Трудовые отношения, ГПД, ИП и самозанятые: в чём разница и что выгоднее для бизнеса

Многие предприниматели думают, что могут выбрать любой формат сотрудничества — взять сотрудника в штат, заключить ГПД или работать с ИП и самозанятыми. Но разница здесь не только в налогах, а ещё и в рисках. Поэтому так важно понимать, какие из форматов действительно относятся к видам трудовых отношений, а какие — нет.

В статье разберём, когда надо обязательно заключать трудовой договор, когда подойдёт ГПД, а в каких случаях можно работать с ИП или самозанятыми. И самое главное — как избежать обвинений в подмене трудовых отношений ради экономии на налогах.

Содержание

Что такое трудовые отношения

Признаки трудовых отношений

Трудовые отношения, ГПД, ИП и самозанятые: в чём разница для бизнеса

Как выбрать между сотрудником в штате, физлицом на ГПД, ИП и самозанятым

Что такое подмена трудовых отношений

Трудовые отношения: частые вопросы собственников

Трудовые отношения: в двух словах

Поможем отразить расходы на персонал в управленческом учёте

Что такое трудовые отношения

Когда речь заходит о выполнении работы, не всегда очевидно, какие отношения можно считать трудовыми, а какие — нет. Чтобы понять разницу, давайте проведём небольшой квиз. Но сначала дадим подсказку.

Попробуйте сами определить, где есть трудовые отношения ↓

Иван работает каждый день с 9 до 18, выполняет поручения руководителя и получает зарплату дважды в месяц.

Марина берёт заказы на разработку дизайна, сама устанавливает сроки и получает оплату за каждую выполненную работу.

Алексей — курьер, выходит на смену по графику, который ему дают в компании, носит форму с логотипом работодателя.

Ольга помогает организовывать мероприятия, но делает это бесплатно — просто потому что ей нравится.

Дмитрий стажируется в компании, но ему не платят, зато обещают взять в штат после испытательного срока.

Ну что, догадались?

А теперь разбор ↓

Иван и Алексей — их отношения с работодателями трудовые. Почему? Есть подчинённость, установленный график и оплата труда дважды в месяц.

Марина — работает как независимый специалист, получает деньги за результат, а не за процесс. А значит, здесь речь идёт о гражданско-правовых отношениях.

Ольга — вообще вне экономики, так как действует как волонтёр.

Дмитрий — сложный случай. Если он выполняет конкретные задачи, как обычный сотрудник, но без оплаты — это нарушение. Стажировка без зарплаты возможна только в рамках образовательного процесса.

Теперь подробнее рассмотрим признаки трудовых отношений, чтобы у вас точно не осталось вопросов.

Признаки трудовых отношений

Если хотите разобраться, что такое трудовые отношения, посмотрите статью 15 Трудового кодекса. Перечислим основные признаки оттуда.

• Есть договор между работником и работодателем. Это может быть трудовой договор или другой документ, где прописаны обязанности, описывающие роль сотрудника. Но и без таких документов отношения могут признать трудовыми, если по факту это так. 

• Сотрудник выполняет работу лично. То есть нельзя передавать выполнение обязанностей другим людям.

• Оплата труда происходит регулярно. Сотрудник получает зарплату, а не разовые выплаты.

• У работника есть конкретная трудовая функция. Работа ведётся по должности, профессии или конкретному виду поручений.

• Работа выполняется в интересах работодателя. Результат труда принадлежит компании, она распоряжается им.

• Работодатель управляет процессом. Сотрудник выполняет задачи по указанию работодателя в рамках своей трудовой функции. А работодатель контролирует процесс и рабочее время. 

• Сотрудник обязан соблюдать внутренние правила. Он должен следовать трудовому распорядку, графику работы, внутренним инструкциям и актам компании.

• Работодатель должен обеспечить условия труда. Он предоставляет рабочее место, технику, а также оплачивает больничные и отпуска.

Если все пункты совпадают — это трудовые отношения. А значит, сотрудник получает защиту по Трудовому кодексу. И, например, работодатель не может просто так взять и уволить его, для такого решения должны быть веские основания. Если же что-то из признаков не совпадает, возможно, имеет место другая форма сотрудничества. Дальше обсудим подробнее ↓

Трудовые отношения, ГПД, ИП и самозанятые: в чём разница для бизнеса

Как мы уже говорили, если человек работает в штате, его защищает Трудовой кодекс, и у работодателя есть обязательства: зарплата, налоги, взносы, соцгарантии. А вот если заключить гражданско-правовой договор (ГПД) с физлицом, ИП или самозанятым, то всё будет немного иначе. Здесь уже действует Гражданский кодекс, и всё становится проще, — нет оклада, соцгарантий и ряда затрат, которые обычно берёт на себя работодатель. 

