Оптимизация затрат на персонал: что сокращать, а что — развивать

Фонд оплаты труда может забирать на себя от 40% до 70% расходов компании, а если не следить за ним — раздуваться без надобности. В статье рассказываем, как законными методами снизить расходы на сотрудников и не потерять в результатах.

Содержание

Легальные способы сокращения фонда оплаты труда

Способ 1. Выделить окладную и переменную части зарплаты

Способ 2. Перевести часть сотрудников на удаленку

Способ 3. Следить за выручкой и прибылью на сотрудника

Способ 4. Следить за ключевыми показателями отделов 

Способ 5. Нанимать сотрудников на проект или сезонную работу

Способ 6. Перераспределять новые задачи на старых сотрудников с доплатой

Способ 7. Компенсировать переработки дополнительными выходными

Способ 8. Снизить зарплату на время простоя

Способ 9. Обучать сотрудников с условием, что они не могут сразу уволиться

Способ 10. Не стремиться нанимать только высококвалифицированных сотрудников

Какие есть риски в оптимизации расходов на персонал и как их избежать

Оптимизация затрат на персонал: частые вопросы собственников

Оптимизация затрат на персонал: в двух словах

Поможем оптимизировать расходы на сотрудников и не только

Легальные способы сокращения фонда оплаты труда

Оптимизация затрат на персонал — это процесс снижения расходов на фонд оплаты труда легальным путем. Главная цель — достичь баланса между расходами на сотрудников и эффективностью их работы. Несложно просто урезать ФОТ, но если при этом существенно потерять в итоговых результатах, это будет не оптимизация, а управленческая ошибка. 

Расходы на фонд оплаты труда в любой компании высокие: в производственных — до 40%, в услугах — и все 70%. Оптимизация помогает законным путем снизить эту долю, не потеряв в скорости и качестве работы, и в итоге увеличить прибыль бизнеса. 

Теперь разберемся, какие легальные способы оптимизировать затраты на персонал можно использовать ↓

Способ 1. Выделить окладную и переменную части зарплаты

Компания полностью заменяет фиксированную зарплату на оклад + переменная часть и вводит систему KPI. По опыту, это частый и наиболее эффективный способ оптимизировать расходы. Что здесь важно:

• KPI привязывается к показателям, на которые сотрудники могут влиять и которые важны для бизнеса;

• у сотрудника остается оклад — не меньше МРОТа. 

Система KPI подходит для позиций, на которых сотрудники напрямую влияют на ключевые показатели бизнеса. Если переводить на сдельную работу всех подряд, можно получить массовое увольнение и дальнейшую текучку кадров.

Способ 2. Перевести часть сотрудников на удаленку

Если обязанности сотрудников позволяют, часть штата можно вывести в удаленный формат работы. Чаще всего на удаленку переводят сотрудников таких отделов, как:

• IT;

• бухгалтерия и финансы;

• продажи и работа с клиентами;

• управление персоналом и кадры;

• закупки и снабжение.

Перевод части команды на удаленку дает возможность:

• сэкономить на рабочем месте и сопутствующих расходах, например, на питании, если оно есть. Косвенно снизятся расходы на воду, электричество, обслуживание техники;

• обсудить снижение зарплаты — допустим, предложить сотруднику платить на 10 000 ₽ меньше, при этом он сможет выполнять те же задачи в гибком графике.

Если на удаленку уйдет заметная часть штата, возможно, компания сможет арендовать офис поменьше и распродать часть оргтехники и мебели, купленной для сотрудников. Но здесь могут появиться другие расходы: например, нужно будет оплачивать связь и интернет и подписку на сервисы удаленной работы. В любом случае с помощью финансовой модели нужно просчитать, какой вариант выгоднее конкретно для вас. 

Способ 3. Следить за выручкой и прибылью на сотрудника

Чтобы оценить эффективность работы сотрудников, можно следить за показателями выручки и прибыли на человека. Считают их так: 

Выручка или Чистая прибыль / Количество сотрудников в компании

Здесь можно сравнивать соотношение выручки и чистой прибыли на сотрудника:

• прибыль растет быстрее выручки → бизнес генерирует больше прибыли при тех же расходах;

• прибыль на сотрудника падает, а выручка растет — растет доля расходов, и их нужно снижать;

• оба показателя растут равномерно → нужно снижать расходы, чтобы получить рост чистой прибыли.

Показатели выручки и прибыли на сотрудника также можно смотреть в динамике: не должно быть такого, что фонд оплаты труда растет, а выручка и прибыль остается прежней. А нередко оказывается, что ФОТ становится меньше, а показатели или не меняются, или даже растут. 

