Как выбрать оргструктуру, которая ускорит решения и снимет 80% операционных проблем

Решения зависли, ошибки повторяются, отделы конфликтуют… Знакомо? Частая мысль руководителя в такой ситуации «нужны новые люди». В 9 из 10 случаев проблема в организационной структуре.

Оргструктура — это «правила игры» в компании. Без них даже с отличной командой процессы будут тормозиться, а бизнес стоять на месте.

Виктория Бабело, финансовый эксперт НФ Консалтинг, подготовила подробное руководство по выбору оргструктуры, которая наладит процессы в компании. Читайте материал и превращайте хаос в управляемый рост.

Содержание

Что такое организационная структура предприятия

Ключевые принципы организационной структуры

Основные элементы организационной структуры

Основные виды оргструктур

Главная суть иерархических структур и для каких компаний они актуальны

Преимущества проектной структуры

Для каких компаний актуальна дивизиональная структура

Что такое кросс-функциональная структура и как она связана с Agile-подходом

Финальный вывод: какую структуру выбрать

Организационные структуры: в двух словах

НФ Консалтинг: решения для роста бизнеса от экспертов в области финансов

Что такое организационная структура предприятия

Организационная структура — это договор о ролях и правилах игры внутри компании. Кто ведет, кто поддерживает, кто принимает решения, и как эти решения превращаются в действия.

Если коротко: кто за что отвечает и как мы взаимодействуем, чтобы получался результат, а не хаос.

Разработать оргструктуру — значит честно договориться: кто чем занимается, кто принимает решения, кто контролирует процесс и к кому идти, если что-то пошло не так.

Без договоренностей понимания точно не будет: трое руководителей думают по-разному, сотрудники путаются, а решения «висят в воздухе».

Какие сигналы говорят о том, что в компании хаос, а не система:

• важные решения принимаются неделями;

• одни и те же ошибки повторяются;

• сотрудники не знают, к кому идти за ответом;

• руководитель вместо стратегии тушит пожары;

• отделы конфликтуют как соседи в коммуналке.

Если узнали себя хотя бы в двух пунктах — пора договориться о правилах.

«Я всегда говорю собственникам бизнеса: структура — это про вашу энергию и ресурсы. Чем дольше вы откладываете наведение порядка, тем дороже обходится хаос. И наоборот — простое распределение ролей сегодня может сэкономить годы борьбы с бардаком».

Ключевые принципы организационной структуры

Оргструктура включает четыре ключевых принципа и три характеристики.

Принципы показывают, какой должна быть структура: ясной, гибкой, способной расти вместе с бизнесом и прозрачной для сотрудников:

1. Ясность. Каждый сотрудник знает, что входит в его обязанности и у кого можно спросить решение. Если ясности нет — задачи дублируются или остаются без исполнителя.

2. Гибкость. Бизнес живет в меняющихся условиях. Гибкая структура позволяет быстро перестраиваться: добавлять новые роли, менять приоритеты, объединять команды.

Здесь работает принцип «лучше гибкий порядок, чем жёсткий хаос». Те, кто не умеет подстраиваться, выходят «из игры» первыми.

3. Масштабируемость. Структура должна выдерживать рост компании. Система, созданная для 5 сотрудников, вряд ли сработает для 50 человек.

4. Прозрачность. Сотрудники должны видеть систему: кто начальник, кто подчинённый, какие каналы общения есть в компании. Прозрачность убирает догадки и лишние конфликты.

Как только появляется неясность в управлении, люди начинают искать «серые зоны». Именно в них могут рождаться интриги, споры и взаимные обвинения.

Характеристики отвечают за то, как она работает на практике: кто принимает решения, сколько ступенек в системе и насколько жёстко всё расписано:

1. Централизация или децентрализация. В некоторых компаниях решения принимает один человек. В других — полномочия разделены по уровням.

• Централизация даёт контроль, но замедляет процессы.

• Децентрализация ускоряет работу, но требует доверия и подготовки людей.

Многие собственники боятся делегировать, потому что «никто не сделает лучше меня». На деле такой подход значительно замедляет скорость развития бизнеса.

