Структурная декомпозиция: как сложные проекты превратить в простые задачи

Структурная декомпозиция — способ разбить проект на простые и понятные задачи. Рассказываем, как разработать иерархическую структуру за шесть этапов и какие инструменты помогут ее визуализировать.

Содержание

Структурная декомпозиция: что это

Какие есть уровни структурной декомпозиции

6 принципов структурной декомпозиции проекта

Разработка иерархической структуры: 6 основных этапов

3 способа оформить структурную декомпозицию

Структурная декомпозиция: частые вопросы собственников

Структурная декомпозиция: в двух словах

Поможем поставить цель и достичь ее

Структурная декомпозиция: что это

Структурная декомпозиция — метод, который помогает разбить сложную задачу или проект на понятные этапы, шаги и подзадачи. Сразу разберемся с синонимами — их у метода много ↓ 

• ИСР — иерархическая структура работ;

• СДР — структурная декомпозиция работ;

• WBS — work breakdown structure.

↑ Синонимов достаточно, все звучат непросто, но обозначают одно и то же — методологию, которая помогает разложить сложный проект на простые элементы.

Использовать структурную декомпозицию можно для этих целей и задач ↓

Разбить проект на понятные ступени и этапы. Одну сложную и непонятную задачу разбить на несколько простых и понятных ↓

↑ Построить дом непросто. Но если декомпозировать проект на отдельные задачи — залить фундамент, поставить стены и положить кровлю, то оценить сроки проекта и необходимые ресурсы будет гораздо проще

Распределить задачи. Определить зону ответственности сотрудников. Например, так:

• Гусев, Голубев и Курочкин — заливают фундамент дома;

• Орлов — руководит бригадой;

• Куницын — принимает работу.

Оценить сроки проекта, его сложность и риски. Посмотреть на каждый этап отдельно, прикинуть, сколько он займет времени, какие могут возникнуть риски, и на основе этого спрогнозировать общий срок проекта.

Определить взаимосвязи внутри проекта. Выявить связи между элементами, этапами и задачами, согласовать их между всеми заинтересованными лицами. Например, разобраться, какие задачи нужно выполнять строго по порядку, а какие можно делать параллельно.

Оценить ресурсы. Увидеть какие нужны специалисты, можно ли отдать часть задач на аутсорс, без каких инструментов не обойтись и какой бюджет на проект стоит заложить.

Определить ключевые точки. Посмотреть на проект сверху и установить критерии, которые помогут понять готовность как отдельных этапов, так и всего проекта.

Какие есть уровни структурной декомпозиции

Структурная декомпозиция может содержать любое количество уровней, которые можно создавать до тех пор, пока каждый элемент не получит конкретного исполнителя, понятные подзадачи и сроки. Но чаще всего здесь выделяют три уровня ↓

Уровень структурной декомпозиции	Что относят к уровню	Пример
Стратегический — самый высокий	Глобальные цели и задачи проекта	Создать мобильное приложение
Тактический — средний уровень	Направления проекта	Разработка приложения, дизайн, контент, маркетинг и так далее
Операционный — низкий уровень	Конкретные детали, задачи, операции	Разработчики создают прототип, дизайнеры рисуют интерфейс, тестировщики проверяют функции приложения

А вот как это может выглядеть ↓

↑ Создать мобильное приложение — стратегическая цель, которую можно разбить на несколько тактических задач, вроде разработки кода приложения, дизайна, маркетинга и других направлений

6 принципов структурной декомпозиции проекта

Сделать структурную декомпозицию проекта помогут эти шесть принципов ↓

Принцип 1. Многоуровневость структуры. Проект должен состоять из нескольких уровней с понятными направлениями и подзадачами. Например, это могут быть три уровня — стратегический, тактический и операционный. Либо более детализированный, из четырех, пяти и более уровней, если того требует проект.

Принцип 2. Последовательность и упорядоченность. Задачи нужно разбивать от больших к меньшим — чтобы в проекте можно было легко и быстро разобраться. 

Принцип 3. Понятность и однозначность элементов. Каждый элемент должен быть сформулирован так, чтобы не было путаницы в трактовании. Например, чтобы конкретный кусок иерархической структуры понял любой исполнитель.

Принцип 4. Связность элементов. Уровни и элементы иерархической структуры должны подчиняться единой стратегии проекта — так, чтобы между ними не было противоречий. Проверить связность можно с помощью простого вопроса: как конкретная задача помогает общей цели?

Принцип 5. Управляемость рисками. Продумывать заранее, какие действия нужно предпринять, если что-то пойдет не по плану. Например, если уволится ключевой сотрудник.

Принцип 6. Гибкость и адаптивность. Структуру можно быстро перестроить под новые идеи или изменившиеся условия. Например, если один из сотрудников заболел или появилась свежая идея, как проще выполнить проект.