Способ 4. Следить за ключевыми показателями отделов 

У каждого отдела есть ключевые задачи, которые он выполняет. Так, отдел маркетинга приводит в компанию лидов, а отдел продаж — заключает сделки. Чтобы не оказаться в ситуации, когда штат растет, расходы растут, а выхлопа ноль, можно следить за ключевым показателем каждого отдела. Например:

• отдел продаж — количество заключенных договоров;

• отдел производства — количество выполненных заказов.

А дальше этот показатель делить на количество сотрудников. Допустим, отдел продаж заключал 100 сделок в месяц, наняли еще менеджеров, а количество сделок не изменилось. Получается, компания зря увеличила расходы на ФОТ. 

Как и в способе 3, здесь можно следить за соотношением расходов и выхлопа. Возможно, сделок стало больше, но этого всё равно недостаточно, чтобы покрыть возросшие расходы. 

Способ 5. Нанимать сотрудников на проект или сезонную работу

Сотрудники в штате обычно работают над несколькими проектами или задачами. В этом плане полностью нанимать людей со стороны невыгодно — попроектная оплата обойдется дороже. Зато можно сделать так:

• под регулярные задачи иметь постоянный штат;

• нанимать ИП или самозанятых под проекты и задачи, которые появляются сверх стандартной загрузки.

В этом случае компания сможет закрыть возросший клиентский спрос, не раздувая штат и экономя на зарплатных налогах.

Способ 6. Перераспределять новые задачи на старых сотрудников с доплатой

Нанять нового сотрудника — это потратить время и деньги на его поиски, обучение, адаптацию, оборудование рабочего времени и непосредственно на зарплату и зарплатные налоги. Выгоднее сделать так: обязанности потенциального сотрудника распределить среди действующей команды с разумной доплатой или предложить эти задачи одному конкретному сотруднику.

Если со временем окажется, что работы действительно много, тогда можно нанять отдельного человека.

Способ 7. Компенсировать переработки дополнительными выходными

Если сотрудники время от времени выходят на работу в выходные или перерабатывают, компания обязана это компенсировать. Но денежные выплаты могут заметно раздуть фонд оплаты труда, а не компенсировать нельзя — сотрудники начнут возмущаться, отказываться работать или увольняться. 

Компенсировать переработки можно и другими способами, например, предложить сотруднику дополнительные три дня к отпуску. Или возможность взять выходные в период низкой загрузки. По опыту, такой вариант выгоден и компаниям, и сотрудникам. 

Способ 8. Снизить зарплату на время простоя

В любом бизнесе могут возникать периоды простоя — например, на складе закончилось сырье или на производстве сломался станок. 

Простой — это не повод не ходить на работу, но и тут компания может сделать так, чтобы всем было удобно. 

Согласно Трудовому кодексу, время простоя, которое не зависит от работодателя и работника, оплачивается в размере не меньше двух третей оклада. Но через внутренний приказ можно сделать иначе: например, предложить сотрудникам остаться дома и устроить себе внеплановые выходные, но их оплатят не в полном размере, а, допустим, 50% от оклада.

Условия простоя можно зафиксировать в трудовом договоре сотрудника и обращаться к ним, когда возникает такая ситуация. 

Способ 9. Обучать сотрудников с условием, что они не могут сразу уволиться

Компании вкладывают деньги в обучение сотрудников: с одной стороны, это важно для эффективной работы бизнеса, с другой — становится плюшкой при приеме на работу. 

Но на обучение сотрудников можно потратить заметную часть бюджета, поэтому эту статью расходов обязательно нужно оптимизировать:

• прописать в трудовом договоре или допсоглашении, что после обучения за счет компании сотрудник должен отработать не меньше трех лет. Если хочет уволиться раньше, пожалуйста, крепостное право давно отменили, но в этом случае он обязан возместить стоимость обучения;

• выставить лимиты по стоимости обучения. Допустим, сотрудник приходит к руководителю и просится на курсы стоимостью 200 000 ₽. Руководитель говорит: у нас лимит на обучения на сотрудника — 100 000 ₽ в год. Ты можешь пойти на эти курсы, но мы сможем оплатить только половину. Эти лимиты нужны и для руководителей отделов — чтобы они из раза в раз не отправляли сотрудников на дорогостоящее обучение.

По опыту, экономить на обучении нельзя, но можно оплачивать обучение разумно и минимизировать риск потерять сотрудника, в которого вложили деньги. 

Способ 10. Не стремиться нанимать только высококвалифицированных сотрудников

Задачи сотрудников, даже в рамках одного отдела и на похожих должностях, могут быть разными. Один менеджер по продажам работает с ключевыми клиентами из соседних стран и знает китайский, другой — со старыми клиентами в Москве. Но оба они менеджеры по продажам. 

