Айти. Помогли высвободить ментальные ресурсы и снизить тревожность

Коротко ↓

Когнитивная нагрузка зашкаливала

Раньше: тратили тонну сил, чтобы понять, будет кассовый разрыв или  нет

«Искусство Автоматизации» каждый месяц платит подрядчикам и сотрудникам — это множество платежей с разными условиями, суммами и днями оплаты. Если их не отслеживать, есть риск попасть в кассовый разрыв.

Раньше подрядчиков было около десяти, и все платежи легко было удерживать в памяти. Но с трехкратным ростом числа исполнителей ситуация изменилась: стало нереально помнить, кому, когда и сколько нужно заплатить. Еще нереальнее — связать эти платежи с поступлениями денег от клиентов. 

Тревога по поводу возможных кассовых разрывов нарастала, и собственники пытались от нее избавиться: нанимали консультантов, финансовых менеджеров. Те собирали какие-то данные и отчеты, но без толку. 

Даже с отчетами и помощью консультантов собственникам приходилось:

• участвовать в ручном сборе данных для отчетности;

• тратить время, чтобы вспомнить, что там было на прошлом созвоне;

• прилагать усилия, чтобы увидеть по отчетам консультантов, маячит кассовый разрыв или нет;

• каждый день переживать: а вдруг будет кассовый разрыв?

Хотя в реальности кассовые разрывы случались редко,  у собственников уходила тонна ментальных сил на беспокойство и попытки предсказать ситуацию. А еще — на участие в трудоемких и морально тяжелых созвонах с консультантами. 

Теперь: смотрят на одну цифру и идут заниматься другими делами

• ДДС — это отчет о движении денежных средств, по нему смотрят, на что уходят и откуда приходят деньги. ДДС нужен, чтобы собрать платежный календарь. 

• Платежный календарь — таблица, которая показывает, что будет с деньгами компании в будущем, например, в ближайший месяц. В календаре по дням планируют поступления — это деньги от клиентов, и выбытия — это платежи подрядчикам. Календарь позволяет следить за выплатами и избегать кассовых разрывов. 

• Реестр договоров — это список всех договоров с клиентами и подрядчиками, в котором прописывают даты и суммы платежей. Такой реестр нужен, чтобы систематизировать устные и письменные договоренности, заполнять платежный календарь и не терять информацию. 

Связка из трех инструментов — ДДС, платежного календаря, реестра договоров — дала возможность планировать платежи сначала на месяц, а потом и на полгода. Теперь собственники заходят в таблицу, смотрят на одну цифру и точно знают, что там с деньгами.

Раньше: интуитивно понимали, прибыльны текущие проекты или нет

Именно «около». Без точных цифр и с риском ошибки. 

Дело в том, что в разработке существуют разные схемы работы с заказчиками — гибкие и строгие методологии, эджайл, модель водопада и так далее. Плюс на старте расчеты по затратам на разработчиков могут быть одни, а на выходе — другие. Поэтому все подсчеты не получалось свести в шаблон. Вместо этого каждый раз приходилось подключать интуицию. 

Вот только интуиция не всегда срабатывала: где-то можно было промахнуться на 100 000 ₽, а где-то — на все полмиллиона. 

Благодаря огромному опыту собственники промахивались редко. Но тратили силы на то, чтобы этот опыт использовать, просчитывать прибыльность в уме и контролировать процесс. Это выматывало. Хотелось оцифровать процесс и знать прибыльность текущих проектов с точностью до рубля.

Теперь: знают точно, какие проекты приносят прибыль и сколько

Перейти из состояния «вроде заработаем 500 000 ₽» к «точная прибыль с этого проекта 504 600 ₽» помог лист учета сделок — сокращено ЛУС.

ЛУС показывает: 

«Опыт и интуиция — это хорошо, но  эфемерно. Мало того, что есть риск промахнуться, так еще интуитивные расчеты создавали лишнюю когнитивную нагрузку: нужно держать в уме информацию за все годы работы, чтобы что-то оценивать и просчитывать.

А с ЛУСом проще — заглянул в таблицу, посмотрел три цифры, и всё. Знаешь до рубля, сколько заработает компания с каждого проекта в работе»

Раньше: по 2–3 часа в день тратили на проверку расчетов менеджеров

Раньше, когда в «Искусство Автоматизации» приходил новый клиент, менеджеры проводили работы по пресейлу, считали смету вручную и готовили коммерческое предложение (КП). 

Но менеджеры не могли сами принимать решения по стоимости новых проектов, потому что часто промахивались с ценой. Что-то не увидели, что-то не учли и в итоге занизили стоимость на 30–50%. Поэтому собственники всё перепроверяли в ручном режиме. 

