Основные ограничения в проектном бизнесе — это время, финансы и качество. Без ограничений выстраивать работу нельзя — получится хаос. Но ими нужно уметь правильно управлять, иначе вместо прибыли проект может принести убытки. Как соблюсти все требования, оставить довольным клиента и выйти на планируемую прибыль, рассказываем в статье.
Содержание
В чём особенность проектного бизнеса и что такое «ограничения на проекте
3 основных ограничения в проектном бизнесе: как эффективно управлять процессами
Какие «узкие места» бывают в проектном бизнесе
FAQ: отвечаем на частые вопросы
В чём особенность проектного бизнеса и что такое «ограничения на проекте»
Особенность проектного бизнеса в том, что деятельность компании чётко разделена на отдельные проекты. Каждый проект состоит из идеи и действий по её реализации. Например, так работают компании по разработке программного обеспечения или дизайн-студии.
У любого бизнес-проекта есть время, отведенное на его выполнение, и определённый бюджет. По завершении работ должен получиться продукт, качество которого удовлетворит заказчика.
Вполне возможно, что во время работы над проектом некоторые процессы будут меняться. Например, для выполнения заказа может потребоваться больше времени или денег, чем планировалось. На этом этапе исполнитель и сталкивается с «узкими местами» в проектном бизнесе.
Какие «узкие места» бывают в проектном бизнесе
Назвать проект успешным можно, если он закончен вовремя, в рамках бюджета и качества, которое удовлетворяет заказчика. Если одно из этих условий не соблюдено, успешным проект считать нельзя.
Бюджет
«Хорошо, когда в проектном бизнесе есть смета. Плохо, когда бюджета нет вообще. Тогда мы не понимаем, куда тратим ресурсы и сколько нам их нужно»
Бюджет — это, как минимум, какая-то смета, в которой учитываются все возможные расходы (необходимые материалы, оплата труда). Если бюджет в начале проекта не обозначен, есть риск выйти за его рамки. По окончании проекта такой подход может значительно снизить чистую прибыль или даже увести компанию в минус.
Качество
От качества работы напрямую зависит то, насколько заказчик будет доволен итоговым результатом.
Кроме заказчика, итогами проекта должен быть доволен и исполнитель. Ведь у него также есть определенные требования (например, качество работы может сказаться на репутации компании).
Время
Длительные проекты (2, 3, 4 месяца и более) можно разбить на этапы и отдельно в каждом из них принимать выручку. Однако существуют проекты, в которых такой подход невозможен.
Например, стандартно проект выполняется 2 месяца. Выручка за него — 10 млн. Если растянуть этот проект на более длительный срок, выручка останется такой же, однако у исполнителей возникнут дополнительные расходы. Соответственно, чистая прибыль в итоге будет меньше.
Объём работ
Еще одно ограничение, которое встречается в проектной деятельности, — это объём работ. Однако оно зависит от сферы, в которой выполняется проект.
Например, в дизайнерском проекте клиента не устраивают подобранный оттенок цвета или нюансы в дизайне. Исполнителю нужно снова подбирать цвет, согласовывать его с заказчиком или менять детали в соответствии с видением клиента. Такая ситуация создаст разницу между планируемым объемом работ и тем, который будет в итоге.
С другой стороны, существуют сферы, в которых каждый этап проекта сдаётся на основании акта приемки. Например, строительство. Если заказчик подписывает акт, значит, его удовлетворяет качество проделанных работ. Соответственно, можно переходить к следующему этапу.
На старте таких проектов составляют смету, в которой чётко прописывают все материалы, работы и их стоимость. Если клиент хочет как-то дополнить проект — изменения вносят за дополнительную оплату. Кроме того, добавляется необходимое время на их выполнение.
Кейсы ограничений на проектах
Кейс №1. Компания предоставляет дизайнерские услуги. В штате есть некоторое количество дизайнеров, а часть сотрудников работает на фрилансе. Бюджетирование расходов на фриланс в компании не велось. При подсчете чистой прибыли выяснилось, что в один из месяцев фирма ушла в минус на 4 млн рублей. Расходы на фриланс по проектам, завершенным в этом месяце, составили 30%.
Было решено ввести бюджетирование расходов на наём фрилансеров. При составлении следующего ОПиУ (отчета о прибылях и убытках) уже был заметен эффект от принятого управленческого решения по бюджетированию только одной расходной статьи (расходов на фрилансеров). Этот шаг позволил компании выйти из минуса и заработать 1 млн руб. Руководство компании просто урезало ненужные расходы на фриланс.
Например, до бюджетирования на одну и ту же работу могли нанимать двух фрилансеров. Делалось это на случай, если один из них с задачей не справится. Компания отказалось от подобных решений. В итоге доля расходов на фриланс в выручке снизилась на 17%.
