GAP-анализ: что это и как провести за 5 шагов

Планируешь круиз на яхте, но вместо этого дрейфуешь на плоту из палок, — разобраться в причинах такой ситуации поможет GAP-анализ. Рассказываем, как провести GAP-анализ в пять этапов, а также каких ошибок стоит избегать, чтобы получить от метода максимум пользы.

Содержание

GAP-анализ: что это, зачем и когда нужен бизнесу

Как провести GAP-анализ: 5 этапов

Плюсы и минусы GAP-анализа

4 ошибки, которые совершают при проведении GAP-анализа

Пример GAP-анализа

GAP-анализ: частые вопросы собственников

GAP-анализ: в двух словах

Поможем с GAP-анализом и стратегией бизнеса

GAP-анализ: что это, зачем и когда нужен бизнесу

GAP-анализ — метод, который помогает оценить разрыв между текущим и желаемым состоянием продукта, бизнеса или разных процессов. Вот несколько ситуаций, когда GAP-анализ будет полезен ↓

• продажи продукта не идут, хотя по планам должны расти;

• клиенты не хотят заказывать услуги и уходят к конкурентам, а бизнес не понимает, почему;

• компания разрабатывает долгосрочную стратегию и хочет узнать, как из текущей точки прийти к желаемым целям через несколько лет.

Или бизнес закупил товар и ждал бума продаж, но получил низкую выручку ↓

↑ GAP-анализ помогает разобраться, почему ожидания и реальность не совпали. Метод поможет найти разрыв, который помешал получить ожидаемый результат

Как провести GAP-анализ: 5 этапов

Провести GAP-анализ можно в пять этапов ↓

Этап 1. Определить желаемый результат

GAP-анализ начинают с цели — ставят цель, с которой бизнес будет сравнивать текущую реальность. Цель может быть любая:

• компания, в которой хочется работать;

• качественный продукт, за который не стыдно;

• рост объема продаж — чтобы деньги текли рекой;

• расширение доли рынка, и так далее.

Этап 2. Оценить текущее состояние

Оценку проводят по тем же показателям, которыми описывают желаемый результат. Например, если бизнес хочет увеличить продажи — замеряют количество продаж на данный момент. Так компания сможет определиться, с какими вводными начинает работу и чего нет для нужного результата ↓

Где находимся сейчас	Желаемый результат
Интернет-магазин обрабатывает 100 заказов в день, среднее время доставки — две недели	Интернет-магазин обрабатывает 200 заказов в день, среднее время доставки — 3 дня

Этап 3. Найти разрывы

Для этого оценивают разницу между реальностью и желаемым результатом: что мешает компании прийти к цели, а также по каким причинам происходит разрыв. Например, бизнесу не хватает сотрудников, оборудование устарело и тормозит производство, клиентам не нравится продукт, и так далее.

Этап 4. Разработать план по устранению разрывов

Чтобы прийти к нужной цели, бизнес разрабатывает пошаговый план по устранению разрывов. Шаги в плане могут быть самыми разными — например, провести опрос клиентов, пересмотреть маркетинговую стратегию и разработать новую технологическую карту.

Этап 5. Реализовать план

Для этого взять план в работу и двигаться к цели. А если что-то идет не так, оперативно вносить коррективы, чтобы прийти к нужному результату.

Оценить показатели для GAP-анализа и просчитать, чего не хватает для достижения цели, поможет финансовая модель бизнеса. На ней можно проанализировать текущую финансовую ситуацию и проиграть самые разные сценарии развития бизнеса. Скачать бесплатный шаблон финмодели можно здесь ↓

[FORM PRESET="I" - "Шаблон финмодели"/]

Плюсы и минусы GAP-анализа

Вот какие плюсы и минусы есть у GAP-анализа ↓

Плюсы GAP-анализа:

• помогает установить цели;

• позволяет найти узкие горлышки — места, которые мешают бизнесу расти;

• практичен — помогает разработать конкретный план для устранения проблемы;

• объективен — GAP-анализ опирается на факты, а не на домыслы;

• универсален — можно использовать для улучшения продукта, бизнес-процесса или компании в целом.

Минусы GAP-анализа:

• требует много времени и человеческих ресурсов — например, у малого бизнеса может занять пару недель, а у крупного до нескольких месяцев;

• бесполезен, если в бизнесе дискоммуникация, — например, отделы не обмениваются данными, цели не согласованы между подразделениями, а руководитель не учитывает мнение сотрудников;

• качество анализа напрямую зависит от данных — чем больше данных, тем лучше анализ, и наоборот;

• фокусируется на проблемах — бизнес может концентрироваться на недостатках и упустить свои сильные стороны;

• риск пойти по ложному следу — если неправильно определить ожидания, бизнес потратит время и ресурсы зря.

4 ошибки, которые совершают при проведении GAP-анализа

При проведении GAP-анализа обычно совершают четыре ошибки ↓

Ошибка 1. Собрать мало информации. Если собрать мало информации или неправильно ее истолковать, бизнес исказит данные и не сможет правильно определить разрыв с желаемым результатом. Например, компания может опросить слишком мало клиентов и неправильно понять запросы и боли всей аудитории.

Ошибка 2. Зациклиться на разрывах. У продукта, услуги или бизнеса могут быть как слабые, так и сильные стороны, — поэтому не нужно зацикливаться на плохом. Иначе бизнес оставит сильные стороны без внимания и развития.

Ошибка 3. Плохо спланировать. Если плохо продумать план действий, не назначить сроки и ответственных лиц, — бизнес рискует потратить время впустую.

Ошибка 4. Не готовить команду. Если не подготовить команду к изменениям, переоценить ее силы и знания, бизнес может встретиться с саботажем. Например, сотрудники могут отказаться следовать новой стратегии или начать спихивать свежие задачи друг на друга.

Пример GAP-анализа

Разберем, как проводят GAP-анализ, на примере небольшой пекарни и бизнеса по сдаче квартиры в аренду ↓

Пекарня с падением продаж

Собственник бизнеса ожидал, что новые позиции привлекут клиентов и помогут увеличить выручку. В реальности же покупатели стали уходить к конкурентам, а бизнес — терять деньги. Вот как может выглядеть GAP-анализ на примере пекарни:

Этап 1. Определить желаемый результат. Выйти на старый уровень продаж и увеличить выручку.

Этап 2. Оценить текущее состояние. Падение продаж на 50%, выручка не окупает расходы, продукт не соответствует желаниям клиентов — булочки стоят дорого.

Этап 3. Найти разрывы. Оказалось, что причин падения выручки три: поставщики подняли цены, клиенты не готовы переплачивать за дорогие булки, а также всего всего одна точка продаж.

Этап 4. Разработать план по устранению разрывов. Пересмотреть отношения с поставщиком — договориться о скидках либо найти нового поставщика. Пересмотреть рецептуру — разработать продукт, который сохранит качество и будет востребован среди клиентов. Развивать сеть пекарен — открыть две новые точки в разных районах.

Этап 5. Реализовать план. Бизнес находит новых поставщиков и договаривается о скидках за опт, разрабатывает новую линейку продукции и открывает новые пекарни. 

Бизнес по сдаче квартиры в аренду, который получает недовольных клиентов и низкую выручку 

Этап 1. Определить желаемый результат. Сдавать квартиру с современным ремонтом, работать со стабильным потоком довольных клиентов.

Этап 2. Оценить текущее состояние. Ремонт в квартире устарел — его делали 10 лет назад. Обои отваливаются, освещение плохое, мебель износилась, а бытовой техники нет. При этом горничная плохо делает уборку — в квартире неприятно находиться из-за пыли и запахов. Из-за всего этого бизнес получает гневные отзывы от клиентов.

Этап 3. Найти разрывы. Их несколько:

• ремонт — требуется косметический ремонт, замена сантехники и электрики;

• текстиль — тюль порван, мебель изношена;

• уборка — квартира грязная и пыльная, требуется генеральная уборка.

Этап 4. Разработать план по устранению разрывов и реализовать его. 

