Как собственнику компании выйти из операционки: 7 шагов от финансового директора

Операционка — это рутина в бизнесе, которая забирает всё время и силы собственника. Чтобы выплыть из нее, нужно делегировать задачи и научиться доверять своим сотрудникам. Рассказываем, как собственнику выйти из операционки за семь шагов, а также какие проблемы возникают на этом пути.

Содержание

Что такое операционка и зачем из нее выходить

Что должен и не должен делать собственник

Как собственнику выйти из операционки: по шагам

Какие трудности могут возникнуть при выходе из операционки

Как выйти из операционки: частые вопросы собственников

Как собственнику выйти из операционки: в двух словах

Поможем построить оргструктуру бизнеса и выйти из операционки

Что такое операционка и зачем из нее выходить

Операционка, или операционное управление, — это все повседневные бизнес-задачи внутри компании. Например, в операционку бизнеса с интернет-магазином могут входить управление складом, работа с поставщиками, поддержка работы сайта, координация доставки и другие процессы.

Чаще всего собственники выходят из операционки по этим причинам ↓

Масштабировать бизнес. Например, когда рутина сжирает время и силы, которых не остается на развитие бизнеса и стратегию.

Зарабатывать больше чистой прибыли. Например, когда собственник упирается в потолок по доходам и понимает, что пора перезапустить продукт и поднять цены.

Восстановить силы. Например, когда бизнес не отпускает и высасывает все силы, — собственник устал, выгорел и редко проводит время с семьей.

↑ Но бывает и наоборот — у собственника микробизнес, он кайфует от дела и доволен чистой прибылью. В этом случае выходить из операционки не стоит — собственник останется без дела своей жизни, а расходы на управляющего сожрут всю чистую прибыль.

Что должен и не должен делать собственник

Разобраться, что должен и не должен делать собственник, помогут эти два списка ↓

Что входит в задачи собственника:

• Планировать стратегию — обеспечивать устойчивость бизнеса, контролировать риски и использовать возможности для роста.

• Мотивировать и управлять командой — создавать условия, при которых сотрудники будут гореть работой и ставить цели для команды.

• Принимать решения на основе твердых цифр — анализировать ситуацию и просчитывать разные варианты решения задачи, чтобы прийти к запланированному результату.

• Контролировать бизнес-процессы — ставить задачи и проверять их выполнение. Главное — не уходить в микроменеджмент.

• Ставить планы на будущее — видеть, как компания будет развиваться через 5–10 лет.

Что не входит в задачи собственника:

• Делать работу за сотрудников. Например, пересчитывать за бухгалтером или обзванивать базу клиентов вместо менеджера по продажам.

• Заниматься микроменеджментом. Например, контролировать каждый шаг вместо постановки плана и проверки факта.

Как собственнику выйти из операционки: по шагам

Чтобы выйти из операционки, в среднем собственники проходят около семи шагов ↓

Шаг 1. Поставить цель

Здесь нужно помечтать и честно ответить себе на вопрос: «Зачем мне выходить из операционки и на что я потрачу освободившееся время?» Например, запущу новый проект, покорю Эверест или буду больше времени проводить с семьей. Четко сформулированные цели помогут решить три задачи:

• разобраться, зачем это нужно. Например, чтобы увеличить доход и переехать с семьей на острова;

• принять решение — оставить всё как есть или определиться с целями и начать работу в сторону выхода из операционки;

• мотивировать себя идти к цели — чтобы продолжать работу, даже когда всё пойдет не так.

Шаг 2. Набросать схему компании

Чтобы передать процессы и рычаги управления бизнесом, их нужно описать — зафиксировать, как всё работает и кто за что отвечает. Например, набросать простую схему компании на бумаге ↓

↑ Схема поможет посмотреть на бизнес сверху и начать описывать процессы: разделить бизнес на отделы или направления, выделить ответственных, определить KPI и так далее

Шаг 3. Зафиксировать ожидания от каждого исполнителя

Для этого собственник смотрит на бизнес сверху вниз и спрашивает себя: что я хочу получить от каждой части бизнеса ↓

Что я хочу получить от каждого руководителя? Например, чтобы исполнительный директор координировал отделы и держал чистую прибыль на уровне 2 млн ₽ в месяц.

