Автоматизация бизнеса: как просчитать выгоду и где взять деньги

Автоматизация бизнеса — это способ снизить участие человека в выполнении бизнес-задач. Чтобы автоматизация приносила пользу, до ее внедрения стоит привести в порядок процессы и просчитать выгоду от автоматизации. Как это сделать, рассказываем в статье. 

Содержание 

Автоматизация бизнеса: что это и зачем нужна

Примеры автоматизации в бизнесе

Системы и платформы для автоматизации бизнеса: российские и не только

Как подготовиться к автоматизации бизнес-процессов: 4 шага

Как посчитать выгоду от автоматизации: два способа. Через ROI и на финмодели

Что еще стоит учесть: 3 фактора

За счет чего окупается автоматизация в бизнесе

Где найти деньги на автоматизацию: семь способов

Как оценить эффективность автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнеса: частые вопросы собственников

Автоматизация бизнеса: в двух словах

Поможем наладить процессы и внедрить управленческий учет

Автоматизация бизнеса: что это и зачем нужна

Автоматизация бизнеса — это способ упростить работу человека и передать его задачи программе или специальному оборудованию. Автоматизацию вводят, чтобы меньшими действиями добиваться больших результатов. Например, быстрее обслуживать клиентов или сократить рутину.

↑ Раньше бухгалтеры вели учет гусиными перьями (не одобряем) и чернилами в амбарных книгах. Теперь чернила не нужны — достаточно компьютера и 1С, и гуси целы

Автоматизация бизнеса глобально решает две задачи: 

• Сэкономить время или деньги, чтобы при меньших затратах добиваться большего.

• Масштабироваться. С автоматизированными процессами можно расширять бизнес без найма новых сотрудников.

Автоматизировать бизнес-процессы можно разными способами, вот лишь некоторые из них для примера:

• Электронные таблицы. В них используют данные и формулы, чтобы автоматизировать расчеты. Например, Эксель- и Гугл-таблицы.

• Компьютерные программы. Например, программы для управления складом: Мой склад, 1С склад.

• Компьютерные системы — чтобы вводить информацию, учитывать и контролировать процессы в бизнесе. Например, CRM-системы, системы документооборота и сервисы рассылки писем.

• Машинное оборудование. Например, промышленные роботы или сканеры штрихкодов на складе.

Примеры автоматизации в бизнесе

Область бизнеса	Процесс, который можно автоматизировать	Выгода от автоматизации
Розничные продажи	Наличная оплата	Безналичная оплата либо оплата по QR-коду: кассир тратит меньше времени на обслуживание каждого клиента
Интернет-торговля	Привлечение клиентов	Автоматизированная лидогенерация: система собирает информацию о тех, кто посещал сайт, и транслирует на них рекламу
Продажи	Взаимодействие с клиентами	CRM-система собирает входящие заявки, фиксирует все взаимодействия с клиентом
Документооборот	Передача документов между отделами, другими организациями или госорганами	Электронный документооборот — на обмен документами уходит меньше времени и денег
Бухгалтерия	Бухгалтерский учет	Бизнес использует программы для бухучета: платежные поручения формируются автоматически, а на учет тратится меньше времени
Закупки	Складской учет	Бизнес использует систему управления складом: знает, сколько запасов, когда закончится срок годности у товара, и с помощью штрихкодов может быстро найти нужную палету или товар

Каким способом и какие процессы лучше автоматизировать, во многом зависит от размера компании ↓

• Малый и средний бизнес. Здесь достаточно готовых систем автоматизации. Например, Гугл- или Эксель-таблицы, программы по подписке — в них хватает функционала, чтобы закрыть большинство задач бизнеса такого уровня.

• Крупный бизнес. Здесь используют автоматизацию, которую разрабатывают под заказ. Обычно для этого используют готовую систему автоматизации, которую дорабатывают под конкретный бизнес.

Бесплатные шаблоны для автоматизации финансового учета есть в нашей Барсетке ↓

[FORM PRESET="H"-"Барсетка шаблонов"/]

Системы и платформы для автоматизации бизнеса: российские и не только

Системы автоматизации бизнеса не только работают с информацией.  Главное, они оптимизируют управленческий учет. Вот основные виды систем на рынке.