2. Формализация. Насколько строго всё расписано. Высокая формализация нужна там, где ошибки влекут за собой масштабные неприятности: заводы, аптеки, медицина. Низкая формализация уместна в креативных сферах: дизайн, маркетинг, IT.

3. Сложность. Сколько ступенек власти внутри компании и сколько людей нужно пройти, чтобы решение дошло сверху вниз или снизу вверх. Если ступенек слишком много, решения идут медленно.

Если же уровней слишком мало, в большом бизнесе начинается хаос. Все тянутся напрямую к директору, и он тонет в мелочах.

Основные элементы организационной структуры

Оргструктура любой компании держится на четырёх базовых элементах:

1. Звенья (отделы или роли). Это «ячейки», в которых сосредоточена работа по направлениям. Отдел продаж отвечает за клиентов, маркетинг за привлечение, бухгалтерия за учёт.

Роли нужны, чтобы работа не расплывалась. Когда «немного делает каждый», на деле не делает никто.

2. Связи (как люди и отделы взаимодействуют). Вертикальные — «кто кому подчиняется». Горизонтальные — «как договариваются между собой».

«Периодически в компаниях вижу следующую ситуацию: вертикаль есть (директор — начальники — сотрудники), а горизонтали нет. Отделы живут параллельными жизнями, и всё рушится в точке пересечения».

3. Уровни иерархии. Это количество ступенек от «работника» до «директора». В маленькой компании их одна-две, в корпорации — целая лестница.

Иерархия нужна не ради статусов, а ради скорости. Слишком мало уровней — у директора не останется времени на развитие бизнеса. Слишком много — решения тонут в бумагах.

4. Права и ответственность. Кто принимает решения и кто несёт ответственность за их последствия.

Частая ошибка: требовать результат, но не давать права действовать. Если в компании работают все четыре опоры: роли, связи, уровни и ответственность, — компания идёт вперёд. Провисает хоть одна — начинается хаос.

«Часто мне говорят: “У нас проблема с кадрами”. Но когда начинаю вникать в процессы, понимаю — это не кадры слабые, а конструкция шаткая. Если поменять систему, те же люди начнут работать в разы эффективнее».

Основные виды оргструктур

Все структуры можно расположить на шкале: от жёсткой иерархии до полной автономии команд. Основных видов несколько:

1. Традиционные, или иерархические. Это когда всё строится сверху вниз: начальник, его заместители, дальше руководители отделов и сотрудники. Понятно, кто кому подчиняется, но решения часто идут медленно.

2. Гибкие (проектные). Здесь люди собираются в команды под задачи. Один специалист может работать и в своём отделе, и в проекте. Плюс — скорость и результат, минус — риск конфликтов.

3. Дивизиональные. В отличие от классической линейно-функциональной структуры (где есть отделы продаж, маркетинга, производства для всех продуктов сразу), компания делится на автономные блоки (дивизионы).

Каждый дивизион сосредоточен на своем продукте, рынке или географическом регионе и имеет внутри себя все необходимые функции для самостоятельной работы.

4. Адаптивные — кросс-функциональные, Agile. Это почти полная противоположность классике. Команды сами решают, что и как делать. Менеджеры здесь не командуют, а помогают.

5. Смешанные, или гибриды. На практике чистых моделей почти не бывает. Обычно это комбинация: например, дивизионы по регионам плюс проектные команды внутри.

Многие собственники выбирают «как у всех» вместо «как нужно именно нам». В итоге одни задыхаются в бюрократии, другие тонут в свободе без правил. Правильная структура — та, которая отвечает на главный вопрос: что помогает бизнесу двигаться быстрее и стабильнее сегодня.

Ниже подробнее остановимся на характеристиках, плюсах и минусах каждого из видов организационных структур.

Главная суть иерархических структур и для каких компаний они актуальны

При организационной структуре приказ сверху идёт вниз по цепочке. Каждый знает свои функции, шаг влево, шаг вправо — нежелателен.