Что я хочу получить от каждого отдела? Например, чтобы отдел продаж ежемесячно продавал минимум 1000 изделий.

Что я хочу получить от конкретного сотрудника? Например, чтобы менеджер по продажам удовлетворял потребности клиентов и выполнял план.

Ответив на эти вопросы, собственник определит ЦКП — ценный конечный продукт для каждого управляющего, отдела и сотрудника ↓

↑ ЦКП поможет собственнику разделить зоны ответственности и донести до каждого исполнителя, что от него хочет получить бизнес

Уже на этом шаге небольшая схема компании превращается в оргструктуру. Подробнее → Оргструктура компании: зачем и как разрабатывать

Шаг 4. Встать на место исполнителя

Далее собственник встает на место исполнителя, чтобы описать действия, которые помогут сделать результат в виде ЦКП. Например, если ЦКП менеджера по продажам — удовлетворенность клиентов и выполнение плана, то этого можно достичь в среднем за 50 холодных звонков и заключение трех договоров на поставку товара ↓

Шаг 5. Описать бизнес-процессы

Чтобы бизнес работал без участия собственника, важно описать бизнес-процессы. Для этого фиксируют последовательность действий в каждом процессе и замеряют, сколько времени на него тратят. 

Описание бизнес-процессов поможет:

• упорядочить работу — процессы становятся понятными, их можно делегировать и автоматизировать;

• ускорить адаптацию нового сотрудника — например, когда бизнес увольняет сотрудника и нанимает нового;

• контролировать работу — сверять, справляется ли сотрудник с работой;

• повысить эффективность работы — находить узкие горлышки и перестраивать процессы.

Вот как может выглядеть бизнес-процесс по обработке заказа в интернет-магазине ↓

Этап	Описание процесса	Время
Получение заказа	Принять заказ, изменить статус в программе на «Сборка заказа»	5 минут
Проверка товара на складе	Проверить наличие товара в программе учета. Если товар закончился — отправить клиенту уведомление о задержке доставки	10 минут
Упаковка товара и маркировка	Проверить комплектацию, упаковать в защитную пленку, наклеить этикетку с адресом доставки и информацией о заказе	15 минут
Отправка заказа	Передать товар курьеру, изменить статус заказа в программе	10 минут
Итого:		40 минут

Описать процессы и замерить время можно тремя способами:

Способ 1. Делегировать всё подчиненным. Например, мастер делает работу, а начальник цеха фиксирует действия и замеряет время.

Способ 2. Сделать всё самому. Так собственник разберется в каждом процессе — даже если не умеет делать конкретную задачу, то узнает максимальное время на ее выполнение. А значит, установит максимальный тайминг.

Способ 3. Замерить работу лучшего сотрудника. Так собственник узнает минимум времени, за который можно выполнить задачу.

Шаг 6. Разработать инструкции и регламенты

Чтобы структурировать работу, ускорить обучение и зафиксировать цели бизнеса, собственнику стоит разработать:

• регламенты — пошаговые инструкции с описанием выполнения каждого бизнес-процесса. Например, скрипты продаж;

• видеоинструкции и скринкасты — чтобы новые сотрудники самостоятельно обучались работе с оборудованием или программой и не отвлекали других сотрудников от работы;

• стратегию компании — чтобы мотивировать команду на достижение целей;

• ценности компании — например, чтобы упростить отбор людей в команду.

Шаг 7. Делегировать задачи

Последний и самый сложный шаг — научиться доверять своим сотрудникам и передать задачи, которыми собственник занимался раньше. Для этого нужно:

• убедиться, что сотрудники понимают задачи и получили ресурсы для их выполнения, — например, что у исполнительного директора есть все необходимые доверенности для заключения договоров;

• определить точки для контроля — например, проводить встречи с топ-менеджерами раз в месяц и корректировать выполнение задач;

• ничего не делать руками — не вмешиваться в работу сотрудников, а заниматься тем, для чего собственник выходил из операционки.