— CRM (Customer Relationship Management — управление взаимодействием с клиентами). Эти программы подходят малому и среднему бизнесу. Они помогают выстроить работу с заказчиками: вести клиентов по воронке продаж, мониторить обращения в компанию на всех стадиях и подключать к решению вопросов разные подразделения на единой платформе. Среди международных CRM-гигантов особенно известны американская Salesforce, немецкая SAP Sales Сloud. Для России сейчас актуально отечественное ПО, и у нас есть из чего выбрать: Битрикс, 1С CRM, AMOCRM, ELMA365CRM — это далеко не полный список. Вот как, к примеру, выглядит интерфейс востребованной отечественной CRM-системы «Битрикс». 

Сейчас Битрикс — это уже не CRM в чистом виде, а онлайн-офис с цифровыми местами для совместной работы. 

— ERP (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия). Эти программные системы используются крупным бизнесом, как правило, на производстве. Основная задача ERP-систем — структурировать рутину бизнес-операций: бухучет, управление закупками, проектами, аналитику и планирование. Самая распространенная в мире ERP-система разработана немецкой компанией SAP. Российские аналоги тоже есть. Например, «Финтабло», сервис, созданный экспертами Нескучных финансов. Здесь автоматизированы балансы, сделки, отчеты о движении денежных средств и другие необходимые инструменты финансового мониторинга.

— ESM (Enterprise Service Management — управление услугами предприятия). Этот комплекс программных решений объединяет сотрудников компании для предоставления качественного сервиса клиентам. Он создан на принципах управления ИТ-услугами (ITSM), но сфера его применения намного шире. ESM включает в себя услуги за пределами традиционного ИТ: управление персоналом, финансовое управление, юридическое управление, закупки и т. д. Российских ESM-решений  насчитывается больше десятка. Это Naumen Service Desk, 1С:ITILIUM, Altevics и другие.

— SCM (Supply chain management — управление цепями поставок). Эти системы особенно востребованы производственниками. Весь путь, от закупки сырья до доставки готовых продуктов, отслеживается в едином интерфейсе. Одно из самых известных международных решений в этом сегменте — Oracle Supply Chain Management. Также среди мировых лидеров можно отметить SAP SCM. Российские варианты SCM-систем активно развиваются последние пару лет. Лидеры рынка — B2B-Center (Центр развития экономики),  Инжэниус Тим, StockM Consulting (СтокМ.ру).

— HRM (Human Resources Management — управление человеческими ресурсами). Это профильные комплексные автоматизированные системы для работы с кадрами, которые, как известно, — основной ресурс для многих видов бизнеса. Здесь представлены все инструменты для управления жизненным циклом сотрудника, от приема на работу до финального расчета. Среди востребованных в России вариантов — «1С: Зарплата и управление персоналом», «БОСС-Кадровик», «СБИС: Управление персоналом».

— BPMS (Business Process Management System — управление бизнес-процессами). Этот вид программного обеспечения предназначен для слаженного управления различными подразделениями. Говоря иносказательно, BPMS — главный инженер, который создает корпоративную архитектуру, командную работу ИT-систем для различных сценариев. Одна из самых востребованных платформ — Comindware — кстати, принадлежит российскому разработчику.

Стоимость автоматизации бизнеса зависит от типа продукта, масштаба компании и тарифов поставщиков сервисов. Цены могут варьироваться от нескольких сотен рублей за обслуживание одного рабочего места в месяц до сотен тысяч рублей за пакетные предложения. 

Как подготовиться к автоматизации бизнес-процессов: 4 шага

Чтобы автоматизация принесла пользу и окупилась, перед ее внедрением стоит пройти эти четыре шага ↓

Шаг 1. Систематизировать процессы. Для этого проводят совещания с сотрудниками и узнают об их ежедневных задачах и проблемах. Затем смотрят, какие задачи повторяются и отнимают больше всего времени, — обычно их первыми систематизируют и автоматизируют. Без систематизации здесь никак — она нужна, чтобы разобраться в задаче и не автоматизировать хаос.

Подробнее о том, как систематизировать процессы и управлять ими, рассказывали в другой статье → 4 главных принципа управления бизнес-процессами.А вот здесь прочитаете экспертное мнение о том, почему нельзя автоматизировать учет, пока в финансах нет порядка.

Шаг 2. Выбрать инструмент. Здесь изучают рынок и сравнивают инструменты автоматизации. Например, берут три самые популярные программы для автоматизации склада и смотрят, какая подходит бизнесу. По цене, функциям, срокам внедрения и прочим параметрам. 