Почему это работает → потому что там, где цена ошибки слишком высока, нужен порядок. Завод, аптека, госучреждение — без строгой вертикали они развалятся. Представьте производство лекарств: если каждый сотрудник будет решать «на глаз», какой ингредиент добавить, всё закончится катастрофой.

Плюсы такой модели:

• надёжность и дисциплина;

• каждый понимает, кому подчиняется;

• легко контролировать процесс.

Минусы:

• скорость решений падает;

• инициативу сотрудников чаще душат;

• изменения внедряются медленно.

«Я видела, как стартап в IT пытался жить по армейской схеме: директор утверждал каждую мелочь. Пока задача проходила согласование, конкурент уже выкатывал обновление. Через год команда выгорела, клиенты ушли».

Иерархическая структура до сих пор отлично работает там, где нужен порядок и повторяемость: производство, логистика, медицина, государственный сектор.

[FORM PRESET="L"-"Управленка"/]

Но если рынок требует скорости и гибкости, такая модель превращается в бетонные ботинки: вроде надёжные, но шагнуть вперёд в них невозможно.

Преимущества проектной структуры

Представьте компанию, где на запуск нового продукта уходит не неделя, а три месяца — это только на согласования. Совещания множатся, письма ходят по кругу, а клиент уже у конкурентов.

В такой момент руководители понимают: обычная иерархия тормозит, пора переходить на проектную модель.

Как это работает → формируется команда под конкретную задачу. В неё входят люди из разных отделов: маркетинг, финансы, IT, юристы, производство. У всех одна цель, ограниченный срок и ответственность за результат. Внутри команды решения принимаются быстро, а после завершения проекта группа распускается или собирается заново.

Однако проектная модель хороша, когда задач много. Но если проектов мало, команда простаивает. Компания платит зарплату специалистам, которые ждут следующего вызова. А ещё возникает конкуренция за ресурсы: каждый проект хочет лучших людей себе, и начинается внутренняя война за кадры.

В отдельном материале подробно рассказали о трёх основных ограничениях в проектном бизнесе.

«При таком подходе часто вижу одну ошибку. Компании создают проектные команды «потому что так модно», а не потому что это реально нужно. В итоге структура превращается не в ускоритель, а в дорогую декорацию, которая съедает бюджет и силы».

Для каких компаний актуальна дивизиональная структура

Представьте сеть пекарен. Сначала они пекли только хлеб. Потом добавили кофейни, потом — пиццу и кондитерку. Всем этим управляла одна команда, и очень быстро стало ясно: нельзя одинаково управлять пекарней и кофейнями.

В какой-то момент компания разделила бизнес на дивизионы: хлебный, кофейный и пиццерийный. У каждого появился свой руководитель, свои планы и свои показатели.

Так работает дивизиональная структура: когда бизнес разный, его делят на сегменты, каждый из которых живёт как маленькая компания.

Как может быть разделён бизнес:

• По продуктам. У каждой линейки свои правила. 

• По регионам. Разные города — разные рынки.

• По клиентам. Один дивизион для частных клиентов, другой — для корпораций.

Плюс дивизионов в том, что они автономны. Но в этом же их главный минус. Каждый дивизион начинает бороться за ресурсы и внимание. Руководители спорят за бюджеты, маркетинг работает «под себя», а головной офис вместо стратегических решений занимается разборками «кто важнее».

Собственники думают, что построили сильную систему, а на деле головной офис превращается в узкое горло. Всё равно все бегут туда за решением, и вместо гибкости компания снова буксует.

«Дивизиональная структура нужна, когда бизнес уже вышел из формата “один продукт и один офис”. Она даёт управляемость и свободу для разных направлений. Но если не выстроить связи и правила игры между дивизионами, компания превращается в кучку маленьких княжеств. Каждый живёт своей жизнью, а рынок уходит конкурентам».

Что такое кросс-функциональная структура и как она связана с agile-подходом

Кросс-функциональные команды сегодня в моде. Началось всё с IT, но постепенно модель переехала и в другие сферы. Смысл очень простой: собрать в одной команде людей с разными компетенциями и дать им право решать задачи от начала и до конца.

