Автоматизация бизнеса — это способ снизить участие человека в выполнении бизнес-задач. Чтобы автоматизация приносила пользу, до ее внедрения стоит привести в порядок процессы и просчитать выгоду от автоматизации. Как это сделать, рассказываем в статье.
Автоматизация бизнеса: что это и зачем нужна
Автоматизация бизнеса — это способ упростить работу человека и передать его задачи программе или специальному оборудованию. Автоматизацию вводят, чтобы меньшими действиями добиваться больших результатов. Например, быстрее обслуживать клиентов или сократить рутину.
↑ Раньше бухгалтеры вели учет гусиными перьями (не одобряем) и чернилами в амбарных книгах. Теперь чернила не нужны — достаточно компьютера и 1С, и гуси целы
Автоматизация бизнеса глобально решает две задачи:
- Сэкономить время или деньги, чтобы при меньших затратах добиваться большего.
- Масштабироваться. С автоматизированными процессами можно расширять бизнес без найма новых сотрудников.
Автоматизировать бизнес-процессы можно разными способами, вот лишь некоторые из них для примера:
- Электронные таблицы. В них используют данные и формулы, чтобы автоматизировать расчеты. Например, эксель- и гугл-таблицы.
- Компьютерные программы. Например, программы для управления складом: Мой склад, 1С склад.
- Компьютерные системы — чтобы вводить информацию, учитывать и контролировать процессы в бизнесе. Например, CRM-системы, системы документооборота и сервисы рассылки писем.
- Машинное оборудование. Например, промышленные роботы или сканеры штрихкодов на складе.
Примеры автоматизации в бизнесе
| Область бизнеса | Процесс, который можно автоматизировать | Выгода от автоматизации |
| Розничные продажи | Наличная оплата | Безналичная оплата, либо оплата по QR-коду: кассир тратит меньше времени на обслуживание каждого клиента |
| Интернет-торговля | Привлечение клиентов | Автоматизированная лидогенерация: система собирает информацию о тех, кто посещал сайт, и транслирует на них рекламу |
| Продажи | Взаимодействие с клиентами | CRM-система собирает входящие заявки, фиксирует все взаимодействия с клиентом |
| Документооборот | Передача документов между отделами, другими организациями или госорганами | Электронный документооборот — на обмен документами уходит меньше времени и денег |
| Бухгалтерия | Бухгалтерский учет | Бизнес использует программы для бухучета: платежные поручения формируются автоматически, а на учет тратится меньше времени |
| Закупки | Складской учет | Бизнес использует систему управления складом: знает, сколько запасов, когда закончится срок годности у товара, и с помощью штрихкодов может быстро найти нужную паллету или товар |
Каким способом и какие процессы лучше автоматизировать, во многом зависит от размера компании ↓
- Малый и средний бизнес. Здесь достаточно готовых систем автоматизации. Например, гугл- или эксель-таблицы, программы по подписке — в них хватает функционала, чтобы закрыть большинство задач бизнеса такого уровня.
- Крупный бизнес. Здесь используют автоматизацию, которую разрабатывают под заказ. Обычно для этого используют готовую систему автоматизации, которую дорабатывают под конкретный бизнес.
Бесплатные шаблоны для автоматизации финансового учета есть в нашей Барсетке ↓
Как подготовиться к автоматизации бизнес-процессов: 4 шага
Чтобы автоматизация принесла пользу и окупилась, перед ее внедрением стоит пройти эти четыре шага ↓
Шаг 1. Систематизировать процессы. Для этого проводят совещания с сотрудниками и узнают об их ежедневных задачах и проблемах. Затем смотрят, какие задачи повторяются и отнимают больше всего времени, — обычно их первыми систематизируют и автоматизируют. Без систематизации здесь никак — она нужна, чтобы разобраться в задаче и не автоматизировать хаос.
