Регламент управленческого учета:
что это, кому нужно

Регламент управленческого учета — это свод инструкций, который позволит построить четкую и прозрачную систему учета внутри компании. Например, определить ответственных за составление документов или прописать дедлайны подачи отчетности руководителю. Инструкции помогают дисциплинировать работу команды, готовить отчеты в срок и соблюдать дедлайны. 

Вот что прописывается в регламенте управленческого учета:

• Данные об ответственных за каждый процесс.

• Подробная информация о задачах.

• Инструкция о том, как их выполнить.

• Формат, в котором нужно представить данные, — таблицы или диаграммы.

• Конкретные сроки выполнения. 

В статье рассказали, почему важно регламентировать учет и как составить инструкции для ваших сотрудников.

Содержание 

Зачем регламентировать управленческий учет

Какие есть требования к составлению регламента

Что должно быть в регламенте управленческого учета

Как регламентировать управленческий учет

Регламент управленческого учета: частые вопросы собственников 

Регламент управленческого учета: в двух словах

Поможем навести порядок в финансах бизнеса

Зачем регламентировать управленческий учет

Если у ваших сотрудников нет четких инструкций и дедлайнов, то они могут, например, собирать неполные данные или сдавать отчеты с просрочкой. В итоге руководителю будет сложно понять реальное состояние бизнеса. Например, если отчетность о прибылях и убытках формируется раз в год, то можно упустить растущую задолженность и оказаться на грани банкротства. 

Разберем, для каких задач необходим регламент.

• Наведение порядка в отчетности. Благодаря регламенту управленческий отчет станет более упорядоченным. Например, в инструкции можно прописать, что сотрудники должны собирать данные по каждому контрагенту в отдельной таблице. Это поможет не терять информацию 一 вы всегда будете знать, где найти информацию за июль или прошлый год.

• Быстрое обучение новых сотрудников. Регламент помогает новому финдиру или финансовому менеджеру быстрее понять, как устроен управленческий учет в компании и как формировать отчетности. Например, он сразу увидит, какой шаблон используется для отчета о финансовых результатах, и оперативно сделает его.

• Распределение ответственности. Например, в регламенте можно прописать, кто отвечает за контроль расчетов с контрагентами, чтобы избежать путаницы и перегруза для одного сотрудника.

• Своевременная подача отчетности.  Обозначенные дедлайны помогут дисциплинировать сотрудников, а информация будет доходить до руководителя оперативнее.

• Построение прозрачной системы учета. Если у сотрудников нет инструкции, то они могут указывать некорректные данные или только часть нужной информации. Стандарты подтверждения данных не позволяют исказить отчетность. Например, можно прописать, из каких источников информации берутся данные для отчета ОПиУ. 

Каким должен быть регламент управленческого учета

Чтобы регламент был полезен сотрудникам, он должен быть:

Простым. Используйте общепринятые термины и слова, понятные специалисту любого уровня. Не усложняйте: например, не стоит называть диаграммы «графические элементы презентации цифровых данных». 

Детализированным. Добавляйте подробные описания, примеры и шаблоны. Можно приложить примеры заполненных документов за прошлый год — ОПиУ, ДДС и баланса. Готовые шаблоны управленческих отчетностей можно бесплатно скачать у нас. С ними вам не придется долго и мучительно настраивать таблицы, а регламент станет еще удобнее.

Системным. Чтобы сотрудники не путались в процессе работы над отчетом, стоит четко прописать ответственных. Например, что бухгалтер готовит отчет о доходах и расходах, его забирает и вносит в систему менеджер, а финдир проводит анализ данных.

Что должно входить в регламент управленческого учета

Содержание регламента должно отвечать на три главных вопроса о: 

• процессах 一 что нужно делать? 

• ответственности 一 кто должен это делать?

• сроках 一 когда и как часто нужно это делать?

Разберемся в содержании подробнее.

Процессы. Пропишите этапы работы, чтобы распределить нагрузку по сотрудникам и обозначить сроки исполнения. Процессы можно представить наглядно — в виде схемы. Каждый этап в ней должен быть подробно описан. Например:

«Подготовка информации для ОПиУ»: собрать информацию о выручке компании за последний месяц, затратах на производство продукции, операционных расходах и налогах. 

Ответственность. За все этапы учета не может отвечать один сотрудник. Иначе учет будет вестись месяцами, так и не дойдя до руководителя. Пропишите ответственных за каждый этап:

• За предоставление данных. Формировать данные внутри отделов должны функциональные руководители. Например, руководитель отдела продаж или главный бухгалтер.

• За ввод данных в систему. Отчетность нужно вносить в учетную программу. Справиться с этим сможет финансовый менеджер или бухгалтер.

