Бюджет проекта: зачем нужен и как составить

Какие статьи включить в бюджет и зачем контролировать его исполнение

Бюджет проекта — это финансовый план всех ожидаемых доходов и расходов проекта. Простыми словами — смета. Рассказываем, что учесть при его составлении, какой способ выбрать и как контролировать исполнение бюджета.  

Содержание

Зачем разрабатывать бюджет проекта

Какие риски несет бизнес без бюджета проекта

Что входит в бюджет проекта

Какие бывают виды бюджета проекта

Какие существуют способы формирования бюджета проекта

Как разработать бюджет проекта

Как контролировать бюджет проекта

Бюджет проекта: в двух словах

Поможем составить бюджет проекта и проконтролировать его исполнение

Зачем разрабатывать бюджет проекта

Бюджет проекта создают, чтобы:

• оценить и спрогнозировать рентабельность с учетом имеющихся ресурсов;

• запланировать ключевые показатели;

• распределить ответственных по всем метрикам и отслеживать результаты проекта. 

Составляют бюджет проекта и контролируют его исполнение ответственные лица: в разных компаниях это могут быть менеджеры проекта или сотрудники финансового отдела.  

Какие риски несет бизнес без бюджета проекта

Отсутствие бюджета, как и отсутствие любого плана, может привести к различным проблемам. Они бывают финансового и нефинансового характера.

Финансовые

• Низкая рентабельность проекта. Если неэффективно использовать ресурсы или допускать перерасход по статьям, можно получить завышенную долю трат и плохую рентабельность проекта. 

• Неконтролируемые доходы и расходы. Они создают хаос в планировании и приводят к потере контроля над всей финансовой ситуацией по проекту, а в перспективе и по компании.

• Недостаточность финансирования. Бизнес не может оценить необходимые стартовые вложения. Из-за этого непонятно, сколько нужно привлечь инвестиций и как оценить их доходность.

• Кассовый разрыв. Увидеть отклонения от бюджета будет сложно — это может привести к оттоку денег и нехватке средств для оплаты текущих расходов.

Нефинансовые

• Срыв сроков. Могут возникнуть сложности с заказчиком и подрядчиком, а также уменьшиться показатели эффективности проекта.

• Повышенная нагрузка на команду. Без четкого плана сотрудники могут работать хаотично — задачи падают неравномерно, случаются пожары, особенно при срыве сроков. 

• Проблемы с принятием решений. Когда перед глазами нет утвержденных  показателей, невозможно оценить, хорошо или плохо развивается проект. Из-за этого трудно понять, на чём делать акцент в работе.

• Неудовлетворенность заказчика. Клиент может получить не тот результат, на который рассчитывал. 

Что входит в бюджет проекта

В бюджете проекта отражают все виды расходов и доходов, которые планируют с учетом сроков. Их нужно обязательно подробно расписать. Например, вот как они выглядят в готовом бюджете проекта.

    

По структуре бюджет проекта напоминает отчет о прибыли и убытках (ОПиУ) или отчет о движении денег по счетам ( ДДС), сокращенные до необходимого перечня статей. 

Если за основу берется ОПиУ,  бюджет состоит из выручки, прямых расходов (переменных и/или постоянных), валовой и чистой прибыли. Если за основу берется ДДС, в бюджет включают поступления, выбытия по проекту и остаток средств. 

Подробнее о том, как оценить эффективность проекта, рассказали в этой статье

Какие бывают виды бюджета проекта

Бюджет проекта может быть трех видов — в зависимости от того, меняются ли статьи расходов и доходов.   

• Фиксированный. На реализацию проекта выделяют  определенную сумму, которую распределяют на статьи расходов. Вносить корректировки в бюджет нельзя.

• Гибкий. Позволяет в процессе адаптироваться под незапланированные изменения. С его помощью можно исправить статьи расходов и перераспределить средства внутри проекта. 

• Комбинированный. Этот тип встречается чаще всего и совмещает в себе два предыдущих вида. Часть расходов фиксируют, другую можно пересчитать в зависимости от обстоятельств.

Какие существуют способы формирования бюджета проекта

При составлении бюджета проекта можно воспользоваться одним из четырех подходов.

«Снизу вверх» (Bottom-Up)

На старте нужно распределить центры финансовой ответственности внутри проекта, то есть структурные подразделения, которые работают над теми или иными финансовыми показателями. Ими могут быть целые отделы или один сотрудник. Потом детально проанализировать каждую задачу и оценить затраты по каждой статье расходов. Затем суммировать затраты и получить общую сумму бюджета. 

В каких случаях подходит: проектам с хорошо определенным объемом работ и известными потребностями в ресурсах.

Примеры отраслей: небольшое строительство, ремонтные работы, производство мебели, IT-разработки.

«Сверху вниз» (Top-Down)

Бюджет оценивают на основе предыдущего опыта, аналогии с предыдущими проектами, экспертных оценок. Затем общий бюджет делят по статьям расходов — в этом случае можно опустить этап распределения по центрам финансовой ответственности.

В каких случаях подходит: проектам, где не до конца определен объем работ, или тем проектам, в которых требуется быстрая оценка бюджета.

Примеры отраслей: маркетинговые агентства, консалтинговые компании.

Аналоговый метод

Оценка бюджета происходит на основе данных подобных и уже реализованных проектов. 

В каких случаях подходит: проектам, к которым применяют стандартизированный подход, а также тем проектам, которые имеют высокую вероятность повторения.

