Регулярный менеджмент: зачем нужен и как внедрять

Регулярный менеджмент — это набор инструментов, которые позволяют собственнику или топ-менеджменту навести порядок в бизнесе и эффективно им управлять. Цель регулярного менеджмента — регламентировать все бизнес-процессы компании, например, отчетность, мотивацию, онбординг. О том, зачем нужна система управления и как ее внедрить — рассказали в статье ↓

Содержание

Зачем внедрять регулярный менеджмент

Когда внедрять регулярный менеджмент

Принципы регулярного менеджмента

Какие инструменты использовать

Как внедрить регулярный менеджмент

Регулярный менеджмент: частые вопросы собственников

Регулярный менеджмент: в двух словах

Поможем бизнесу работать эффективнее

Зачем внедрять регулярный менеджмент

Чтобы повысить эффективность компании и тратить меньше времени на рутинные бизнес-процессы, нужен регулярный менеджмент. Внедрять систему управления могут разные компании: маленькие с несколькими сотрудниками и крупные с большим штатом. Вот зачем она нужна ↓

Навести порядок. Если в компании не описаны процессы, каждый сотрудник может все делать по-своему. Например, первый бухгалтер вносит траты в одну статью бухгалтерской отчетности, второй эти же расходы относит к другой статье — возникает путаница и расхождения в документах.

С помощью регулярного менеджмента можно привести всю работу к единому стандарту и уменьшить количество ошибок. Сотрудники смогут следовать четким инструкциям и быстрее выполняют задачи.

Повысить ответственность. Без четких регламентов сотрудники могут не понимать, какие задачи перед ними стоят и когда их нужно выполнить. Если случится сбой в работе, найти ответственных может быть сложно.

Когда каждый из членов команды знает свой круг обязанностей, работа идет быстрее. Сотрудники понимают, что от них требуют и работают эффективнее. 

Масштабировать бизнес. Компаниям, которые работают без регулярного менеджмента, труднее вырасти. Часто у собственника нет ясной картины: как устроены процессы, что в них нужно улучшить и как выйти на новый уровень развития. 

Регулярный менеджмент — одна из основ развития компании. Он обеспечивает предсказуемость, управляемость и воспроизводимость бизнес-процессов. Например, система управления снижает зависимость от ключевых сотрудников и позволяет быстрее обучать новых. Также регулярный менеджмент увеличивает прозрачность, и собственнику становится легче управлять компанией большего размера.

Когда внедрять регулярный менеджмент

Если коротко — чем раньше, тем лучше. Бизнес, который работает бессистемно, не сможет долго просуществовать. Он рискует уйти в убыток или вовсе прогореть. Перечислим некоторые «тревожные звоночки»: они сигнализируют о том, что в бизнесе царит хаос, и нужно как можно скорее внедрять регулярный менеджмент.

• Сотрудники не несут ответственность, работают без инициативы.

• Собственник решает абсолютно все вопросы компании.

• Команда не выполняет поставленные задачи в срок.

• Руководитель теряет контроль над бизнес-процессами.

• Рентабельность компании стремительно снижается.

После внедрения регулярный менеджмент нужно регулярно пересматривать — минимум раз в год. Можно проанализировать бизнес-процессы, отследить неэффективные и внести в них изменения. 

Другой случай — когда бизнес планирует расти. Перед масштабированием стоит провести мониторинг того, что и как работает в компании. Если какие-то показатели не устраивают, нужно оперативно изменить процессы и только затем приступать к масштабированию. Так снизится риск ошибок и бизнес будет приносить прибыль. 

Принципы регулярного менеджмента

Чтобы эффективно управлять компанией, нужно придерживаться определённых принципов. Перечислим некоторые из них ↓

• Системность. Компания должна работать по понятной структуре, а все процессы — повторяться на регулярной основе.

• Контроль. Собственник постоянно должен быть в курсе, что происходит в бизнесе. В этом помогут CRM-системы, таск-менеджеры, KPI, еженедельные планерки с командой. 

• Планирование. С его помощью можно задать направление работы, распределить задачи и следить за их выполнением.

• Обратная связь. Она помогает собственнику понимать, что на самом деле происходит в компании. Для этого можно проводить опросы и ретроспективы, устраивать личные встречи с сотрудниками. Важно не просто собирать мнения, но и учитывать их при принятии решений. Так управление становится более эффективным.

• Гибкость. Компания — это живой организм, в котором постоянно что-то меняется: люди приходят и уходят, бизнес растет, внешняя среда трансформируется. Важно уметь адаптироваться к изменениям — например, пересматривать планы, менять подходы и обновлять регламенты. 

Какие инструменты нужно использовать в регулярном менеджменте

Расскажем о трех основных, которые помогут легче управлять компанией ↓

Мотивация. Без системы мотивации сложно добиться продуктивной работы. Например, если продавец работает только за оклад, у него нет стимула перевыполнять план и увеличивать прибыль компании. Или на производстве нет привязки мотивации к норме выработки — бизнес вряд ли будет работать эффективно.

