Склад в стоматологии: как организовать учет и привести запасы в порядок

Собственники стоматологий обычно обращаются в Нескучные, чтобы мы помогли организовать управленческий учет и масштабировать бизнес. Но в процессе работы появляется еще одна потребность — складской учет. 

Как организовать учет на складе в стоматологии и от каких проблем это защитит — в статье.

Содержание

Особенности учета материалов в стоматологии

Проблемы при неправильном складском учете

Как классифицировать материалы в стоматологии

​​Как эффективно закупать материалы

Как организовать хранение материалов

Как контролировать списание

Как связаны складской учет в стоматологии и бережливое производство

Складской учет в стоматологии: в двух словах

Частые вопросы собственников о складском учете в стоматологии

Поможем наладить складской учет в стоматологии и увидеть бизнес в цифрах

Какие есть особенности учета материалов в стоматологии

Есть пара особенностей складского учета, которые стоит учитывать: 

Частые поставки: дважды в месяц. Это можно объяснить тем, что на стоимость импортных материалов сильно влияет курс валют. Если закупки редкие и большие, они могут попасть на период невыгодного курса, а ждать будет некогда, ведь склад почти пустой. При небольших поставках колебания курса не так критичны.

Корректные системы учета. Для работы со складом в стоматологиях используют программы автоматизации. Например, 1С или аналоги. Но практика показывает, что без доработок система покажет, вероятно, некорректные данные. 

Ошибки в цифрах возникают, когда в клинике ведут учет по методу FIFO: сначала списывают материалы с ценами ранних закупок и только потом — с ценами последних. 

При учете по методу FIFO программа должна «понимать», материалы с какой стоимостью списывать в первую очередь. На деле система сбивается: либо показывает не те цены, либо обнуляет количество материалов, либо рассчитывает непонятную стоимость. Из-за этого собственник видит искаженный финансовый результат.

Проблемы при неправильном складском учете

Главная задача учета — показать реальный объем запасов, чтобы не замораживать деньги в материалах на складе и одновременно не подвергать риску бизнес остаться без расходников. Поэтому, если не уделять внимание сбору данных и не проводить инвентаризацию (фактический пересчет товара), это может спровоцировать: 

Перерасход материалов. Норму списания по каждой услуге указывают в специальном документе — технологической карте. Если у врачей система мотивации не завязана на соблюдении карты, они могут использовать материалы в большем объеме. Из-за этого в клинике возможны дополнительные расходы:— придется закупать больше материалов, чем рассчитывали.

Затоваривание склада. Когда не анализируют списания, в запасах клиники может возникнуть избыточное количество материалов. Они лежат, морально устаревают, срок годности выходит. Предпринимателю наносится двойной ущерб: сперва в момент расходов на закупку, затем — когда придется оплачивать утилизацию. 

Неправильное списание товара. Часто это происходит с материалами в упаковке. Например, перчатки списывают не по штукам, а по упаковкам. Но в одной упаковке может быть 50 пар, а в другой 100. Из-за этого не удается правильно рассчитывать объем списания и себестоимость новой закупки.

Риск приостановки процессов или переплат. Бывает, лекарство числится на складе, а фактически найти его не получается. Пациенту без него не оказать помощь. Приходится отказывать в лечении либо идти в стоматологический магазин и покупать средство по розничной цене. В первом случае это убытки, во втором — переплата.

Недостачу. Ситуации, когда формально материалы есть, а физически на складе их нет, указывают на ошибки учета или воровство. К сожалению, бывает, что кто-то из сотрудников выносит расходные материалы или препараты, чтобы использовать в личных целях, перепродавать или лечить на стороне.

Как классифицировать материалы

Материалы в стоматологии можно поделить на три категории:

• Расходные материалы: бахилы, пломбировочный материал, бинты, диасептик, журналы, зубные нити, иглы, обезболивающие, антисептики, одноразовые пинцеты, салфетки и пр. Расходные материалы контролируют по факту списания.

• Зуботехническая лаборатория: коронки, протезы, брекет-системы. Расход комплектующих для этих конструкций контролируют по счетам, потому что обычно их заказывают у поставщика-производителя.

