Что такое регламент и как его составить

Регламенты помогают компаниям стандартизировать работу, уменьшить вероятность ошибок и брака, разгрузить руководителей и отладить непрерывный бизнес-процесс. А для этого всего лишь нужно…

Содержание

Что такое регламент работы и зачем он нужен

Какие виды регламентов бывают

Как составить регламент: пошаговая инструкция для собственников бизнеса

Внедрение и контроль регламента: как организовать и поддерживать порядок

Регламент: частые вопросы собственников

Регламент: в двух словах

Поможем выстроить бизнес-процессы в компании

Что такое регламент работы и зачем он нужен

Регламент — это документ, в котором описывают бизнес-процессы. Другими словами, это инструкция для сотрудников, в которой можно найти ответы на определенные рабочие вопросы. 

Например, техническая карта изделия — это регламент, в котором описывают процесс производства этого изделия. А в регламенте управленческого учета обозначают, в какой форме, в какие сроки и по каким правилам в компании собирается управленческая отчетность. 

Регламенты полезны в любом бизнесе — вне зависимости от отрасли, размеров компании и формата работы. Регламенты нужны, чтобы:

• стандартизировать работу — неважно, какой человек выполняет те или иные задачи, если он будет действовать строго по регламенту, компания получит ожидаемый результат;

• уменьшить вероятность ошибки и брака — чем подробнее прописано, как и что нужно делать, тем ниже вероятность, что сотрудник сделает что-то не то;

• разгрузить руководителей и сотрудников — когда в компанию приходит новый человек, его нужно вводить в команду, обучать и знакомить с бизнес-процессами. Без регламентов всё это делают руководитель и другие сотрудники, что занимает немало времени и обходится компании в дополнительные расходы. Если же процессы регламентированы, новый сотрудник найдет ответы на вопросы в документах; 

• выстроить непрерывный бизнес-процесс — если в компании  часто меняются сотрудники, произошла ротация кадров или уволился целый отдел, вводить в курс дела нового человека просто некому. В этом случае регламенты помогут новому сотруднику получить полноценную информацию и начать работать в соответствии с принятым процессом.

Если компания решает работать по регламентам, то обычно не ограничивается одним документом, а регламентирует все важные бизнес-процессы. 

Какие виды регламентов бывают

Регламенты могут описывать работу на конкретной позиции, всего отдела или бизнес-процессы. Например:

• регламент отдела продаж — рассказывает, как работать с клиентами, что делать с возражениями, как поступить, если клиент жалуется на плохой товар или услугу;

• регламент финансового отчета — в нем описывают, кто и что делает, в какие сроки и по каким правилам;

• чек-лист подготовки к работе на производстве — чек-лист тоже считается формой регламента. В таком чек-листе можно описать, что должен сделать рабочий, прежде чем приступить к своим обязанностям. Например, надеть форму, проверить станок и так далее;

• регламент проведения совещаний — в нем прописывают правила, по которым проходят рабочие встречи в компании. Например, описывают, что встреча не может длиться больше часа, выступление одного человека — не больше пяти минут, а сама встреча проходит строго по заявленной теме. 

В качестве основы регламента можно использовать шаблон из интернета, но не слово в слово, а с адаптацией под себя, потому что в регламенте описывают правила и процессы, принятые в конкретной компании. 

Как составить регламент: пошаговая инструкция для собственников бизнеса

Теперь кратко разберем, как составить регламент в своей компании. 

Шаг 1. Определить цель регламента. Регламент описывает конкретный процесс с определенной целью. Очень важно, чтобы регламент отвечал поставленной цели, а не был абстрактным, оторванным от нее. Например, помогал повысить качество работы с клиентами или ускорял вхождение в должность новых людей. Регламенты с разными целями будут отличаться друг от друга.

Шаг 2. Выбрать знающего процесс человека, который сможет составить регламент. Например, если нужно составить регламент по финансовому учету, можно привлечь к этому финансового менеджера, который давно работает в компании и знает тонкости и нюансы, для того чтобы учесть их в регламенте.

Шаг 3. Собрать информацию для регламента. Этот шаг касается человека, который занимается регламентом. Он может провести интервью с разными сотрудниками или руководителем, чтобы уточнить некоторые моменты, или собрать регламент самостоятельно. 