После пересмотра процессов выручка компании осталась прежней, однако разница в чистой прибыли составила 5 млн.
Кейс №2. Еще в одной крупной дизайнерской компании планируемая выручка за месяц должна была составить 24 млн рублей. Однако выполнение одного из проектов затянулось на девять дней. В итоге из-за увеличения сроков выручка составила только 15 млн. Остальная часть ушла на следующий месяц.
Как управлять ограничениями
Ограничения в проекте необходимы. Они помогают исполнителю оставаться в определенных рамках и в итоге получить планируемую прибыль.
Заказчик благодаря ограничениям понимает, какие финансовые вложения требуются от него и чего ждать по окончании проекта.
Главное — понять, как остаться в рамках требований, учитывая пожелания клиента и потребности бизнеса.
Контроль временных затрат
Оставаться в допустимых временных рамках проекту поможет дорожная карта. На протяжении всей работы с ней необходимо сверяться и отмечать, какие запланированные пункты были выполнены, а какие нет.
Кроме этого, должны быть дедлайны и работа с ответственными лицами, которые за эти дедлайны отвечают.
Контролируем финансы
Главный инструмент для контроля финансовой стороны проекта — бюджетирование. При составлении бюджета важно знать текущую ситуацию на рынке. Данные в сметах на каждый новый проект обновляйте в соответствии с актуальными ценами.
Например, если мы говорим о строительном бизнесе — цены на материалы постоянно растут. Если пользоваться устаревшими данными (сметой с прошлого проекта), можно уйти в минус из-за несоответствия запланированной стоимости и реальной.
Также для контроля расходов с заказчиком стоит обговаривать возможность увеличения бюджетирования. Например, если в процессе выявляются скрытые работы.
Отследить, как денежные средства используются в течение отчетного периода, можно с помощью отчета о движении денежных средств (ДДС). Его желательно вести не только в классическом варианте, но и дополнить информацией о движении денег по проектам.
Учет доходов и расходов по каждому проекту позволяет понять рентабельность по маржинальной прибыли, сопоставлять план/факт по доходам и расходам на проект. Кроме этого, появляется возможность вовремя увидеть отклонения и принять своевременные решения для корректировки ситуации.
Учет сделок можно дополнить разными надстройками. Например, информацией о задолженности заказчика по оплате за проект или о размере аванса, выданного на реализацию проекта.
Чистую прибыль и рентабельность можно увидеть в отчете ОПиУ.
[FORM PRESET="E" - "Шаблон ДДС"/]
Еще один важный отчет — это управленческий баланс. Он покажет не только информацию об имуществе или долгах, но и поможет выяснить, где у компании заморожены деньги. Например, средства могут быть заморожены в дебиторке, если компания работает без авансов или с их минимальным количеством.
Как остаться в рамках требований по качеству
Лучше всего сдавать работы поэтапно (если проект это позволяет). При таком подходе подписанный акт приёмки будет гарантировать, что заказчик доволен текущим результатом.
Если поэтапно сдать проект нельзя, основной совет здесь — держать постоянную связь с заказчиком и на протяжении всей работы запрашивать у него обратную связь.
Ограничения в проектном бизнесе: в двух словах
-
Ограничения — важная часть проекта. Нужны, чтобы выйти на планируемую прибыль и удовлетворить потребности клиента.
-
Основные ограничения в проектном бизнесе: качество, стоимость и время.
-
Время выполнения проекта поможет контролировать дорожная карта. Главные инструменты для контроля финансов — бюджетирование и финансовые отчеты: ДДС, ОПиУ и управленческий баланс. Качество контролируется с помощью постоянного взаимодействия с заказчиком.
FAQ: отвечаем на частые вопросы
Почему в проектном бизнесе важно держать связь с заказчиком?
Связь с заказчиком — основная гарантия того, что проект будет соответствовать его ожиданиям. Кроме того, в процессе выполнения работ могут образоваться новые статьи расходов, что потребует дополнительного согласования.
Что будет, если не управлять ограничениями на проекте?
В первую очередь, такой подход приведет к значительным финансовым потерям. Например, если не управлять временем, при одинаковом финансировании проект выйдет за допустимые временные рамки, что повлечет за собой дополнительные расходы. В итоге чистая прибыль будет отличаться от ожидаемой.
Поможем понять, как оставаться в рамках ограничений без ущерба для проекта и бизнеса
Финдиры НФ знают, как работать с ограничениями, и умеют внедрять правильные инструменты для их контроля. А еще они помогут наладить процессы и найти возможности для развития бизнеса. Вот примеры их работы:
Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы.
Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓
Комментарии