Гостиницы и отели: специфика управленческого учета

Финансовый учет в гостинице и отеле — это система отчетов, которые помогают анализировать деятельность гостиничного бизнеса. Финучет помогает рассчитать влияние сезонности, понять, какие дополнительные услуги стоит развивать, как регулировать расходы на комиссии турагентов и другие специфические показатели. 

В статье рассказываем, что еще стоит учитывать отелям при сборке управленческой отчетности и на какие ключевые показатели стоит смотреть.

Содержание

Особенности управленческого учета в гостиницах

Ключевые показатели гостиничного бизнеса

Как правильно считать доходы и расходы в гостиничном бизнесе

В двух словах

Внедрим управленческий учет в вашей гостинице

Особенности управленческого учета в гостиницах

Управленческий учет гостиниц и отелей — это система отчетов, которые помогают бизнесу уменьшать влияние сезонности и принимать решения на основе твердых цифр.

Чтобы управленческий учет гостиниц и отелей показывал реальную картину бизнеса и помогал получать предсказуемую выручку, в отчетах стоит учитывать и фиксировать шесть особенностей:

• сезонность;

• дополнительные услуги;

• процент туристических агентов;

• линейный персонал;

• систему лояльности гостей;

• способ учета выручки.

Дальше чуть подробнее разберем каждый из пунктов. 

1. Поправка на сезонность в управленческом учете гостиниц и отелей

В управленческом учете гостиничного бизнеса учитывают сезонность, это помогает:

• предсказать спрос — с каким количеством гостей бизнес будет работать в сезон и в несезон;

• закладывать расходы, чтобы сгладить падение спроса;

• планировать выручку, чтобы прийти к желаемой прибыли.

2. Учет дополнительных услуг отелей и гостиниц

Гостиницы и отели ограничены количеством номеров — принять больше, чем есть мест в номерах, не выйдет. Поэтому гостиницы увеличивают доход, продавая гостям такие дополнительные услуги:

• завтраки, обеды и ужины — по отдельности или вместе;

• доставка блюд в номер;

• организация экскурсий и трансфера;

• поздний выезд;

• услуги мини-бара и лобби-бара;

• спа-услуги: массаж, хамам, бассейн, педикюр с рыбками и так далее;

• аренда конференц-залов и других помещений.

Гусь Толик, когда купил в отеле дополнительную услугу — педикюр с рыбками

3. Учет комиссий туристических агентов

В грамотном управленческом учете фиксируют комиссии агентов, которые приводят отелям гостей. Так делают по двум причинам:

• чтобы правильно считать выручку, ведь комиссия агентов может доходить до 30% от стоимости проживания;

• чтобы снижать расходы на агентов в сезон, когда загрузка отелей зашкаливает и без помощи агентов, или улучшать условия для агентов в несезон, чтобы увеличить загрузку.

4. Учет расходов на горничных в отеле

Чтобы найти горничных в высокий сезон, бизнесу приходится поднимать зарплаты, нанимать сотрудников на вахту или обращаться в клининговые компании на аутсорсе. В каждом из случаев расходы стоит фиксировать:

• если бизнес хочет удержать сотрудников — в управленческой отчетности фиксируют повышение зарплаты и другие расходы. Например, расходы на организацию комнаты отдыха и закупку спецодежды и удобных тележек;

• при найме на вахту — фиксируют расходы на трансфер и компенсацию проживания;

• если бизнес обращается в фирмы по аутсорсингу персонала — в отчетности фиксируют расходы на привлечение такого персонала.

5. Подсчет затрат на поддержание лояльности гостей

В управленческом учете стоит зафиксировать расходы на систему лояльности гостиницы — затраты на шампанское, конфеты и подарки гостям, акции, бонусы и специальные предложения. Это поможет понять:

• сколько гостей становятся постоянными клиентами;

• как удержание гостей помогает экономить бюджет на маркетинг;

• сколько постоянные гости приносят прибыли.

6. Выбор подходящего для конкретного отеля способа учета выручки

В управленческом учете гостиницы фиксируют один из трех способов — ежедневно, ежемесячно или по факту выезда гостя.

Способ 1. Учитывать выручку ежедневно — сколько гостей прожило за день, столько и заработали. Такой способ используют небольшие отели, куда гости заселяются на один-два дня.

