Автоматизация бизнес-процессов на производстве: как сократить издержки и повысить эффективность

Автоматизация бизнес-процессов помогает повысить скорость и точность работы и минимизировать человеческий фактор. С другой стороны, компания становится заложником программного обеспечения и его ограничений. Что дает автоматизация, где подводные камни и какие сервисы есть — рассказываем на примере общепита. 

Содержание

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать

Системы автоматизации бизнес-процессов

Плюсы и минусы автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов на производстве: частые вопросы собственников

Автоматизация бизнес-процессов на производстве: в двух словах

Поможем наладить бизнес-процессы в компании

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение в компании программного обеспечения, которое будет выполнять часть задач человека. Автоматизация нужна, чтобы снизить нагрузку на человека и повысить эффективность работы. Вот несколько примеров:

• учитывать заказы и клиентов — например, в общепите официант указывает, что заказал гость, а программа сама списывает эти продукты;

• вести продажи — в срм-системе собирать заявки и смотреть, на каком этапе воронки находится клиент;

• вести бухгалтерский учет — делать платежки, в которые автоматически подтягиваются все данные;

• контролировать товары на складе — например, когда истекает срок годности у товаров.

Не всем компаниям нужна автоматизация — это зависит от размера бизнеса. Ориентироваться можно по выручке: 

• до 300 000 ₽ в месяц — можно работать без сервисов и ПО;

• свыше — можно внедрять сервисы в зависимости от целей и задач.

Смысл в том, что микробизнесу автоматизация не нужна, потому что это дополнительные расходы на внедрение и поддержку, а всех плюсов автоматизации такая компания просто не заметит.

Малому бизнесу автоматизация может требоваться точечно. Например, внедрить 1С для бухгалтерии, но вести управленческий учет в гугл-таблицах. Это еще не автоматизация, но следующий шаг от тетрадок и заметок в телефоне. 

Бесплатные шаблоны для управленческого учета есть в нашей Барсетке ↓

[FORM PRESET="H"-"Барсетка шаблонов"/]

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать

Автоматизация может быть по желанию или обязательной (по требованию законодательства). Например, все, кто работает с физлицами, должны использовать кассовую технику по 54-ФЗ, общепит — ЕГАИС, а производители и поставщики товаров, которые подлежат маркировке, — «Честный знак».

Многие компании внедряют автоматизацию частично: выполняют требования законодательства, но не закрывают бизнес-процесс полностью. Из-за этого в компании, условно, может не быть внятного складского учета, но вестись маркировка. 

Дальше разберем, что можно автоматизировать на производстве. В качестве примера возьмем общественное питание.

Кухня. Сюда относится работа с технологическими картами, которые позволяют контролировать себестоимость блюд и наценку, вести учет остатков продуктов и готовых блюд. Также с помощью техкарт можно автоматически считать потери и БЖУ.

Склад. В общепите можно автоматизировать учет остатков продуктов. Это важно, потому что так закупка товаров всегда будет происходить вовремя, минимизируется количество списаний испорченных товаров, а блюда не будут попадать в стоп-листы из-за отсутствия ингредиентов.

Касса. Кассовая автоматизация помогает наладить процесс обслуживания столов: заказы быстрее попадают на кухню и в бар, клиент получает возможность оплачивать разными способами.

Доставка. Автоматизация помогает наладить процесс доставки: например, заказы сами распределяются по зонам в зависимости от приоритета и загруженности кухни.

Программы лояльности. Можно автоматизировать начисление и списание бонусных баллов, вести персонализированные программы лояльности, автоматически рассылать емейлы и смс.

Работа с сотрудниками. С помощью сервисов можно отслеживать количество рабочих часов и контролировать выходы персонала на работу в зависимости от загруженности заведения.

Системы автоматизации бизнес-процессов

Сервисы и программы автоматизации для каждой сферы свои. В этой статье мы говорим о производстве, конкретнее, об общепите, поэтому тут могут помочь:

• R-Keeper — прием заказов, расчет гостей, контроль работы кухни, управление бронированием и посадкой;

• iiko — управление кухней и залом, кроме того, кассовый учет, учет склада, финансов и персонала;

• Yuma — прием и управление статусом заказа, аналитика по складу и финансам, учет рабочего времени, система доставки;

• Quick Resto — управление кухней, складом, работой зала, доставка, а также финансы и бухгалтерия.