Ключевое отличие между трудовыми и нетрудовыми отношениями:

• если у нас трудовые отношения с работником, то важно, что он выполняет именно трудовую функцию. То есть работа связана с должностью, профессией или конкретным видом поручений в интересах работодателя;

• если же заключаем гражданско-правовой договор с физлицом, ИП или самозанятым, то платим именно за результат работы. То есть за выполнение конкретной задачи или закрытие какой-то потребности бизнеса.

Рассмотрим четыре возможных формата сотрудничества для бизнеса.

1. Принять сотрудника в штат по трудовому договору.

2. Заключить гражданско-правовой договор с физлицом без статуса ИП или самозанятого.

3. Взаимодействовать с ИП.

4. Привлечь самозанятого.

И конечно же, основной вопрос, который волнует предпринимателей — какой вариант выгоднее? Сравним траты бизнеса на НДФЛ и страховые взносы в таблице ↓

Получается, что самый дорогой вариант — это сотрудник в штате, почти на одном уровне с ним — физлицо на ГПД. А вот работа с ИП и самозанятыми будет самой выгодной для бизнеса. Но, конечно, не стоит выбирать только по цене. Главное — не прикрывать трудовые отношения другими схемами. Иначе рискуете попасть на штрафы и переквалификацию договора.

Как выбрать между сотрудником в штате, физлицом на ГПД, ИП и самозанятым

Сначала задайте себе вопрос: что именно вы хотите получить от потенциального члена команды? От этого и будет зависеть, какой вариант выбрать.

А) Если вам нужен человек, который будет работать по расписанию, всегда находиться на связи и подчиняться вашему внутреннему распорядку, то лучше выбрать трудовые отношения. Так вы сможете контролировать рабочее время сотрудника и весь процесс работы.

Б) Если вам не важен процесс, а важен только результат, и вы хотите работать с разными людьми по мере необходимости, то гражданско-правовые отношения с физлицом, ИП или самозанятым будут оптимальным выбором. В таком случае вы сможете давать задачи разным исполнителям и оценивать работу в конце.

Если выбрали вариант А, то точно оформляйте трудовой договор. Всё должно быть официально. Если выбрали вариант Б, у вас есть выбор: работать с физлицом, ИП или самозанятым. Но, как мы уже показали выше, сотрудничество с физлицом по ГПД не самое выгодное — налоговая нагрузка будет выше. Поэтому, если есть возможность, лучше поискать исполнителя среди ИП или самозанятых. Но с самозанятыми тоже есть нюансы, вот два главных:

• нельзя оформлять самозанятым бывшего сотрудника, если он работал у вас в последние два года;

• нужно контролировать их статус. Если самозанятый заработает больше 2,4 млн ₽ в год, он потеряет свой статус. Бизнесу важно отслеживать такой момент.

Главное — не запутаться и не оформлять людей на ГПД только ради экономии на налогах. Если в голове вы воспринимаете человека как полноценного сотрудника, но по документам он оформлен иначе, то рано или поздно это приведёт к проблемам. Например, вы случайно напишете ему: «Скоро придёт зарплата» — а это уже признак трудовых отношений. Если сотрудник решит пожаловаться, налоговая быстро выяснит, что происходит.

Что такое подмена трудовых отношений

Подмена трудовых отношений — это ситуация, когда гражданско-правовой договор, например, с самозанятым или ИП, фактически скрывает трудовые отношения. Если налоговая или трудовая инспекция решит, что человек на самом деле работает как сотрудник, а не как подрядчик, это может привести к штрафам, доначислению налогов и другим неприятным последствиям.

Есть маркеры, которые сигнализируют о трудовых отношениях. Но обычно одного такого маркера недостаточно, их должно быть несколько. Рассмотрим основные.

➝  Рабочее место. Если вы предоставляете самозанятому или ИП место в офисе, компьютер и другие ресурсы, это признак найма. 

➝  Длительное сотрудничество. Чем дольше подрядчик работает с вами, тем выше риск переквалификации отношений.

➝  Регулярные выплаты. Две выплаты в месяц или фиксированный оклад вместо оплаты за результат — ещё один тревожный сигнал.

➝  Контроль рабочего времени. Если подрядчик обязан быть на связи в определённые часы и выполнять указания руководителя — тоже есть риски.

➝ Термины из трудовых отношений. В договорах с ИП и самозанятыми стоит избегать таких слов, как «работодатель», «работник», «график работы», «зарплата», «отпуск» и т. д. Всё, что может намекать на трудовые отношения, — сразу привлечёт внимание проверяющих.