Подробнее о том, как систематизировать процессы и управлять ими, рассказывали в другой статье → 4 главных принципа управления бизнес-процессами
Шаг 2. Выбрать инструмент. Здесь изучают рынок и сравнивают инструменты автоматизации. Например, берут три самые популярные программы для автоматизации склада и смотрят, какая подходит бизнесу. По цене, функциям, срокам внедрения и прочим параметрам.
Шаг 3. Просчитать эффект. Перед внедрением автоматизации просчитывают, как она повлияет на бизнес-задачу. Например, если стоимость покупки и ежемесячного обслуживания автоматизированной системы больше, чем зарплата Петровича, — выгодней платить Петровичу и отложить эру роботов.
А как посчитать выгоду от автоматизации бизнеса, рассказываем в следующем разделе.
Шаг 4. Подготовить сотрудников. Чтобы все умели работать с новой системой, а она не стала дорогой игрушкой — поиграли и забыли, а деньги потрачены.
Как посчитать выгоду от автоматизации: два способа. Через ROI и на финмодели
Есть два способа посчитать выгоду от автоматизации: через ROI и инвестиционную финмодель ↓
Способ 1. Просчитать выгоду автоматизации через ROI. ROI — это коэффициент, который показывает, как возвращаются инвестиции. Его здесь используют, потому что автоматизация не обходится без инвестиций. Формула ROI выглядит так ↓
ROI = ((Доход от автоматизации — Инвестиции в автоматизацию) / Инвестиции в автоматизацию) * 100%
→ Доход от автоматизации — это то, сколько планировали получить от инвестиций в автоматизацию. Например, 1 млн ₽.
→ Инвестиции в автоматизацию —это сколько денег вложили в разработку и внедрение автоматизации. Например, 500 000. ₽.
Посчитаем ROI на основе цифр из примеров выше ↓ ↓ ↓
ROI = ((1 000 000 — 500 000) / 500 000) * 100% = 100% — инвестиции в автоматизацию окупились без убытков и прибыли.
Способ 2. Проиграть внедрение автоматизации на инвестиционной финмодели. Чтобы увидеть, как она повлияет на разные показатели бизнеса и через сколько окупятся инвестиции. Вот как выглядит инвестиционная финмодель ↓
↑ Финмодель показала, что вложения в автоматизацию окупятся через восемь месяцев
Инвестиционная финмодель поможет увидеть, как автоматизация повлияет на воронку продаж, выручку и переменные расходы. А еще она уже включает в себя коэффициент ROI, о котором говорили выше.
Инвестиционную финмодель используют, чтобы показать инвесторам эффект от вложений: какую пользу принесут деньги и через какое время отобьются. Если инвесторы — это вы сами, тоже стоит посмотреть.
Шаблон финмодели можно скачать здесь ↓
Подробнее → Инвестиционная финмодель: как составить, шаблон
Что еще стоит учесть: 3 фактора
А еще, перед тем как решиться на автоматизацию, стоит учесть три фактора: общие инвестиции, изменение затрат после внедрения системы и улучшение операционных показателей после внедрения.
1. Общие инвестиционные вложения в автоматизацию — это все затраты на покупку и внедрение автоматизированной системы.
2. Изменение затрат после внедрения автоматизации — если затраты увеличились, а не уменьшились, то смысла в автоматизации нет.
3. Улучшение операционных показателей — это изменения факторов, которые косвенно влияют на ключевые показатели бизнеса. К таким факторам относят: скорость обработки заказов, процент ошибок и так далее. Например, раньше сотрудник обрабатывал тысячу документов за месяц, а теперь за ту же зарплату делает в четыре раза больше.
Еще автоматизацию стоит считать, чтобы не оказаться в глупой ситуации: уволили сотрудника, а он оказался выгоднее, чем автоматизация ↓
За счет чего окупается автоматизация в бизнесе
Пользу от автоматизации бизнес-процессов измеряют не только в деньгах. Она также влияет на множество факторов ↓:
- На скорость продаж. С автоматизацией продаж один сотрудник может обслужить больше клиентов или собрать больше заявок.