Разработка иерархической структуры: 6 основных этапов

Разработать иерархическую структуру можно за шесть этапов ↓

Этап 1. Определить цель проекта. Понять, зачем нужен проект и какой результат хочет получить бизнес. Например, сэкономить деньги с помощью перехода на другую CRM-систему ↓

Этап 2. Выделить основные компоненты и элементы структуры. Определить самые крупные задачи и направления проекта.

Этап 3. Разбить основные компоненты на уровни. Для этого определить, из каких элементов состоит каждая крупная задача или направление проекта ↓

Этап 4. Детализировать задачи. Для этого разбить задачи на мелкие компоненты и понятные подзадачи. 

Этап 5. Установить связи и зависимости элементов. Определить, как связаны разные части проекта и как они влияют друг на друга.

Этап 6. Проверить и скорректировать структуру. Убедиться, что структура логична, компоненты соответствуют стратегической цели или задаче, которую бизнес поставил перед проектом. А еще показать получившуюся структуру команде — чтобы учесть замечания, уточнить их и внести при необходимости.

3 способа оформить структурную декомпозицию

Способы оформить иерархическую структуру выбирают исходя из ресурсов компании и сложности проекта, который нужно визуализировать. Для этого можно использовать древовидную структуру, диаграмму Ганта и диаграмму PERT.

Древовидная структура

Древо — самый простой способ схематично визуализировать структуры и задачи проекта. Древовидную структуру проекта, в отличие от обычного дерева, изображают сверху вниз — от цели проекта наверху до мельчайших задач внизу древа. Например, вот так ↓

Рисовать древовидные структуры можно как от руки — например, в Фигме или Пэйнте, так и в специальных редакторах вроде Miro, Diagrams.net и Octopus.do.

Диаграмма Ганта

Это таблица с двумя осями: шкалой времени и списком задач. Диаграмма Ганта помогает планировать задачи, отслеживать их последовательность и взаимосвязи, а еще автоматически сдвигать сроки будущих задач, если текущая задача вылетела за дедлайн.

↑ Пример диаграммы Ганта, которую можно собрать в Эксель или Гугл-таблице

По Ганту можно работать как в обычных таблицах, так и в специальных сервисах вроде Jira, Microsoft Project и Битрикс24.

PERT-диаграмма

Помогает понять последовательность задач, выявить взаимосвязи между ними, а также находить критические пути, которые влияют на срок выполнения проекта. PERT-диаграмму можно составить в сервисах вроде VISME, Microsoft Visio или Creately.

Структурная декомпозиция: частые вопросы собственников

В каких специальных сервисах можно декомпозировать проект?

Для декомпозиции проекта подойдут любые сервисы для работы над задачами — например, Asana, Jira, Trello, To Do, Битрикс24 и другие.

Кому в первую очередь помогает иерархическая структура?

Иерархическая структура будет полезна для всех участников проекта:

• Руководителям проекта — понять, как организованы задачи и как ими можно управлять.

• Членам команды — узнать порядок задач и роли в проекте.

• Аналитикам — поможет анализировать результаты работы и находить слабые места.

• Руководству — работать над стратегией бизнеса.

• Новичкам в управлении проектами — быстрее разобраться в задачах и управлять рисками.

Что подразумевается под декомпозицией цели проекта?

Декомпозиция цели проекта — это разделение цели на более мелкие, конкретные и измеримые задачи, а также понятные шаги. Такой разбор помогает сделать цель измеримой и управляемой.

Структурная декомпозиция: в двух словах

• Структурная декомпозиция — методология, которая помогает разбить сложную задачу или проект на понятные этапы, шаги и подзадачи.

• В структурной декомпозиции выделяют три уровня — стратегический, тактический и операционный.

• Сделать структурную декомпозицию помогут шесть принципов — многоуровневость, последовательность, понятность, связность,  управляемость рисками, гибкость и адаптивность.

• Для разработки иерархической структуры нужно пройти шесть этапов: определить цель проекта, выделить основные компоненты и элементы структуры, разбить основные компоненты на уровни, детализировать задачи, установить связи и зависимости элементов, а также проверить и скорректировать структуру.

• Оформить структурную декомпозицию можно тремя способами: использовать древовидную структуру, собрать диаграмму Ганта или диаграмму PERT.

Поможем поставить цель и достичь ее

Финдиры Нескучных помогут собственникам бизнеса поставить самые разные цели и прийти к ним. Например, вылечить кассовые разрывы, масштабировать бизнес и увеличить чистую прибыль. Вот как финдиры уже это делали:

• Как веб-студия нашла ключевые показатели для роста в 1,5 раза

• В 1,7 раза усилили продажи на маркетплейсах

• Финансовый трекер: вывели собственника из операционки

• Онлайн-школа: наладили процессы и вывели собственника из операционки

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы.

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓я