Мошенничество в закупках
и бухгалтерии: как понять,
что сотрудники воруют

Мошенничество в отделе закупок и бухгалтерии случается даже чаще, чем в отделе продаж. Рассказываем, какие схемы используют сотрудники и как не допустить подобного в своем бизнесе.

Содержание

Схема 1. Менеджер арендовал помещение через субаренду и брал разницу себе

Схема 2. Директор перекупил помещение на торгах и продал компании, в которой работал

Схема 3. Бухгалтер считала одну зарплату, а выплачивала другую. Разницу брала себе

Схема 4. Менеджеры продвигали подрядчиков за вознаграждение

Как предотвратить махинации и откаты в закупках, бухгалтерии и вообще

Махинации и схемы в закупках и бухгалтерии: в двух словах

Поможем навести порядок в компании

Схема 1. Менеджер арендовал помещение через субаренду и брал разницу себе

Суть схемы. Менеджер по развитию крупной сети искал помещения для открытия точек продаж. На несколько объектов он заключил договоры не напрямую, а через субаренду у подставной компании. Стоимость субаренды была завышена, а разницу менеджер оставлял себе.

Как раскрыли. В компании были сформированы центры финансовой ответственности — о них мы рассказали в отдельной статье. По каждому региону договоры проверяли юрист, исполнительный и финансовый директора. 

Однажды финдиректор обратил внимание, что стоимость аренды помещений сильно различается даже в одном и том же регионе. А еще — что договоры заключены на невыгодных для компании условиях, например, там были прописаны высокие штрафы. 

Разная стоимость и высокие штрафы показались финдиру сомнительными, и вместе с исполнительным директором она поехала в регион, чтобы встретиться с менеджером по развитию. 

Менеджер по развитию сразу признался в мошеннической схеме. После этого компания вышла на настоящих владельцев помещений, и по нескольким точкам стоимость аренды снизилась в два раза.

Схема 2. Директор перекупил помещение на торгах и продал компании, в которой работал

Суть схемы. Компания в разных регионах арендовала под магазины помещения муниципальной собственности. В какой-то момент государство эти помещения решило продать, и компания начала их выкупать на торгах. Это и выгодно — цена ниже рыночной, и за эти помещения держались — в них уже сделали ремонт. 

В этот момент директор филиала в одном из регионов вступил в сговор с главным бухгалтером и открыл расчетный счет без ведома головного офиса. А дальше через подставную компанию они выкупили у государства одно из помещений, а затем перепродали его своей сети по завышенной цене. Для головного офиса это выглядело, как будто они просто купили помещение, но дороже. Разницу в цене исполнительный директор и бухгалтер разделили между собой. 

Как раскрыли. В головном офисе заметили, что одно из помещений было куплено по заметно более высокой цене. Финдиректор запросила справку из налоговой по открытым расчетным счетам и заметила тот самый счет, через который прошла мошенническая схема. После этой истории исполнительные директора в регионах больше не имели права открывать счета, — теперь этим стал заниматься только головной офис. 

Схема 3. Бухгалтер считала одну зарплату, а выплачивала другую. Разницу брала себе

Суть схемы. В небольшой компании бухгалтер согласовывала с директором бюджет на зарплату, а затем зарплату менеджерам считала и перечисляла чуть меньше. Директор итоговые выплаты не проверяла — доверяла бухгалтеру. 

Как раскрыли. В компанию пришел финансовый директор НФ и стал перепроверять все финансовые операции. Когда дело дошло до зарплатной ведомости, директор пообщалась с несколькими менеджерами: спросила, какую они получили зарплату. Оказалось, что одному сотруднику бухгалтер по документам провела зарплату на 1000 рублей больше, чем в итоге выдала, другому — на 500 рублей. Казалось бы, суммы небольшие, но в итоге каждый месяц бухгалтер получала неплохую прибавку к своим доходам. 

Схема 4. Менеджеры продвигали подрядчиков за вознаграждение

Суть схемы. Менеджер по закупкам проводил внутренний тендер в компании: собирал предложения от разных подрядчиков, показывал собственнику, и тот выбирал лучший вариант. За откат от одной компании менеджер специально подобрал худшие варианты конкурентов, чтобы выиграла «откатная» фирма. 

Похожие схемы используют в отделах рекламы, маркетинга и везде, где нужны услуги подрядчика. Например, в одной компании новый директор по маркетингу заказала услуги ребрендинга в своей же компании по завышенной цене. 

Как раскрыли. Финдиректор знала рынок и заметила, что почти все предложения менеджера заметно выше актуальных цен, кроме одного варианта. 

Как предотвратить махинации и откаты в закупках, бухгалтерии и вообще

Если в компаниях недостает контроля со стороны руководителя, не налажен управленческий учет, а сотрудники имеют излишние полномочия, есть риск столкнуться с воровством. Чтобы этого избежать, нужно наладить несколько процессов:

• регулярно проверять сотрудников и контрагентов на аффилированность;

• наладить управленческий учет и систему отчетности — в документах будут видны любые нестыковки в цифрах;

• исключить возможность подделки подписи и открытия расчетного счета без собственника. На всякий случай запросить в налоговой данные о расчетных счетах;

• не забывать проводить инвентаризацию товаров;

• ввести в цепочку «продажа → оплата» дополнительное звено;

• сделать так, чтобы договоры согласовывали несколько человек;

• контролировать каждый день движение денег, остатки на счетах и в кассе.

Если уже подозреваете факт воровства, можно пригласить стороннего эксперта, который разберется, что происходит в компании, и поможет оценить дальнейшие риски.

Мошенничество в закупках и бухгалтерии: в двух словах

• Менеджер по развитию может арендовать помещение для компании не напрямую, а через аффилированного субподрядчика по завышенной цене. А субподрядчик — у владельца уже по нормальной цене. Разница в цене станет прибавкой к доходу менеджера.

• Бухгалтер согласовывала на зарплаты один бюджет, а выплачивала сотрудникам суммы поменьше. Она собирала по 1000 и 500 рублей с каждой зарплаты, а в итоге набегала хорошая сумма.

• Менеджеры по закупкам продвигали за откат своих подрядчиков, завышая цены их конкурентов.

• Риски мошенничества возникают, когда нет контроля со стороны руководителя, не налажен управленческий учет, а сотрудники имеют излишние полномочия.

Поможем навести порядок в компании

Снизить риски мошенничества и воровства в компании поможет управленческий учет. С помощью отчетности можно увидеть любые нестыковки в цифрах и разобраться в причинах. Вот как это бывает:

• Мошенничество на миллионы: раскрыли воровство в турфирме

• Как финдиректор раскрыла хитрый заговор менеджеров

• Компания сама подталкивала сотрудников к транжирству. Исправили!

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