Как проверить бухгалтера на воровство: разбираем красные флаги, которые кричат о том, что в бухгалтерии происходят странные вещи

У предпринимателя Анатолия однажды произошла странная история.

Бизнес рос, продажи шли отлично, клиенты платили вовремя.

Но каждый месяц повторялась одна и та же ситуация: Анатолий открывал банковский клиент, смотрел на остаток и чесал рога.

— Странно… Заработали много, а денег опять нет.

Сначала он думал, что дело в налогах. Потом, что в сезонности и маркетинге.

А выяснилось, что проблема была гораздо прозаичнее: финансовые потоки в компании никто толком не проверял.

История Анатолия — не редкость. Иногда дело действительно в неэффективности бизнеса. Но бывает, что причина гораздо неприятнее: бухгалтер ворует, а система бухгалтерского учета позволяет делать это незаметно.

Причем речь редко идет о грубом хищении. В реальности деньги из бизнеса чаще исчезают постепенно: через завышенные расходы, двойные платежи, фиктивные услуги и десятки мелких операций, которые годами никто не проверяет.

Разбираемся, как собственнику проверять бухгалтера, какие схемы встречаются чаще всего и какие сигналы нельзя игнорировать.

Содержание

Почему воровство в бухгалтерии происходит чаще, чем принято говорить

Главная управленческая ошибка собственников

Самые распространенные схемы, которые используют бухгалтеры

Что встречается чаще: крупные хищения или мелкие

Красные флаги, которые должны насторожить

Игра на опережение: 5 отчетов, которые руководитель обязан смотреть каждый месяц

Как быстро выявить двойные платежи

Борьба со злом: что делать, если появились подозрения и когда стоит обращаться в правоохранительные органы

Как проверить бухгалтера на воровство: частые вопросы собственников

Как проверить бухгалтера на воровство: в двух словах

Поможем проверить отчетность и выявить утечки

Простым языком про наведение порядка в бизнесе

8 бесплатных уроков о финансах, написанные понятным языком

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

Почему воровство в бухгалтерии происходит чаще, чем принято говорить

Большинство предпринимателей думают, что финансовые злоупотребления — редкость, на практике все иначе.

Причем в большинстве случаев это даже не прямое воровство, а более тонкие финансовые манипуляции: завышенные расходы, фиктивные контрагенты, двойные платежи или корректировки в документах.

Прямое хищение обнаружить проще, гораздо сложнее найти долгосрочные схемы, когда деньги выводятся небольшими суммами месяцами или годами.

Главная причина — отсутствие контроля. По опыту, 70–80% подобных ситуаций возникают не из-за злого умысла, а потому что система позволяет. Когда она не прозрачна, на этой почве легко вырастает тот самый «цветок зла»: злоупотребления и махинации, которые годами остаются незамеченными.

Факты: корпоративное мошенничество сотрудников в России остается одной из ключевых угроз для бизнеса, с которой сталкивается 60% компаний. Исследование компании Б1 «Современные тенденции корпоративного мошенничества: анализ причин и методов противодействия» показало: средний бизнес (67%) сталкивается со случаями корпоративного мошенничества чаще, чем крупный (62%) и малый (40%).

Главная управленческая ошибка собственников

Самая распространенная проблема бизнеса — «бухгалтер-оркестр». И швец, и жнец, и на дуде игрец.

Типичный сценарий примерно такой: один бухгалтер ведет весь бухгалтерский учет, сам формирует платеж, сам проводит его через банковский клиент, сам делает проводки в 1С и формирует отчетность.

Добавим сюда еще несколько типичных ошибок руководителя ↓

• Бухгалтер имеет полный доступ к банку

• Использует электронную подпись

• Платежный документ подписывается «вслепую»

• Нет управленческой отчетности

• Договор и условия работы фиксируются устно

И получим условия, при которых один человек контролирует весь цикл, а риск злоупотреблений становится почти неизбежным.

Самые распространенные схемы, которые используют бухгалтеры

Теперь о самом интересном — мошеннические схемы:)

Схема 1. Двойные платежи

Один и тот же счет оплачивается дважды.