Способ 2. Учитывать выручку ежемесячно — в конце месяца. Например, если гость заехал в номер 30 мая, а выехал 11 июня — то выручку делят по двум месяцам:

• в выручке за май учитывают проживание гостя за 30 и 31 мая;

• в выручке за июнь учитывают проживание гостя с 1 по 11 июня.

Способ 3. Учитывать выручку по факту выезда гостя. Например, если гость заехал в номер 30 мая, выехал 11 июня, а прожил в сумме 12 дней — эти 12 дней проживания учтут в июне. Ведь гость выехал из гостиницы в июне.

Ключевые показатели гостиничного бизнеса

Чтобы оценить эффективность отеля или гостиницы, следят за этими показателями:

• Occupancy;

• Room revenue;

• ADR;

• RevPAR;

• Double occupancy;

• RevPAC;

• Total revenue;

• F&B;

• MICE.

Разберем каждый из показателей ↓

Occupancy — заполняемость гостиницы

Occupancy (OCC), или заполняемость гостиницы, — это показатель того, сколько номеров отеля из всех возможных заняли гости. Заполняемость гостиницы отслеживают, чтобы ↓ 

• работать с сезонностью — повышать средний чек при высоком спросе и снижать его, если спрос низкий.

• следить за эффективностью маркетинга — увидеть, как акции и скидки влияют на заполняемость номеров;

• контролировать заполняемость — чтобы заполнить его до предела либо не доводить до полной загрузки. Второе важно для отелей премиум-класса, которые следят за уровнем сервиса и комфортом гостей.

Показатель считают по формуле ↓

Для примера посчитаем заполняемость гостиницы:

• Количество проданных номеров — 48

• Количество комнат в гостинице — 120

• Заполняемость гостиницы = (48 / 120) * 100% = 40%

Room revenue — доход от реализации номеров

Room revenue — это доход от реализации номеров. Показатель считают по этой формуле ↓

Посчитаем доход от реализации комнат на примере:

• Количество проданных номеров — 48

• Средний чек — 15 000 ₽

• Доход от реализации номеров = 15 000 ₽ * 48 = 720 000 ₽

ADR — средняя стоимость за номер

Average Daily Room Rate (ADR) — это средняя стоимость номера за одну ночь, которую также называют отпускным тарифом. ADR считают, чтобы: 

• сравнивать отель с конкурентами — ставить цены, которые не будут отпугивать гостей;

• менять стоимость номера в зависимости от сезона — чтобы в сезон зарабатывать больше, а в несезон обеспечить загрузку гостиницы;

• использовать динамические тарифы — поднимать цены на заселение во время праздников или выходных, когда спрос растет.

ADR считают по формуле ↓ 

Пример расчета средней стоимости за номер:

• Доход от реализации номеров — 720 000 ₽

• Количество проданных номеров — 48

• ADR = 720 000 ₽ / 48 = 15 000 ₽

RevPAR — средняя выручка за один номер

Revenue Per Available Room Per Day (RevPAR) — это средняя выручка отеля за один номер. RevPAR считают по формуле ↓

Посчитаем среднюю выручку за один номер на примере:

• Доход от реализации номеров — 720 000 ₽

• Количество номеров в гостинице — 120

• RevPAR = 720 000 ₽ / 120 = 6 000 ₽

Double occupancy — среднее количество проживающих в номере

Показатель Double occupancy позволяет гостинице: 

• узнать, сколько гостей в среднем заселяется в один номер. Обычно в семейных отелях показатель выше, а в гостиницах для бизнес-командировок — ниже;

• прогнозировать, какой доход можно получить, продавая дополнительные услуги: завтраки и обеды, трансферы, экскурсии, спа-процедуры, детские кроватки в номер и так далее. Например, если в гостинице живет 100 человек, а в среднем завтраки заказывает половина от проживающих, — бизнес сможет запланировать на финмодели продажу завтраков на 50 человек.

Total revenue — общий доход

Total revenue — это общий доход отеля или гостиницы от продажи проживания, питания и дополнительных услуг. 

Общий доход считают, чтобы ставить планы, прогнозировать доходы и оптимизировать расходы. Формула такая↓

Посчитаем на примере ↓

• Доход от реализации номеров — 720 000 ₽

• Доход от ресторанов и баров — 500 000 ₽

• Доход от дополнительных услуг — 300 000 ₽

• Total revenue = 720 000 ₽ + 500 000 ₽ + 300 000 ₽ = 1 520 000 ₽

RevPAC — доход на одного гостя

Revenue Per Available Customer (RevPAC) — выручка гостиницы на гостя за день, месяц или год. Чем больше RevPAC, тем лучше, — это главный показатель, за которым следят отели. 

