Управляющий рестораном: кто такой, что делает и как связан с финансами

Управляющий рестораном — это второе лицо в бизнесе после владельца. От него зависит, какая прибыль и репутация будут у заведения, насколько слаженно работать команда, каких результатов достигать. Как найти того самого человека, какие обязанности ему поручить и какие финансовые результаты спрашивать — расскажем в этой статье. 

Содержание

Что делает управляющий рестораном

Какими навыками должен владеть управляющий

Участие в управлении финансами ресторана

Как найти управляющего рестораном

Кто такой управляющий рестораном: частые вопросы собственников

Кто такой управляющий рестораном и как он связан с финансами: в двух словах

Поможем управляющему рестораном вести финансовые отчеты

Что делает управляющий рестораном

Главное дело управляющего — работать так, чтобы ресторан находился в уверенном финансовом плюсе. Для этого требуется вникать во все внутренние дела бизнеса: от формирования команды до заказа салфеток. Теперь подробнее.

Организует работу команды. Парой рук выручки не сделать. Управляющий это понимает и просчитывает, сколько человек необходимо иметь на каждом производственном этапе: в кухне, зале, на ресепшене. На основе этого нанимают команду: поваров, официантов, уборщиков. 

Работу организуют сменами. При этом учитывают пиковые часы ресторана. Например, в период бизнес-ланча или в выходные дни сотрудников требуется больше. Также управляющий предусматривает форс-мажорные ситуации, когда требуются экстренные замены. 

А еще проводит обучения, тренинги, проверяет знания и смотрит, чтобы рабочие места были не просто формально закрыты, а люди действительно исполняли свои обязанности. 

Прорабатывает регламенты. Если ресторану важно, чтобы сотрудники здоровались определенным образом, подавали еду в нужном порядке или готовили по фирменному рецепту, — требуются регламенты. 

Регламенты — это инструкции, которые помогают не ошибиться. Например, они расскажут, из какой двери выносить блюдо гостям, как забирать грязную посуду и что именно говорить на входе вновь прибывшим. Чем точнее написаны регламенты, тем меньше шансов, что будут допущены промахи. Однако мало продумать регламенты — нужно еще и позаботиться, чтобы сотрудники их знали и могли выполнять.

Следит за оборудованием. От исправности техники зависит выручка. Неисправная кофемашина или планетарный миксер — это невозможность приготовить нужное блюдо, значит, прямые убытки. Управляющий забирает на себя организацию своевременного обслуживания оборудования, фиксирует сроки профилактических работ, связывается с мастерами.

Посуда также относится к условной категории оборудования. Обслуживать ее не надо, только контролировать наличие и своевременно обновлять. Ведь даже при бережном обращении тарелки иногда разбиваются, а ложки теряются.

Налаживает поставку продуктов. Поставки свежих продуктов питания в рестораны происходят не реже чем два–три раза в неделю. В зависимости от концепции ресторана перед управляющим ставятся приоритеты: 

• самое свежее — актуально, когда в меню есть блюда из сырых продуктов, скажем, тартар или роллы; 

• самое дешевое — важно для тех, кто работает в эконом-сегменте; 

• самое эксклюзивное — приоритет для премиальных ресторанов. 

Еще один важный аспект — соблюдение норм и требований к безопасной транспортировке и поставке продуктов. Например, молочные продукты и бутилированную воду требуют продавать с маркировкой «Честный знак» или с обязательной дополнительной маркировкой. Следить за исполнением этого закона — обязанность управляющего. Либо пример с поставкой охлажденного мяса и рыбы: они перевозятся в специальных машинах с внутренним контролем температуры. Несмотря на то, что логистика не относится к ресторану, при приеме продуктов управляющий должен проверять условия перевозки. 

Участвует в концептуальном позиционировании. Часто у ресторана есть своя концептуальная идея. Например, индийская кухня, или перуанская, или, быть может, коктейль-бар в ледяных шарах. В 2025 году году сохраняется и даже усиливается тренд на локальность. Стратегия определяется до старта, и, если управляющий присоединяется к команде на этом этапе, его подключают к обсуждению. 

