Почему с бизнес-ассистентом жизнь руководителя становится проще

В процессе развития бизнеса собственнику важно внедрять новые идеи и улучшать рабочие процессы. Конкуренция на рынке не стоит на месте, и без новаторских подходов и быстрой реакции на изменения можно потерять позиции. При этом бизнес-задачи накапливаются, а время уходит.

На помощь в такой ситуации приходит бизнес-ассистент. Он возьмёт на себя часть задач, поможет правильно организовать рабочее время и оптимизировать многие процессы.

Простыми словами, бизнес-ассистент — это профессионал, который значительно облегчает жизнь руководителя и дает ему возможность меньше думать о рутине и больше о прибыли.

Рассказываем, как собственнику понять, что ему нужен ассистент, какие задачи этот сотрудник сможет взять на себя, где его найти и на что обратить внимание при поиске.

Содержание

Когда собственнику нужен бизнес-ассистент

Задачи и обязанности бизнес-ассистента

Навыки и качества помощника руководителя

Где и как найти ассистента по бизнесу

Как составить KPI для бизнес-ассистента

Как правильно делегировать задачи помощнику

Бизнес-ассистент: частые вопросы собственников

Бизнес-ассистент: в двух словах

Избавим собственника от работы с финансовой отчётностью и освободим время для развития бизнеса

Когда собственнику нужен бизнес-ассистент

Вопрос о найме бизнес-ассистента становится актуальным, когда владелец бизнеса начинает ощущать, что утопает в рутине повседневных задач. Значительное время уходит на мелкие дела, которые не приносят удовлетворения и не способствуют развитию бизнеса. Кроме этого, забытая встреча или пропущенная договоренность вовсе могут негативно повлиять на бизнес.

Как раз на этом этапе и стоит задуматься о найме ассистента, который возьмёт на себя рутинные обязанности и позволит сосредоточиться на развитии. Он займётся планированием и не даст собственнику упустить что-то важное.

Задачи и обязанности бизнес-ассистента

Функционал бизнес-ассистента может быть очень обширным и зависит от размера компании, стратегии ведения бизнеса собственником и других факторов. Однако есть основные задачи, которые в большинстве случаев входят в его зону ответственности:

• Встречи. Бизнес-ассистент — это «правая рука» собственника бизнеса на встречах. Он фиксирует договорённости, записывает, с кем назначена встреча, передает собственнику контакты. Задача ассистента — следить за тем, чтобы ничего не было упущено.

• Ведение календаря. Ассистент помогает назначать встречи и следить за изменениями в расписании.

• Работа с документацией. Например, подписание некоторых договоров, составление документов, ведение отчётности.

• Проектные задачи. При необходимости ассистент может составить дорожную карту проекта, объединить команду, распределить роли и контролировать выполнение задач.

• Работа с партнёрами. По вопросам, которые не требуют участия руководителя, помощник может общаться с партнёрами самостоятельно. Например, он может решать текущие вопросы с подрядчиками и поставщиками.

• Подготовка информации. Если нужно решить какую-то задачу, бизнес-ассистент собирает необходимую информацию и предоставляет её собственнику.

• Сопровождение собственника. Ассистент может сопровождать руководителя в командировках, организовывать его участие в конференциях и выступлениях.

Бывает и так, что ассистент выполняет личные поручения руководителя. Если такие задачи занимают практически всё рабочее время, значит, речь идет о личном помощнике.

«Личный помощник — это не бизнес-ассистент. Такая должность подразумевает выполнение личных поручений — от покупки цветов жене руководителя до организации отпуска. Бизнес-задачами личный ассистент не занимается».

В некоторых компаниях сотрудник совмещает обе роли — бизнес-ассистента и личного помощника.

Совмещение обязанностей допустимо, главное, чтобы сотрудник изначально был об этом предупреждён. Ещё на стадии собеседования стоит озвучить, что помимо бизнес-задач ассистенту нужно будет выполнять и личные поручения руководителя.

Примерно так выглядит бизнес-ассистент с функциями личного помощника

Навыки и качества помощника руководителя

Среднестатистического собственника бизнеса характеризует несколько пунктов:

✅ Большое количество задач.

✅ Дефицит времени.

