Дашборды для финансовых отчетов

Дашборд — это инструмент, который представляет большой объем цифровых данных в виде наглядных графиков. Он показывает, что происходит с компанией, держит фокус на важных метриках и помогает экономить время, не пролистывая бесконечное количество отчетов. 

Какой он, оптимальный дашборд, что туда входит, как его сделать и избежать ситуации, когда вместо красивых картинок получается каша из таблиц и отчетов, — расскажем в статье.

Содержание

Кому, зачем и какой нужен дашборд

Что нужно для создания дашборда

Как сделать дашборд для финансовых отчетов в Excel

Программы для построения дашборда

Дашборды для финансовых отчетов: частые вопросы собственников

Дашборды для финансовых отчетов: в двух словах

Кому, зачем и какой нужен дашборд

Задача дашборда — фокусироваться на нужных данных, чтобы оперативно принимать решения и реагировать на ситуацию. Разберем, какие нюансы подсвечивать каждому специалисту в этом визуальном документе.

1. Топ-менеджерам и фаундерам

Кому именно: генеральным директорам (CEO), финансовым директорам (CFO), операционным директорам (COO), собственникам бизнеса.

Нужен для:

• принятия стратегических решений. На верхнем уровне важно нон-стопом отслеживать ключевые показатели: прибыль, доходы, расходы, рентабельность. Это помогает принимать быстрые решения по стратегии развития, инвестициям, дивидендной политике и бюджету;

• управления рисками. Падение выручки или рост трат проще отследить, если массив цифр визуализирован. Порой это помогает вовремя заметить опасные для компании убытки и даже банкротство.

Какой именно? 

Дашборд руководителя с ключевыми финансовыми метриками: выручкой, прибылью, расходами, EBITDA, рентабельностью, денежными потоками, анализом отклонений от планов и фактическими показателями.

2. Финансовым аналитикам

Кому именно: контроллерам, аудиторам, бухгалтерам.

Нужен для:

• детализации и анализа данных. Особенно чтобы создавать отчеты,  отслеживать аномалию в показателях и замечать финансовые проблемы;

• оценки эффективности инвестиций. Диаграммы помогают следить за движением денежных потоков и сравнивать, сколько планировали потратить на задачу или проект и сколько по факту ушло.

Какой именно? 

Дашборд финансового аналитика показывает финансовые операции по категориям: затраты, доходы, инвестиции и налоги, а еще отображает анализ финансовой эффективности подразделений или проектов.

3. Мидл-менеджерам 

Кому именно: руководителям отделов, например отдела продаж, закупок, логистики и маркетинга.

Нужен для: 

• отслеживания финансовых показателей своих подразделений. Например, для контроля бюджета департамента, затрат, доходов и рентабельности отдельных проектов или компаний;

• прогноза и планирования. А именно — чтобы видеть ресурсы или корректировать планы в зависимости от финансовой ситуации.

Какой именно? 

Дашборд менеджера демонстрирует анализ затрат и доходов по подразделениям и проектам, выполнение целей и плановых показателей.

4. Инвесторам и акционерам

Кому именно: инвесторам, акционерам и финансовым консультантам.

Нужен для: 

• оценки эффективности вложений. Продолжать ли вкладываться, продавать акции или реинвестировать — помогают отчеты о состоянии компании, результатах и перспективах;

• анализа дивидендной политики и прибыли. То есть чтобы понять насколько эффективно компания пользуется вложениями и какую прибыль приносит акционерам.

Какой именно? 

Дашборд инвестора должен отображать сводные данные о рентабельности, дивидендах, прибыли на акцию, динамику доходов, убытков и капитальных инвестиций, прогноз будущей прибыли и стоимости акций.

5. Бизнес-аналитикам и консультантам

Кому именно: внешние консультанты и бизнес-аналитики.

Нужен для: 

• анализа ситуации, чтобы предложить актуальную стратегию и оптимизировать операционку. Это поможет компании снизить затраты и увеличить прибыль.

Какой именно? 

Дашборд дает консультантам глубокий анализ финансовых данных, доходности, ликвидности и оценку эффективности внедренных бизнес-стратегий.

Что нужно для создания дашборда

Шаг 1. Определить, кто будет пользоваться дашбордом и какие задачи этот человек будет решать: следить за прибылью, расходами, эффективностью продаж или операционной деятельностью.

Шаг 2. Выяснить ключевые показатели, которые важны для реализации поставленных задач, получить к ним доступ. Например, данные из CRM, ERP-систем, банковских счетов, бухгалтерского учета из 1С и гугл-таблиц.

