Как рассчитать лимит остатка наличных

Многие компании, использующие наличные деньги в работе, обязаны контролировать их остаток к концу рабочего дня и сдавать излишки в банк. Лимит остатка наличных денег или лимит остатка кассы — это максимальный предел наличности, который может находиться в кассе на конец рабочего дня. Как рассчитать лимит остатка и вовремя провести инкассацию, чтобы не попасть на штрафы, объясняем в этой статье.

Содержание

Кто обязан рассчитывать остаток наличных

Зачем нужен расчет лимита кассы

От чего зависит формула расчета лимита кассы

Формулы расчета лимита кассы

Кто устанавливает лимит кассы в компании

Штраф за превышение лимита кассы

Как рассчитать лимит остатка: частые вопросы собственников

Поможем рассчитать лимит остатка

Кто обязан рассчитывать остаток наличных 

Здесь две новости: хорошая и плохая. Начнем со второй. Средние и крупные предприятия обязаны рассчитывать лимит и сдавать деньги, превышающие этот лимит, в банк. Правила расчета лимита кассы регулирует Центробанк РФ, исполнение контролирует налоговая служба. И карает нарушителей штрафами.

Если среднее или крупное предприятие не устанавливает лимит остатка наличных денег, то налоговая посчитает, что он равен нулю. А значит, даже 100 рублей в вашей кассе к концу дня уже будут превышением лимита. 

Хорошая новость в том, что индивидуальные предприниматели (ИП), а также малые и микропредприятия с марта 2014 года не обязаны рассчитывать остаток наличных, но могут определять его добровольно. 

Масштаб бизнеса	Микропредприятие	Малое предприятие	Среднее предприятие	Крупное предприятие
Годовой доход	До 120 млн рублей	До 800 млн рублей	До 2 млрд рублей	Дт 2 млрд рублей
Численность работников	До 15 человек	16—100 человек	101—250 человек, для гостиничного бизнеса и производства питания — до 1 500	От 251 человека, для гостиничного бизнеса и производства питания — от 1 501
Сдача остатка выше лимита кассы	Добровольная	Добровольная	Обязательная	Обязательная

Зачем нужен расчет лимита кассы

Добровольно проводить расчеты и сдавать в банк остаток наличности полезно для бизнеса. И вот почему:

• Для безопасности. Ограничение суммы наличных снижает риск краж и хищений. Это актуально для компаний, которые работают с большими объемами наличной выручки. Именно грабежи были одной из основных причин появления лимитов кассы. Сейчас дерзкие налеты на кассы происходят реже, но финансовые махинации со стороны сотрудников по-прежнему актуальны. 

• Эффективное использование оборотных средств. Четкие лимиты — это возможность эффективно перераспределять средства на другие нужды и избегать «застоя» денег в кассе.

• Упрощение бухучета. Лимит кассы избавляет бухгалтеров от дополнительных расчетов, позволяет прогнозировать потребность в наличных и управлять финансами эффективнее.Добровольно проводить расчеты и сдавать в банк остаток наличности полезно для бизнеса. И вот почему:

.

От чего зависит формула расчета лимита кассы

Чтобы определить комфортный размер остатка для компании, советуем взять во внимание несколько параметров:

• Вид деятельности. Если условное ООО «Успех» работает в розничной торговле и получает значительную часть выручки в наличных, то для нее лимит рассчитывается на основе объема денежных поступлений. Если же наличность требуется компании для расчетов (например, для выплат авансов, для хозяйственных нужд), то лимит устанавливается на основе объема расходования наличных. 

• График инкассации. Ее частота обычно варьируется от 1 до 7 рабочих дней. Если компания расположена далеко от банка (например, в маленьком поселке), срок может быть увеличен до 14 рабочих дней. 

• Объем поступлений или выдачи наличных денег. Как правило, чем больше эти показатели, тем больше лимит остатка.

• Срок расчетного периода. Компания может учитывать его в рамках недели, месяца, квартала. Максимальный срок — 92 рабочих дня. Такой предел компания использует обычно для получения точной картины денежных потоков. Срок всегда рассчитывается в рабочих днях.

• Сезонность бизнеса. В периоды пикового спроса (например, летом при продаже купальников) продавцам требуется больше наличности для расчетов с клиентами, и лимит кассы логично увеличить. И наоборот.

Формулы расчета лимита кассы

Основных формул расчета две:

Наличка поступает из банка

Наличка приходит от клиентов

Л = Об/Вр * Д где: - Л — лимит остатка наличных средств в кассе (в рублях); - Об — объем наличных денег, выданных из кассы за расчетный период (в рублях), не включая затраты на заработную плату; - Вр — продолжительность расчетного периода (в рабочих днях), не более 92 дней; - Д — количество дней между получением наличных в банке (в рабочих днях), не более 7 дней (до 14 дней, если в населенном пункте нет банковского отделения).

Л = В/Р * И, где: - Л — лимит остатка наличных средств в кассе (в рублях); - В — объем денежных поступлений (выручки) за расчетный период (в рублях), включая продажи товаров, выполнение работ или услуг; - Р — расчетный период, за который определяется объем поступлений (в рабочих днях), не более 92 дней; - И — количество дней между инкассациями (в рабочих днях), не более 7 дней (до 14 дней, если банк отсутствует в населенном пункте).

Задача 1. 