Например: меняется дата, правится назначение платежа или используется другой договор.

При большом количестве операций такие дубликаты легко пропустить.

Схема 2. Фиктивные контрагенты

Это классика жанра. Создается компания-однодневка, заключается договор на услуги, которые сложно проверить: маркетинг, консалтинг, IT-поддержка, аналитика.

Выставляется счет, проводится платеж, деньги уходят и снимаются наличные.

Такие махинации маскируются под обычные операционные расходы.

Схема 3. Завышенные авансовые отчеты

Деньги выдаются сотруднику под отчет: командировки, закупки, хозяйственные расходы.

Дальше появляются: потерянный чек, завышенные суммы, расходы без подтверждения.

Кассовый учет в таких случаях становится самым слабым местом.

Схема 4. «Мертвые души»

Это одна из самых старых и при этом до сих пор рабочих схем.

В учетную систему добавляется сотрудник, которого в компании нет (ну или в ней остается бывший сотрудник, который давно уволился).

Дальше все просто: формируется зарплатная ведомость, деньги переводятся на карту, средства снимаются наличными.

Читайте в Нескучной Газете: Почему важно вести бизнес «вбелую» с самого начала. Объясняем на гусях

Что встречается чаще: крупные хищения или мелкие

В реальности бухгалтер почти никогда не рискует большими суммами. Гораздо чаще используется модель постепенного вывода денег.

Например: 20-30 тысяч рублей в месяц.

Незаметно, да? Но за год это уже: 240-360 тысяч рублей.

А за несколько лет сумма легко достигает миллионов. Поэтому важно внимательно смотреть на статьи вроде «прочие расходы». И если там появляется излишек или непонятная динамика — это повод копать глубже.

Красные флаги, которые должны насторожить

Иногда тревожные признаки появляются раньше цифр. Например ↓

• Бухгалтер категорически отказывается уходить в отпуск

• Не передает дела

• Никого не допускает к системе учета

• Отказывается показывать первичные документы

• Активно сопротивляется автоматизации

Еще один тревожный сигнал — ситуация, когда выручка растет, а денег постоянно не хватает. Это повод внимательно проверить расходы.

Основные признаки возможного воровства бухгалтера

Читайте в Нескучной Газете: Мошенничество в закупках и бухгалтерии: как понять, что сотрудники воруют

Игра на опережение: 5 отчетов, которые руководитель обязан смотреть каждый месяц

Полное погружение в бухгалтерию собственнику не нужно.

Но пять документов стоит проверять регулярно.

1. Отчет о движении денежных средств (ДДС)

Фактически это выписка по счетам: все поступления, расходы, движение наличных. Это главный инструмент контроля денег.

Шаблон ДДС

Шаблон отчета о движении дережных средств — с настроенными формулами и видеоинструкцией

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

2. Платежный календарь

Он показывает: кому планируются платежи, когда они должны пройти, сколько денег потребуется. Если внезапно появляется новый подрядчик — это сразу видно.

Шаблон платежного календаря

Скачайте шаблон для использования в гугл таблицах.
Если будет трудно, мы в письмо положили видеоинструкцию

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

3. Отчет о прибылях и убытках

Здесь важно смотреть не только на прибыль, но и на маржинальность. Если она резко падает — возможно, расходы завышаются.

Шаблон ОПиУ

Скачайте шаблон отчета о прибылях и убытках с инструкцией, и держите прибыль компании под контролем

Получить

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

4. Зарплатная ведомость

Ее нужно регулярно сверять со штатным расписанием. Так выявляются «мертвые души».

5. Реестр контрагентов

Важно понимать: кто добавляет новых поставщиков, какие договоры заключаются и какие суммы им платятся.

Как быстро выявить двойные платежи

Самый простой алгоритм проверки ↓

1. Выгрузить банковскую выписку
2. Отсортировать платежи по ИНН и сумме
3. Посмотреть повторяющиеся операции

В 1С также есть автоматическая функция поиска дубликатов.

Еще один эффективный метод — выборочная проверка. Раз в квартал можно взять 20–30 случайных платежей и запросить по каждому первичные документы. Даже сам факт такой проверки резко снижает вероятность злоупотреблений.

