Регламент управленческого учета: что это, кому нужно

Регламент управленческого учета — это своего рода инструкция для сотрудников. Он помогает дисциплинировать работу команды, готовить отчеты в срок и собирать только нужную информацию.

Собственникам, которые регламентировали управленческий учет, не приходится напоминать сотрудникам о дедлайнах и отвечать на одни и те же вопросы по несколько раз. С инструкцией сотрудники работают эффективнее, а отчет становится прозрачным и структурированным. 

В статье рассказали, почему важно регламентировать учет и составляить инструкции для управленческого учета вашего бизнеса.

Содержание:

Зачем регламентировать управленческий учет

Какие есть требования к составлению регламента

Что должно быть в положении об управленческом учете

Регламент управленческого учета: частые вопросы собственников

Регламент управленческого учета: в двух словах

Зачем регламентировать управленческий учет

От того, как и какая собрана информация в отчетность, зависят качество принятых решений и развитие компании. Чтобы данные были оформлены по одному образцу, собраны в срок и сведены в одно целое, нужен исчерпывающий регламент. Кроме того, с помощью регламента вы сможете:

• Навести порядок в формировании отчета. Благодаря регламенту управленческий отчет станет более упорядоченным. В нем можно прописать формат, в котором нужно представить данные, — таблицы или диаграммы — и сроки сдачи. Например, регламент к платежному календарю описывает, как, кем и когда вносятся платежи и как происходит согласование.

• Быстрее обучать новых сотрудников. Как и любая инструкция к работе, регламент помогает новому ответственному сотруднику быстрее понять, как устроен управленческий учет в компании. Изучив документ, новичок приступит к работе и будет допускать меньше ошибок. Например, регламент для отчета о финансовых результатах рассказывает, когда документ подается в ФНС и какие показатели в него входят.

• Равномерно распределить ответственность. Регламент не только рассказывает, что должно быть в отчете, но и кто ответственен за него. Так руководитель сможет равномерно распределить нагрузку и ответственность между сотрудниками. Если в компании есть бухгалтер, финдир и финансовых менеджер, регламент устанавливает обязанности для каждого из них. Бухгалтер подготавливает данные, менеджер собирает их и вносит в систему, а финдир проводит анализ и помогает руководителю принимать решения. Если все операции будет выполнять один человек, отчет будет готовиться месяцами. 

• Готовить отчеты своевременно. В регламенте, кроме прочего, должны быть установлены сроки сдачи данных. Обозначенные дедлайны помогут дисциплинировать сотрудников и начать относиться к управленческому учету более ответственно. 

• Эффективность отчета для компании. Без добросовестного регламента отчет будет составлен как  мозаика — каждый отдел на свой вкус предоставит лишь ту информацию, которую ему выгодно показать руководителю. Четкие инструкции и стандарты сбора информации не дадут сотрудникам обмануть руководителя. Например, можно регламентировать подтверждение информации из отчета. 

Какие есть требования к составлению регламента

Определенной формы регламента нет — компания сама вправе решать, как его вести. Требований к форме отчета тоже нет, но регламент должен быть:

Простым. Главная цель регламента — рассказать сотруднику, как правильно выполнить задачу. Он должен быть написан простым и понятным языком. Например, не стоит называть простые диаграммы «графические элементы презентации цифровых данных». А чтобы показать, как должна выглядеть заполненная форма, приложите картинки.

Системным. Чтобы ответственный сотрудник включил в отчет нужные данные, в регламенте прописывается четкая структура отчета: каждый раздел с пояснением. Например, в разделе о финансовых результатах указываются цель отчетности, необходимые данные с примерами и документы, которые подтверждают информацию о расходах и доходах компании.

Детализированным. Чем более подробным будет регламент, тем точнее будет результат. Например, чтобы сотрудники не путались в процессах его составления, стоит прописать, что бухгалтер ответственен за подготовку отчета о доходах и расходах, его забирает и вносит в систему менеджер, а финдир проводит анализ данных. Процесс можно представить схемой. 