Шаг 3. Выбрать программное обеспечение. Это могут быть специальные инструменты визуализации данных, такие как Power BI, Tableau, Google Data Studio, Qlik, либо общедоступные — Google Sheets и Excel. Выбирайте платформу, которая будет соответствовать потребностям и возможностям компании.

Шаг 4. Подготовить и структурировать данные, расставить их по степени важности. Потому внутри будут цифры из отчетов разных специалистов.

Можно прописать наименование столбцов и строк. Четко, лаконично и информативно написать подзаголовки, чтобы было сразу видно, что конкретно в этом столбце или диаграмме. Например, в таблице ниже отдельно выделены ДДС, ОПИУ, баланс, ликвидность, рентабельность.

А в диаграмме — понятные заголовки:

Шаг 5. Настроить цветовую палитру и дизайн. Решить, какие графики и таблицы лучше всего отобразят собранные данные. Например, линейные графики подходят для отображения динамики, а диаграммы может помочь лучше увидеть распределение.

Дашборд должен быть визуально понятным и легко воспринимаемым. Хорошая структура, логика и удобные визуальные элементы помогут пользователям быстро ориентироваться в информации.

Два примера, как можно положительно и отрицательно визуализировать данные:

Пример 1. Перегруженный график, показатели наложены друг на друга, сложно сфокусироваться:

Пример 2. Меньше цифр, легче сфокусироваться:

Шаг 6. Регулярно обновлять данные. Дашборд должен быть настроен так, чтобы данные обновлялись автоматически, с минимальной задержкой. Так информация в нем будет актуальной.

Как сделать дашборд для финансовых отчетов в Excel

Коротко: с помощью множества формул. А теперь подробнее и по шагам.

Шаг 1. Формулируем задачу и решаем, какие данные нам для ее реализации нужны. Например, чтобы отслеживать показатели продаж в динамике, может понадобиться информация о продажах по месяцам.

Шаг 2. Собираем данные в одной или нескольких таблицах и связываем их между собой. Сверху располагаем основную информацию, а менее важные детали — ниже.

• Основная информация — это график с объемами продаж по месяцам, который наглядно показывает динамику.

• Второстепенные показатели — это, например, количество клиентов и средний чек.

Основа дашборда — это таблица с исходными данными:

В нее врезаны цифры из разных отчетов: ДДС, ОПиУ, баланс, показатели рентабельности продаж, ликвидность и устойчивость, рентабельность активовов, эффективность сотрудников, темп роста, факторный анализ ROE по Дюпону, БДР

Выбирать, какие показатели и отчеты вносить в основную таблицу, нужно исходя из цели дашборда.

Далее настраиваем сводные таблицы для агрегирования данных. Например, сводная таблица для анализа доходов по месяцам или сравнения расходов по отделам.

Сводные таблицы данных для аналитики:

Не все цифры из исходных данных попадают в сводные таблицы. Например, из отчета ДДС здесь берем только цифры по остатку денег на конец месяца и сальдо по трем видам деятельности.

Пример классической сводной таблицы:

Исходные данные, из которых формируются сводные таблицы:

Баланс — это ключевой финансовый отчет, который отражает общее состояние активов, обязательств и капитала компании

ОПиУ, в нем прописывают ключевые финансовые показатели предприятия: выручка, себестоимость продаж, коммерческие и управленческие расходы, прочие доходы и затраты, а также итоговый финансовый результат

ДДС — в нем указывают информацию о поступлениях и расходах денежных средств, изменениях в остатках на начало и конец отчетного периода

Таблицы и документы связываем между собой, так как может быть много операционных отчетов и людей, которые за них отвечают. Например, отдел продаж фиксирует договоры, которые они заключили в этом месяце, бухгалтер — дебиторскую кредиторскую задолженность, финансовый менеджер заполняет ДДС. В дашборде это всё собирается в итоговые сводные данные и диаграммы.

Шаг 3. Приступаем к визуализации — создаем диаграммы и графики с помощью панели показателей.

Панель показателей — это визуальная часть дашборда, которая отображает основные показатели деятельности компании.

Она может включать:

• графики доходов и расходов. Например, линейные графики по месяцам;

• круговые диаграммы для распределения затрат по категориям;

• сводные таблицы для детализации данных, например по подразделениям;

• таблицы с KPI с отображением метрик, таких как чистая прибыль, операционные расходы, рентабельность;

• фильтры, чтобы пользователь мог быстро изменять параметры отчета. Например, выбрать разные месяцы или отделы.