Подробнее → Гайд: как эффективно делегировать задачи

Какие трудности могут возникнуть при выходе из операционки

Когда собственники начинают выходить из операционки, то чаще всего сталкиваются с тремя проблемами ↓

Проблема 1. Собственник не доверяет сотрудникам. Из-за этого продолжает контролировать всё в ручном режиме и откладывает выход из операционки. 

Как решить проблему: изменить мышление и работать над собой. Например, записаться на курсы по менеджменту.

Проблема 2. Собственник не может выйти из зоны комфорта. Он привык работать по старинке, не хочет перестраивать процессы и обучаться новому.

Как решить проблему: найти сильную мотивацию, к которой захочется идти. Например, помечтать, что хочешь от жизни и сколько это будет стоить. 

Проблема 3. Дефицит кадров на рынке. Собственник не может найти управленца, который сможет его заменить.

Как решить проблему: предлагать кандидатам дополнительные плюшки. Например, ДМС, бесплатное обучение и прочие нематериальные способы мотивации. Есть и другой вариант — взращивать руководителей изнутри. Например, направлять на обучение рядовых сотрудников, чтобы вырастить из них руководителей.

Как выйти из операционки: частые вопросы собственников

Почему операционка может затянуть вновь и как с этим бороться?

Операционка может затянуть обратно, когда у собственника возникают трудности — падает доход или он не может начать жить вне бизнеса. Другой вариант — это когда собственник не выстроил до конца бизнес-процессы, из-за чего сотрудники перестают справляться с задачами. Здесь появляется соблазн вмешаться и «научить всех, как надо работать», но стоит перебороть себя и начать доверять команде. 

Еще случается, что собственник начинает ощущать пустоту и скуку из-за освободившегося времени. В этом случае поможет хобби или новое увлечение, которое спасет от возвращения в рутину.

Сколько в среднем занимает выход из операционки?

Срок выхода из операционки зависит от величины компании и самого собственника. Например, если собственник давно выстроил бизнес-процессы и доверяет сотрудникам, то всё может занять 2–3 месяца.

Бывает и наоборот: бизнес-процессы не настроены, проблемы с доверием и делегированием — у такого собственника на всё про всё может уйти от года до трех лет. Но если есть большая цель и он знает, к чему идет, то всё пройдет быстрее.

Как собственнику выйти из операционки: в двух словах

• Операционка — это повседневные бизнес-задачи внутри компании. Собственники выходят из операционки, чтобы заниматься стратегическим развитием компании, начать зарабатывать больше чистой прибыли или восстановить силы.

• Чтобы выйти из операционки, собственнику нужно поставить цель, набросать схему компании, зафиксировать ожидания от сотрудников и отделов, описать задачи каждого исполнителя, прописать бизнес-процессы, разработать инструкции и делегировать задачи.

• Когда собственники выходят из операционки, то чаще всего сталкиваются с тремя проблемами: не могут доверить всё сотрудникам, выйти из зоны комфорта и найти подходящих руководителей на свое место.

Поможем построить оргструктуру бизнеса и выйти из операционки

Финдиры НФ знают, как выстроить бизнес-процессы, описать их и делегировать задачи сотрудникам, чтобы выход из операционки прошел гладко. Вот как они уже это делали:

• Финансовый трекер: вывели собственника из операционки

• Онлайн-школа: наладили процессы и вывели собственника из операционки

• История: как собственнице выйти из операционки за два месяца

• Избавили собственника от бесконечных встреч и переписок

Вы тоже можете начать работать с нами: тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с компаниями из любых городов России, СНГ и Европы. 

Самый простой способ узнать, как именно финансовый директор может помочь вашему бизнесу, — это онлайн-экскурсия ↓