В традиционной схеме задачи кочуют по отделам. Маркетинг придумал акцию, дизайнер нарисовал баннер, IT подключил сайт, юристы проверили договор. На каждом этапе всё буксует. Ответственность размыта, сроки растягиваются, клиент устал ждать.

В кросс-функциональной структуре работает другой принцип. Люди с разными навыками сидят рядом, у них одна цель и общий дедлайн. Они вместе обсуждают задачу, вместе ищут решение и отвечают за результат. Здесь нет передачи палочки из рук в руки. Команда движется как единое целое.

Где же здесь Agile? Его часто путают со стикерами на стене и ежедневными планёрками. Но по сути это философия. Agile говорит: делайте быстро, проверяйте на практике, собирайте обратную связь и корректируйте процессы.

Подробнее про методологию Agile мы писали в отдельной статье.

Кросс-функциональные команды становятся «руками и ногами» Agile:

• Решения принимаются в самой команде.

• Разные функции работают вместе.

• Каждая итерация даёт результат, который можно показать клиенту.

Подводные камни здесь тоже есть. Если в компании нет доверия, зрелости и правил игры, кросс-функционал превращается не в двигатель, а в кружок по интересам. Люди сидят, обсуждают, но решений не принимают.

Кросс-функциональные команды дают бизнесу то, чего сейчас всем не хватает: скорость, гибкость и ощущение, что команда отвечает за результат целиком. Но работает это только там, где собственник готов доверять людям и отпускать жёсткий контроль.

[FORM PRESET="W"-"Статьи про финансы"/]

Финальный вывод: какую структуру выбрать

Оргструктур сегодня хватает: линейные, функциональные, проектные, дивизиональные, кросс-функциональные. И это ещё не всё. У каждой есть плюсы, минусы и своя зона применения.

Главное — нет универсальной «правильной» модели. Важно не название структуры, а то, насколько она подходит бизнесу.

Вывод:

• Если тормозит скорость — идите в проекты и кросс-функционал.

• Если хаос — добавьте ясности и иерархии.

• Если директор перегружен — распределите полномочия.

• Если бюрократия душит — сократите уровни.

Оргструктура — это каркас управляемости. Если он подобран правильно, бизнес дышит, растёт и двигается вперёд. Если нет — буксует, а собственник гордо говорит «без меня ничего не работает».

Зачастую собственники годами полагаются на «авось», а потом удивляются, почему всё развалилось. Ответ всегда один — структура устарела. Здесь варианта два: либо вы обновляете систему, либо бизнес просто не успеет за темпами изменений на рынке.

Организационные структуры: в двух словах

• Оргструктура — это система правил, распределения ролей и ответственности, которая превращает группу людей в слаженную команду.

• Не существует идеальной структуры «для всех». Выбор между иерархической, проектной, дивизиональной или agile-моделью зависит от специфики бизнеса: его размера, задач, темпов роста и рынка.

• Структура должна быть гибкой, масштабируемой и адаптироваться к изменениям. Устаревшая оргструктура, которая не меняется вместе с бизнесом, сама становится главным тормозом для роста и в конечном итоге приводит компанию к кризису.

НФ Консалтинг: решения для роста бизнеса от экспертов в области финансов

НФ Консалтинг — премиальное направление компании Нескучные финансы, которое помогает собственникам среднего и крупного бизнеса принимать взвешенные финансовые решения и достигать поставленных целей.

Собственники бизнеса обращаются в НФ Консалтинг, когда нужно:

• Навести порядок в финансах — выстроить управленческий учёт с нуля, настроить и оптимизировать текущую систему.

• Снизить налоговую нагрузку без нарушения закона — просчитать разные варианты для масштабирования и снизить риски со стороны налоговой.

• Продать или купить бизнес — узнать реальную стоимость активов.

• Просчитать идею для масштабирования или запуска проекта — узнать рентабельность, собрать финансовые модели и инвестиционный меморандум, который поможет убедить партнёров и банки.

• Внедрить продуктовые гипотезы для пошагового роста показателей вашего бизнеса.