Шаг 3. Просчитать эффект. Перед внедрением автоматизации просчитывают, как она повлияет на бизнес-задачу. Например, если стоимость покупки и ежемесячного обслуживания автоматизированной системы больше, чем зарплата Петровича, — выгодней платить Петровичу и отложить эру роботов. 

А как посчитать выгоду от автоматизации бизнеса, рассказываем в следующем разделе.

Шаг 4. Подготовить сотрудников. Чтобы все умели работать с новой системой, а она не стала дорогой игрушкой — поиграли и забыли, а деньги потрачены.

Как посчитать выгоду от автоматизации: два способа. Через ROI и на финмодели

Есть два способа посчитать выгоду от автоматизации: через ROI и инвестиционную финмодель ↓

Способ 1. Просчитать выгоду автоматизации через ROI. ROI — это коэффициент, который показывает, как возвращаются инвестиции. Его здесь используют, потому что автоматизация не обходится без инвестиций. Формула ROI выглядит так ↓

ROI = ((Доход от автоматизации — Инвестиции в автоматизацию) / Инвестиции в автоматизацию) * 100%

→ Доход от автоматизации — это то, сколько планировали получить от инвестиций в автоматизацию. Например, 1 млн ₽.

→ Инвестиции в автоматизацию —это  сколько денег вложили в разработку и внедрение автоматизации. Например, 500 000. ₽.

Посчитаем ROI на основе цифр из примеров выше ↓ ↓ ↓

ROI = ((1 000 000 — 500 000) / 500 000) * 100% = 100%  — инвестиции в автоматизацию окупились без убытков и прибыли.

Способ 2. Проиграть внедрение автоматизации на инвестиционной финмодели — плане действий по возврату инвестиций. Чтобы увидеть, как она повлияет на разные показатели бизнеса и через сколько окупятся инвестиции. Вот как выглядит инвестиционная финмодель ↓

↑ Финмодель показала, что вложения в автоматизацию окупятся через восемь месяцев 

Инвестиционная финмодель поможет увидеть, как автоматизация повлияет на воронку продаж, выручку и переменные расходы. А еще она уже включает в себя коэффициент ROI, о котором говорили выше.

Инвестиционную финмодель используют, чтобы показать инвесторам эффект от вложений: какую пользу принесут деньги и через какое время отобьются. Если инвесторы — это вы сами, тоже стоит посмотреть. 

Шаблон финмодели можно скачать здесь ↓

[FORM PRESET="I"-"Шаблон финмодели"/]

Подробнее → Инвестиционная финмодель: как составить, шаблон

Что еще стоит учесть: 3 фактора

А еще, перед тем как решиться на автоматизацию, стоит учесть три фактора: общие инвестиции, изменение затрат после внедрения системы и улучшение операционных показателей после внедрения.

1. Общие инвестиционные вложения в автоматизацию — это все затраты на покупку и внедрение автоматизированной системы. 

2. Изменение затрат после внедрения автоматизации — если затраты увеличились, а не уменьшились, то смысла в автоматизации нет.

3. Улучшение операционных показателей — это изменения факторов, которые косвенно влияют на ключевые показатели бизнеса. К таким факторам относят: скорость обработки заказов, процент ошибок и так далее. Например, раньше сотрудник обрабатывал тысячу документов за месяц, а теперь за ту же зарплату делает в четыре раза больше.

Еще автоматизацию стоит считать, чтобы не оказаться в глупой ситуации: уволили сотрудника, а он оказался выгоднее, чем автоматизация ↓

За счет чего окупается автоматизация в бизнесе

Пользу от автоматизации бизнес-процессов измеряют не только в деньгах. Она также влияет на множество факторов ↓:

• На скорость продаж. С автоматизацией продаж один сотрудник может обслужить больше клиентов или собрать больше заявок.

• На количество ошибок. Автоматизация делает бизнес-процессы более точными и снижает количество человеческих ошибок — это повышает лояльность клиентов, а значит, они будут снова приходить за покупками.

• На продажу более рентабельных товаров. В этом помогает автоматизация маркетинга, к которой можно отнести как ABC-анализ и простые таблицы, так и CRM-системы.

• На точность учета товаров. Бизнес эффективно управляет запасами и не затоваривает склад излишками.

• На разгрузку руководителя. Он не контролирует каждый шаг сотрудников, а следит только за контрольными точками.  А освободившееся время направляет на стратегические планы.

Где найти деньги на автоматизацию: семь способов

• Взыскать дебиторскую задолженность. Посмотреть, кто из клиентов до сих пор не заплатил, и вернуть просроченную дебиторку.

• Высвободить неликвидные запасы. Найти товары, которые не покупают, и продать их со скидкой.

• Взять отсрочки оплаты у поставщиков. Заплатить позже, чтобы были свободные деньги сейчас.

• Оптимизировать расходы. Проанализировать затраты и отказаться от некоторых.

• Получить грант от государства. Например, на внедрение российских IT-решений.

• Сократить сроки работ. Проще говоря — работать быстрее. Например, разбить большую стройку на короткие этапы, каждый сдавать отдельно, чтобы быстрее признавать выручку и получать деньги от клиента.

• Найти инвестора. А чтобы тот захотел вкладываться — показать ему, как окупятся инвестиции в автоматизацию и какую прибыль с инвестиций получит именно он. 

Подробнее про поиск денег на развитие бизнеса ↓

• Как привлечь финансирование бизнеса

• Гранты на развитие бизнеса: какие бывают и как получить

• Фонды поддержки для бизнеса: как получить кредит на выгодных условиях

Как оценить эффективность автоматизации бизнес-процессов

Эффективность автоматизации оценивают с помощью план-фактного анализа: сравнивают, какую выгоду планировали получить от автоматизации и какую получили на самом деле. Например, вот так ↓

Выгода от автоматизации, план	Выгода от автоматизации, факт	Расхождение
1 млн ₽	0,5 млн ₽	−50%

Подробнее → План-фактный анализ: зачем он нужен на самом деле

Оценивать выгоду с помощью план-фактного анализа стоит не только в деньгах, но и в операционных показателях. Например, сравнить план и факт по времени выполнения работы или одной операции, проценту брака на производстве или ошибок,  количеству довольных или не очень клиентов.

Автоматизация бизнеса: частые вопросы собственников

Чем автоматизация отличается от роботизации? 

Оба термина — про передачу работы технике. Но роботизация — лишь сегмент автоматизации, когда задачу выполняют именно станки.  Программа складского учета на мониторе компьютера — это автоматизация. А вот манипуляторы на складе для перемещения товара — это роботизация.

Как автоматизация документооборота в CRM-системах повышает эффективность бизнеса? 

Рост может быть разным, от нескольких процентов до нескольких сотен процентов. Главное, что без автоматизации рост бизнеса, масштабирование на практике невозможны. 

Кто в компании должен заниматься внедрением автоматизации? 

Стратегическое решение о внедрении принимает руководство компании. Внедрением продукта обычно занимается либо собственный ИТ-отдел, либо внешний подрядчик. Есть еще и третий вариант — это смешанная команда. К примеру, в нашем сервисе «Финтабло» эксперты Нескучных проводят консультацию, помогают выбрать подходящий тариф и рассказывают о том, какие задачи может решить сервис. А подключить его клиенты легко смогут самостоятельно или обратившись в техподдержку сервиса.

Автоматизация бизнеса: в двух словах

• Автоматизация бизнеса — это способ упростить работу человека и передать его задачи программе или специальному оборудованию.

• Перед тем как автоматизировать бизнес-процесс, стоит пройти четыре шага: систематизировать процессы, выбрать инструмент, просчитать эффект и подготовить сотрудников.

• Просчитать выгоду автоматизации можно через коэффициент ROI или через инвестиционную финмодель.

• Оценить эффективность автоматизации можно с помощью план-фактного анализа — для этого в процентах сравнивают то, что запланировали, и то, что получили.

Поможем наладить процессы и внедрить управленческий учет

Финдиры НФ знают, как управлять бизнесом на основе цифр и просчитать внедрение автоматизации. А еще внедряют управленческий учет так, чтобы компания зарабатывала больше, работала выше, сильнее и быстрее. Вот лишь некоторые примеры их работы: 

• Каждый месяц транспортная компания недополучала €30 000 и работала в убыток

• Рекламное агентство: калькулятор сделок избавил от убыточных проектов

• Стали платить менеджерам автосалона меньше и при этом избавились от текучки

• Избавили собственника от бесконечных встреч и переписок

Наши финдиры работают с бизнесом из разных сфер: от стоматологии до IT-и строительных компаний. Везде наводят порядок в финансах, настраивают управленческий учет, помогают увеличить прибыль и избавиться от кассовых разрывов. 

Самый простой способ подробнее узнать о работе финансового директора — это онлайн-встреча. Она бесплатная и ни к чему не обязывает ↓