Сезонная работа — это работа, которая выполняется в определенные периоды и связана с праздниками, изменением климата или другими факторами. Например, летние отпуска, новогодние каникулы, дачный сезон — всё это про сезонность. Главная особенность таких работ — кратковременность: в один период требуется много сил, людей и ресурсов, а в остальное время — спад или полный стоп. Как выстроить бизнес-процессы и управлять командой, чтобы успешно пройти высокий сезон, — разбираемся в статье.
Содержание
Что считается сезонными работами
Как определить и рассчитать сезонность
Как подготовиться к активному сезону
Каким видом договора оформить сезонную работу
Мотивация сотрудников в период «мертвого» сезона
Сезонная работа: в двух словах
Поможем настроить сезонную работу
Что считается сезонными работами
Сезонность бывает жесткой, ярко выраженной и умеренной.
Жесткая — это когда в несезон прибыль падает до 50–100%: например, компания продает новогодние елки или садовый инвентарь. Ярко выраженная — когда колебания равны 30–40% оборота, например товары для ремонта. Умеренная — когда изменения в продажах не так заметны и составляют 10–20%. Такая сезонность есть практически в любом бизнесе и характерна для внесезонных товаров, например техники для дома.
Если график конкурентов уверенно растет в сезон, а график ваших продаж колеблется по прямой, это повод углубиться в аналитику. Либо компания не была подготовлена к сезону и просто не хватило товара или рук, либо был провал со стороны операционки
У каждого бизнеса волны сезонности — seasonal variations of business indicators. Они бывают по основному товару или услуге, а бывает сезонность факторов: сырье, люди, склады. Задача руководителя — организовать свой сезон и для этого научиться управлять процессами, деньгами и людьми. Выяснить, как это сделать, можно на уровне финансовой модели.
Как определить и рассчитать сезонность
Для расчета сезонности используют коэффициент сезонности — показатель, который отражает, насколько изменился объем продаж в сравнении с другими периодами.
Рассчитать этот коэффициент можно разными способами. Рассмотрим подробнее два из них — классический и метод на основе тренда.
1. Классический метод расчета по средним продажам. Чтобы рассчитать средний коэффициент сезонности за конкретный месяц, нужно посчитать коэффициенты сезонности за этот месяц в каждом выбранном году, сложить их и разделить на три. Для более четкой картины данные собирают за два-три года.
Вначале определяем средние продажи за каждый выбранный год, для этого общие годовые продажи делим на 12.
Средние продажи за год = все продажи за год / 12 месяцев
Далее считаем ежемесячный сезонный коэффициент. Если брали данные за три года, должно получиться по 12 значений за каждый год и за три года.
Коэффициент сезонности за месяц = количество продаж за месяц / средние продажи за год
Рассчитываем средний сезонный коэффициент за месяц на примере января. Для этого нужно сложить все коэффициенты за январь каждого выбранного года и поделить на три.
Средний коэффициент сезонности за январь = (коэффициент за январь в 1-й год + коэффициент за январь во 2-й год + коэффициент за январь в 3-й год) / 3.
Классический метод не всегда точен и может не показывать колебания в продажах.
2. Метод на основе тренда. Тренд — это медианное значение, поэтому всегда покажет сезонность, даже если сезонное значение его не отражает. Способ считается наиболее эффективным.
Рассмотрим на примере компании, которая продает шоколад. Среднее значение коэффициента сезонности за четыре года равно 1. Кажется, привязки к сезону у шоколада нет. Но с учетом тренда коэффициент равен 0,85 — значит, сезонность всё-таки есть, и спрос на шоколад в январе ниже среднего.
|
|
Январь-2020 |
Январь-2021 |
Январь-2022 |
Январь-2023 |
|
Коэффициент сезонности |
0,9 |
1,6 |
0,7 |
0,8 |
|
Среднее значение коэффициента |
1.00 |
|
|
|
|
Метод на основе тренда |
0,85 |
|
|
|
Чтобы рассчитать коэффициент сезонности на основе тренда, нужно взять соотношение общих продаж за месяц к тренду. Берем показатели минимум за три года: чемем больше, тем точнее.
Считаем тренд с помощью функции «Тенденция» (TREND) в Excel или гугл-таблице.
Коэффициент сезонности за месяц = продажи за месяц / тренд.