Доход на одного гостя считают по этой формуле ↓

Посчитаем доход на одного гостя на примере ↓

• Общий доход за месяц — 1,52 млн ₽

• Количество проживающих в гостинице за месяц — 96

• RevPAC = 1 520 000 ₽ / 96 = 15 833 ₽ 33 коп.

F&B Revenue — доход от продажи еды и напитков 

Food and beverage revenue (F&B) — доход отеля от продажи еды и напитков. Здесь учитывают продажи в ресторане при отеле, услуги мини-бара и доставки еды в номера. 

Подсчет F&B поможет:

• понять, сколько гости тратят на питание в отеле — на завтраки, ресторан, фуршеты и бар;

• узнать, эффективно ли бизнес продает еду и напитки;

• контролировать фудкост и выполнение плана по среднему чеку.

Бывает, что рестораны при отелях работают в ноль или с маленькой маржой. Так делают гостиницы, которые за счет ресторана повышают лояльность гостей и зарабатывают на других услугах. Например, привлекают гостей на период праздников, в том числе зимних, — чтобы те могли провести вечер «под ключ»: поесть и повеселиться.

MICE — доход от деловых мероприятий

Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions — это показатель дохода гостиницы от проведения корпоративных мероприятий, тимбилдингов, конференций и выставок. 

Гостиничному бизнесу стоит следить за долей дохода от деловых мероприятий по двум причинам:

• компании, которые организуют мероприятия, приводят гостей оптом — это увеличивает наполняемость гостиницы и помогает пережить несезон;

• бизнес-туризм увеличивает доход от продаж дополнительных услуг. Например, от аренды конференц-зала, организации кофе-брейков и деловых обедов, организации трансфера, проведения банкетов и так далее.

Как правильно считать доходы и расходы в гостиничном бизнесе

Как правильно считать доходы в гостиничном бизнесе:

• зафиксировать в учетной политике, каким способом бизнес признает выручку: ежедневно, ежемесячно или по факту выезда гостя;

• регулярно анализировать доходы: находить перспективные услуги, отказываться от тех, которые не генерируют выручку.

Как считать расходы. Считать расходы на гостевые принадлежности, продукты питания и напитки стоит по себестоимости, а остальные расходы — по методу начисления. Это поможет:

• получить точный учет — видеть, как расходы влияют на прибыль;

• анализировать расходы — чтобы находить неэффективные траты, оптимизировать их и повысить рентабельность;

• планировать расходы — зная расходы отеля, бизнес сможет понять, на сколько стоит сокращать расходы в несезон, чтобы отработать в плюс.

Управленческий учет гостиниц и отелей: в двух словах

• Гостиничный бизнес ведет управленческий учет, чтобы знать чистую прибыль и планировать доходы с расходами.

• В управленке гостиниц и отелей учитывают шесть особенностей: сезонность, дополнительные услуги, процент туристических агентов, расходы на горничных, систему лояльности гостей и способ учета выручки.

• Следить за эффективностью отеля или гостиницы помогают отраслевые показатели: occupancy, room revenue, ADR, RevPAR, double occupancy, RevPAC, total revenue, F&B, MICE.

• Чтобы считать доходы, отелю или гостинице стоит прописать правила признания доходов в учетной политике и зафиксировать, каким способом бизнес признает выручку — ежедневно, ежемесячно или по факту выезда гостя.

• Расходы в гостиничном бизнесе стоит считать по методу начисления, а расходы на гостевые принадлежности, продукты питания и напитки — по себестоимости.

Внедрим управленческий учет в вашей гостинице

Финдиры НФ знают, как настроить управленческий учет и снизить влияние сезонности на бизнес. Для этого разбираются в бизнес-процессах компании и собирают данные, чтобы поставить финучет и увидеть точки роста. Вот как они уже это делали:

• Гостиничный бизнес: вышли из убытков и победили сезонность

• Розничная сеть: начали вести учет и увеличили прибыль в 6 раз

• Финучет в рекламном агентстве: научились обсчитывать проекты и вернули 12 млн ₽

• Рекламное агентство: калькулятор сделок избавил от убыточных проектов

• Фитнес-клуб четыре года работал в минус, хотя продавал карты по 420 000 ₽

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от кафе, ресторанов, стоматологий до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов. 

Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