Примеры отраслей: франшиза, открытие точки сети салонов, ресторанов, отелей, event-агентства.

Параметрический метод

Расчет бюджета на основе математических формул, учитывающих ключевые параметры проекта. Например, площадь здания, количество сотрудников. 

В каких случаях подходит: проектам, где сложно оценить суммы доходов и расходов без дополнительной оценки параметров.

Примеры отраслей: маркетплейсы, строительство домов, транспортные компании, массовое производство продукции.

Как разработать бюджет проекта

Разработка бюджета проекта состоит из нескольких стадий:

• Определите цель и содержание проекта. На старте важно зафиксировать конечную цель, этапы проекта и задачи, которые нужно выполнить. Это поможет структурировать работу и задать правильный вектор разработки бюджета.

• Выберите подход к бюджетированию. Он необязательно должен быть единым. Весь процесс можно разбить по частям или бизнес-процессам, где в каждом могут быть свои особенности и методы планирования. 

• Определите необходимые ресурсы и статьи затрат. Внутри каждого этапа составьте перечень затрат и выберите подход к их количественной оценке.

• Оцените поступления. Определите размер финансирования проекта.

• Сведите бюджет. Объедините запланированные доходы и расходы по проекту, оцените общий результат и при необходимости внесите корректировки.

• Утвердите бюджет. Чаще всего его согласовывает собственник бизнеса или финансовый директор.

Как контролировать бюджет проекта

После запуска проекта необходимо мониторить промежуточные результаты и отклонения. Это позволит вовремя реагировать на изменения и вносить корректировки. Контролировать исполнение бюджета могут финансовый отдел или ответственные лица, например, менеджеры по проекту. 

Если проект крупный и состоит из множества этапов или процессов, можно распределить контроль за исполнением бюджета по центрам финансовой ответственности.

Главные инструменты для работы с бюджетом — форма бюджета и план-факт форма бюджета с возможностью увидеть отклонения от плана. Если они происходят, менеджер проекта или сотрудник финслужбы сразу понимает, в какой статье случилось несоответствие. Он идет к ответственному за конкретную статью, выясняет причины отклонения и решает вопрос. 

Пример план-факт формы бюджета ↓

Бюджет проекта: частые вопросы собственников

Как долго собирается бюджет?

Сборка и утверждение бюджета проекта могут занять много времени. В зависимости от его размера и сложности уходит от недели до месяца.  Если нужен примерный расчет, часто разрабатывают вспомогательные калькуляторы на основе ключевых показателей и ограниченного набора данных для ввода. Такой вариант удобен для оперативной работы отдела продаж.

Что делать, если мой проект невозможно спланировать?

Любой проект можно спланировать в общих чертах — например, сделать вариант без детализации и отразить основные этапы проекта и области расходов.

Запустить проект без плана или бюджета будет большой ошибкой: придется работать вслепую без ожиданий от финансовой отдачи. 

Что делать, если бюджет превышен?

Сначала важно разобраться, по какой из статей произошел сбой. Затем стоит задаться вопросами: «Что могло стать причиной?» и «Кто ответственный за это отклонение?» После этого можно приступать к решению проблемы, например, оптимизировать другие статьи расходов. 

Бюджет проекта: в двух словах

• Бюджет проекта — это финансовый план всех ожидаемых доходов и расходов проекта. Его создают, чтобы оценить и спрогнозировать потенциальный результат с  учетом имеющихся ресурсов, запланировать ключевые показатели, распределить ответственных по всем метрикам и отслеживать результаты проекта. 

• Структура бюджета проекта напоминает отчеты ОПиу и ДДС. Если за основу берется ОПиУ,  бюджет состоит из выручки, прямых расходов (переменных и/или постоянных), валовой и чистой прибыли. Если за основу берется ДДС, в бюджет включают поступления, выбытия по проекту и остаток средств. Желательно составить оба отчета, чтобы использовать наиболее уместные показатели при оценке бюджета. 

• Бюджет проекта может быть трех видов: фиксированный, гибкий, комбинированный.

• Чтобы сформировать бюджет, можно воспользоваться одним из четырех подходов: «снизу вверх», «сверху вниз», аналоговым методом, параметрическим методом. Выбор зависит от типа проекта и отрасли бизнеса.

• Разработка бюджета проекта состоит из нескольких стадий. Сначала необходимо определить цель, этапы и задачи, затем выбрать подход к бюджетированию, который может варьироваться в зависимости от бизнес-процессов. Далее оценить необходимые ресурсы, статьи затрат и источники финансирования. После этого свести бюджет, проанализировать и утвердить с руководством.

• После запуска проекта необходимо мониторить промежуточные результаты и отклонения. Это позволит вовремя реагировать на изменения и вносить корректировки. Основные инструменты для работы с бюджетом — форма бюджета и план-факт форма бюджета.

Поможем составить бюджет проекта и проконтролировать его исполнение

Нескучные финдиректора помогут разобраться в планировании бюджета проекта, подберут подходящий подход и проследят за его реализацией:

• Оптимизация расходов и расчет проектов в производственной компании

• Финучет в рекламном агентстве: научились обсчитывать проекты и вернули 12 млн ₽

• Рекламное агентство: калькулятор сделок избавил от убыточных проектов

Вы можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

Самый простой способ понять, как и чем финдир НФ может помочь вашему бизнесу, — бесплатная онлайн-встреча ↓