Чем выше коэффициент, тем выше выручка. В этом примере самый высокий сезон оказался в марте, а самый низкий — в июле
Предстоящий сезон будет лучше, если использовать финансовую аналитику для нового прогноза. Для этого нужно подставить коэффициенты сезонности и проверить, совпадает полученная ранее выручка или нет. Если точность — хотя бы 80%, значит, тенденция есть и это не спонтанные данные. Значит, такую аналитику полезно брать в расчет будущего опыта.
Например, в компании по продаже кондиционеров изначально была низкая точность планирования выручки — 70%. Будущий год собирали на основе прошлого опыта с учетом процента прироста. Затем по рекомендации финдира для расчета сезонности стали использовать метод на основе тренда: взяли готовую формулу в гугл-таблице и исходя из статистики прошлых лет спрогнозировали выручку. В результате точность планирования выросла до 95%.
Прогнозы сезона разворачиваются по одному из трех сценариев: оптимистичному, пессимистичному или реалистичному.
Рассмотрим на примере. Допустим, компания строит прогноз продаж и видит, что, если продавать на сумму Х, этого хватит, чтобы бизнесу удержаться на плаву и покрыть операционные расходы. Значит, прогноз называют реалистичным. Если продавать на ХХ, то этого дохода будет хватать еще на премии, дополнительный склад и развитие сайта. Прогноз называют оптимистичным, коррелируют с реальностью и оценивают шансы его достижения. А если компания видит, что продаж будет Y, а это значительно меньше Х, то такой прогноз уже пессимистичный. При его оценке параллельно разрабатывают антикризисную программу и ищут варианты, как избежать такого сценария.
Собственник примеряет на бизнес каждый вариант прогноза и на основе этих данных принимает соответствующие бизнес-решения
Иногда цифры в отчете без понимания текущей картины могут не помогать, а путать. Допустим, всплеск продаж связан не с сезонностью, а с чем-то другим: появился крупный проект или компания участвовала в выставке. Товар распродан, по отчету всё прекрасно. Менеджеры на волне успеха решили продать неликвид дешево. Картина получилась искаженной.
Финансовый директор помогает разобраться, где просто скачки продаж, а где — реальная сезонность. Для этого он собирает статистику за прошлый период, чаще — за промежуток в два-три года.
Показатели объединяют в единый документ и закладывают в финансовую модель. Затем смотрят, как менялась выручка, с какой частотой, была ли там тенденция. Такая картина уже показательная, ей можно доверять.
Как подготовиться к активному сезону
Подготовка к высокому сезону требует серьезных усилий и соблюдения двух важных моментов.
→ Точной организации процессов, людей и ресурсов. Цель планирования — убедиться, что компании хватит товара, людей и денежных запасов, чтобы бесперебойно пройти высокий сезон.
Например, если у компании горячий сезон через неделю, а людей со специфическими навыками недостаточно, придется потратить драгоценное время, чтобы нанять дополнительных сотрудников, обучить и адаптировать.
→ Умения управлять рисками. Если собственник подстраховался и подготовил команду заранее, он снизил риски остаться без людей в пиковый сезон. Цена ошибки одного дня внутри сезона намного выше цены ошибки на более сглаженных периодах, когда продажи идут ровно.
Рассмотрим пример с бизнесом по продаже тепловых пушек. В таком бизнесе явная сезонность: чем холоднее на улице, чем выше спрос. Пик — с октября по декабрь.
Собственник интуитивно понимает пиковый спрос, но хочет чтобы его догадки подтвердились фактами. Он вносит в финмодель данные по продажам оборудования, а также выручку за его обслуживание. График показывает, что в течение года услуги по обслуживанию теплового оборудования идут довольно ровно, а вот в конце года наступает рост — это есть ярко выраженная сезонность.
Финмодель отражает, сколько сотрудников нужно бизнесу в спокойные и пиковые моменты, когда их нанимать, обучить и адаптировать
Благодаря планированию собственник видит, что к концу года будет активный спрос, и принимает соответствующие бизнес-решения: содержать команду из 5 сотрудников сервисной службы в течение года, а с октября по декабрь усилить ее до 25 человек.
|
Читать в газете Нескучных |
Мотивация сотрудников в период «мертвого» сезона
Мотивация команды — это тоже бизнес-процесс, и его решение зависит от специфики и отрасли компании, целей руководителя и способов удержания людей. Рассмотрим, когда лучше мотивировать и сохранять сотрудников, а когда выгоднее нанимать их на время.