Шаг 4. Определить ответственного человека, который проверит регламент. Обычно это руководитель. В случае с регламентом по финучету руководителем выступает финансовый директор, который может проверить, как финменеджер описал процесс. Здесь важно подсветить моменты, которые менеджеру кажутся очевидными, но будут непонятны новому сотруднику. Например, менеджер пишет: «Провести сверку чеков». Те, кто работает в отделе, понимают, о чём речь, но для нового человека нужно объяснить, что за чеки, где их взять и по каким параметрам сверять. 

Внедрение и контроль регламента: как организовать и поддерживать порядок

И наконец, последнее, с чем нужно разобраться, — это то, как сделать, чтобы сотрудники следовали регламентам. 

Прежде всего, нужно внедрить реестр, в котором сотрудники распишутся за то, что ознакомились с регламентом. Или сделать Google-таблицу, в которой можно оставить цифровой след: ознакомлены, прочитано, внедрено. 

Если регламент сделан в виде чек-листа, руководитель всегда может проверить, ставят ли сотрудники галочки по мере выполнения шагов. 

Если сотрудник с регламентом ознакомлен, но допускает в работе ошибки, руководителю не нужно исправлять их. Важно сказать сотруднику: «Это есть в регламенте, перечитай еще раз и сделай, пожалуйста, как положено». Если каждый раз отправлять сотрудников перечитывать регламент и не принимать работу, в которой есть расхождения с правилами, очень скоро сотрудники начнут работать четко по регламентам. 

Также можно внедрить систему поощрений и бонусов за безошибочную работу по регламентам. Но это не обязательно, а на усмотрение руководителя. 

И последнее. Эти правила не сработают, если регламент составлен плохо: процессы в нем описаны непонятно или понятно только узкому кругу сотрудников. Еще бывает, что в регламенте слишком много неструктурированной информации, которую сложно воспринимать.

Поэтому, прежде чем требовать от команды, нужно убедиться, что с регламентом всё в порядке: например, уточнить у сотрудников, с чем именно у них возникли сложности, и доделать регламент по их комментариям. Так, может оказаться, что формат текста не объясняет процесс, и нужно сделать презентацию с картинками или видео с демонстрацией экрана. 

Регламент: частые вопросы собственников

Эксперт Наталья Егорова

Финдир НФ

Кто составляет регламент?

Регламент составляет человек, хорошо знающий процесс, который требуется описать. Например, старший сотрудник или руководитель отдела. 

В чём отличие регламента от инструкции, положения и порядка?

Положение — это нормативный документ, например, положение о премировании. Инструкция — это пошаговое руководство для сотрудника. Инструкция описывает конкретную задачу, а регламент — весь бизнес-процесс. 

Регламент: в двух словах

• Регламент — это документ, в котором описывают бизнес-процессы. Другими словами, это инструкция для сотрудников, в которой можно найти ответы на определенные рабочие вопросы. 

• Регламенты полезны в любом бизнесе — вне зависимости от отрасли, размеров компании и формата работы. 

• Регламенты нужны, чтобы стандартизировать работу, уменьшить вероятность ошибки и брака, разгрузить руководителей и сотрудников, выстроить непрерывный бизнес-процесс.

• Если компания решает работать по регламентам, то обычно не ограничивается одним документом, а регламентирует все важные бизнес-процессы. 

• Прежде чем требовать от команды соблюдения регламентов, нужно убедиться, что с документами всё в порядке: например, уточнить у сотрудников, с чем именно у них возникли сложности, и доделать регламенты по их комментариям. 

Поможем наладить бизнес-процессы в компании

Финдиры Нескучных умеют выстраивать бизнес-процессы: внедрять регламенты и инструкции, оптимизировать работу сотрудников и фонд оплаты труда, продумывать возможные риски. Благодаря этому бизнес может выбраться из череды неприятностей, найти деньги и начать наконец-то получать чистую прибыль.

Вот как обычно работают наши финдиры.

• Как мы вывели компанию из дыры в −5,5 млн ₽

• Избавились от кассовых разрывов и накопили 3 млн ₽

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Франшиза салонов красоты: путь от кассовых разрывов до 5,8 млн ₽ в копилке. За 11 месяцев

• Навели порядок в запасах и подняли прибыль на 145% за год

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