Что должно быть в регламенте управленческого учета

Регламент должен отвечать на три вопроса сотрудников:

1. Что нужно сделать?

Управленческая отчетность формируется на основании данных от всех отделов компании. Поэтому главная задача — сбор и подготовка информации. Например, подготовить отчет о финансовых результатах или отчет о результатах отдела продаж. 

      2. Кто должен это сделать?

 Его может заменить и главный бухгалтер или финансовый менеджер.

«Лучше, если ведением учета будет заниматься именно финдир. Бухгалтер и без того загружен своими отчетами: в год для ФНС нужно сдать несколько десятков бумаг и форм. К тому же финансист специализируется на анализе и сможет быть полезнее в этой роли». 

При этом, можно выделить три уровня ответственности за ведение управленческого учета. На каждом из них нужно задействовать разных сотрудников.

Ответственность за предоставление данных. Даже если финдир собирает данные по отделам, изначально формировать их должны функциональные руководители, такие как руководитель отдела продаж или главный бухгалтер. 

Ответственность за ввод данных в систему. Все данные для управленческого учета нужно вносить в учетную программу. Это поможет автоматически рассчитывать некоторые параметры анализа или графически показывать данные. Справиться с этим сможет финансовый менеджер или бухгалтер.

Ответственность за формирование отчетности. Формировать саму отчетность и проводить анализ данных по всем отделам должен сам финдир. В его обязанностях — оценить текущее состояние бизнеса, дать сводку о прошлых результатах и предложить руководителю способы решения проблем. 

     3. Когда нужно это сделать?

Сроки сдачи отчетности компания вольна установить как ей удобно: раз в квартал, месяц, неделю. Часто, руководители выбирают начало месяца, скажем, 5-е число. Так, в отчет попадет максимальное количество актуальной информации за отчетный период прошлого месяца, и оценить положение будет дел проще. 

Пример содержания положения об управленческом учете:

Регламент управленческого учета: частые вопросы собственников 

Зачем моему бизнесу нужен регламент учета? 

Регламент управленческого учета — это не просто дополнительная бумага, добавляющая бюрократии в организацию. Это своего рода инструкция, которая помогает грамотно собирать полную информацию и проводить анализ бизнеса. Благодаря регламенту, все данные будут приведены к единому стандарту, а руководитель сможет более ясно посмотреть на свой бизнес.

Что должно быть в регламенте, чтобы он приносил пользу?

Регламент управленческого учета составляется для сотрудников. Поэтому он должен отвечать на три их главных вопроса: что сделать, когда сделать, кто должен сделать. Ответы на эти вопросы в разрезе составления отчета и станут его наполнением. По своему усмотрению, в регламент можно добавить больше информации. 

Кто должен заниматься учетом?

Вести управленческий учет должен финансовый директор компании. Он ответственный и за составление регламентов отчетности. Сбором информации и данных по каждому отделу занимаются функциональные руководители. 

Регламент управленческого учета: в двух словах

• Регламент управленческого учета — это своего рода инструкция по сбору информации, составлению отчетности и формированию аналитики. Он создается для сотрудников и помогает им эффективнее выполнять свою работу. 

• Регламент нужен, чтобы отчет стал прозрачным, а информация в нем была максимально полной. Это поможет руководителю принимать эффективные решения для развития бизнеса. 

• В регламенте ответственный сотрудник должен найти для себя ответы на вопросы, что нужно сделать, кто должен это сделать и когда сдать. Но это не полный список. Компания может дополнить его по своему усмотрению. 

• Управленческий учет — это внутренний документ компании, который помогает руководителям в бизнес-решениях. Законодательство никак не регулирует его, поэтому организация может оформить отчет и регламент как удобно. 

• Вести учет и аналитику должен финансовый директор. Хорошо, если регламентом будет заниматься этот же человек.