налоговых обязательств.

• Банковские приложения — многие банки подключены к системе налоговых платежей и показывают задолженность.

• Сайт ФССП — позволяет проверить задолженности, по которым уже начато исполнительное производство (потребуется ФИО и дата рождения).

• Личное посещение ИФНС — при себе нужно иметь паспорт и ИНН.

• МФЦ — достаточно предъявить паспорт для получения информации о задолженности.

Рекомендуется регулярно проверять наличие задолженности, чтобы избежать штрафов и других негативных последствий.

Нужно ли сдавать отчётность самозанятым?

Самозанятым не нужно сдавать традиционную отчётность в налоговую инспекцию. Все необходимые данные автоматически формируются в приложении «Мой налог». Самозанятый выставляет чеки клиентам. Система сама рассчитывает налог, показывает сумму к оплате и отправляет данные в ФНС.

Налог начисляется только при наличии дохода. При отсутствии доходов платить ничего не нужно.

Как сформировать отчётность при смене системы налогообложения?

При смене системы налогообложения важно правильно подготовить отчётность как по старой, так и по новой системе. Вот основные шаги, которые необходимо выполнить:

1. Определите дату смены режима налогообложения. Выберите новую систему налогообложения. Уведомьте налоговую инспекцию о предстоящих изменениях.

2. Подготовьте заключительную отчётность по старой системе. Сдайте все необходимые декларации. Уплатите начисленные налоги. Закройте расчёты с бюджетом.

3. Сделайте вступительную отчётность по новой системе. Формируйте отчётность с даты смены режима. Учитывайте особенности расчёта налоговой базы в зависимости от новой системы.

Например, при переходе с ОСНО на УСН сдайте декларацию по НДС и сформируйте остаточную стоимость основных средств. При смене с УСН на ОСНО восстановите НДС по остаткам и организуйте раздельный учёт. При переходе между специальными режимами пересчитайте налоговую базу и уведомьте контрагентов о смене системы.

Заключительная отчётность должна быть представлена до момента перехода. Вступительная отчётность подаётся в соответствии с правилами новой системы налогообложения.

Как подготовить отчётность в ИФНС: в двух словах

• Налоговая отчётность включает декларации по НДС, налогу на прибыль, УСН, имущественным налогам и НДФЛ, а также расчёты авансовых платежей и отчётность по страховым взносам. Каждая категория имеет свои особенности заполнения и сроки сдачи.

• Сроки подачи отчётности строго регламентированы Налоговым кодексом РФ. Если срок сдачи выпадает на выходной, он переносится на следующий рабочий день. Ежемесячная и ежеквартальная отчётность требует особого внимания к срокам.

• Для подготовки отчётности необходимо соблюдать требования к форматам, включая использование XML-документов для электронной подачи. Специализированные программы помогают автоматизировать процесс и избежать ошибок.

• Важно проверить правильность заполнения отчётности и убедиться в её принятии налоговыми органами. Электронная подача позволяет отслеживать статус отчёта через сервисы ФНС.

• Несвоевременная сдача или ошибки в отчётности могут привести к штрафам. Предпринимателям важно следить за актуальными изменениями в законодательстве, чтобы избежать финансовых санкций.

Поможем наладить грамотный финучёт и избежать ошибок в отчётности

Финдиры Нескучных помогут выстроить эффективную систему финансового учёта с нуля или оптимизировать существующую. Мы проведём полный анализ текущего состояния вашего бизнеса и предложим индивидуальные решения для оптимизации налоговой нагрузки.

Наши услуги:

• Постановка управленческого учёта — создадим систему, которая будет работать на ваш бизнес

• Диагностика бизнеса — выявим проблемные зоны и предложим решения

• Восстановление бухгалтерского учёта — исправим ошибки и наладим правильную отчётность

Вот кому мы уже помогли:

• Ошибки с валютой, из-за которых селлер маркетплейса работал в убыток. И как мы их исправили — компания Нескучные Финансы

• Мечта vs реальность: как финдиректор уберёг спортшколу от больших убытков

• Практика роста: увеличили ROE до 30% за квартал в европейской детейлинговой компании

Не важно, где находится ваш бизнес — мы работаем онлайн с компаниями из России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