Каждый сервис закрывает базовые потребности кафе, ресторана и дарк-китчен, а дальше каждое заведение уже смотрит, что нужно ему.

Для учета финансов всегда советуем Финтабло — потому что этот сервис сделали мы и знаем, что он хорош. Программы и сервисы для ведения финансового учета.

Плюсы и минусы автоматизации

У автоматизации много плюсов — это и скорость работы, и точность, и отсутствие ошибки в виде человеческого фактора. С помощью сервисов можно быстрее обрабатывать заказы, обслуживать клиентов, закупать товары, управлять загрузкой персонала и анализировать результаты. С этим всё понятно.

С минусами сложнее — они, как ни странно, есть:

• зависимость от ПО — если что-то сломается, работа компании встанет, пока разработчики не решат проблему;

• ограничения возможностями сервиса — те же гугл-таблицы в управленческом учете всегда можно адаптировать под себя. Адаптировать сервис просто так не получится, обычно доработка — это долгий и дорогой процесс;

• сложности интеграции — нередко бывает, что в одном сервисе нравится одно, в другом — другое, а всё вместе работает плохо;

• сложный переход на новый сервис — если бизнес-процесс отстроен на одном ПО, то перейти на другое будет непросто.

Чтобы избежать этих минусов в работе, нужно на берегу внимательно выбирать сервис: не смотреть, что с ним работает конкурент, а оценивать, подходит ли он конкретно под ваш бизнес.

Автоматизация бизнес-процессов на производстве: частые вопросы собственников

Отвечает Татьяна Арзанова, финансовый директор компании «Нескучные финансы» ↓

Что входит в автоматизацию бизнес-процессов?

В автоматизацию бизнес-процессов входит систематизация текущих процессов, выбор инструмента, переход на новые рельсы и оценка эффективности автоматизации. Подробнее можно прочитать в статье «Автоматизация бизнеса: как просчитать выгоду и где взять деньги».

Какие виды автоматизации используются в производстве?

Всё зависит от типа производства, но практически всегда автоматизируют продажи и маркетинг, управление заказами и складом, непосредственно само производство, то есть установку автоматических линий, работу с кадровым, финансовым и бухгалтерскими учетами. 

Где чаще всего применяются системы автоматизации производства?

Самыми автоматизированными считаются автомобильная и мебельная промышленности, строительство и общественное питание. 

Автоматизация бизнес-процессов на производстве: в двух словах

• Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение в компании программного обеспечения, которое будет выполнять часть задач человека.

• Автоматизация нужна, чтобы снизить нагрузку на человека и повысить эффективность работы.

• Не всем компаниям нужна автоматизация — это зависит от размера бизнеса. Ориентироваться можно по выручке: до 300 000 ₽ в месяц — можно работать без сервисов и ПО, свыше — можно внедрять сервисы в зависимости от целей и задач.

• Автоматизация может быть по желанию или обязательной — по требованию законодательства.

• Многие компании внедряют автоматизацию частично: выполняют требования законодательства, но не закрывают бизнес-процесс полностью.

• У автоматизации много плюсов: это и скорость работы, и точность, и отсутствие ошибки в виде человеческого фактора.

Поможем наладить бизнес-процессы в компании

Финдиры Нескучных знают, как выстроить любые бизнес-процессы: вручную или с помощью автоматизированных сервисов. Кроме этого, они могут помочь найти деньги, когда их нет, выбраться из убытков, избавиться от кассовых разрывов, увеличить прибыль, масштабироваться. 

Вот как обычно работают наши финдиры:

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10.

• Увеличили чистую прибыль строителей в 14 раз и сократили возврат дебиторки.

• Франшиза салонов красоты: путь от кассовых разрывов до 5,8  млн ₽ в копилке. За 11 месяцев.

• Стоматология: из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽.

• Сделали х2 по выручке в сложное время — в апреле 2022 года.

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