На данной панели показателей отображены основные диаграммы и графики, которые показывают движение денег, динамику прибыли, расходов, рентабельность активов, соотношение дебиторской и кредиторской задолженности

Шаг 4. Настраиваем фильтры и срезы, чтобы пользователи могли выбирать отображение.

Срезы можно настроить под разные параметры, такие как временные интервалы, географические регионы или категории товаров. Пользователь может кликнуть на нужный срез,  дашборд автоматически обновится и отобразит только те данные, которые нужны.

Пример того, как график реагирует, когда данные в исходной таблице поменяли:

Было — август к июлю, переключили на февраль к январю

Программы для построения дашборда

Пять основных платформ для создания дашбордов.

Microsoft Power BI. Мощная платформа для визуализации данных с широкими возможностями анализа и интеграции с разными источниками данных. В бесплатной версии урезанные функции, поэтому она подходит для крупного бизнеса, который готов платить подписку. Зато можно не выгружать данные из 1С в Excel, как это делают обычно, а напрямую 1С подключать к дашборду.

Интерфейс Power BI, источник: оф. сайт Microsoft Power BI

Еще из плюсов — сотни элементов визуализации данных: гистограммы, диаграмма Ганта, стрелочный индикатор, тепловые карты, спарклайны и т. д. А из минусов — не работает на macOS.

Tableau. Популярный инструмент для визуализации данных с большим количеством интерактивных возможностей. Простой интерфейс, базовые доступные источники данных: Excel, Azure, Google Ads, Google Analytics, гугл-таблицы, MySQL.

Интерфейс Tableau, источник: оф. сайт платформы

Из минусов: перед загрузкой данные нужно самостоятельно структурировать.

Есть несколько версий: Tableau Desktop, Tableau Online и Tableau Server, каждая из которых имеет свои функции и ценовые категории, включая бесплатную версию Tableau Public с ограниченными возможностями.

Google Looker. Бесплатная и удобная платформа для создания отчетов и дашбордов, особенно хороша при интеграции с данными Google Analytics.

Из плюсов: 490+ коннекторов для подключения источников данных, широкие возможности кастомизации и визуализации, 14 графиков в разных вариациях, совместный доступ с разграничением прав. А из минусов — не работает офлайн.

Excel и Google Sheets. Простые инструменты по сравнению с другими, Excel и Google Sheets позволяют создавать базовые дашборды с графиками, подходят для малого и среднего бизнеса, который не готов тратиться на специальное ПО.

Qlik Sense: еще одна популярная BI-платформа для интерактивной визуализации данных. В сервисе интуитивно понятные инструменты, но основные функции платные.

Дашборды для финансовых отчетов: частые вопросы собственников

Какую роль играет визуализация данных в понимании финансовых отчетов?

Визуализация данных нужна для того, чтобы принимать решения своевременно и точно. Для этого исходные данные должны быть верными. То есть если собственник увидел на дашборде определенную чистую прибыль, он может принять решение, какое вознаграждение в этом месяце заберет и как это повлияет на бизнес.

Например, если у него сейчас чистая прибыль в миллион и он решает забрать из этого восемьсот тысяч, то с помощью дашборда должен видеть, что не навредит бизнесу.

От кого финансовый специалист получает данные для дашборда?

Центров ответственности много. Это может быть финансовый менеджер, который заполняет ДДС, бухгалтер, который проводит платежи, отдел продаж, который фиксирует в своей системе сделки.

Дашборды для финансовых отчетов: в двух словах

Дашборд визуально отображает данные из всех отчетов и табличек  системы управленческой отчетности, которую строили до этого.

• Показывает, что происходит с бизнесом в разных разрезах времени, регионов, продуктов, групп клиентов и отделов. Это помогает директору, СЕО, топ-менеджерам, финансовым аналитикам и руководителям отделов принимать оперативные решения.

• Отражает правду, актуальную информацию, только тогда он поможет бизнесу.

• Чтобы его сделать, нужно определиться с задачей и собрать необходимые данные.

• Построить его можно в бесплатных программах, таких как Google. И в платных, таких как Microsoft Power BI.

Наши финдиректора помогут сделать дашборд: определят ключевые показатели, которые нужны для того, чтобы контролировать вместе с собственником компанию и вести ее к светлому будущему. Финдиректор определит источники информации и ответственных лиц.

Несколько статей, которые помогут с отчетностью:

• Обзор 15 финансовых отчетов, а еще их шаблоны

• Как построить удобный платежный календарь в Excel

• План-фактный анализ: зачем он нужен на самом деле

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

Простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