«Где вести финучет?» ― совсем не праздный вопрос. От вашего выбора зависит, сколько вы будете тратить времени и денег (и нервов!) на финучет. Знакомый Эксель? Популярная 1С? Или что-то из новомодных сервисов финучета? Давайте разберемся вместе.
1С и сервисы бухучета
Популярное решение. Логика проста: в финучете циферки и здесь циферки, там про денежки и тут тоже. К тому же, 1С уже куплена, и бухгалтер в ней худо-бедно шарит. Но в компаниях, где бухгалтерские сервисы используют для нужд финучета, переделывают лошадь в единорога. К такой программе приспосабливают специальный плагин, мучительно ковыряются в настройках или зовут специалиста, который допиливает стандартный шаблон до нужного функционала. А потом зовут специалиста еще раз, если что-то поменялось, например, структура бизнеса. В общем, 1С приспособлен для бухгалтерского учета, а не для управленческого.
При составлении управленческой отчетности 1С теряет легкий флер функциональности и гибкости. Ну например, при формировании отчета о движении денежных средств 1С выдает отчет по кошелькам (расчетные счета, кассы, сейфы) либо по статьям. Прикольно, но не то. Потому что тут мы не сможем увидеть всю картину полностью, то есть, сколько денег сейчас есть, по каким статьям они ушли, эффективно ли мы сработали по операционной деятельности.
Финучет в 1С – это большие затраты на настройку сервиса и формирование отчетов, необходимость постоянно дергать бухгалтера, регулярные потери времени, денег и сил на перенастройку сервиса под изменения бизнеса. Коротко ― не рекомендуем.
Таблички в Эксель и Гугл-доке
Эксель и Гугл Таблицы ― это сильные и гибкие инструменты. К тому же, они знакомы многим, а доступны всем. Какое решение лучше?
Чтобы ответить на этот вопрос, давайте погрузимся в атмосферу финотдела на нормальном российском заводе.
Полдень, вскипел чайник, экономист звонит в соседний кабинет. «Алло, Владимир Иванович, там Марина внесла корректировку в третий столбец на второй страничке в Эксельке и отправила вам по электронной почте. А я внесла поправку в четвертый столбик в Маринином отчете, там ошибка была, тоже прислала вам. Вы пятый столбик когда поправите, принесите мне отчетик на флешке?»
Эксель ― это классно, но работать большой удаленной командой над отчетами в этой программе ― тот еще зоопарк. Поэтому, если вы делаете управленческую отчетность больше, чем в две руки, то Гугл Таблицы ― это отличное решение. В них осталось все главное из Экселя, и при этом есть возможность работать командой ― комментировать, редактировать, отслеживать изменения, предлагать решения в одном и том же файле без бесконечной пересылки друг другу.
При этом, если вы работаете над отчетами один, то Эксель ― хороший вариант.
Что же не так с этими супер-таблицами? Главная проблема табличных редакторов – нет автоматизации. Нужно вручную вносить все операции, разносить по счетам, проверять полноту и корректность данных. Иногда таблицы будут сбиваться, и нужно искать, в каких формулах пошли ошибки. Еще бывает, что небольшое изменение в логике финучета приводит к тому, что нужно перелопачивать все таблицы и менять формулы.
Но таблицы ― самый доступный способ начать финучет, они были лучшим вариантом, пока не появились специализированные сервисы.
Специализированные сервисы финучета
Готовые решения для финучета помогают тратить на него меньше времени, потому что здесь автоматизированы многие функции, и они учитывают потребности финучета.
Сервисы есть разные. Они отличаются в логике финучета, функционале и интерфейсах, но назначение у всех одно: избавлять от рутины в финучете и давать качественную информацию для принятия решений. Сервисы, в отличие от Гугл-таблиц, платные. Бесплатно ими можно пользоваться только ограниченный срок. Так что важно решить, что дороже: время для настройки таблиц и ручного ввода данных или стоимость готового решения.
Так как мы сами по-серьезному занимаемся финансовым учетом, то сделали сервис для себя. Это «ФинТабло». Везде все по-разному, мы можем отвечать только за то, что у нас. Сейчас расскажем.
По нашим опросам, более половины предпринимателей ведут финучет самостоятельно. Мы сделали понятный сервис для предпринимателей, и с ним быстро можно посчитать все, что нужно для управленческого учета. При создании сервиса мы использовали проверенную методологию «Нескучных финансов». Наши финдиры активно помогали и продолжают помогать строить логику финансового учета Табло. И, самое приятное, 40+ финдиров НФ уже ведут финансовый учет именно в Табло, им сервис отлично зашел.
Мы минимизировали рутину. Поэтому тут не надо часами вбивать циферки ― данные подтягиваются сами из разных источников: кошельки, счета, эквайринги. При этом, по заданными правилам траты и доходы сами разносятся по нужным категориям, чтобы вы не закапывались в бесконечное перетаскивание туда-сюда. Формулы не сбиваются как в Экселе, поэтому все считается четко, и не надо тратить часы на поиск ошибки.
Из полученных данных сервис формирует отчеты. Нормальные, читаемые отчеты. И наглядные графики! По ним легче отследить аномалии в денежном потоке. Графики вообще помогают проще ориентироваться в цифрах: увидеть предполагаемый кассовый разрыв и разобраться с ним, заметить, что идет перерасход по деньгам и вовремя разобраться, куда уходят деньги.
Любой инструмент для ведения учета нужен, чтобы контролировать свой бизнес и управлять им. Вопрос в удобстве и ресурсах. Например, у кого-то есть время и ему удобно заполнять вручную таблички и не платить за сервис. Другие выворачивают наизнанку 1С, чтобы вести финучет в нем. А у третьих времени в обрез, и им проще заплатить две-три тысячи, чтобы сразу получать годные отчеты и графики, на которые можно ориентироваться. Все они стараются отслеживать, что у них в компании происходит, и анализировать данные, которые помогут управлять бизнесом, а не барахтаться в нем. И это главное.