Условное ООО «Вектор» имеет наличность в кассе для хозяйственных нужд. Лимит кассы компания будет рассчитывать из объема выдачи наличных средств.

Л = Об/Вр * Д

Условия:

1. За расчетный период (допустим, 90 рабочих дней) выручка компании составила 1 миллион рублей.

2. Количество дней между получением наличных в банке — 10 рабочих дней, так как предприятие находится в сельской местности, где нет банковского отделения.

Расчет:

1. Рассчитаем среднедневные траты:

Об/Вр=1 млн руб./90 дней =11 111 руб.

2. Определим лимит остатка: 

Л = Вр*Д = 11 111*10=111 110 руб.

Результат:

Лимит остатка наличных денег для ООО «Вектор» составит 111 110 рублей. Такая максимальная сумма может находиться в кассе в конце рабочего дня. При превышении лимита излишки должны быть сданы в банк при следующей инкассации.

Задача 2. 

ООО «Успех» из сферы розничной продажи товаров проводит наличные расчеты с клиентами. Поэтому компания будет рассчитывать лимит кассы по формуле из объема денежных поступлений.

Л = В/Р * И 

Условия:

1. За расчетный период (допустим, 60 рабочих дней) выручка компании составила 3 миллиона рублей.

2. Период между инкассациями — 5 рабочих дней, так как предприятие находится в городе с быстрым доступом к банку.

Расчет:

1. Рассчитаем среднедневное поступление денег:

V/P=3 000 000/60=50 000 рублей в день.

2. Определим лимит остатка, умножив среднедневное поступление на количество дней между инкассациями:

Л = 50000 * 5 = 250 000 рублей.

Результат:

Лимит остатка наличных денег для ООО «Успех» составит 250 000 рублей. Это означает, что на конец периода (рабочего дня) в кассе может находиться максимум 250 000 рублей. Если остаток наличных выше, излишки должны быть сданы в банк при следующей инкассации.

Кто устанавливает лимит кассы в компании

Устанавливать кассовый лимит должен руководитель предприятия — глава юрлица или индивидуальный предприниматель (ИП). Он выбирает место для кассовых операций и подписывает документ. Ответственность руководителя закреплена в письме Банка России «О лимите кассы». 

Лимиты кассы должны быть задокументированы в приказе.

Образец приказа по установлению лимита остатка наличных денег исходя из объема денежных поступлений.

Штраф за превышение лимита кассы

Штрафы за нарушение лимита кассы прописаны в Статье 15.1 КоАП РФ. Смотрим пункт 1: если правила не соблюдены (допустимый уровень превышен), должностные лица обязаны заплатить штраф от 4 до 5 тысяч рублей, юридические — от 40 до 50 тысяч рублей.

То есть ответственность за нарушение лимита кассы несет собственник бизнеса, руководитель или бухгалтер. А вот кассира за такое нарушение оштрафовать не могут.

Как рассчитать лимит остатка: частые вопросы собственников

Как отменить лимит кассы?

Изменить или полностью отменить лимит кассы (второй вариант актуален для микро- и малых предприятий) можно с помощью приказа, их шаблоны приведены выше.

Когда можно превысить лимит кассы?

Превышение лимита наличных денег в кассе не будет считаться нарушением в дни, когда наличными выдаются заработная плата или отпускные, в праздничные дни, когда нет возможности провести инкассацию, но кассовые операции проводились. Другими словами, когда есть объективная причина превышения лимита. Естественно, это нужно доказать не на словах, а документально. Если на предприятии официально установлены дни выдачи зарплаты, есть приказы об отпусках, о начислении отпускных выплат и так далее, то претензий у налоговой не будет.

На какой период устанавливается лимит остатка кассы?

Лимит кассы не ограничен в действии по времени. Он может вообще не меняться за всё время работы компании. Однако на практике такое бывает редко: необходимость в изменении лимита, как мы видим из примеров выше, возникает. Теоретически руководитель предприятия вправе менять лимит хоть каждый день. Главное — фиксировать изменения официально.

Исчерпывающую информацию по работе с кассой и финансовыми потоками в бизнесе можно найти на страницах Нескучной газеты:

Что такое кассовый разрыв

Что такое денежный поток

Как ИП выводить деньги на личные нужды

Расчетный счет: что это и когда он нужен бизнесу

Поможем рассчитать лимит остатка 

Финдиректора Нескучных регулярно помогают с вопросом расчета лимита кассы. Финдир может взять на себя «головную боль» по поиску баланса между потребностями бизнеса и требованиями закона:

• Анализ денежных потоков. Анализируем объемы наличных поступлений и расходов, их сезонные колебания, и можем рассчитать оптимальный лимит кассы для разных периодов.

• Выбор подходящей методики расчета. Учитываем характер бизнеса, цели использования наличных средств (поступления или выдачи) и другие задачи бизнеса.

• Планирование графика инкассаций. Поможем минимизировать расходы на инкассацию, соблюдая при этом лимит кассы.

• Оптимизация остатков наличных. Рассчитываем оптимальный размер лимита, чтобы не замораживать лишние средства в кассе и направить их на другие нужды компании. Работа на повышение ликвидности и финансовой эффективности.

• Снижение рисков. Тщательно рассчитанный лимит остатка снижает риски кассовых разрывов, излишков или штрафов за нарушение кассовой дисциплины, минимизирует вероятность краж или хищений: теперь в кассе хранится только необходимая сумма наличных средств.

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