Чтобы оптимизировать расходы на фонд оплаты труда, важно разделить функционал и понять, кто и что делает и сколько стоит эта работа. Нет смысла нанимать высококвалифицированных, а значит, и дорогостоящих сотрудников на все позиции подряд, зато можно ввести систему грейдов, например, как в IT: Junior, Middle, Senior.

Это поможет сэкономить на оплате труда, при этом дать сотрудникам возможность для обучения и дальнейшего роста по грейду. 

Какие есть риски в оптимизации расходов на персонал и как их избежать

В этой статье мы говорили о легальных способах оптимизировать расходы на сотрудников. Если применять только их, рисков с точки зрения законодательства нет.

По опыту, не все компании держатся в рамках легальных методов: например, переводят сотрудников в статус ИП или самозанятых, чтобы сэкономить на зарплатных налогах. 

У схем с ИП и самозанятыми есть ограничения: например, по закону работодатель не может сотрудничать с бывшим работником как с самозанятым в течение двух лет. Это сделано как раз для того, чтобы компании не переводили своих сотрудников в самозанятые.

А ещё за такими вещами следят налоговая и трудовая инспекция. Есть признаки, по которым они понимают, что их обманывают:

• компания — один-единственный клиент;

• ИП или самозанятый работает в офисе, ходит туда каждый день;

• в этом офисе работают другие ИП и самозанятые;

• ИП или самозанятый выполняет обязанности штатного сотрудника, а не исполнителя на проекте. 

Если контролирующие органы заметят признаки жульничества, компании придется выплатить все налоги и взносы, от которых она пыталась уйти. 

Оптимизация затрат на персонал: частые вопросы собственников

Как спрогнозировать расходы на персонал?

Чтобы спланировать расходы на персонал, нужно учесть все затраты, например, такие: 

• зарплата менеджеру по персоналу на время поиска нового сотрудника;

• регулярные выплаты — оклад, сдельная часть, премия;

• оборудование  и содержание рабочего места;

• время других сотрудников, которые помогают адаптироваться новому работнику;

• соцпакет — ДМС, питание, спортзал;

• обучение;

• зарплатные налоги.

Какие-то расходы будут разовыми, какие-то — регулярными, какие-то напрямую к расходам на сотрудника не относятся, но для понимания картины мира лучше считать всё. 

Какие частые ошибки при оптимизации затрат на персонал совершают компании? Что нельзя сокращать?

Прежде всего, нельзя сокращать то, что сотрудник должен получать по закону, например, оплачиваемый отпуск, МРОТ, страховые отчисления. По опыту, не стоит сокращать расходы на обучение, только оптимизировать, потому что квалификация сотрудников напрямую сказывается на эффективности бизнеса.

Оптимизация затрат на персонал: в двух словах

• Оптимизация затрат на персонал — это процесс снижения расходов на фонд оплаты труда легальным путем. 

• Главная цель оптимизации — достичь баланса между расходами на сотрудников и эффективностью их работы. 

• Расходы на фонд оплаты труда в любой компании высокие: в производственных — до 40%, в услугах — и все 70%. Оптимизация помогает законным путем снизить эту долю, не потеряв в скорости и качестве работы, и в итоге увеличить прибыль бизнеса. 

• Не все компании используют легальные методы оптимизации. Кто-то, например, переводит сотрудников в статус ИП или самозанятых, чтобы сэкономить на зарплатных налогах. За такими схемами следят налоговая и трудовая инспекция.

• Нельзя сокращать то, что сотрудник должен получать по закону: оплачиваемый отпуск, МРОТ, страховые отчисления.

Поможем оптимизировать расходы на сотрудников и не только

Финдиры Нескучных знают, как выстроить любые внутренние процессы, оптимизировать расходы, повысить производительность труда и эффективность бизнес-процессов. Кроме этого, они могут помочь найти деньги, когда их нет, выбраться из убытков, избавиться от кассовых разрывов, увеличить прибыль, масштабироваться.

Вот как обычно работают наши финдиры:

• За год помогли повысить доходность бизнеса в 30 раз, а дивиденды — в 10

• Увеличили чистую прибыль строителей в 14 раз и сократили возврат дебиторки

• Франшиза салонов красоты: путь от кассовых разрывов до 5,8  млн ₽ в копилке. За 11 месяцев

• Стоматология: из 2,2 млн ₽ выручки сделали 5 млн ₽

• Сделали х2 по выручке в сложное время — в апреле 2022 года

Вы тоже можете прийти к нам со своей бизнес-задачей — тип бизнеса, город и даже страна не важны. Мы работаем онлайн, поэтому можем сотрудничать с бизнесом из любого города России, СНГ и Европы.

А самый простой способ подробнее узнать о том, как финдир НФ помогает решать бизнес-задачи, — это онлайн-экскурсия ↓