Компенсация ГСМ сотруднику: что учесть и какие документы подготовить

Компенсация ГСМ сотруднику — как кэшбэк: потратил на бензин, а компания возместила. Но только если всё оформить правильно. 

С экспертом по финансам разобрались: какие документы нужны при оформлении компенсации ГСМ, на какие обязательные условия обратить внимание и как установить факт недостоверного расчёта компенсации за ГСМ со стороны сотрудника.

Содержание

Что такое компенсация ГСМ и когда она положена

Как оформить компенсацию ГСМ: документы и обязательные условия

Расчет компенсации ГСМ: нормы, лимиты, примеры

Налоги и бухгалтерский учет компенсации ГСМ в 2025 году

Компенсация ГСМ сотруднику: частые вопросы собственников

Компенсация ГСМ сотруднику: в двух словах

Поможем уменьшить расходы и увеличить прибыль

Что такое компенсация ГСМ и когда она положена

Для компании выгодно использовать личные автомобили сотрудников, потому что ей не нужно выделять большие суммы на приобретение автомобилей, их регулярное обслуживание и ремонт, а также на страхование. 

Взамен компания выплачивает сотруднику компенсацию ГСМ, покрывающую часть затрат на использование личного транспорта для рабочих нужд: доставка документов, поездки к клиентам, когда работник в командировке.

ГСМ — горюче-смазочные материалы — бензин, дизельное топливо, масла, жидкости для трансмиссий и другие вещества, необходимые для нормальной работы транспорта. Эти и другие затраты разъездного характера должен возместить работодатель сотруднику согласно статье 188 ТК РФ ↓

Как оформить компенсацию ГСМ: документы и обязательные условия

Понадобятся следующие документы ↓

1. Внутренние нормативы. Условие о применении личного транспортного средства работником для выполнения служебных обязанностей и предоставлении возмещения связанных затрат должно быть документально закреплено в трудовом договоре, коллективном договоре, локальных актах организации или иных допсоглашениях.

2. Заявление от сотрудника. В нём сотрудник пишет, для каких рабочих задач и как часто использует личную машину. К заявлению прикладывают копии: полис ОСАГО или КАСКО, свидетельство о регистрации транспортного средства.

3. Приказ руководителя. В нём указывается, для каких задач нужна машина, почему используется личное авто и какие расходы будут компенсированы.

Работодатель возмещает расходы на ГСМ только если они согласованы с ним заранее, подтверждены документами (чеки, платежные квитанции) и обоснованы с точки зрения экономической целесообразности.

Все служебные поездки фиксируются в путевых листах. Компенсацию за использование личного транспорта может получить только сотрудник, оформленный в штате.

Расчет компенсации ГСМ: нормы, лимиты, примеры

Расчёт компенсации ГСМ производится на основе трёх параметров ↓

Для целей налогообложения компании установлены лимиты на уменьшение налогооблагаемой базы. Даже если организация захочет списать больше — налоговая служба не примет расходы сверх этих норм.

Пример: расход ГСМ транспортного средства — 6,7 л на 100 км, работник проехал 500 км, стоимость 1 литра бензина — 50 рублей. 

Компенсация ГСМ = (6,7 л/100 км) × 500 км × 50 руб = 1 675 руб.

Каждая компания может рассчитать норму расхода топлива для своих автомобилей, используя данные из техпаспортов и специальные методические рекомендации Министерства транспорта.

Налоги и бухгалтерский учет компенсации ГСМ в 2025 году

При определении налоговой базы по налогу на прибыль возмещение расходов на ГСМ относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, однако принимается к учёту лишь в размере, не превышающем законодательно установленные нормативы.

Компенсации, осуществлённые в рамках установленных нормативов, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и не включаются в базу для начисления обязательных страховых взносов.

Суммы, выходящие за пределы утверждённых нормативов, подлежат удержанию НДФЛ, начислению обязательных страховых взносов и исключаются из налоговой базы при исчислении налога на прибыль.

В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам. 

Компенсация ГСМ сотруднику: частые вопросы собственников

Эксперт Наталья Смусяк

Финдир НФ

Как установить факт недостоверного расчёта компенсации за ГСМ со стороны сотрудника? С помощью каких инструментов можно уличить?

1. Можно проверить логику маршрутов: если сотрудник поехал не по самому короткому пути без причины — уже странно.

2. Хорошо работает GPS-контроль — по нему видно, где и как долго ездил человек.

3. Смотреть на чеки: если они поддельные или от странных заправок — это подозрительно. Проверка QR-кодов через приложение налоговой поможет выяснить, настоящий ли чек.

4. Еще можно сравнивать средний расход топлива: если машина всегда «ела» 10 литров на 100 км, а тут внезапно стало 20 — это повод разобраться.

5. Ну и иногда помогают разговоры с другими сотрудниками — бывает, кто-то случайно расскажет о хитростях коллеги.

Каким образом можно подтвердить расходы на ГСМ, понесенные работником в командировке?

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, сотрудник должен предоставить путевой лист и чеки с заправки. Также можно оформить приказ о командировке и командировочное задание. 

Каковы амортизационные отчисления для сотрудников, использующих свой авто для служебных нужд?

Амортизационных отчислений для сотрудников нет — компания не обязана компенсировать износ личного авто. Компенсация касается только расходов на топливо (ГСМ), если автомобиль принадлежит самому сотруднику. Это связано с тем, что машина не числится на балансе компании, значит, амортизацию она учитывать не может.

Компенсация ГСМ сотруднику: в двух словах

• Использование личных автомобилей сотрудников выгодно компании, поскольку позволяет избежать расходов на покупку, обслуживание и страхование корпоративного транспорта.

• Работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы на ГСМ, если тот использует личный автомобиль в рабочих целях — доставка, командировки, встречи с клиентами.

• Компенсация оформляется официально через внутренние документы: трудовой/коллективный договор, заявление сотрудника, приказ руководителя.

• Сотрудник должен документально подтвердить расходы, предоставив чеки и путевые листы, а также заранее согласовать поездки с работодателем.

Поможем уменьшить расходы и увеличить прибыль

Наши финдиры знают, куда утекают деньги и где находится скрытая прибыль.

Вот так мы помогли клиентам Нескучных:

• Думали, что автосервисы процветают, а на деле нашли 1 700 000 ₽ убытков. Вывели компанию в плюс

• Кейс: за квартал повысили рентабельность активов стоматологии на 19%, а ROE на 11%

• Как финдир помог увеличить выручку на 22% за 10 месяцев: кейс по оптимизации бизнес-процессов в общепите

• Мечта vs реальность: как финдиректор уберёг спортшколу от больших убытков

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