Смета — это финансовый документ, в котором мы фиксируем потенциальные затраты на реализацию проекта. И хоть сметы чаще используются в строительстве, в том или ином виде такой документ составляет любой бизнес.
Рассказываем, когда будет полезна смета, что в ней учесть и можно ли ее составить самому.
Содержание
Почему важно правильно составить смету
Кто составляет сметы на строительные работы и на внутренние проекты
Основные ошибки при составлении смет
Сметы: частые вопросы собственников
Как правильно делать сметы: в двух словах
Для чего нужна смета
Смета нужна, чтобы прописать затраты на реализацию проекта и рассчитать итоговую стоимость. Чем больше деталей вы учтете в документе, тем меньше риск оказаться в неприятной ситуации. Например, увидеть дефицит бюджета, когда работы уже вовсю идут.
Считать затраты нужно для любого внутреннего проекта компании. Например, стартапа, открытия нового филиала, запуска нового направления.
Чтобы сделать смету, обычно достаточно таблицы в Экселе, но формат документа может быть разным в зависимости от задачи. Если речь идет о внутреннем проекте, то смету можно составить в свободной форме. Главное — зафиксировать все необходимые затраты.
Для строительных и других проектов, над которыми работают по государственным стандартам, есть специальные требования, например наличие пояснительной записки. В статье мы не будем подробно останавливаться на регламентированных сметах, требования к ним описаны в Приказе Минстроя РФ от 04.08.2020 №421/ПР.
Почему важно правильно составить смету
Правильно составленная смета помогает решить две основные задачи.
Сопоставить возможности и траты. При первоначальных расчетах может показаться, что имеющихся ресурсов достаточно. Однако только детальный анализ показывает, насколько реалистичны эти предположения.
Например, предприниматель составляет смету для открытия фитнес-клуба. Он учитывает все расходы: аренду помещения, закупку оборудования, ремонт, оплату труда работников, рекламу и так далее. Бюджета хватает.
Однако после старта предприниматель сталкивается с нехваткой квалифицированных тренеров. И опытные специалисты рассчитывают на зарплату выше запланированной. Если не учесть это заранее, то легко выйти за рамки сметной стоимости проекта.
Договориться с подрядчиком. Со сметой можно четко донести до исполнителя, какой нужен результат. Например, при работе с рекламным агентством заказчик может запросить определенное число креативов и запущенных кампаний. На основе этих запросов получится составить смету с конкретными задачами, чтобы команда агентства не распылялась и выполняла работы только в оговоренном объеме.
Кто составляет сметы на строительные работы и внутренние проекты
Если речь идет о строительной смете, то ее может составить только профессиональный сметчик. Это специалист, который знает, как правильно оформить документ в соответствии с требованиями и стандартами.
Работа сметчика требует высокой квалификации и опыта, поэтому не стоит составлять строительную смету самому или доверять ее человеку, который уверен в своих силах, но ни разу этим не занимался.
Поручить смету специалисту без опыта так же рискованно, как и пойти лечиться к знакомому, у которого нет медицинского образования
Если же необходимо составить смету для внутреннего проекта, то ответственным лучше назначить руководителя направления. Например, продакт-менеджера, если это запуск продукта, или HR-менеджера или event-менеджера на аутсорсе для организации крупного корпоратива.
Какие бывают сметы
Сметы разделяют по разным критериям, мы остановимся на основных.
По детализации:
Локальная смета — это документ, который содержит подробную информацию о конкретных работах и материалах, необходимых для реализации проекта. В локальной смете указывают конкретные объемы работ и стоимость каждой позиции. Этот тип сметы используют для детального планирования и контроля затрат на проект.
Например, локальная смета на строительство может включать информацию о том, что необходимо уложить 50 кубов кирпича, засеять травой полгектара земли и посадить три дерева. В итоге такой документ может содержать сотни позиций, что позволяет детализировать каждый шаг проекта.
Объектная смета — это обобщенный документ, который объединяет несколько локальных смет в один лист. Объектная смета позволяет получить общее представление о стоимости проекта. Она удобна для быстрого анализа и принятия решений на высоком уровне.
Например, если вы строите больницу, то в одной локальной смете могут быть десятки листов, которые удобно просматривать. В объектной смете всё будет не так подробно. Вместо сотен позиций в ней указывают, что на строительные работы нужно 500 тысяч ₽, на электромонтажные — 200 тысяч ₽, на сантехнику — 150 тысяч ₽, а суммарно — 850 тысяч ₽.
Сводный сметный расчет — это финальный документ, который объединяет все затраты на проект. Сводный сметный расчет показывает общую стоимость проекта и является основой для заключения контрактов и финансирования.
Например, если вы строите больницу и подключаете ее к центральной сети электроснабжения, то в сводном сметном расчете учтут затраты на проектирование, контроль качества, зимние удорожания и другие расходы.
По точности расчетов:
Концептуальная смета — это первоначальная оценка стоимости проекта. Она основана на общих параметрах и позволяет определить, насколько проект реализуем с финансовой точки зрения.
Например, если вы хотите построить завод для производства мягких игрушек, то концептуальная смета поможет понять, что понадобится 1,5 млн ₽. После этого получится принять решение: есть ли у компании такие ресурсы или нет.
Инвесторская смета — это более детальный расчет, который учитывает специфику проекта и его потенциальную доходность. Она необходима для привлечения инвестиций.
Допустим, вы подсчитали, что для строительства завода по производству игрушек вам нужен миллиард рублей. Вы идете к инвестору и говорите, что у вас есть 200 миллионов, а нужно еще 800.
Инвестор захочет узнать подробности: какие именно игрушки вы будете производить, на каких условиях и как скоро окупится эта идея. Инвесторская смета поможет ответить на эти вопросы.
Смета проектировщика — это подробный расчет стоимости проекта, основанный на проектных решениях. Она включает в себя список необходимых материалов и работ.
Проектировщик определяет, какие фундаменты и стены нужны для завода. Затем он составляет смету, в которой указывает, что нужно уложить 500 кубов кирпича и зашить кровлю профлистом на 700 квадратных метров, и на основе расчетов формирует итоговую стоимость проекта.
Смета подрядчика — это наиболее точный расчет стоимости работ, который делает подрядчик на основе сметы проектировщика. Она может меняться в процессе работ.
Подрядчик строит завод по чертежам проектировщика. В ходе работ он может обнаружить ошибки или проблемы, которые не учли ранее. Все дополнительные работы и материалы, которые потребуются для строительства, отражают в смете подрядчика.
Методы составления смет
Есть два метода: брать цены по государственному сборнику или фактические цены. Первый больше актуален для строительных смет, которые делают по гостребованиям, так как в сборниках цены указывают уже с учетом расходов на доставку, погрузку и разгрузку материалов. Второй подходит частным строительным проектам и проектам внутри компании, так как бизнес получает актуальные рыночные цифры.
Еще есть аналоговый метод, когда смету рассчитывают по известным показателям. Например, при строительстве завода можно найти информацию о разработке проекта для похожего предприятия и по примеру сделать расчеты под себя.
В строительстве используют и другие методы. Например, ресурсный, ресурсно-индексный, базисно-индексный или базисно-компенсационный. Но все эти варианты по большей части относятся к специфике работы сметчика, поэтому затрагивать их не будем.
Что должно быть в смете
Рассмотрим основные блоки, из которых состоит смета. За основу возьмем строительные сметы, но принцип разделения подходит для любого проекта:
- Прямые затраты — затраты на материалы, труд работников и оборудование. Эти затраты являются основными и необходимыми для выполнения работ.
- Накладные затраты — не относятся напрямую к работам по проекту, но помогают обеспечить их эффективность, избежать рисков и соблюсти оговоренные требования к качеству. Например, в строительстве накладные затраты включают оплату труда прорабов, строительный контроль, обеспечение условий труда рабочих: обед, душ, средства защиты.
- Прибыль — это надбавка, которую подрядчик забирает себе. Она покрывает затраты на организацию процесса, обеспечивает доход компании и является стимулом для выполнения работ и развития бизнеса.
Конечно, если мы говорим о корпоративе, то прибыль в такой смете вряд ли будет. Но этот блок полезен, например, агентствам. В документе они могут детально прописать, какие работы должны выполнить для клиента, и добавить к общей сумме свою надбавку.
Подобную смету «Нескучные финансы» уже составляли для одного из клиентов. Вот как она выглядит ↓
А подробнее о преимуществах такого документа можно прочитать в нашей статье «Калькулятор сделок избавил рекламное агентство от убыточных проектов»
Как составить смету за пять шагов
Если смета строительная, то рекомендация одна: найти сметчика и объяснить ему задачу. Всё остальное специалист возьмет на себя.
Если это внутренний проект, то лучше составлять смету по такому принципу:
1. Определить перечень задач. Если это запуск нового продукта, то задачами могут быть запуск рекламы, производство, тестирование. Если это корпоратив, то задачами могут быть организация питания, подготовка развлекательной программы, доставка гостей до места, где проходит мероприятие. То есть сам проект нужно разбить на этапы и вести расчеты отдельно по каждому из них.
2. Прописать необходимые ресурсы. Для каждой задачи прописывают, какие потребуются материалы, люди и оборудование. Кроме количества, можно прописать сроки, в которые эти ресурсы нужно получить
3. Указать стоимость ресурсов. Например, если мы привлекаем штатных сотрудников, то рассчитать работу можно на основе почасовой оплаты. Если это сторонние специалисты, то можно найти информацию о ценах по рынку. Так же с оборудованием и материалами. Ни в коем случае не стоит занижать стоимость, лучше всегда немного ее завышать, чтобы точно уложиться в бюджет.
4. Проверить доступность ресурсов. Например, на мероприятие нужна сцена. Вы выбрали поставщика с доступной ценой. Но есть проблема: сцену доставят только через месяц, а надо через две недели. Придется искать других поставщиков, которые могут доставить оборудование через неделю, но за более высокую стоимость.
5. Оценить потенциальные риски проекта. Для этого в итоговую сумму по смете закладывают процент на непредвиденные расходы. Процент может быть абсолютно разным — как 2%, так и 20% от полученной суммы. Опираться здесь стоит на свой опыт. Если смета нужна для знакомого проекта, то просчитать риски проще, поэтому и заложить на них можно меньше. Если проект новый, то лучше увеличить сумму.
Основные ошибки при составлении смет
Ошибки связаны с тем, что составители сметы не учитывают все параметры. В частности:
- Риски — например, что арендованное оборудование могут повредить, за что придется нести дополнительные траты.
- Динамику цен — например, предприниматель хочет запустить стартап по производству шоколада и для этого заранее составляет смету, куда вносит траты на покупку оборудования. Но за время до старта работ цены на оборудование могут сильно вырасти из-за колебаний курса валюты или сложностей с доставкой.
- Недоступность ресурса — тут как с примером про сцену выше: деньги есть, но доставят ее только через месяц, хотя нужна через две недели. Придется искать другой вариант, который может стоить дороже.
- Неочевидные затраты — например, IT-компания хочет запустить новый продукт и выйти на международный рынок. Из неочевидных затрат может быть адаптация сайта под разные языки.
Сметы: частые вопросы собственников
Как учесть рост цен в смете?
Для строительных смет есть специальные государственные сборники с ценами, которые ежегодно обновляет Минстрой РФ. В них уже учли надбавку на покупку, доставку, погрузку и разгрузку материалов, а также расходы на устранение возможных дефектов. Поэтому в смете уже есть небольшая «подушка безопасности» на случай изменения цен.
В других проектах есть два основных подхода к ценообразованию:
- Заложить небольшой процент на случай подорожания материалов.
- Оплачивать работы по факту предоставленных накладных.
Можно ли превышать указанные в смете цифры?
В государственных тендерах есть сметная прибыль, которая покрывает возможное увеличение стоимости материалов. Если рост цен превышает этот порог, подрядчик может попытаться компенсировать разницу в досудебном или судебном порядке.
Новую смету составляют редко, так как это требует повторной проверки качества уже составленной и может привести к дополнительным расходам.
Если говорить про сметы, которые составляют агентства или компании, которые работают с частными лицами, то можно попробовать передоговориться с заказчиком или покрыть незапланированные расходы сметной прибылью.
Как понять рентабельность проекта по смете?
Смета не дает ответа на этот вопрос. Если нужно посчитать рентабельность, то стоит собрать документ с честными цифрами, потому что по факту может оказаться, что не все указанные работы были выполнены.
В чем отличие хорошей сметы от плохой?
Если по итогу проекта все участники довольны результатом и вознаграждением, значит, смета помогла решить задачу. Если смету составили некачественно, то кто-то из участников точно будет недоволен. Например, одна сторона будет считать, что ей заплатили меньше положенного. В итоге произойдет конфликт интересов, который оставит неприятный осадок.
Как проверить смету?
Чтобы проверить смету, нужны знания в соответствующей области. Если речь идет о смете на корпоратив, нужно разбираться в особенностях организации подобных мероприятий. В случае со строительной сметой необходимы глубокие знания специфики таких работ. Если опыта и навыков нет, то единственный способ проверить смету — обратиться к стороннему специалисту.
Можно ли поручить подготовку сметы финансовому директору?
В составлении сметы финансовый директор играет роль модератора. Он может предложить форму таблицы, настроить формулы и напомнить о необходимости учесть возможные риски. Однако саму смету должен составлять специалист.
Как правильно делать сметы: в двух словах
- Сметы глобально можно разделить на строительные и сметы для внутренних проектов: организации мероприятий, запуска нового продукта, открытия нового филиала. Для строительных смет нужен сметчик. Для смет внутренних проектов нужен специалист, который компетентен в вопросе. Например, для сметы запуска продукта можно привлечь продакт-менеджера.
- В смету закладывают прямые и накладные затраты. Прямые 一 чтобы оплатить услуги специалистов, материалы и оборудование. Накладные помогают привлечь надежных подрядчиков. Например, строительные организации могут оплатить проживание для сотрудников.
- Бизнес, который составляет смету под запросы клиентов, также указывает сметную прибыль — надбавку за свою работу.
- Чтобы составить смету, нужно разделить проект на этапы, для каждого из них указать необходимые ресурсы и их стоимость, оценить доступность ресурсов и заложить процент на риски.
Другие наши статьи по теме
Профиль финдиректора напрямую не связан с составлением смет, но иногда мы все-таки сталкиваемся с этим инструментом. Больше о нашем опыте можно узнать в статьях:
Найдем точки роста прибыли
Бесплатная онлайн-встреча с финансовым директором Нескучных. Вместе посмотрим, что можно сделать именно в вашем бизнесе, чтобы прибыль росла. Покажем кейсы и ответим на вопросы
✔️ Готово: ваша заявка на онлайн-встречу с финдиром принята!
В течение рабочего дня позвоним вам, чтобы уточнить детали и подобрать удобное для встречи время. Если не дозвонимся, то напишем в мессенджеры и на почту.