Чтобы этого избежать, нужно продумать систему мотивации и внедрять KPI. Сотрудники поймут, какой результат от них ожидают, а собственник сможет оценить работу бизнеса и увидеть, насколько хорошо компания идет к своим целям. 

Цифровизация. Собственник не сможет эффективно управлять компанией без цифр. Нужно точно знать, сколько приносит каждый вложенный рубль, какие направления дают прибыль, а какие — тянут ресурсы. Все процессы стоит регулярно анализировать, например, с помощью ежемесячных отчетов, и на их основе принимать решения.

Регламенты. У всех основных процессов компании должны быть инструкции. С их помощью сотрудники будут знать, что и как делать.  Регламенты позволяют устранить неэффективные действия, которые снижают прибыль. Также они помогают стандартизировать работу так, чтобы бизнес работал как слаженный механизм.

Как внедрить регулярный менеджмент

Собственник бизнеса может вводить регулярный менеджмент в свою компанию своими силами. Но часто внедрение вызывает сложности — например, не хватает системных знаний, сложно принимать объективные решения, а персонал может и вовсе саботировать изменения.

Чтобы не тратить много времени и сил и быстрее получить рабочую систему управления, стоит обратиться к экспертам из Нескучных Финансов. Мы используем отлаженные методики, которые проверили на тысячах компаниях. Вот как мы работаем ↓

Шаг 1. Проводим диагностику бизнес-процессов. Делаем аудит текущего состояния компании: анализируем организационную структуру, проверяем финучет, оцениваем систему мотивации. 

Шаг 2. Внедряем процессы. Составляем дорожную карту, в которой прописываем изменения и сроки внедрения. Поэтапно подключаем  системы и инструменты к работе бизнеса. Параллельно обучаем персонал действовать по новым регламентам.

Шаг 3. Контролируем изменения. Отслеживаем, как работает система управления, насколько внедрены регламенты. Смотрим, где появились  «узкие места» и устраняем их, также собираем обратную связь от собственника и команды. Этот этап длится несколько месяцев, в некоторых случаях сопровождаем компанию на постоянной основе.

Регулярный менеджмент: частые вопросы собственников

Как эффективно управлять деньгами в бизнесе?

Для этого необходимо опираться на оперативные управленческие отчеты: баланса, о прибылях и убытках, движении денежных средств. Важно уметь их читать и принимать решения на основе цифр.

Как эффективно управлять персоналом?

Чтобы сотрудники понимали свою зону ответственности и работали эффективно, компания должна иметь разработанные регламенты и систему мотивации. В регламентах нужно прописать обязанности и рабочие процессы. Если на место старого сотрудника придет новый, он сможет быстрее во всем разобраться.

Также важно выстроить систему мотивации с KPI и премиями за результат и ввести прозрачную систему штрафов при нарушениях.

Как выстроить бизнес-процессы, чтобы масштабировать компанию?

Первое важное условие — компания должна приносить прибыль. Второе — нужно прописать инструкции и регламенты. Если в компании царит хаос, масштабироваться нет смысла. Сначала стоит навести порядок в бизнес-процессах и только затем думать о росте.

Регулярный менеджмент: в двух словах

• Регулярный менеджмент — это набор инструментов, которые позволяют собственнику или топ-менеджменту навести порядок в бизнесе и эффективно им управлять. 

• С помощью регламентов можно привести всю работу к единому стандарту, уменьшить количество ошибок, повысить ответственность в команде и масштабировать бизнес.

• Основные принципы регулярного менеджмента: системность, контроль, планирование, обратная связь, гибкость.

• После внедрения регулярный менеджмент нужно регулярно пересматривать — минимум раз в год. Это поможет проанализировать бизнес-процессы, отследить неэффективные и внести в них изменения. 

Поможем бизнесу работать эффективнее

Нескучные эксперты знают все о бизнес-процессах и о том, как их выстраивать. Они проводят анализ текущих дел компании, находят слабые места и устраняют их. А еще помогают стандартизировать процессы и увеличивать прибыль.

Когда к нам обращаются:

• Вы хотите навести порядок в финансах: выстроить управленческий учёт с нуля или улучшить текущую систему.

• Нужно снизить налоговую нагрузку без нарушения закона. Просчитаем варианты масштабирования и снижения рисков.

• Планируете продать или купить бизнес. Проведём неофициальную оценку, чтобы вы знали реальную стоимость активов.

• Есть идея для масштабирования или запуска проекта. Просчитаем рентабельность, создадим финансовые модели и инвестиционный меморандум, который убедит партнёров или банки.

Почему «НФ Консалтинг»

• Опыт экспертов от 15 лет и выше. Работаем под новым именем, но с прежней экспертизой — более 200 успешных проектов для малого и среднего бизнеса.

• Решения под ключ. Не просто отчёты, а готовые стратегии с расчётами сроков окупаемости и рисков.

• Финансовая прозрачность. Вы будете точно знать, куда уходят деньги и как их вернуть с прибылью.

Доверьте финансы тем, кто говорит на языке цифр и результатов.