✅ Фокусировка на развитии бизнеса.

Соответственно, в последнюю очередь собственник захочет обучать своего помощника. Как мы сказали в начале статьи, бизнес-ассистент — это профессионал, а значит, он уже должен обладать всеми необходимыми навыками:

• Умение работать в режиме многозадачности. В работе ассистента всегда будет много разных задач. Главное — не упустить что-то важное из-за высокого темпа.

• Высокая стрессоустойчивость. Работать с руководителем иногда бывает непросто — настроение может меняться, задачи могут накладываться друг на друга. Именно в такие моменты важно уметь сохранять внутреннее спокойствие.

• Гибкость и желание говорить «да» любой задаче. Ассистента ждёт самая разнообразная работа: от простых поручений до сложных проектов. Важно уметь с готовностью браться даже за новые задачи, которых не приходилось выполнять ранее.

• Умение слушать и анализировать. Хороший бизнес-ассистент мало говорит и много слушает. Его задача — не упустить важные детали и выделить основные моменты в общем потоке информации.

Все перечисленные навыки — это soft skills (мягкие навыки) — компетенции, важные для построения карьеры, но не относящиеся к профессиональным умениям.

Кроме мягких навыков, есть hard skills (жёсткие навыки). Они приобретаются при обучении или с получением опыта работы на определённой должности.

Итак, какими профессиональными навыками должен обладать бизнес-ассистент:

• Опыт работы бизнес-ассистентом. Чаще минимальный опыт работы — это год. Или же бизнес-ассистент может начать свой путь с других должностей внутри компании.

• Умение работать с документами, вести деловую переписку и правильно структурировать информацию.

• Опыт в управлении проектами. Если бизнес-ассистенту предстоит вести дорожные карты проектов и держать всё под контролем.

• Умение работать с Excel или Google-таблицами. В большинстве компаний — это обязательное требование.

• Знание иностранных языков. Особенно часто такое требование озвучивается, если бизнес-ассистент нужен в международную компанию. Например, иностранный язык нужен для ведения переговоров, организации встреч и совместной работы с иностранными коллегами.

Где и как найти ассистента по бизнесу

Довольно часто на должность бизнес-ассистента руководитель переводит действующего сотрудника. Если же в команде подходящего кандидата не оказалось, можно воспользоваться услугами специальных агентств. Это компании, которые занимаются обучением ассистентов. Собственник может озвучить конкретные критерии, согласно которым и будут подбираться кандидаты.

Однако если в команде у руководителя есть возможность наблюдать за потенциальным бизнес-ассистентом, то сотрудник, подобранный агентством, будет «тёмной лошадкой». В процессе работы собственник может понять, что ассистент ему не подходит, например, работает слишком медленно или не имеет нужного опыта.

Ещё один канал поиска — специализированные сайты, например, HeadHunter. Это довольно распространенный способ, однако у него есть определённые минусы. Например, если поиском будет заниматься сам собственник, это займет очень много времени.

Если же в компании есть директор или менеджер по персоналу, задача упрощается. Однако итоговое собеседование в любом случае должно проводиться собственником лично. В противном случае есть вероятность, что бизнес-ассистент не будет соответствовать его ожиданиям.

Как составить KPI для бизнес-ассистента

KPI — это ключевые показатели эффективности. Однако установить их для бизнес-ассистента сложно. Задачи ассистента обширны, кроме того, они постоянно меняются. Выделить основные и «завязать» на них KPI затруднительно. 

Стоит учитывать и ненормированный график. Ведь деятельность ассистента зачастую привязана к графику руководителя. А график собственника бизнеса сложно назвать стабильным.

«Бизнес-ассистенту нужно быть готовым к ненормированному графику. Например, задачи от собственника могут поступать в вечернее время или в выходные дни. Также зачастую ассистент сопровождает руководителя в командировках. Все эти детали должны быть оговорены с сотрудником заранее».

Именно поэтому заработная плата бизнес-ассистента чаще всего — это фиксированный оклад. Хотя могут быть и премии за нестандартные или, например, срочные задачи.

Доплата может быть и в том случае, если ассистент берёт на себя крупный проект или дополнительные задачи.