Шаги	Срок реализации	Ответственный	Решение или  результат
Шаг 1. Сделать косметический ремонт	28.08.24	Иванов А.П.
1. Заказать дизайн-проект	05.07.24	Иванов А.П.	Исполнитель ООО «Кактус»
2. Найти бригаду строителей, заключить договор	05.07.24	Иванов А.П.	Исполнитель  ИП Карапетян В.А.
3. Получить готовый и  утвержденный дизайн-проект	22.07.24	Иванов А.П.	Проект утвержден 21.07.24
4. Принять работу строителей	26.08.24	Иванов А.П.	25.08.24 срок сдачи задерживается из-за установки кухонного гарнитура 30.08.24  приняли работу
Шаг 2. Декорировать квартиру	31.08.24	Петрова Е.М.
1.Найти исполнителя и заключить договор	27.08.24	Петрова Е.М.	Исполнитель  Семенова А.П
2. Предоставить исполнителю информацию и обеспечить доступ на объект	27.08.24	Петрова Е.М.	Декоратор сделала фото, сняла размеры, получила ТЗ по цветовой гамме
3. Согласовать расходы на декор	27.08.24	Петрова Е.М.	Согласовали расходы в 250 000 ₽
4. Принять работу декоратора	31.08.24	Петрова Е.М.	Приняли работу
Повысить качество уборки	03.09.24	Петрова Е.М.
1. Разработать чек-лист уборки квартиры	20.07.24	Петрова Е.М.	Утвердили чек-лист
2. Заключить договор с клининговой компанией	31.08.24	Петрова Е.М.	Исполнитель  ООО «Чистая линия»
3. В договоре прописать ответственность компании за качество уборки	31.08.24	Петрова Е.М.	Подписали договор

GAP-анализ: частые вопросы собственников

Какой показатель GAP-анализа можно считать нормальным?

GAP-анализ нельзя считать нормальным или ненормальным в пересчете на числа. Дело в том, что результат GAP-анализа в виде разрыва зависит от планки желаемых результатов, которую устанавливает сам бизнес. Поэтому для каждой компании такой результат может быть разным.

Чем отличаются GAP-анализ и SWOT-анализ?

Разница между GAP-анализом и SWOT-анализом — в трех ключевых отличиях:

• Цели. SWOT-анализ помогает найти слабые и сильные стороны, а также возможности и угрозы. А GAP-анализ помогает узнать только о разрывах между желаемым и действительным.

• Фокус. SWOT-анализ фокусируется на внешних и внутренних факторах, а GAP-анализ ориентирован лишь на внутренние процессы компании.

• Метод проведения. SWOT-анализ проводят с помощью матрицы из четырех квадратов, которые анализируют одновременно. А в GAP-анализе детально сравнивают текущие показатели с желаемыми.

Как улучшить метрику GAP-анализа?

Начать нужно с определения ключевых показателей, чтобы оценить текущее и желаемое состояние. Далее стоит поставить цели по методу SMART — например, увеличить выручку на 30% до сентября 2025 года. 

После найти препятствия, которые мешают достижению цели. Например, устаревшее оборудование или низкая производительность. Далее разработать стратегию и перейти к ее реализации — регулярно оценивать прогресс и вносить коррективы. И последнее — собрать обратную связь от клиентов, чтобы находить проблемы и продолжать их устранять.

GAP-анализ: в двух словах

• GAP-анализ — способ оценить разрыв между текущим и желаемым состоянием продукта, бизнеса или разных процессов.

• Провести GAP-анализ можно за пять шагов: определить результат, оценить текущее состояние, найти разрывы, разработать план по устранению разрывов и реализовать этот план.

• Обычно при проведении GAP-анализа совершают четыре ошибки: собирают мало информации, зацикливаются на минусах, плохо планируют и не готовят команду к смене стратегии.

Поможем с GAP-анализом и стратегией бизнеса

Финансовые директора Нескучных регулярно собирают финансовую отчетность клиентов, чтобы отслеживать проблемы, ограничения и находить новые возможности для бизнеса. Вот как они уже это делали:

• Думали, что заработали 12 млн ₽, — и вытащили половину на себя. А потом узнали, что на самом деле был убыток 10 млн ₽. Как так?

• Финансовый трекер: вывели собственника из операционки

• Отказались от бартерных сделок и подняли прибыль с 400 000 ₽ до 7 млн ₽

• Как финмодель раскрыла тайну кассовых разрывов и помогла всё исправить

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