- На количество ошибок. Автоматизация делает бизнес-процессы более точными и снижает количество человеческих ошибок — это повышает лояльность клиентов, а значит, они будут снова приходить за покупками.
- На продажу более рентабельных товаров. В этом помогает автоматизация маркетинга, к которой можно отнести как ABC-анализ и простые таблицы, так и CRM-системы.
- На точность учета товаров. Бизнес эффективно управляет запасами и не затоваривает склад излишками.
- На разгрузку руководителя. Он не контролирует каждый шаг сотрудников, а следит только за контрольными точками. А освободившееся время направляет на стратегические планы.
Где найти деньги на автоматизацию: семь способов
- Взыскать дебиторскую задолженность. Посмотреть, кто из клиентов до сих пор не заплатил, и вернуть просроченную дебиторку.
- Высвободить неликвидные запасы. Найти товары, которые не покупают, и продать их со скидкой.
- Взять отсрочки оплаты у поставщиков. Заплатить позже, чтобы были свободные деньги сейчас.
- Оптимизировать расходы. Проанализировать затраты и отказаться от некоторых.
- Получить грант от государства. Например, на внедрение российских айти-решений.
- Сократить сроки работ. Проще говоря — работать быстрее. Например, разбить большую стройку на короткие этапы, каждый сдавать отдельно, чтобы быстрее признавать выручку и получать деньги от клиента.
- Найти инвестора. А чтобы тот захотел вкладываться — показать ему, как окупятся инвестиции в автоматизацию и какую прибыль с инвестиций получит именно он.
Подробнее про поиск денег на развитие бизнеса ↓
Как оценить эффективность автоматизации бизнес-процессов
Эффективность автоматизации оценивают с помощью планфактного анализа: сравнивают, какую выгоду планировали получить от автоматизации и какую получили на самом деле. Например, вот так ↓
| Выгода от автоматизации, план | Выгода от автоматизации, факт | Расхождение |
| 1 млн ₽ | 0,5 млн ₽ | −50% |
Подробнее → Планфактный анализ: зачем он нужен на самом деле
Оценивать выгоду с помощью планфактного анализа стоит не только в деньгах, но и в операционных показателях. Например, сравнить план и факт по времени выполнения работы или одной операции, проценту брака на производстве или ошибок, количеству довольных или не очень клиентов.
Автоматизация бизнеса: в двух словах
- Автоматизация бизнеса — это способ упростить работу человека и передать его задачи программе или специальному оборудованию.
- Перед тем как автоматизировать бизнес-процесс, стоит пройти четыре шага: систематизировать процессы, выбрать инструмент, просчитать эффект и подготовить сотрудников.
- Просчитать выгоду автоматизации можно через коэффициент ROI или через инвестиционную финмодель.
- Оценить эффективность автоматизации можно с помощью планфактного анализа — для этого в процентах сравнивают то, что запланировали, и то, что получили.
Поможем наладить процессы и внедрить управленческий учет
Финдиры НФ знают, как управлять бизнесом на основе цифр и просчитать внедрение автоматизации. А еще внедряют управленческий учет так, чтобы компания зарабатывала больше, работала выше, сильнее и быстрее. Вот лишь некоторые примеры их работы:
Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологии до айти- и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов.
Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓
Найдем точки роста прибыли
Бесплатная онлайн-встреча с финансовым директором Нескучных. Вместе посмотрим, что можно сделать именно в вашем бизнесе, чтобы прибыль росла. Покажем кейсы и ответим на вопросы
✔️ Готово: ваша заявка на онлайн-встречу с финдиром принята!
В течение рабочего дня позвоним вам, чтобы уточнить детали и подобрать удобное для встречи время. Если не дозвонимся, то напишем в мессенджеры и на почту.