Как правильно делегировать задачи помощнику

При поиске бизнес-ассистента возникает резонный вопрос — нужно ли проводить дополнительное обучение для нового сотрудника. Если бизнес-ассистент пришёл из агентства, значит, он уже имеет некоторые навыки, и процесс его адаптации будет проще. Но даже в этом случае краткое вводное обучение — прямая обязанность нового руководителя. Ассистенту стоит чётко обозначить, как собственник бизнеса видит процесс работы, какие инструменты будут использоваться и как новому сотруднику фиксировать выполненные задачи.

Однако у ассистента должен быть довольно высокий уровень самоорганизации. Делегируя задачи, руководитель будет ожидать, что помощник вовремя пришлёт отчёт, сам напомнит о сроках и других нюансах.

Чаще всего взаимодействие собственника и бизнес-ассистента проходит в мессенджерах: руководитель просто пишет: «Назначь встречу с Ивановым» без дополнительных комментариев. Задача ассистента — быстро понять, что именно нужно сделать. Вряд ли руководитель будет тратить время на то, чтобы подробно объяснять детали.

Что касается инструментов — это могут быть привычные блокноты, мессенджеры или программы для управления задачами: Google-календарь, Google-таблицы. Главное, чтобы выбранный способ обеспечивал удобный формат обмена информацией между бизнес-ассистентом и его руководителем.

Бизнес-ассистент: частые вопросы собственников

Кому ещё в компании нужен личный ассистент?

Кроме собственников бизнеса ассистенты могут понадобиться генеральным директорам или топ-менеджерам компании. Сотрудникам такого уровня требуется много времени для решения стратегических задач. Соответственно, чем больше «текучки» перейдет к ассистенту, тем эффективнее будет работа руководителя.  

Кроме этого, помощник может быть полезным и для сотрудников, которые ведут много проектов. Бизнес-ассистент поможет распределить время, напомнить о важных задачах или возьмёт на себя организационные моменты.

Чем отличается бизнес-ассистент от секретаря?

Основные обязанности секретаря включают выполнение рутинных административных задач, например, ответы на телефонные звонки, ведение делопроизводства, организацию встреч и управление расписанием. Секретари часто занимаются подготовкой документов и обеспечением офисной работы.

Роль бизнес-ассистента более многогранна и включает в себя не только административные задачи, но и поддержку стратегических и управленческих процессов. Бизнес-ассистенты могут заниматься исследованием рынка, анализом данных, подготовкой отчётов и координацией проектов.

Может ли бизнес-ассистент выполнять функции финансового директора?

Финансовый директор — это топ-менеджер компании. Для выполнения его обязанностей требуются глубокие знания в области финансов. Кроме этого финдир должен в некоторой степени разбираться в бухгалтерии и знать финансовое законодательство. Даже опытный бизнес-ассистент не будет обладать необходимыми знаниями и не сможет заменить финансового директора.

Бизнес-ассистент: в двух словах

• Бизнес-ассистент — это правая рука руководителя. Он берёт на себя большую часть текущих дел, освобождая время руководителя для развития бизнеса.

• Бизнес-ассистент может быть выбран из действующих сотрудников. В этом случае у руководителя будет возможность заранее понаблюдать за тем, как потенциальный кандидат проявляет себя на работе и относится к поставленным задачам.

• Существуют специальные школы, в которых обучают профессии бизнес-ассистента.

• Перед приёмом ассистента на работу руководителю важно провести с кандидатом личное собеседование.

Избавим собственника от работы с финансовой отчётностью и освободим время для развития бизнеса

Финдиры Нескучных берут на себя львиную долю работы с финансами. Мы займёмся отчётностью, просчитаем стратегию развития бизнеса, а также подскажем собственнику, как сделать прибыль ещё выше. Вот как финансовые директора уже помогли многим компаниям:

• Как финмодель раскрыла тайну кассовых разрывов и помогла всё исправить

• Уберегли вендинговый бизнес от рискованного роста в кредит

• Предприниматель чуть не продал квартиру, чтобы спасти бизнес в кризис

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

Начните с простого: запишитесь на диагностику и наведите порядок в деньгах↓

https://product.noboring-finance.ru/diagnostica