• За формирование отчетности. Формировать саму отчетность и проводить анализ данных по всем отделам должен сам финдир. В его обязанностях — оценить текущее состояние бизнеса и дать анализ прошлых результатов. 

Сроки. Компания может сама установить комфортные для себя дедлайны: раз в квартал, месяц или неделю. Прописать сроки нужно в самом регламенте. Например, составить таблицу: 

Отчетность	Срок и регулярность подготовки
ДДС	Один раз в месяц — 5-го числа периода
ОПиУ	Один раз в месяц — 5-го числа периода
Бухгалтерский баланс	Один раз в месяц — 5-го числа периода
Финансовая модель	Актуализировать раз в квартал

Как регламентировать управленческий учет

Чтобы регламентировать процесс управленческого учета: 

• Определите цели. Например, вы хотите оперативно анализировать финансовую информацию, дисциплинировать процесс учета или отслеживать финансовые потоки и расходы бизнеса.

• Выберите инструменты и методы для учета. Например, какие отчеты вы будете готовить и использовать для анализа бизнеса. Это могут быть: ОПиУ, ДДС, баланс и финмодель.

• Назначьте ответственных сотрудников. Например, для сбора финансовой информации — бухгалтер, помощник бухгалтера или финансовый менеджер. Отчетность о количестве брака может готовить сотрудник из отдела производства.

• Опишите источники информации. Для финансовой отчетности источником будут все документы о расчетах компании, а для отслеживания текучки кадров — аттестационные листы персонала.

• Установите стандарты измерений и форм. Финансовый отдел может подавать баланс по единому внутреннему шаблону, а отдел кадров — штатное расписание сотрудников.

• Выбрать сроки сдачи данных. Чтобы отслеживать текучку кадров, нужно подавать информацию несколько раз в месяц. Для финансовых показателей достаточно одного раза в начале месяца, когда все расчеты уже зафиксированы в бухгалтерии.

Чтобы сотрудникам было проще разобраться в задаче, используйте видеоинструкции, презентации, диаграммы и таблицы. Вот пример сводной таблицы по процессам, инструментам и дедлайнам:

Поставщик информации	Объект учета	Форма представления	Сроки представления
Отдел кадров	Аттестованный персонал	Аттестационный лист	По мере необходимости
Финансовый отдел	Зарплата сотрудников	Платежная ведомость	1 раз в месяц
Хозяйственный отдел	Качество обслуживания	Акт на выполненные услуги	По мере необходимости

Регламент управленческого учета: частые вопросы собственников

Зачем моему бизнесу нужен регламент учета? 

Регламент управленческого учета — это инструкция, которая помогает грамотно собирать информацию и проводить анализ бизнеса. Например, объясняет, как составлять отчет о финансовых результатах или кому передать готовые бумаги. Если у ваших сотрудников нет четких инструкций и дедлайнов, то есть риск, что они предоставят неполные данные или сдадут отчеты с просрочкой.

Что должно быть в регламенте, чтобы он приносил пользу?

Подробные инструкции по рабочим процессам компании. Расскажите, как у вас устроен учет и что должно получиться в результате: какие формы отчетов используете, когда их нужно сдавать и кто за это отвечает.

Как составить регламент учета?

Чтобы составить регламент, нужно последовательно определить все его компоненты: цели учета,  инструменты и методы ведения, ответственных сотрудников, источники информации, стандарты предоставления информации и сроки подачи отчетностей.

Регламент управленческого учета: в двух словах

• Регламент управленческого учета — это инструкция о том, как вести управленческий учет и составлять отчетность для руководителя. Он создается для сотрудников и помогает им эффективнее выполнять свою работу.

• Регламент помогает дисциплинировать команду и построить прозрачную систему учета.

• В регламенте ответственный сотрудник должен найти для себя ответы на вопросы, что нужно сделать, кто должен это сделать и когда сдать. Компания может дополнить список на свое усмотрение.

• Составлять регламент и контролировать его исполнение должен финансовый директор компании или финансовый менеджер.  

Поможем навести порядок в финансах бизнеса

Составить регламент для управленческого учета нужно до начала ведения документации. Если пропустить этот этап и не дать сотрудникам инструкций, то отчетность может быть некорректной. В итоге можно принять неверное бизнес-решение: например, открыть новый филиал, хотя компания на грани кассового разрыва. 

Вот как финдиры Нескучных помогают собственникам разобраться в управленческом учете:

• Управленческий учет в онлайн-школе: как вести правильно, считать выручку и другие показатели

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Фитнес-клуб четыре года работал в минус, хотя продавал карты по 420 000 ₽

Мы поможем разобраться в управленческом учете и вам. Неважно, какой у вас бизнес — франшиза, общепит, консалтинг или онлайн-школа. Мы сможем подобрать удаленного специалиста для любого направления. 

Узнайте о решении вашей задачи на дистанционной консультации с финдиром Нескучных.