• Инструменты: в категорию входят инструменты, которые можно использовать много раз, но срок службы у них не такой длинный, как у основного оборудования по типу микроскопа. Например, в категорию можно отнести дистилляторы, гладилки и гигрометры. Их списывают, когда инструмент приходит в негодность.

Для удобства каждую из этих категорий можно раздробить на подкатегории. Например, распределить материалы по направлениям: ортодонтия, ортопедия, профилактика, хирургия. Это позволит точнее сравнивать расходы с доходами и оценивать маржинальность каждого направления.

Оценка маржинальности полезна для просчета акций. Маркетологи будут знать полную себестоимость услуги, включая зарплату врача, и на основе этого делать скидки или спецпредложения, с которыми клиника не просядет в марже.

Дорогие и дешевые — еще один способ классификации материалов. При прозрачном учете ответственный сотрудник будет точно знать, какие материалы относятся к дорогостою, и тщательнее контролировать их списание.

Как эффективно закупать материалы для стоматологии

Система закупки поможет организовать процесс. С ней проще своевременно определять даты новых поставок и оформлять заказы наиболее выгодно. Вот что стоит сделать:

Назначить ответственного сотрудника. Нужен специалист с пониманием медицинской ниши. Задачу можно поручить старшей медсестре или помощнику руководителя. Этот же сотрудник контролирует сроки годности материалов.

Следить за остатками. Если клиника ведет учет в программах, то в них можно указывать неснижаемый остаток: когда количество материала опустится ниже этого значения, система подсветит его красным — значит, пора докупать. Неснижаемый остаток в стоматологиях определяют на основе опыта, поэтому универсальных значений нет.

Что касается зуботехнической лаборатории, то там сложно столкнуться с внезапной нехваткой чего-то, потому что зубные техники работают под заказ. Например, комплектующие для имплантата заказывают, только когда стоматолог говорит, что будет устанавливать его пациенту. Наперед в лаборатории закупают только расходники.

Анализировать поставщиков. У стоматологий бывают перечни поставщиков, которым они доверяют. Однако опыт Нескучных показывает, что каждый месяц стоит анализировать новые предложения. Сравнивать цены, скорость доставки и качество материалов. Анализ помогает сохранять здоровую конкуренцию рынка и закупаться на лучших условиях.

Как организовать хранение

Хранение материалов организуют на прибольничных складах. Есть два вида складов, которые отражают в учете:

• Основной склад — там хранят материалы, которые только поступили в клинику. Им может быть отдельный кабинет в стоматологии, который используют как склад, отдельное складское помещение или шкаф. Здесь все зависит от конкретной клиники: где удобнее, там и хранят.

• Дополнительные склады — туда материалы перемещают с основного склада. Как правило, это кабинеты, где проходит прием пациентов. В некоторых клиниках списание происходит не по кабинетам, а по врачам, поэтому дополнительный склад будет называться именем врача.

Формулировка «склад» достаточно условная, так как складом может быть даже небольшой стеллаж. Но это деление помогает сделать учет в программе или таблице прозрачнее.

С основного склада материал не участвует в лечении пациента, сначала его переносят из основного склада на дополнительный и отражают это в учете.

Как контролировать списание материалов в стоматологии

Для прозрачного контроля стоит сосредоточиться на трех задачах:

Ориентироваться на точные данные. Используйте: 

• Технологическую карту — опыт помогает понять, сколько материалов нужно на оказание каждой услуги. Эти знания транслируют в карту с нормой расхода материалов и используют как ориентир в работе.

• Бухгалтерские накладные — по ним фиксируют точный объем поставки.

• Перемещение материалов — его нужно отражать в учетной системе, чтобы отслеживать, по каким кабинетам происходит списание.

Фиксировать каждое списание. Сделать это можно в 1С, но мы уже говорили, что учетная система работает неидеально и не всегда отражает точные данные.

Чтобы получать корректную картину, во многих стоматологиях мы перевели учет в эксель-таблицы. Для этого составили отдельный отчет, в котором можно указывать материал, смотреть остаток на начало и конец месяца, а разницу брать в списание.

Таблица получается объемная, на сотни строк, что кажется не совсем удобным, зато с ней удается получить максимальную точность учета

Таблицу можно составить с раздельными доступами по каждому кабинету. В конце рабочего дня врачи сами заполняют информацию по расходам, а консолидация в своде отображает запасы всей клиники. После ответственный сотрудник сверяет данные с 1С.