Но порой управляющий вливается в уже рабочий проект, и тогда его задача — актуализировать меню. Совместно с шеф-поваром он предлагает новые блюда, наблюдает за интересами клиентов и опять же вносит идеи в меню, расширяет возможности ресторана: увеличивает порции или, напротив, исключает непопулярные позиции. 

Контролирует расходы. Управленческий учет, бюджетирование, анализ доходов и расходов, оценка себестоимости продуктов и итоговые цены блюд — все это пул задач управляющего. На основе цифр уже принимают бизнес-решения.

Необязательно управляющий будет выполнять все перечисленные задачи собственными руками. Иногда на это не хватит ресурсов одного человека: заполнять отчеты, нанимать повара и принимать поставщика одновременно довольно сложно. Часть дел можно делегировать, но контролировать их выполнение — все равно обязанность управляющего.

Какими навыками должен владеть управляющий

Управляющий — это в первую очередь менеджер, пусть и высокого уровня. Значит, все навыки, которыми обладает менеджер, пригодятся и управляющему рестораном. В первую очередь — блестящий навык переговорщика. 

Навыки управляющего рестораном 

Базово можно выделить пять ключевых навыков:

1. Знать законы и правила, которые регулируют работу ресторанов.

2. Придумывать и внедрять идеи улучшений, чтобы посетителям хотелось бывать в этом приятном месте как можно чаще.

3. Контролировать финансы и уметь принимать решения в кризисных ситуациях, следить за расходами и доходами, планировать закупки.

4. Нанимать, обучать и мотивировать сотрудников.

5. Менять формат под потребности рынка по согласованию с собственником.

Навыки управляющего кафе

• разрабатывать и поддерживать концепцию кафе до запуска: анализировать целевую аудиторию, конкурентов и определять количество посадочных мест;

• организовывать команду: нанимать и обучать сотрудников;

• слушать, ясно выражать свои мысли и вести переговоры;

• адаптироваться: быстро реагировать на изменения и принимать решения в сложных ситуациях;

• планировать свою работу и уметь расставлять приоритеты.

Участие в управлении финансами ресторана

Сильный управляющий обладает финансовой грамотностью. Несмотря на то, что финдир всегда придет на помощь, базовую работу с цифрами необходимо брать в свои руки.

Отсматривать отчетность и понимать ее закономерности

Чтобы наглядно видеть затраты ресторана, управляющий использует несколько отчетов.

• Отчет о движении денежных средств (ДДС, cash-flow) — это как семейный бюджет, только для ресторана. Он показывает, сколько денег пришло в ресторан и сколько ушло.

• Отчет о финансовых результатах (PNL), который демонстрирует прибыль или убыток ресторана за определенный период. Он отличается от ДДС тем, что показывает не деньги, а прибыль, — вне зависимости от наличия денег. 

• Управленческий баланс — это финансовая карта ресторана, которая показывает, что у него есть и что он должен. С помощью этого баланса можно понять состояние компании и ее возможные проблемы.

• План доходов и расходов — такое планирование помогает следить, чтобы расходы ресторана не превышали доходы, и планировать, как распределить средства, а в конце каждого периода — проверять, уложились в план или нет.

• Ежедневный, еженедельный или ежемесячный отчет о продажах: показывает, сколько продали блюд, напитков, сколько было гостей, каковы средний чек и выручка.

• Отчет о маркетинговых активностях: показывает, что лучше сработало в этом месяце, какие рекламные кампании, акции и скидки. После управленец решает, во что вкладывать больше бюджета.

• Отчеты по поставщикам и запасам: они нужны, чтобы контролировать остатки на складе, рассчитывать, сколько заказать в следующей поставке.

• Отчет ФОТ: помогает контролировать зарплату сотрудников, продумывать премии и график.

В основном все важные цифры отображают в финансовой модели ресторана, которая может заменить эти отчеты, упростить процесс анализа и управления финансами.

Искать точки финансового роста

• Анализирует меню: сравнивает выручку и прибыль по категориям блюд/напитков, продумывает ценообразование, оптимизирует меню (ассортимент блюд), думает, где и как поменять состав для большей прибыльности. 

• Продумывает способы стимулирования продаж, запускает маркетинговые акции: если в какой-то день нужно продать больше шоколадных пирожных, то предлагает официантам бонус за продажу N пирожных в смену. Владелец получает больше прибыли, а официант — вознаграждение. Как итог — все довольны.