При этом важно понимать, что в разных сферах бизнеса маркеры могут отличаться. Например, в e-commerce нет привязки к офису, но другие признаки могут присутствовать. Проверяющие будут смотреть на всё в совокупности.

Теперь перейдём к плохому сценарию. Если трудовая инспекция или налоговики докажут, что договор всё-таки скрывает трудовые отношения, последствия для бизнеса будут серьезными.

Штрафы за нарушение трудового законодательства (ч. 4 и ч. 5 ст. 5.27 КоАП):

• для ИП — от 5 000 до 10 000 ₽, при повторном нарушении — до 40 000 ₽;

• для компаний — от 50 000 до 100 000 ₽, при повторном нарушении — до 200 000 ₽;

• для директора — от 10 000 до 20 000 ₽ или даже дисквалификация на 3 года при повторном нарушении.

Компенсация за отпуск. Если человек на ГПД фактически выполнял работу как сотрудник, а договор переквалифицируют в трудовой, ему могут начислить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Доначисления налогов и взносов. Компании придётся заплатить:

• НДФЛ и страховые взносы за весь период работы подрядчика;

• пени за просрочку;

• дополнительный штраф 20% от суммы недоплаченных налогов, но не менее 40 000 ₽ (ч. 3 ст. 120 НК).

Трудовые отношения: частые вопросы собственников

Какие могут быть основания для проверки налоговой самозанятых работников?

Налоговая может проверить компанию как планово, так и внепланово, например, по жалобе самого самозанятого. 

И вот что может насторожить налоговую:

• если самозанятый выполняет не разовые задания, а постоянную трудовую функцию;

• если он подчиняется внутренним правилам компании;

• если наниматель управляет его работой на месте и контролирует процесс;

• если в договоре указана ежемесячная оплата, без изменений в течение года и привязки к результату. 

Какие ещё моменты могут вызвать вопросы у налоговой по самозанятым — смотрите в письмах ФНС от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@ и от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674.

Можно ли перевести сотрудника с ТК на ГПД без рисков для бизнеса?

Без рисков в такой ситуации не обойтись. Главное — с самозанятыми всё строго. Если человек был вашим сотрудником и уволился менее двух лет назад, вы не можете заключить с ним договор как с самозанятым, это запрещено законом. С ИП ситуация немного проще — прямого запрета нет, но налоговая может увидеть в таком поведении признаки занижения налоговой базы. Так что риски в любом случае будут.

Можно ли получить больничный по договору гражданско-правового характера (ГПХ)?

Нет, больничный по договору ГПХ не положен. Это не трудовые отношения, а гражданско-правовой договор, где человек выступает как исполнитель, а не как работник. Поэтому здесь нет обязательств по отпускам, больничным и соцгарантиям.

Трудовые отношения: в двух словах

• Трудовые отношения дают работнику много гарантий, но и создают жёсткую зависимость от работодателя: фиксированный график, подчинённость и выполнение работы по правилам компании. Плюс важный момент — у работника есть постоянная трудовая функция, которую он обязан выполнять.

• В нетрудовых отношениях, например, при ГПД с физлицом, ИП или самозанятым, платят за результат, а не за процесс. Исполнитель не подчиняется внутренним правилам компании и работает на своих условиях.

• Сотрудничество с ИП и самозанятыми снижает налоговую нагрузку на бизнес, так как они сами платят за себя налоги и взносы. Но не стоит ориентироваться только на цену, когда подбираете потенциального члена команды.

• Выбирайте формат сотрудничества по задачам бизнеса: если нужен контроль за процессом — трудовой договор, если важен только результат — гражданско-правовой.

• Нельзя подменять трудовые отношения гражданско-правовыми ради экономии на налогах — это приведёт к штрафам, доначислениям и претензиям со стороны проверяющих.

Поможем отразить расходы на персонал в управленческом учёте

Финдиры НФ помогут учесть все расходы на персонал, учитывая ваш формат сотрудничества — будь то трудовой договор, ГПД с физлицом, самозанятым или ИП. А если они заметят риски, то сразу предупредят, чтобы вы не столкнулись с проблемами.

Вот как наши финдиры уже помогли другим компаниям разобраться с мотивацией сотрудников и правильно учесть все расходы:

• Финспецназ: разработали систему мотивации

• Автодетейлинг: разработали мотивацию для менеджеров и увеличили маржинальность на 15%

• Настроили риелторам мотивацию, и агентство впервые получило прибыль в несезон

• Стали платить менеджерам автосалона меньше и при этом избавились от текучки

• Нашли способ уменьшить отдел продаж в 3 раза и зарабатывать больше

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любых городов России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир Нескучных финансов решает задачи компаний, — это онлайн-экскурсия ↓