Еще один вариант заполнения таблицы — служебные записки. Их составляют врачи в конце смены и передают ответственному за списание. Если нужно списать материал, который рассчитан на несколько раз, то приносят пустую упаковку. Например, тюбик от пломбировочного материала, который подтверждает, что его израсходовали.

Проводить инвентаризацию в стоматологии. Делать это стоит каждый месяц по кабинетам и основному складу. Для этого распечатывают инвентаризационную ведомость и сравнивают наличие по 1С или таблице с фактическими остатками. Проверку проводят сотрудник, который отвечает за закупки, и члены инвентаризационной комиссии — администраторы блока и ассистенты.

Как связаны складской учет в стоматологии и бережливое производство

Бережливое производство (Lean Manufacturing) — это подход к организации процессов, который помогает повысить эффективность бизнеса. Его задача — минимизировать потери, не допускать простоя организации и постоянно улучшать качество.

В контексте складского учета в стоматологии принципы бережливого производства заключаются в контроле остатков и небольших закупках. Подход позволяет избежать затоваривания и пропагандирует подход «первым пришел — первым ушел». Это означает, что товары, приходящие на склад первыми, первыми и уходят. Так материалы не теряют актуальности и остаются в сроках годности. 

Организовать складской учет — это лишь часть дела. Концепция куда шире и распространяется на коммуникацию между сотрудниками и их мотивацию. Еще больше про подходы к бережливому производству — в этой статье.

Складской учет в стоматологии: в двух словах

• Организация складского учета нужна, чтобы в стоматологии знали точную себестоимость услуг, не допустили затоваривания склада и недостач, а также работали без риска потерять клиентов из-за отсутствия нужных материалов.

• Начинается складской учет с правильной организации закупок. Для этого выделяют сотрудника со знаниями в медицинской нише, анализируют остатки через учетную систему или таблицы и проверяют новых поставщиков. Последнее стоит делать, даже если текущие поставщики устраивают клинику, чтобы не пропустить более выгодные предложения.

• Материалы поступают в клинику — перемещаются на основной склад — перераспределяются между дополнительными складами. Так выглядит организация хранения материалов.

• «Склады» — понятие условное. Ими могут быть шкафчики, отдельные кабинеты или врачи — неважно, что из этого. Главное, чтобы деление на склады было удобным для клиники и отображалось в учете.

• Расходники, зуботехническая лаборатория и инструменты — три категории материалов. Дополнительно можно разделить на подкатегории: по каждому направлению и стоимости. Деление по направлениям поможет точнее считать маржинальность, а деление по стоимости — упростить контроль за расходом дорогостоящих материалов.

• Чтобы контролировать списания, нужно ориентироваться на документы: технологические карты и накладные, а также отслеживать перемещение материалов на дополнительные склады. Факт списания нужно вносить в учетную систему или таблицу. Второй вариант более точный, так как ПО часто искажает данные. Также раз в месяц нужно проводить инвентаризацию.

Частые вопросы собственников о складском учете в стоматологии

Стоит ли проводить анализ поставщиков, если текущие меня полностью устраивают?

В нашей практике было такое, что текущие поставщики завышали стоимость и указывали в счете то, что не обсуждали ранее. Например, могли предоставить подарок за сотрудничество, но при этом включали его в счет. Возможно, делали это не специально — просто из-за невнимательности. Но в любом случае такие ситуации были, поэтому перепроверку поставщиков делать стоит — она не раз показывала, что на рынке есть поставщики с более хорошими условиями.

Поможем наладить складской учет в стоматологии и увидеть бизнес в цифрах

Финдиры Нескучных помогают с нуля организовать складской учет в стоматологиях и найти дыры, куда уходят деньги. На этом не все: наша команда помогает избежать кассовых разрывов, точно знать рентабельность клиники и находить способы увеличить выручку. Вот как это обычно бывает:

• Снизили закредитованность стоматологии с 73% до 65%

• Вылечили финансы стоматологии: отчеты, планирование и дивиденды

• Увеличили прибыль стоматологии на 3,4 млн ₽. И поняли, как сделать х5 с теми же ресурсами

• Джекпот стоматологии: х2 по прибыли и точность планирования 100%

Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-экскурсия ↓