• Оптимизирует затраты на продукты и материалы: следит за ценами на закупки, ищет способы сэкономить без ущерба для качества блюд.

Как найти управляющего рестораном

Лучше всего вырастить внутри. Если управляющий сам прошел все ступеньки роста внутри ресторана, то глубже понимает специфику бизнеса. Менеджер или старший администратор — те должности, из которых потенциально можно вырастить управляющего. 

Но если внутри пока нет подходящих кандидатов, следуйте этим шагам:

1. Определите ключевые навыки и компетенции: опыт работы в ресторанном бизнесе, знание законов, умение управлять командой и влиять на нее, презентабельный вид.

2. Создайте объявление о вакансии с подробным описанием требований и условий работы. Укажите размер зарплаты, график работы и дополнительные бонусы.

3. Разместите объявление на Авито Работе, hh.ru или других специализированных сайтах, а также в социальных сетях, телеграм-каналах и на форумах для профессионалов ресторанного бизнеса.

4. Расскажите знакомым и команде, что ищете управляющего. Сарафанное радио тоже хорошо работает.

5. Проведите собеседование с кандидатами, чтобы оценить их опыт, знания и личностные качества. Посмотрите рекомендации от бывших работодателей.

6. Дайте тестовое задание. Например, попросите составить план развития ресторана на год, рассчитать бюджет и предложить стратегию продвижения.

7. Контролируйте работу заведения. Установите регулярные отчеты о работе, чтобы отслеживать KPI, уровень продаж, удовлетворенность клиентов и текучесть кадров.

Кроме того, создайте систему обратной связи, чтобы сотрудники могли делиться своими наблюдениями и предложениями. Это поможет управляющему влиться в работу.

Кто такой управляющий рестораном: частые вопросы собственников

Эксперт Светлана Евстафьева

Финдир НФ

Какая зарплата у управляющего рестораном?

Зарплата может существенно различаться в зависимости от опыта, образования и города. Триста тысяч в месяц не редкость в Москве, в Сочи средний прайс — сто двадцать, а в Ленинградской области — уже около семидесяти тысяч рублей.

Правда, есть управляющие с такой эффективностью, что их хантят и переманивают друг у друга, предлагая зарплату значительно выше рынка. 

Директор и управляющий рестораном — это одна должность или есть разница?

В каждом заведении пул задач и названия должностей могут различаться, но если говорить по существу, то управляющий и директор — всё же разные роли, правда, бывает, что их исполняет один человек. 

Директор ресторана — юридически ответственное лицо в заведении. Он имеет больше прав, в том числе право подписи, отвечает за стратегическое планирование, развитие бизнеса и работает с проверяющими органами. Управляющий рестораном сосредоточен на ежедневной операционной деятельности: контролирует работу и оперативно решает проблемы как на кухне, так и в зале. 

Кто такой управляющий рестораном и как он связан с финансами: в двух словах

Управляющий рестораном полностью организует работу заведения:

• координирует ежедневные процессы работы ресторана;

• нанимает, обучает команду сотрудников и управляет ей;

• следит за качеством обслуживания клиентов;

• контролирует запасы продуктов и материалов;

• следит за расходами, доходами и бюджетом заведения;

• работает с финансовыми отчетами для анализа эффективности;

• устанавливает цены на меню в зависимости от рынка и затрат.

Поможем управляющему рестораном вести финансовые отчеты

Наши финдиректора помогают разобраться, как вести финансовые отчеты:

• о движении денежных средств (ДДС);

• отчет о прибылях и убытках (ОПиУ);

• бухгалтерский баланс.

А еще помогут распределить выручку и повысить прибыль:

• рассчитать порог безубыточности, чтобы ресторан не работал в минус;

• проанализировать рентабельность заведения или целой сети;

• проследить за основными показателями рентабельности, заметить риски и предотвратить их;

• подсветить, какие маркетинговые фишки увеличат прибыль ресторана.

Несколько примеров, как наладить бизнес-процессы:

Розничная сеть: начали вести учет и увеличили прибыль в 6 раз

Как финмодель раскрыла тайну кассовых разрывов и помогла все исправить

Разобрались с долгами, долгостроями и вывели компанию в плюс

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

Простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