Нанимать на короткий срок подойдет, когда сотрудник нужен на конкретный объем работы: собрать урожай клубники, сыграть Деда Мороза на новогодних праздниках в ресторане.
Нанимать и удерживать полезно в нишах, где нужно много и долго обучать. Допустим, педагоги английского языка в школах дополнительного образования нужны по большей части с сентября по май. Но если педагог эффективный и к нему хорошо идут ученики, то после окончания активного сезона целесообразно провести переориентацию: решить, на какие задачи его можно перевести. Например, вести языковой летний лагерь. Если же сотрудник не зарекомендовал себя в активный период, то надо принимать решение: оставлять или прощаться.
Отслеживать процессы и продумывать мотивацию для сотрудников помогает дорожная карта — визуализированный список мероприятий, которые можно зафиксировать и отследить. Среди прочих показателей в карту вшивают пункт «оценка эффективности персонала». 
На карте нанесены точки для оценки команды: в какие недели будет много работы, когда нужно усилить команду и сколько времени займет адаптация сотрудников
Если компания оставляет сотрудников в несезон даже при условии, что сложность обучения не является главной причиной, то силы команды можно перенаправить на внутренние работы. Во время пика продаж компания накапливает фонды, которые позволяют спокойно работать до следующего высокого сезона и заниматься внутренними делами.
Например, производственный персонал можно отправить делать косметический ремонт. Сотрудников отдела продаж перенаправить на организационные задачи и работу с документами: проработку базы, скриптов, постоянных клиентов. При этом команда должна понимать, что бонусы в период неактивного сезона будут не такими, как в пик.
Когда в компании выстроены процессы управления персоналом и учитывается сезонность, бизнес готов к активной работе, а сотрудники получают свои бонусы. Это и комфортное вхождение в должность, и адаптация без дополнительного стресса, режима «тушения пожаров» и поиска виноватых.
Каким видом договора оформить сезонную работу
Нанимать фрилансеров, заключать договор ГПХ или оформлять сотрудников в штат — зависит от специфики бизнеса и длительности активного сезона.
Договор ГПХ, он же договор для самозанятых, подходит, если нужно привлечь людей только на время. Предположим, впереди сбор урожая, значит, людей ищут только на эти недели или месяцы и честно говорят: работа будет сезонной, временной.
Финализировать работу с самозанятыми нужно чеками. После получения денег сотрудник выписывает чек через приложение «Мой налог» и отправляет его работодателю. Если этого не сделать, а собственник — единственный заказчик, налоговая может признать такие отношения трудовыми и оштрафовать заказчика.
Срочный договор — самый безопасный для компании вариант нанять людей на проектную работу. Подходит для оформления любого вида деятельности. В документе обязательно указывают даты начала и окончания работы.
Бессрочный договор или оформление в штат — если планируете оставить сотрудника, чтобы привлечь на другие работы в несезон.
Каждый способ оформления сотрудника важно просчитать на уровне финансовой модели.
Сезонная работа: в двух словах
-
Сезонная работа — работа, которая выполняется в определенные периоды и связана с изменением климата, праздниками или другими факторами, например летними отпусками, новогодними каникулами.
-
Сезонность в бизнесе бывает жесткой — до 50 и даже 100% падения спроса, ярко выраженной — 30–40% колебаний, умеренной — 10–20% изменений в продажах.
-
Финдиректор помогает отличить скачки продаж от сезонности и рассчитать ее коэффициент.
-
Прогнозы сезона разворачиваются по одному из трех сценариев: оптимистичному, пессимистичному или среднему.
-
Выбор формата договора с сотрудником зависит от специфики бизнеса и длительности активного сезона.
-
Чтобы выстраивать мотивацию сотрудников в несезон, в компании должны быть четко выстроены процессы управления персоналом. В этом помогает дорожная карта. По ней можно отследить, когда нанимать и обучать сотрудника, сколько времени на это потребуется.
Поможем настроить сезонную работу
Наши финдиректора умеют работать с сезонным бизнесом и помогают собственникам подготовиться к высокому сезону, чтобы хватало людей, ресурсов и денег, а также решать другие финансовые вопросы:
-
укрощать сезонные риски и не терять прибыль,
-
спокойно проходить несезон,
-
уходить от кассовых разрывов,
-
планировать продажи и набор персонала,
-
налаживать стабильный денежный поток.
Несколько примеров из практики:
Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.
Простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓
Комментарии