Борьба со злом: что делать, если появились подозрения и когда стоит обращаться в правоохранительные органы

Главное правило — не предупреждать сотрудника заранее.

Если недобросовестный бухгалтер поймет, что его подозревают, то может уничтожить доказательства.

Правильный порядок действий ↓

1. Сделать скриншоты подозрительных операций
2. Выгрузить данные из 1С
3. Собрать документы
4. Сохранить первичную документацию
5. Зафиксировать хронологию операций

После этого стоит привлечь независимого аудитора.

Когда стоит обращаться в органы? Обычно есть три ключевых критерия: ущерб превышает 250 000 рублей, есть признаки организованной схемы или сговор, сотрудник уволился и исчез.

Можно ли взыскать ущерб? Да, но только если выполнены три условия: есть документальное подтверждение, в трудовом договоре прописана материальная ответственность, обращение в суд происходит в течение года после обнаружения.

Но даже при хорошем кейсе судебный процесс может длиться годами. Поэтому профилактика почти всегда дешевле расследования.

Именно поэтому многие компании проводят финансовый аудит — независимую проверку всей системы учета и платежей. А еще можно внедрить такие проверки при построении финансовой системы или составлении бизнес-плана, чтобы сразу выстроить прозрачную модель расходов.

Консультация по финансам для предпринимателей

Персональная встреча: как выстроить контроль финансов и начать управлять бизнесом на основе твердых цифр

Записаться

  Даю свое согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности и принимаю условия публичной оферты

Как проверить бухгалтера на воровство: частые вопросы собственников

Эксперт Дарья Лысенко

Финдир НФ

Если бухгалтер работает много лет, риск меньше?

К сожалению, нет. Около 40% финансовых злоупотреблений совершают сотрудники со стажем более пяти лет.

Они лучше других знают слабые места системы учета.

Можно ли проверять бухгалтера самостоятельно?

Да. Базовую проверку можно провести за один вечер: сверить остатки в банке и 1С, выбрать 10 случайных платежей, запросить по каждому первичные документы, запросить акты сверки у 3–5 ключевых контрагентов, проверить, кто подписывает платежи в банке

Это позволяет выявить до 80% рисков.

Как проверить бухгалтера на воровство: в двух словах

• Самая распространенная проблема бизнеса — «бухгалтер-оркестр». И швец, и жнец, и на дуде игрец.

• Типичный сценарий примерно такой: один бухгалтер ведет весь бухгалтерский учет, сам формирует платеж, сам проводит его через банковский клиент, сам делает проводки в 1С и формирует отчетность.

• Электронная подпись — это не просто инструмент для бухгалтерского учета. Фактически это юридическая подпись руководителя. Передавая бухгалтеру ЭЦП и доступ к банковскому клиенту, предприниматель делает примерно следующее: отдает ключи от сейфа или «хранилища с золотом» компании.

• В реальности бухгалтер почти никогда не рискует большими суммами. Гораздо чаще используется модель постепенного вывода денег.

• Поэтому важно внимательно смотреть на статьи вроде «прочие расходы». И если там появляется излишек или непонятная динамика — это повод проверять глубже.

• Обязательно смотрите в ОПиУ, ДДС, Платежный календарь, зарплатную ведомость и реестр контрагентов.

• Еще один эффективный метод — выборочная проверка. Раз в квартал можно взять 20–30 случайных платежей и запросить по каждому первичные документы. Даже сам факт такой проверки резко снижает вероятность злоупотреблений.

Поможем проверить отчетность и выявить утечки

Нескучные финдиры много раз спасали компании от недобросовестных сотрудников и воров. Только посмотрите, что они творят:

• Баланс не сошелся: ошибка или воровство? Расследование Нескучного финдира

• Воровство сотрудников: как попались продавцы, растащившие почти всю прибыль

• Как прозрачность в учёте вытащила компанию из финансового болота и оградила от недобросовестных сотрудников

• Мошенничество на миллионы: раскрыли воровство в турфирме

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с предпринимателями из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-встреча ↓