Проверка КП и расчетов менеджеров — душная, муторная работа, которая занимала по 2–3 часа в день  у каждого собственника, а по ощущениям — была бесконечной. 

И собственники хотели двух вещей: 

• избавиться от проверки коммерческих предложений;

• сделать  так, чтобы менеджеры не промахивались с оценкой. 

С этим помог и ЛУС, о котором говорили выше, и калькулятор проектов ↓

Теперь: руководители тратят 0 часов на проверку, а менеджеры не промахиваются

Чтобы сделать менеджеров более самостоятельными, высвободить время собственников и снизить риск ошибок в расчетах, финдир внедрила калькулятор сделок. 

Калькулятор сделок — это таблица, в которую менеджер вносит часы разработчиков, что уйдут на реализацию нового проекта. Дальше калькулятор автоматически считает расходы, учитывает бонусы, налоги, скидки и показывает: 

• сумму расходов по проекту;

• выручку;

• маржинальный доход — это выручка за минусом переменных расходов;

• рентабельность проекта — какой процент выручки станет маржинальным доходом. 
  

Выглядит калькулятор сделок так ↓

Калькулятор сделок:

• освободил собственников от проверок коммерческих предложений — теперь они тратят 0 часов на эту работу; 

• сделал менеджеров более самостоятельными — они сами могут рассчитывать точную стоимость проекта;

• позволил видеть точную маржинальность по каждому потенциальному проекту и управлять ею;

• дал возможность сохранять историю сделок и анализировать результаты, например, понимать, почему клиент ушел и как можно его вернуть.

«Во-первых, сейчас руководители вообще не проверяют сметы и КП. Ноль часов. А раньше могли тратить на это по 2–3 часа каждый день.

Во-вторых, теперь мы точно, а не примерно знаем маржинальность проектов — потенциальных и текущих, можем выдерживать норму и управлять этим показателем.

Видим, какую цифру нужно поменять, чтобы повысить или понизить маржинальность, — в зависимости от наших целей»

В итоге: снизилась когнитивная нагрузка и появились ресурсы подумать о стратегии

Полгода назад собственники «Искусства Автоматизации» жили и работали в стрессе: 

• беспокоились о возможных кассовых разрывах и прилагали много усилий, чтобы понять, хватит на всё денег или нет;

• расходовали интеллектуальные ресурсы на то, чтобы прикидывать прибыльность проектов, и всё равно тревожились, потому что не было опоры на цифры;

• тратили по 2–3 часа в день на проверку коммерческих предложений и расчетов менеджеров.
  

Ресурсов на то, чтобы подумать о развитии бизнеса и стратегии, не оставалось. При этом собственники пробовали нанимать финансовых консультантов и менеджеров, но ситуация не менялась. Так продолжалось, пока за дело не взялась финдир НФ.

За полгода финдиром было сделано много чего, но главное — удалось высвободить силы собственников: 

• платежный календарь избавил от беспокойства по поводу кассовых разрывов: для контроля ситуации достаточно посмотреть на одну цифру;

• лист учета сделок позволил увидеть точную прибыль с каждого проекта;

• калькулятор сделок избавил от бесконечных проверок КП: менеджеры стали более самостоятельными, а собственники больше не тратят свое время на душную работу.
  

В итоге у собственников появилась возможность подумать о стратегии. Подробнее о том, как изменился бизнес после формирования стратегии, Евгений рассказал в статье на vc.ru

А мы подведем итоги гифкой ↓

Поможем и вам найти ресурсы для главного

Финдиры Нескучных знают, как навести порядок в финансах и освободить ресурсы собственников для действительно важных вещей — развития бизнеса, стратегии и отдыха. А еще помогут избавиться от кассовых разрывов, тратить меньше и зарабатывать больше. 

Вот лишь некоторые наши кейсы для примера: 

• Айти. Нашли дыру в зарплатах, куда утекало по 1 млн ₽ в месяц просто так

• Разморозили 3,2 млн ₽ дебиторки, о которой айти-компания даже не знала

• Помогли веб-студии найти ключевые показатели для роста в 1,5 раза

• Избавили собственника от бесконечных встреч и переписок

• История: как собственнице выйти из операционки за два месяца

• Стратсессия: что такое и как провести. На примере айти-компании
  

Вы тоже можете начать работать с нами. Лучше всего  начинать с бесплатной экскурсии по аутсорсингу финансов. Это онлайн-встреча, на которой вы узнаете, как мы можем помочь конкретно вашей компании — и как вообще проходит работа с финдиром на аутсорсе ↓